Voor veel mensen is zakelijk reizen een onvermijdelijk onderdeel van hun werkdag. 90,6% van de corporate travel managers is zelfs van mening dat zakelijk reizen cruciaal is voor de groei van het bedrijf.
Hoewel zakelijk reizen vaak als iets positiefs wordt gezien, kan het veel uitdagingen met zich meebrengen. Naast alle organisatorische zaken moet je alle reiskosten tijdens de reis documenteren en bonnetjes bewaren om ze vergoed te krijgen door je bedrijf. Klinkt herkenbaar toch?
De stress die reiskostenbeheer met zich meebrengt is verleden tijd. In deze blog geven we je twee sjablonen voor reiskostendeclaraties en leggen we een alternatieve oplossing, de digitale reiskostendeclaratie, in meer detail uit.
Sjabloon voor reiskostendeclaratie
Tijdens een zakenreis ontstaan meestal kosten waarvoor een reiskostensjabloon nodig is. Vaak ontstaan er kosten voor maaltijden, overnachtingen, reizen of extra zakelijke reiskosten.
Een reiskostendeclaratie wordt meestal ingevuld door werknemers en de kosten worden dan terugbetaald door de werkgever. Ben je freelancer of zelfstandige? Dan kun je de gemaakte kosten aftrekken van je belasting en factureren aan de klant.
Om een duidelijk overzicht te creëren, willen we de vragen beantwoorden over wat een reiskostendeclaratie is en waarom je überhaupt een reiskostendeclaratie zou moeten opstellen.
Wat is een reiskostendeclaratie?
Een reiskostendeclaratie, ook wel onkostendeclaratie genoemd, geeft een overzicht van alle kosten die zijn gemaakt in verband met een zakelijke reis.
Deze kosten moeten buiten de gebruikelijke werkplek zijn gemaakt. Het is ook belangrijk dat de relevante bonnetjes en andere documenten beschikbaar zijn en bij de reiskostendeclaratie worden gevoegd.
Nu duidelijk is wat een reiskostendeclaratie is, gaan we verder met de vraag wie een reiskostendeclaratie mag opstellen.
Wie mag een reiskostendeclaratie opstellen?
Weet je niet zeker of je een reiskostendeclaratie mag maken? In principe mag iedereen een reiskostendeclaratie maken voor een zakelijke reis.
Het maakt niet uit of je in loondienst, freelance of als zelfstandige werkt. Het is alleen belangrijk dat je alle reiskosten kunt aantonen met bonnetjes of andere documenten. Bespreek dit voor de zakenreis met je werkgever zodat je op de hoogte bent van het kader van de reiskostendeclaratie.
Maar waarom zou je eigenlijk een reiskostendeclaratie maken?
Waarom zou je een reiskostendeclaratie maken?
Het is handig om een reiskostendeclaratie opstellen zodat je je reiskosten vrij van inkomstenbelasting kunt declareren. Bovendien kunnen werkgevers dan ook reiskosten fiscaal aftrekken.
Hiervoor moet je aan de belastingdienst kunnen bewijzen dat de reis inderdaad een zakelijke reis was. Dit bewijs is het reiskostendeclaratie formulier, waarin je de kosten opsomt die tijdens de zakelijke reis zijn gemaakt.
Hierbij is het essentieel om bonnetjes te bewaren en ze bij het reiskostendeclaratie formulier te voegen.
Welke kosten kunnen als reiskosten worden gedeclareerd?
Om het sjabloon voor reiskostendeclaraties correct in te kunnen vullen is het belangrijk om te weten wat je kunt declareren als reiskosten. Hiervoor hebben we het volgende overzicht gemaakt:
- Kosten voor accommodatie
- Maaltijdkosten
- Reiskosten
- Extra reiskosten
In de volgende tabel worden de verschillende reiskosten verder beschreven in het Engels en wordt uitgelegd wat als reiskosten in rekening mag worden gebracht.
Vaste vergoeding voor maaltijden
Er is één punt waar we graag dieper op in willen gaan: de vaste maaltijdvergoeding. De hoogte van de maaltijdvergoeding hangt af van de lengte van de zakelijke reis.
Voor een zakelijke reis van 8 uur of meer geldt een andere vergoeding dan voor een zakelijke reis van 24 uur of meer. Bovendien hangt het af van het land waar je naartoe reist, aangezien de prijzen voor eten en drinken van land tot land verschillen.
Zorg ervoor dat je alle benodigde informatie verzamelt voordat je op reis gaat.
Het is echter ook belangrijk om te weten wat je niet mag opnemen in je reiskostendeclaratie.
Wat kan je niet declareren?
Bij het declareren van reiskosten mag je alleen noodzakelijke kosten declareren. Kosten die je bijvoorbeeld maakt in de vorm van boetes zijn niet aftrekbaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan illegaal rijden, flitspalen of parkeerboetes.
Massages, de minibar in het hotel of PayTV horen ook niet thuis op het sjabloon voor reiskostendeclaraties. Als je reist met extra bagage die niet nodig is voor zakelijke doeleinden, kun je hiervoor ook geen vergoeding verwachten.
Denk er ook aan dat fooien niet worden opgenomen op de kassabon. Als je dit echter wel wilt opnemen in het onkostendeclaratie sjabloon, moet je niet vergeten hiervoor een extra bon aan te vragen.
Dit brengt ons bij ons volgende punt, waarin we een kort overzicht geven van de verplichte vermeldingen in de reiskostendeclaratie.
Verplichte informatie voor een reiskostendeclaratie
Bij het invullen van een reiskostendeclaratie moet je rekening houden met de volgende verplichte gegevens:
- Naam van de medewerker die op zakenreis is geweest
- Duur van de zakenreis
- Data van vertrek en terugkomst, inclusief exacte tijden
- Bestemming (stad en land)
- Doel of reden van de zakenreis
- Datum van indiening van de declaratie
- Handtekening van de reiziger
Zoals eerder genoemd, is het ook verplicht om alle bonnen of betalingsbewijzen toe te voegen. Alleen dan wordt de reiskostendeclaratie door de Belastingdienst geaccepteerd.
Voorbeeld van een reiskostendeclaratie
Hieronder vind je een voorbeeld van een reiskostendeclaratie. De specifieke velden kunnen per organisatie verschillen, maar dit geeft een goed overzicht van de gegevens die doorgaans worden opgenomen.
Naam medewerker: [Naam medewerker]
Afdeling: [Afdeling]
Zakenreis: [Stad, data]
Doel van de reis: [Doel van de reis]
| Date | Description | Amount | VAT | Total |
| [Date 1] | [Description of expense 1] | [Amount 1] | [VAT 1] | [Total 1] |
| [Date 2] | [Description of expense 2] | [Amount 2] | [VAT 2] | [Total 2] |
| … | … | … | … | … |
| [Date n] | [Description of expense n] | [Amount n] | [VAT n] | [Total n] |
Totale uitgaven: [Totale uitgaven].
Handtekening werknemer: [Handtekening werknemer].
Datum: [Datum]
Goedkeurder: [Handtekening goedkeurder]
Datum: [Datum]
Reiskostendeclaratie sjabloon Word
Om een reiskostendeclaratie correct in te dienen, kan het handig zijn om een sjabloon te hebben. Daarom geven we je graag een sjabloon voor reiskostendeclaraties als Word-versie.
Hier vind je de eerder besproken invoervelden die je moet invullen. Doe je dat niet, dan is er kans dat de verwerking van de reiskosten niet goed verloopt.
De middelste kolommen bieden ruimte om gekochte producten of diensten toe te voegen. Daarnaast kun je de datum van aankoop noteren, een beschrijving van de kosten en een bedrag zonder BTW en met BTW.
Tot slot biedt het sjabloon ruimte voor totaalbedragen en de handtekening van de werkgever.
Download hier je gratis sjabloon voor reiskostendeclaraties.
Reiskostendeclaratie sjabloon voor Excel
Een alternatief voor de Word-sjabloon is het reiskostendeclaratie sjabloon voor Excel. Net als de Word-sjabloon heeft ook de Excel-sjabloon voor reiskosten verplichte velden.
Allereerst moet je bovenaan je naam, rekeningnummer, afrekendatum en e-mailadres invullen. In het volgende deel heb je ruimte voor de omschrijving van de reiskosten, het bedrag zonder btw en het bedrag met btw.
Je kunt ook aangeven of je een kassabon bijvoegt. In het onderste veld heb je de mogelijkheid om een kilometervergoeding te vragen en de bijbehorende kilometervergoeding op te geven.
De laatste kolommen zijn voor de handtekening van de werkgever. Download hier je sjabloon voor reiskostendeclaraties:
Nadelen van handmatige reiskostendeclaratie
Helaas heeft het gebruik van een sjabloon voor reiskosten in Word of Excel ook nadelen.
- Opmaakproblemen → Al enkele jaren geven bedrijven de voorkeur aan programma’s die in de cloud draaien. Dit kan echter leiden tot het gebruik van verschillende varianten van Excel of Word, wat weer kan leiden tot formatteringsproblemen.
- Geen realtime updates → Wijzigingen in het onkostendeclaratie sjabloon zijn alleen zichtbaar wanneer iemand de nieuwste versie van het Word- of Excel-document downloadt.
- Inefficiënt en langdurig proces → Werknemers moeten lang wachten op hun vergoeding.
- Moeilijk om documenten te delen → Als je Excel gebruikt, moeten bonnetjes en andere documenten apart worden verzonden. Dat betekent dat belangrijke bijlagen gemakkelijk verloren kunnen gaan.
- Lange doorlooptijden → Handmatige reiskostendeclaratie is traag en laat geen automatische berekening van reiskosten toe.
- Hoge foutmarge → De hoge foutmarge is een van de grootste nadelen. Vaak worden gegevens verkeerd ingevoerd in het sjabloon voor reiskostendeclaraties of worden bonnetjes vergeten.
- Moeilijkheden met de belastingdienst → Als het sjabloon voor reiskostendeclaraties verkeerd is ingevuld of als er bonnetjes ontbreken, worden reiskosten mogelijk niet vergoed.
Richtlijnen voor reiskosten
Elk bedrijf moet vanaf het begin een reiskostenbeleid opstellen. Deze moeten aangepast zijn aan het bedrijf, maar ook in overeenstemming zijn met algemeen bekende richtlijnen.
Dit bepaalt bijvoorbeeld welke kosten wel en niet vergoed kunnen worden. Daarnaast moet het reiskostenbeleid het proces van terugbetaling uitleggen en bepalen.
De Europese Commissie geeft een overzicht van reiskostenrichtlijnen in Europa waarin duidelijk staat welke reiskosten worden vergoed en welke vergoedingen van toepassing zijn.
Digitale reiskostendeclaratie
Ben je het handmatig invullen van het sjabloon voor reiskostendeclaraties helemaal zat? Dan hebben we goed nieuws voor je!
In plaats van het sjabloon voor onkostendeclaraties handmatig in te vullen, kun je gewoon kiezen voor een van de vele digitale oplossingen. Sommige van deze oplossingen kunnen direct worden geïntegreerd met je boekhoudsysteem, andere met HR-systemen.
De meeste oplossingen hebben de optie om outputs te exporteren in standaardformaten zoals .csv of .xml. Deze kun je vervolgens importeren in je financiële systeem.
Voordelen van digitale reiskostendeclaratie
Natuurlijk heeft het handmatig invoeren van reiskosten in een Excel- of Wordsjabloon zijn voordelen. Werknemers zijn vertrouwd met de programma’s, in Excel kun je eenvoudig bedragen optellen en vermenigvuldigen en de kosten zijn over het algemeen vrij laag.
Toch biedt digitale reiskostendeclaratie meerdere voordelen die niet kunnen worden bereikt met een handmatige oplossing. We hebben deze voordelen hieronder opgesomd:
- Bespaar tijd → Met de digitale onkostendeclaratie bespaar je veel tijd omdat het indienen van onkostendeclaraties snel en eenvoudig wordt met gebruiksvriendelijke software. Je uploadt gewoon een foto van het bonnetje en de OCR-software doet de rest.
- Automatische detectie van dubbele facturen → Sommige digitale oplossingen voor onkostendeclaraties, zoals SpendControl, kunnen automatisch detecteren wanneer een factuur meer dan één keer is ingediend. Op deze manier kan fraude snel en eenvoudig worden opgespoord
- Vereenvoudigde workflow → De digitale onkostendeclaratie biedt een eenvoudige workflow waarbij je bepaalt welke declaraties naar welke managers worden gestuurd. Dit brengt meer structuur in je workflow.
- Beter overzicht → Je kunt op elk moment zien wie er al terugbetalingen heeft goedgekeurd en wie aan de beurt is binnen de workflow.
- Tevreden werknemers → Het terugbetalingsproces verloopt veel sneller met een digitale onkostendeclaratie. Bovendien hoeven werknemers niet langer een geprint onkostendeclaratie sjabloon in te vullen, wat tijd en papierwerk bespaart.
- Minder fouten → Het handmatig invullen van een sjabloon voor reiskostendeclaraties leidt vaak tot fouten, zoals onjuiste informatie of vergeten bonnetjes. Dit kan weer leiden tot problemen met de belastingdienst. Met een digitale onkostendeclaratieoplossing hoef je je hier geen zorgen meer over te maken. OCR is in staat om gegevens correct en zonder fouten te lezen.
- Eenvoudige integratie → Een digitale oplossing kan eenvoudig en snel worden geïntegreerd in je boekhoudsysteem. Zo worden goedgekeurde declaraties direct doorgestuurd.
- Real-time gegevens → De meeste digitale oplossingen zijn cloudgebaseerd. Dit betekent dat werknemers altijd toegang kunnen hebben tot actuele gegevens.
Nu we de voordelen van digitale onkostendeclaratie hebben besproken, laten we duidelijkheid scheppen over de vraag of je belasting moet betalen over onkostendeclaraties.
Reiskostendeclaratie: Moet ik belasting betalen?
Werknemers moeten de kosten die ze maken tijdens het reizen eerst zelf betalen. Achteraf wordt het geld terugbetaald aan de werknemers dankzij het reiskostendeclaratie formulier.
Vraag je je af of je dan belasting moet betalen over dit extra inkomen? Het antwoord is nee. Als alle originele bonnetjes beschikbaar zijn, worden de reiskosten verrekend als “belastingvrij inkomen”.
Helaas zijn er tijdens je zakelijke reis ook gevallen waarin je geen bonnetjes ontvangt. In dit geval moet je zorgen voor voldoende verificatie van de uitgaven.
Aangezien een voldoende controle echter geen btw bewijst, is een belastingvermindering niet mogelijk. Zorg er daarom voor dat je, indien mogelijk, vraagt om bonnetjes die aan alle vereisten van de belastingdienst voldoen.
Een reiskostendeclaratie indienen bij de belastingdienst
Als je je reiskostendeclaratie digitaal wilt indienen, moet je niet vergeten om digitale archivering aan te vragen bij de belastingdienst.
Hiervoor moet je contact opnemen met de belastingdienst en vragen om het elektronisch archiveren van originele betalingsbewijzen.
Nu we alle relevante vragen over reiskostendeclaraties hebben behandeld, willen we graag een oplossing presenteren voor digitale declaratie van reiskosten.
Klippa’s oplossing voor reiskostendeclaraties
Hoewel handmatige reiskostendeclaraties al jaren worden gedaan, is dit foutgevoelig en niet de ideale oplossing voor toekomstgerichte bedrijven. Het fijne is dat je het proces nu kunt automatiseren met de beschikbare oplossingen op de markt.
Klippa biedt bijvoorbeeld zo’n reiskostendeclaratie oplossing die je boekhouding digitaliseert en automatiseert.
Je maakt niet alleen minder fouten en bespaart tijd, maar je hebt ook de mogelijkheid om automatisch dubbele facturen en declaratiefraude op te sporen, je workflow te vereenvoudigen en gegevens in realtime te bekijken.
Oplossingen zoals SpendControl vervangen het handmatig invullen van onkostendeclaratie sjablonen en versnellen het terugbetalingsproces. Medewerkers zijn meer tevreden en processen worden geoptimaliseerd.
Wil je meer informatie? Boek dan nu een korte demo of neem contact op met een van onze experts.
FAQ
Een reiskostendeclaratie geeft een overzicht van alle kosten die tijdens een zakelijke reis zijn gemaakt. Het wordt gebruikt om uitgaven zoals accommodatie, maaltijden en vervoer te documenteren, zodat een nauwkeurige terugbetaling door de werkgever gegarandeerd is.
Om een reiskostendeclaratie op te stellen, maak je een lijst van alle uitgaven die tijdens de reis zijn gedaan, inclusief data, beschrijvingen en bedragen. Voeg relevante betalingsbewijzen bij voor elke uitgave en zorg ervoor dat alle details overeenkomen met het reiskostenbeleid van je bedrijf.
Registreer reiskosten door alle bonnetjes te bewaren en elke uitgave te noteren met relevante details, zoals datum, doel en categorie (bijv. maaltijden, vervoer). Gebruik een sjabloon of digitale tool om je administratie overzichtelijk te houden en te zorgen dat je voldoet aan de bedrijfsrichtlijnen.
Reiskosten omvatten gewoonlijk accommodatie, maaltijden, vervoer (bijv. vluchten, huurauto’s, openbaar vervoer) en eventuele extra zakelijke kosten zoals conferentiekosten of parkeerkosten. Persoonlijke uitgaven zoals minibar kosten of boetes zijn meestal niet inbegrepen.
Het bedrag dat je kunt afschrijven voor reiskosten verschilt per land en lokale belastingregels. Over het algemeen kun je uitgaven aftrekken die essentieel zijn voor de zakelijke reis, op voorwaarde dat je bonnetjes hebt en het doel van de reis duidelijk is gedocumenteerd. Raadpleeg altijd een belastingadviseur voor de exacte grenzen.