Software om je administratiekantoor te digitaliseren en automatiseren

Software om je administratiekantoor te digitaliseren en automatiseren


Steeds meer bedrijven digitaliseren hun administratie en boekhouding. Onderzoek van Kantar wijst bijvoorbeeld uit dat driekwart van de ondervraagde bedrijven al digitalisering toepast bij de administratie. Daarnaast ziet de helft van de mkb-ondernemers digitalisering eerder als een kans dan een bedreiging.

Als administratiekantoor wordt de samenwerking met de klant daarom steeds belangrijker. Klanten zien dat er slimmere oplossingen zijn om hun administratie aan te leveren dan via de traditionele manieren en ze zijn hier het liefst zo min mogelijk tijd aan kwijt. Je wilt meegaan in deze digitale transitie en de klantervaring en -tevredenheid een boost geven.

Bovendien bevind je je in een markt waarin de uurtarieven altijd scherp zijn. Efficiënter werken staat bovenaan ieders actielijst, maar waar begin je? Vaak wordt bij een toename in het aantal opdrachten toch weer extra personeel aangenomen, terwijl de mogelijkheden die digitale oplossingen bieden onderbelicht blijven. Onnodig, als je het ons vraagt.

In dit blog gaan we je vertellen hoe je beter met klanten kunt samenwerken, kosten kunt besparen én meer klanten kunt bedienen door te werken met slimme software en geautomatiseerde processen.

Ga naar:

Hoe wordt er nu te werk gegaan?
Hoe kun je je administratiekantoor digitaliseren en automatiseren?
Waarom zou je je administratiekantoor moeten digitaliseren en automatiseren?
Hoe rol ik dit uit bij al mijn klanten?


Hoe wordt er nu te werk gegaan?

Om te achterhalen wat je kunt verbeteren, moet je eerst het huidige proces op een rijtje zetten. Laten we daarom eerst eens kijken naar hoe de administratie nu bij je wordt aangeleverd.

Dat kan op verschillende manieren, maar wij zien de volgende vier het vaakst terugkomen:

  1. Fysiek administratie aanleveren
    Het digitaal versturen van documenten wordt steeds meer de norm, maar er zijn nog altijd klanten die hun bonnen en inkoopfacturen op papier aanleveren. Misschien hebben ze zelfs wel een map met tabbladen van je kantoor gekregen, zodat alle papieren netjes geordend kunnen worden.

    De klant komt eens per maand, kwartaal of jaar met de map vol documenten naar je kantoor en het verwerken kan beginnen. Facturen moeten worden ingescand, want er is een digitale kopie nodig, en ze moeten worden ingeboekt, meestal door het handmatig overtypen van gegevens.

    Misschien voelt het alsof je op deze manier de administratie efficiënt kunt verwerken, maar het blijft toch altijd een hels karwei om de gegevens snel en zonder fouten in het boekhoudprogramma te krijgen. Daarnaast zorgt deze methode vaak voor stress en piekvolumes aan het eind van BTW-periodes, doordat de klant alles in bulk aanlevert. Dat moet toch slimmer kunnen?

    Ordners with invoices

  2. Administratie aanleveren via e-mail
    Sommige administratiekantoren laten hun klanten alle inkoopdocumenten mailen naar een mailadres dat speciaal is aangemaakt voor de boekhouding. Het controleren en invoeren van de data in het boekhoudpakket wordt vervolgens door het kantoor gedaan.

    Deze werkwijze heeft een aantal belangrijke nadelen, waaronder de volgende:

    • Ontbrekende documenten: Wanneer de administratie onvolledig is doordat er bijvoorbeeld aankoopbewijzen missen, moeten klanten worden gemaild om alsnog de juiste documenten te krijgen. Soms gebeurt dit meerdere keren of is niet helemaal duidelijk om welk document het gaat. Klanten kunnen het gevoel krijgen dat ze aan het werk worden gezet en een probleem van het kantoor moeten oplossen. Voor beide partijen is het ook nog eens ontzettend tijdrovend. Dit werkt natuurlijk niet bevorderend voor de samenwerking.

    • Gebrek aan overzicht en inzicht voor de klant: Het lijkt zo eenvoudig om alle bonnen en facturen door te mailen, maar de kans bestaat dat klanten hierdoor het financiële overzicht verliezen. Ze hebben geen inzicht meer in hun financiën en weten niet hoe het bedrijf ervoor staat. Bij de keuze voor een administratiekantoor is dit voor veel bedrijven een belangrijk punt.

    • Het blijft handwerk voor het kantoor: Hoewel niets meer hoeft te worden ingescand, zoals bij methode 1, moeten alle bonnen en facturen nog wel handmatig worden ingeboekt. Dit kost veel kostbare tijd, die je waarschijnlijk liever aan waardevollere taken had besteed, zoals het geven van financieel advies.
  3. Mutaties aanleveren in Excel
    Er zijn ook ondernemers die hun boekhouding in Excel bijhouden. Voor een eenvoudige financiële administratie is Excel toereikend en bijna iedereen heeft Excel op de computer geïnstalleerd.

    Vaak helpt een administratiekantoor haar klanten met het opzetten van een Excel-bestand en de jaaraangifte bij de Belastingdienst. De kans is groot dat dit ook voor jouw kantoor geldt:

    • De klant vult simpelweg het Excel-bestand in met de benodigde gegevens en stuurt deze aan het eind van elke periode naar je toe, samen met alle bewijsstukken (bijv. aankoopbewijzen). In dit geval moet de klant dus nog behoorlijk wat werk verrichten. En je kunt alleen maar hopen dat ze dit zonder al te veel fouten doen.

    • Jij, of een van je collega’s, neemt de gegevens vervolgens over in een boekhoudpakket en verzorgt de aangifte bij de Belastingdienst. Dit kan natuurlijk via een import of upload, maar we zien nog regelmatig dat data handmatig wordt ingevoerd.

      Je kunt je klanten meer ontzorgen door het gehele proces op je te nemen, maar dat gaat weer ten koste van je marge. De afwegingen die je moet maken zijn niet altijd even makkelijk.
      Data sheets on computer
  4. Administratie aanleveren via gedeelde map
    Tot slot zien we vaak dat klanten inkoopfacturen en kassabonnen aanleveren via een gedeelde map in de cloud, bijv. in Google Drive of Dropbox. Door hierin alle facturen en bonnen te plaatsen en het administratiekantoor toegang te geven, kunnen bestanden makkelijk worden uitgewisseld.

    Het inboeken van de facturen wordt door het administratiekantoor gedaan. Net als bij de andere methodes, geldt ook hier dat het een behoorlijke klus kan zijn om alle gegevens snel en zonder fouten in een boekhoudprogramma te krijgen.

Zit jouw manier van samenwerken er tussen? Mooi, dan hebben we goed nieuws voor je! Er valt nog veel winst te behalen!


Hoe kun je je administratiekantoor digitaliseren en automatiseren?

Veel kantoren spreken van automatisering als ze gebruik maken van een boekhoudpakket, maar het automatiseren van administraties kan veel meer omvatten dan alleen het gebruik van een dergelijk pakket.

Het inkoopproces is een mooi voorbeeld van een onderdeel waarin doorgaans veel winst te behalen valt. Denk aan het ontvangen en archiveren van facturen, het controleren en inboeken, en uiteraard de administratieve afhandeling met betrekking tot diverse belastingaangiftes.

Met Klippa SpendControl voor administratiekantoren kunnen administratieve en repetitieve handelingen in dit proces volledig worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. We zullen stapsgewijs uitleggen hoe dat precies in z’n werk gaat:

  • Digitale aanlevering van administratie
    Het begint allemaal met de aanlevering van de aankoopbewijzen, zoals bonnen en inkoopfacturen. Via de Klippa app kunnen klanten deze snel en eenvoudig inscannen. Het is zo simpel als het maken van een foto met je smartphone. Inkoopfacturen die klanten via de mail hebben ontvangen, kunnen ze automatisch doorsturen naar het unieke Klippa e-mailadres dat elke gebruiker krijgt. Het is dus niet meer nodig om facturen uit te printen, in mappen te stoppen en fysiek langs te brengen.

    Impact van corona op digitalisering

  • Scan-en-herken van relevante data
    Door de ingebouwde scan-en-herken technologie worden alle ingestuurde documenten automatisch verwerkt tot boekingen. Deze technologie herkent relevante informatie die op een afbeelding of document staat en stuurt die data door naar het systeem.

    De volgende gegevens worden binnen enkele seconden automatisch geëxtraheerd:

    • De relatie
    • De aankoopdatum/factuurdatum
    • Het factuurnummer
    • Het totaalbedrag
    • De BTW-percentages
    • De BTW-bedragen

Kortom, het scannen en overtypen van bonnen en facturen behoort voortaan tot de verleden tijd!

OCR scanning on invoices

  • Eenvoudig inboeken via directe koppeling of export op maat
    Kan het nog mooier? Jazeker! Klippa SpendControl heeft directe koppelingen met meer dan 15 boekhoudpakketten en ERP-systemen, zoals Exact Online, AFAS, SAP, Twinfield en Unit4, waardoor het realiseren van een directe koppeling met bestaande boekhoudsoftware een peulenschil wordt.

    De met scan-en-herken verwerkte bonnen en facturen kun je na goedkeuring direct boeken in je bestaande systeem. Alle gegevens worden uitgelezen en via zelflerende boekingsvoorstellen weergegeven. De relevante boekhouding met het crediteurenschema en grootboekrekeningschema wordt per klant door de Klippa koppeling direct uit het boekhoudpakket gehaald en is dus altijd gesynchroniseerd.

    Staat je koppeling er niet tussen? Treur niet! Het is ook mogelijk om gegevens uit Klippa SpendControl te exporteren naar CSV, XLSX en UBL. Het is zelfs mogelijk dit periodiek in te stellen en automatisch naar een e-mailadres te laten sturen. Zo kunnen je aankoopdocumenten ook automatisch worden ingeboekt in boekhoudpakketten als SnelStart.

    Klippa integration partners

Waarom zou je je administratiekantoor moeten digitaliseren en automatiseren?

Nu je weet hoe het volledig gedigitaliseerde en geautomatiseerde proces eruit ziet, vraag je je misschien af wat het je concreet oplevert. Om die vraag te beantwoorden, zetten we de belangrijkste voordelen voor je op een rijtje:

  • Inzicht en overzicht
    Met Klippa SpendControl krijg je realtime inzicht in alle bonnen en inkoopfacturen en de status van het document. Niet van één klant, maar van alle klanten die jouw kantoor beheert. Daarnaast werkt Klippa 100% in de cloud, dus jij en je klanten hebben altijd en overal toegang tot de software.

    Wacht een aankoopdocument nog op goedkeuring door een klant? Geen probleem, dit zie je meteen in het overzicht en je kunt eenvoudig een herinnering sturen. Ook is het mogelijk om via het opmerkingenveld te communiceren met de klant over de verwerking van het document. Opvolging was nog nooit zo makkelijk!

    Klippa digitaal declareren

  • Verhoogde efficiëntie
    Met Klippa raken klanten geen bonnen en facturen meer kwijt en gaat de administratie vele malen sneller. Omdat jij en je medewerkers nooit meer een document hoeven over te typen, bespaar je minstens 70% van de verwerkingstijd van bonnen en inkoopfacturen.

    Bedenk eens hoeveel manuren dat gaat schelen en de besparing op loonkosten die daarmee gepaard gaat. Dat loopt al snel in de duizenden euro’s per maand.

    Doordat er veel efficiënter met de beschikbare tijd wordt omgesprongen, kun je bovendien meer klanten helpen met de huidige bezetting. Er zijn ineens veel groeikansen zonder dat daar meer personeel voor hoeft te worden aangenomen.

  • Minder foutgevoelig
    Waar mensen werken, worden fouten gemaakt, wordt vaak gezegd. Jammer genoeg kunnen fouten in de administratie vervelende consequenties hebben, zoals verkeerde BTW-aangiftes en het missen van fiscale voordelen. Dit is niet alleen vervelend voor de klant die hierdoor geld misloopt, maar het heeft ook een negatief effect op het imago van je bedrijf.

    Met een digitale oplossing als Klippa SpendControl voor administratiekantoren verminder je menselijke fouten door de software het werk te laten doen. Bonnen en inkoopfacturen worden automatisch gescand en herkend, en met automatische fraudechecks worden afwijkende en dubbele facturen geïdentificeerd.

  • Een betere samenwerking met klanten
    Hoe kun je je als administratiekantoor nog onderscheiden in een digitaliserende markt waarin de prijsconcurrentie hevig is? Door beter samen te werken natuurlijk! En laat Klippa daar nou net uitermate geschikt voor zijn.

    Binnen de Klippa SpendControl omgeving is het bijvoorbeeld mogelijk direct te communiceren met de klant, bijvoorbeeld bij vragen over een bepaalde factuur. De klant ontvangt hiervan een notificatie, ziet de status van de factuur en kan meteen antwoorden via de app of webapplicatie.

    Notifications in the Klippa interface

    Bovendien worden alle bonnen en facturen één voor één bij je aangeleverd, omdat het zo eenvoudig is om even een foto te maken of een factuur door te mailen. Dat is iets heel anders dan mappen vol papieren en piekvolumes op de laatste dagen van aangifteperiodes.

Dit alles geeft je de rust en tijd om je te focussen op het geven van financieel advies en echt een verschil te maken.


Hoe rol ik dit uit bij al mijn klanten?

Ben je enthousiast geworden over onze slimme oplossing voor administratiekantoren? Mooi, dan hebben we dit blog niet voor niets geschreven! Maar hoe krijg je nu al je klanten aan boord en hoe ziet het implementatieproces er vervolgens uit? Geen zorgen, wij staan klaar om je vragen te beantwoorden.

Waarschijnlijk zullen niet alle klanten staan te springen om hun werkwijze te veranderen. Ze vinden het wel prima om elke maand een map papierwerk langs te brengen of een Excel-bestand in te vullen. Juist die klanten wil je overtuigen van de meerwaarde van een digitaal proces.

Probeer dit ten eerste door hun zorgen weg te nemen:

  • Klippa SpendControl is erg gebruiksvriendelijk, ook voor digibeten, en zeker niet complex.
  • Laat ze zien hoe eenvoudig het is om bonnen en inkoopfacturen door te mailen, de app te gebruiken en de status van facturen in te zien op het dashboard.

Tegelijkertijd pakken wij het implementatieproces in het begin samen met jou en je kantoor op:

  • We zullen een aantal implementaties samen doen en medewerkers van je administratiekantoor opleiden, zodat ze zelfstandig de software kunnen gebruiken en implementeren.
  • Is de implementatie toch nog complex? In onze helpdesk vind je specifieke handleidingen die je verder op weg kunnen helpen. Daarnaast staan onze productspecialisten altijd voor je klaar en hebben ze accounts gemiddeld binnen 14 dagen up and running.

Dit alles zorgt ervoor dat onze klanten louter positief zijn over de samenwerking en dit niet onder stoelen of banken steken:

Sinds wij onze samenwerking met Klippa zijn gestart, kunnen we onze klanten een tool aanbieden waarin verwerken en accorderen van facturen supersnel en simpel is. Dit vertaalt zich direct in positieve feedback op onze dienstverlening. Wat daarbij erg helpt is dat Klippa ons het gevoel geeft dat we partners zijn in deze samenwerking en er geen sprake is van een traditionele klant-leverancier relatie.

Maarten van Koolwijk, Directeur Finance Matters

Geïnteresseerd? Neem contact met ons op of plan hieronder een gratis en vrijblijvende demo, waarin we je laten zien hoe onze software werkt en van waarde kan zijn voor jouw administratiekantoor.


Online demo plannen

Binnen 30 minuten vrijblijvend een duidelijk beeld van Klippa.

Works with AZEXO page builder