Voordat bedrijven een deal sluiten, onderhandelen ze eerst over de voorwaarden: prijs, kortingen, leverdatum, enzovoort.
Zodra die onderhandelingen afgerond zijn, is het gebruikelijk dat een bedrijf een voorlopige conceptfactuur naar de koper stuurt waarin alle afgesproken leveringen of diensten staan. Dit document fungeert als een tijdelijke overeenkomst en wordt een proforma factuur genoemd.
Hoewel proforma facturen veel worden gebruikt, worden ze regelmatig verward met gewone facturen. Om die verwarring te voorkomen en jou te helpen proforma facturen slim in te zetten, leggen we in deze blog uit wat een proforma factuur is, wanneer je deze gebruikt, en hoe ze verschilt van andere soorten facturen.
Laten we beginnen.
Key Takeaways
- Duidelijke afspraken vooraf – Een proforma factuur zet de voorwaarden van een deal op papier vóórdat de definitieve factuur wordt verstuurd.
- Flexibel en niet-bindend – Het is vergelijkbaar met een offerte en kan nog aangepast worden, maar heeft geen officiële boekhoudkundige status.
- Handig in het salesproces – Het versnelt onderhandelingen, voorkomt misverstanden en maakt samenwerking tussen koper en verkoper soepeler.
- Verschilt van andere documenten – Zoals offertes, verkoopfacturen, commerciële facturen en purchase orders (inkooporders), zowel in doel als juridische status.
- Slimme factuurverwerking – Met Klippa SpendControl automatiseer je de verwerking van proforma facturen, verlaag je de foutkans en verbeter je compliance.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur dient als een “good faith”-afspraak tussen koper en verkoper: beide partijen geven aan dat ze zich willen committeren aan de aankoop/verkoop van goederen of diensten, nog vóórdat deze daadwerkelijk geleverd worden.
Zo wordt de koper beschermd tegen onverwachte of plotselinge extra kosten die de verkoper later nog zou kunnen doorvoeren. Tegelijkertijd krijgt de verkoper meer zekerheid dat de bestelling ook echt wordt afgerond en betaald zodra de definitieve verkoopfactuur is verstuurd.
Belangrijk is wel dat een proforma factuur duidelijk als “proforma factuur” gelabeld is en geen factuurnummer bevat. Dat betekent ook dat dit document nooit in de boekhouding verwerkt mag worden, omdat het niet geschikt is voor crediteurenadministratie.
Hoewel een proforma factuur vaak al een datum, beschrijving van wat verkocht wordt, het totaalbedrag en eventuele belastingen of kosten bevat, kunnen de voorwaarden van de verkoop nog aangepast worden.
Maar wanneer is het dan precies het juiste moment om een proforma factuur te versturen?
Wanneer stuur je een proforma factuur?
Meestal wordt een proforma factuur naar een klant gestuurd zodra de klant aangeeft te willen kopen bij een leverancier, maar er nog details bevestigd moeten worden en er daarom nog geen officiële (definitieve) factuur kan worden verstuurd.
Een ander veelvoorkomend moment is bij internationale verzendingen. Douaneregels vereisen vaak duidelijke informatie over de goederen die worden verzonden, het gewicht, de verpakking en verzendkosten. In dat geval is een proforma factuur erg handig: alle details over de zending staan overzichtelijk bij elkaar, wat zorgt voor snellere douaneafhandeling.
Nu weten we wanneer je een proforma factuur kunt versturen, maar is zo’n factuur dan meteen juridisch bindend zodra de klant hem ontvangt? En als dat zo is: kun je hem dan nog annuleren? Laten we dat bekijken.
Is een proforma factuur juridisch bindend?
Nee, een proforma factuur is niet juridisch bindend. Je kunt het beter zien als een offerte of prijsopgave. Zoals eerder genoemd bevat een proforma factuur vaak vrijwel dezelfde gegevens als een definitieve verkoopfactuur, maar hij mag niet worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden.
Dat komt omdat de inhoud nog steeds onderhandelbaar is en aangepast kan worden. Daarom heeft een proforma factuur niet dezelfde juridische status als een definitieve verkoopfactuur.
Kan een proforma factuur worden geannuleerd?
Omdat een proforma factuur niet juridisch bindend is en ook geen echte factuur is, hoeft deze in principe niet geannuleerd te worden. Het is vooral een inschatting van wat koper en verkoper kunnen verwachten van de aankoop.
Dat betekent: als er wijzigingen zijn, kun je gewoon een nieuwe proforma factuur versturen. En als de verkoop uiteindelijk niet doorgaat, zijn er meestal geen verdere acties nodig.
Als je niet dagelijks met factuur- of boekhoudprocessen bezig bent, kan de context rond een proforma factuur nog steeds wat verwarrend zijn. Daarom is het logisch om nu ook de andere soorten facturen en documenten te vergelijken.
Proforma factuur vs. andere soorten facturen: wat zijn de verschillen?
Eerder gaven we al aan dat een proforma factuur vergelijkbaar is met een offerte. Toch zijn er duidelijke verschillen, vooral als je kijkt naar het doel en de rol in het verkoopproces. Hieronder leggen we uit hoe een proforma factuur zich onderscheidt van andere documenten die je in het dagelijks zakendoen tegenkomt.
Offerte
Wanneer een potentiële klant interesse toont in je product of dienst en vraagt om informatie over bijvoorbeeld prijs, voorwaarden of levering, stuur je meestal een offerte.
Een offerte is doorgaans minder formeel dan een proforma factuur en wordt vooral gebruikt in de vroege fase van een verkooptraject.
Net als bij de proforma factuur geldt dat een offerte niet juridisch bindend is. De potentiële klant kan de offerte accepteren, maar ook zonder gevolgen besluiten om niet door te gaan.
Verkoopfactuur
Een verkoopfactuur wordt verstuurd zodra goederen of diensten geleverd zijn en betaald moeten worden. In tegenstelling tot een proforma factuur is dit document wel juridisch bindend en speelt het een belangrijke rol in de administratie en het betaalproces.
Daarnaast kan een verkoopfactuur ook dienen als btw-factuur, omdat deze btw en andere belastingen officieel vermeldt.
Commerciële factuur
Commerciële facturen worden vooral gebruikt bij internationale zendingen en vermelden de exacte hoeveelheid en inhoud van de goederen die worden verzonden.
Ze functioneren als verzenddocument en worden in havens en bij douanecontroles gebruikt om aan te tonen dat aan export- en douaneregels is voldaan. Zo kunnen douanemedewerkers sneller controleren of de zending compliant is.
Inkooporder (Purchase Order)
Een Purchase Order (PO) of inkooporder wordt door de koper naar de verkoper gestuurd. Het is een commercieel document waarmee de aankoop van goederen (of diensten) bevestigd wordt.
Dit document is juridisch bindend, omdat de voorwaarden en afspraken in principe niet meer onderhandelbaar zijn zodra de PO is verstuurd en geaccepteerd.
Hoewel zowel een proforma factuur als een inkooporder worden gebruikt vóór levering, zit het belangrijkste verschil in wie het document verstuurt:
- De proforma factuur wordt opgesteld door de verkoper en naar de koper gestuurd.
- De inkooporder (PO) wordt opgesteld door de koper en naar de verkoper gestuurd.
Nu we de verschillende typen facturen en documenten besproken hebben, is het ook belangrijk om te kijken naar hoe belastingen verwerkt worden in een proforma factuur.
Hoe worden belastingen opgenomen op een proforma factuur?
Zoals eerder genoemd vermeldt een proforma factuur alle belastingen die van toepassing zijn op de aankoop. Daarom moeten ook de btw-nummers van zowel de koper als de leverancier duidelijk op het document staan.
Toch geldt: ook al staan de belastingen erop, een proforma factuur is geen definitieve verkoopfactuur en mag niet voor fiscale doeleinden gebruikt worden. Dat komt doordat de verkoop nog niet volledig is afgerond.
In btw-termen is er sprake van een “tax point”: dat is het moment waarop de levering daadwerkelijk plaatsvindt. Alleen de definitieve factuur met de echte transactiedatum (het moment van levering) voldoet aan dat tax point en kan worden gebruikt om btw terug te vorderen of af te dragen.
Nu we dit allemaal weten, is de volgende vraag logisch: waarom gebruiken bedrijven eigenlijk proforma facturen? Wat zijn de voordelen?
Wat zijn de voordelen van een proforma factuur?
Een proforma factuur biedt meerdere voordelen die het document erg waardevol maken in zakelijke transacties. De belangrijkste zijn:
- Transparantie – Een proforma factuur geeft beide partijen duidelijkheid over de gemaakte afspraken (leverdatum, prijs, hoeveelheid, enzovoort).
- Versnelt het salesproces – Het helpt verkoper en koper om sneller richting een definitieve aankoop te gaan, nog vóór de order helemaal vastligt.
- Handig als onderhandelingstool – Omdat het document niet bindend is, kunnen partijen nog wijzigingen doorvoeren en betere voorwaarden afspreken.
- Sterkere klantrelatie – Een proforma factuur werkt als een “good faith”-document: het schept vertrouwen en laat zien dat beide partijen serieus zijn over de deal.
Met deze voordelen in gedachten is het logisch om ook te kijken naar hoe een proforma factuur er precies uitziet en welke onderdelen erin moeten staan.
Hoe ziet de structuur van een proforma factuur eruit?
Over het algemeen lijkt een proforma factuur sterk op een definitieve verkoopfactuur. Het document bevat in de basis dezelfde informatie en kan meestal eenvoudig worden opgesteld via bijvoorbeeld je boekhoudsoftware. Maar wat moet er precies op zo’n factuur staan?
Wat moet er op een proforma factuur staan?
Een proforma factuur moet altijd alle informatie bevatten die de koper nodig heeft om een bestelling te bevestigen. Denk daarbij aan:
- Datum van uitgifte
- Gegevens van verkoper en koper (adres, contactgegevens, etc.)
- Omschrijving van de goederen/diensten
- Prijzen
- Betaalmethode
- Belastingen (zoals btw)
- Totaalbedrag
- (Indien van toepassing) proforma factuurnummer
- Duidelijke vermelding: “proforma factuur”
Voorbeeld van een proforma factuur
Laten we kijken naar een voorbeeld van een proforma factuur. Zoals je ziet, staat er duidelijk vermeld dat het om een proforma factuur gaat en is er geen factuurnummer toegevoegd. Alle andere belangrijke informatie staat wel op het document.
In deze blog hebben we verschillende soorten facturen besproken waar bedrijven dagelijks mee werken. Voor de meeste organisaties zorgen dagelijkse transacties en contactmomenten met klanten en leveranciers voor een grote stroom aan facturen.
Als de crediteurenadministratie (accounts payable) honderden of zelfs duizenden facturen handmatig moet verwerken, kost dat enorm veel tijd, geld en vergroot het de kans op fouten. Daarom hebben steeds meer softwarebedrijven oplossingen ontwikkeld waarmee je factuurverwerking kunt automatiseren.
Hoe helpt Klippa bij het verwerken van facturen?
Bij Klippa helpen we organisaties om facturen automatisch te verwerken. Van verkoopfacturen en inkooporders tot proforma facturen: met Klippa SpendControl automatiseer je eenvoudig jouw complete factuurverwerking.
Met slechts één foto van een proforma factuur kan onze OCR- en AI-gestuurde factuurverwerkingssoftware binnen enkele seconden alle relevante gegevens uitlezen en verwerken. Omdat de software eenvoudig te integreren is met vrijwel elk boekhoud- of ERP-systeem dat jouw organisatie gebruikt, wordt alle geëxtraheerde informatie automatisch opgeslagen in je database.
Dat bespaart niet alleen tijd en handmatig werk, maar verlaagt ook aanzienlijk de kosten van je administratie.
Daarbovenop kan Klippa SpendControl automatisch factuurfraude detecteren en voorkomen, het goedkeuringsproces voor facturen stroomlijnen en je financiële data real-time inzichtelijk maken.
FAQ
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die vóór de definitieve verkoop wordt verstuurd om de voorwaarden van een transactie vast te leggen. Het is een niet-bindende afspraak tussen koper en verkoper.
2. Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur wordt vaak gebruikt wanneer: een koper zich committeert aan een aankoop, maar de laatste details nog bevestigd moeten worden, of bij internationale zendingen documentatie nodig is voor een vlotte douaneafhandeling.
3. Is een proforma factuur juridisch bindend?
Nee, een proforma factuur is niet juridisch bindend en kan niet gebruikt worden voor boekhouding of fiscale doeleinden. Je kunt het document het best vergelijken met een offerte, niet met een definitieve verkoopfactuur.
4. Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een verkoopfactuur?
Een proforma factuur wordt verstuurd vóór levering van goederen/diensten en is niet juridisch bindend. Een verkoopfactuur wordt verstuurd ná levering en is wél juridisch bindend, als officieel verzoek om betaling.
5. Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een offerte?
Beide documenten geven prijsinformatie en details weer, maar een offerte is meestal een algemene prijsindicatie. Een proforma factuur is formeler en laat zien dat beide partijen van plan zijn om de transactie door te zetten.
6. Kan een proforma factuur worden geannuleerd?
Omdat het geen definitieve factuur is, hoeft een proforma factuur niet geannuleerd te worden. Als voorwaarden wijzigen, stuur je simpelweg een nieuwe proforma factuur.
7. Staan er belastingen op een proforma factuur?
Ja, een proforma factuur vermeldt meestal de relevante belastingen (zoals btw). Toch kan dit document niet gebruikt worden voor btw-aangifte of fiscale rapportage, omdat het niet voldoet aan het “tax point” (het moment van levering).
8. Wat moet er op een proforma factuur staan?
Een proforma factuur bevat doorgaans: de uitgiftedatum, gegevens van koper en verkoper, omschrijving van goederen/diensten, prijzen en betaalvoorwaarden, belastingen en totaalbedrag. Daarnaast moet het document duidelijk gelabeld zijn als “proforma factuur”.
9. Hoe kunnen bedrijven proforma facturen sneller verwerken?
Bedrijven kunnen Klippa SpendControl gebruiken om proforma facturen automatisch te verwerken. Denk aan automatische data-extractie en verwerking, waardoor handmatig werk en fouten sterk verminderen.