Automatisch controleren van documenten van werknemers: zo bespaar je tijd én voorkom je boetes

Werkgevers zijn verplicht om te controleren of werknemers het recht hebben om te werken. Maar in de praktijk betekent dit: documenten handmatig checken, kopiëren en archiveren. Dat kost tijd, is foutgevoelig en wordt al snel een administratieve last, zeker als je met veel (tijdelijke) werknemers werkt.

Gelukkig is er een oplossing: het automatisch controleren van documenten van werknemers met slimme software. In deze blog lees je wat de regels zijn, welke documenten nodig zijn, en hoe je met automatisering risico’s én handmatig werk minimaliseert.

---

Key takeaways

• Werkgevers zijn wettelijk verplicht om documenten van werknemers te controleren vóór indiensttreding.
• Handmatige controles zijn foutgevoelig, tijdrovend en brengen privacyrisico’s met zich mee.
• Automatische documentcontrole met AI-software is sneller, veiliger en volledig compliant.
• De juiste oplossing herkent, controleert en archiveert documenten in één geautomatiseerd proces.
• Klippa helpt organisaties wereldwijd bij het veilig en efficiënt controleren van werknemersdocumenten.

---

Wat wordt bedoeld met het controleren van documenten van werknemers?

Werkgevers moeten bij indiensttreding nagaan of iemand het recht heeft om in dienst te treden. Dat doe je door documenten te controleren, zoals paspoorten, verblijfsvergunningen of werkvergunningen. Deze documenten tonen aan of iemand mag werken en onder welke voorwaarden.

Het doel? Fraude voorkomen, voldoen aan de wet, en boetes vermijden. In veel landen gelden strikte regels voor dit proces en als werkgever ben jij verantwoordelijk voor een correcte uitvoering.

Welke documenten heb je nodig?

De benodigde documenten verschillen per land. Een paar voorbeelden:

Nederland

In Nederland ben je verplicht de identiteit van je werknemer vast te stellen, het ID-bewijs fysiek te controleren en een kopie op te slaan in je administratie. Toegestane documenten zijn onder andere:

• Een geldig paspoort
• Een Nederlandse identiteitskaart
• Een geldige verblijfs- of werkvergunning

Verenigd Koninkrijk

Sinds Brexit zijn de regels voor het controleren van werkdocumenten veranderd. Britten vallen nu onder ‘non-EU’ regelgeving. Werkgevers moeten onder andere:

• Het document fysiek of digitaal controleren (bijv. via een ID check app)
• Zorgen voor een correcte opslag van het bewijs

Voor meer informatie zie de “right to work: employer’s guide“.

Verenigde Staten

In de VS vullen nieuwe werknemers het formulier I-9 in, waarbij werkgevers originele documenten moeten controleren die identiteit én werkvergunning aantonen. Denk aan:

• Een Amerikaans paspoort
• Een Green Card
• Combinaties zoals een rijbewijs + een Social Security Card

Het verschil tussen EU- en non-EU-medewerkers

Binnen de EU geldt het vrij verkeer van personen. Dit betekent dat EU-burgers in principe geen werkvergunning nodig hebben om in een ander EU-land te werken. Een geldig identiteitsbewijs is vaak voldoende.

Voor non-EU-medewerkers (zoals mensen uit het VK of de VS) gelden strengere regels. Zij moeten vaak aantonen dat ze in het land mogen werken, bijvoorbeeld via een verblijfsvergunning of werkvergunning. Dit maakt het controleren van documenten complexer en belangrijker.

De risico’s van handmatige controles

In veel organisaties worden documenten nog steeds handmatig gecontroleerd en opgeslagen. Maar dit brengt risico’s met zich mee:

• Foutgevoeligheid: Onleesbare documenten, verlopen ID’s of verkeerde formats worden snel over het hoofd gezien.
• Compliance risico’s: Verkeerde of ontbrekende controles kunnen leiden tot forse boetes.
• Tijdverspilling: Zeker bij grote aantallen medewerkers kost het controleren, kopiëren en opslaan veel tijd.
• Privacy-issues: Handmatige opslag kan leiden tot onveilige verwerking van persoonsgegevens.

Daarom stappen steeds meer bedrijven over op automatische documentcontrole.

Documenten van werknemers automatisch controleren: zo werkt het

Met behulp van slimme software kun je het hele proces van documentcontrole automatiseren:

• Upload: Een werknemer of HR-medewerker uploadt het document (bijvoorbeeld een paspoort of verblijfsvergunning).
• Herkenning en extractie: AI-technologie leest het document uit en haalt automatisch de relevante gegevens op: naam, nationaliteit, verloopdatum, documenttype, etc.
• Validatie en controles: De software checkt de echtheid van het document, controleert of het type geldig is, en waarschuwt bij verlopen of ongeldig bewijs.
• Opslag en rapportage: De informatie wordt veilig opgeslagen, en je krijgt een duidelijk rapport voor je administratie of audit.

De voordelen van automatische documentcontrole

Het automatiseren van documentcontrole levert directe voordelen op voor je organisatie. Hieronder zie je wat je ermee wint:

• Sneller onboarden: Geen vertraging meer door administratief werk.
• 100% compliant: Altijd de juiste documenten, gecontroleerd op de juiste manier.
• Minder fouten: AI ziet wat jij over het hoofd kunt zien.
• Veilig en AVG-proof: Documenten worden veilig verwerkt en opgeslagen.
• Schaalbaar: Of je nu 10 of 10.000 medewerkers moet controleren.

Klippa helpt bij het automatisch controleren van documenten

Klippa’s software herkent en controleert documenten van medewerkers in seconden. Of het nu gaat om een paspoort uit Nederland, een werkvergunning uit het VK of een Green Card uit de VS: onze AI is getraind om snel en nauwkeurig te controleren, waarschuwen én vastleggen.

Met Klippa:

• Automatiseer je de identificatie en documentverificatie
• Voorkom je documentfraude door slimme technologieën
• Voldoe je aan alle compliance eisen
• Bespaar je tijd en voorkom je boetes
  

Wil je zien hoe dat werkt? Boek een demo of neem contact op met één van onze experts.

FAQ