Hoe converteer je PDF-facturen naar e-facturen voor Peppol?

Sinds 2022 groeit de wereldwijde betalingssector gestaag met 11%, waardoor internationale transacties een maandelijkse activiteit worden voor zowel publieke als private organisaties. Vanwege de toename van wereldwijde betalingen heeft de Europese wetgeving een richtlijn uitgevaardigd die e-facturering introduceert voor wereldwijde aanbestedingspraktijken en PDF-facturen achter zich laat.

In het verleden waren PDF-facturen de norm. Hun onbetrouwbaarheid was echter een last voor bedrijven. Het onvermogen om valutawisselingen te beheren of om gegevens efficiënt te verwerken, heeft bedrijven ertoe aangezet e-facturen te gebruiken. Om het beheer van online transacties voor bedrijven te stroomlijnen, heeft de Europese Commissie financiering verstrekt om de ontwikkeling van Peppol te ondersteunen.

Als je nog niet bekend bent met Peppol, geen nood, wij vertellen je graag meer! In deze blog leggen we uit wat Peppol is, hoe het werkt en wat de voordelen zijn van de overstap naar elektronische facturatie. Ook laten we je een slimme en efficiënte manier zien om PDF-facturen om te zetten in e-facturen.

Laten we beginnen!

Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk dat gebruik maakt van een gestandaardiseerd format voor zakelijke documenten in de vorm van elektronische facturering. Het maakt een vlotte handel tussen organisaties wereldwijd mogelijk, omdat ze allemaal een universeel aanvaard digitaal formaat gebruiken.

Peppol wordt gebruikt voor de veilige overdracht en het ophalen van elektronische bedrijfsdocumenten, met name facturen. Het vergemakkelijkt internationale transacties en verbetert wereldwijde aanbestedingen voor publieke en private bedrijven, en helpt hen zaken te doen als B2B (business-to-business) en B2G (business-to-government) organisaties.

Peppol werd opgericht in 2008 en heeft nu meer dan 42 landen onder zijn hoede, met een focus op Europa, Singapore, Australië en Nieuw-Zeeland. Alleen al in de afgelopen 3 jaar heeft dit internationale netwerk via haar Access Points bedrijven geholpen om 130 miljoen transacties te voltooien.

Een Access Point is een toegangspoort tot e-invoicing in het Peppol netwerk. Het kan door bedrijven zelf worden opgezet, waarvoor registratie bij een lokale Peppol autoriteit vereist is. Als er geen lokale autoriteit is, kunnen organisaties kiezen voor OpenPeppol, een langdurig accreditatie-proces dat bedrijven moeten doorlopen om aan het Peppol kader te voldoen.

De Open Peppol-accreditatie omvat lidmaatschapsgelden voor Peppol, bewijs van technische bekwaamheid en voortdurende onderhouds-, ontwikkelings- en ondersteuningscycli. Op lange termijn is het voor bedrijven veel gemakkelijker en goedkoper om Peppol te gebruiken via de gecertificeerde Peppol Acces Point provider, in plaats van alle taken zelfstandig uit te voeren.

Maar hoe zit het Peppol framework eigenlijk in elkaar? Laten we hier dieper op ingaan en meer te weten komen over de belangrijkste kenmerken van dit e-factuurnetwerk.

Peppol framework

Het Peppol framework bestaat uit drie verschillende onderdelen, namelijk het Peppol eDelivery Network, de Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) en de Peppol Transport Infrastructure Agreements (TIS). We zullen deze onderdelen en hun respectieve rol hieronder behandelen.

Peppol eDelivery Network

Het Peppol eDelivery Netwerk maakt gebruik van een vierhoeksmodel. Dit betekent dat het verschillende dienstverleners met elkaar verbindt via de Peppol Access Points. Ongeacht met welke provider een bedrijf kiest samen te werken, het kan met hen aansluiten en e-facturatie gebruiken, zolang ze allemaal als Peppol lid geregistreerd zijn.

Dit eDelivery netwerk wordt ook wel een echt “connect-one-reach-all” netwerk genoemd. Door van e-facturatie de belangrijkste betalingspraktijk te maken, kunnen organisaties hun horizon verbreden en meerdere leveranciers en dienstverleners bereiken. Zo vergroten zij hun wereldwijde transacties en internationale connecties.

Peppol Business Interoperability Specifications ‘BIS’

Business Interoperability Specifications (BIS) is een reeks specificaties die zorgen voor de standaardisatie van bedrijfsdocumenten die via het Peppol netwerk worden verstuurd. BIS bepaalt de manier waarop elektronische documenten worden gecreëerd, die vervolgens door bedrijven universeel worden aanvaard als onderdeel van het Peppol raamwerk. Deze documenten omvatten productcatalogi en order- en verzendbevestigingen, maar de nadruk ligt op facturen.

Het BIS is ontwikkeld voor elektronische aanbestedingsprocessen om de elektronische aanbesteding-documentatie die bij internationale transacties wordt uitgewisseld en gevalideerd, te standaardiseren. Het uitwisselingsproces vindt plaats tussen twee partijen, de kopers en de leveranciers, in heel Europa en daarbuiten.

Peppol Transport Infrastructure Agreements ‘TIA’

De Peppol Transport Infrastructure Agreements, kortweg TIA, is het juridische kader dat de governance van het Peppol netwerk bepaalt. Zij bestaat uit leden uit zowel de openbare als de particuliere sector en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de uitvoering en het onderhoud van de Peppol specificaties.

De TIA vergemakkelijkt de handel voor bestaande leden, maar ook voor bedrijven die tot het Peppol netwerk willen toetreden. Zij stelt precieze regels vast die algemeen van toepassing worden bij wereldwijde aanbestedingen. Voldoen aan de Peppol Transport Infrastructure Agreements is ook een voorwaarde om toegang te krijgen tot de Access Point accreditatie.

Peppol is een complex netwerk en, zoals we net hebben geleerd, is het wereldwijd actief. Als je niet zeker weet of Peppol in je land actief is, lees dan verder en laten we het samen uitzoeken!

Welke regio’s gebruiken Peppol voor e-facturen?

Peppol groeit gestaag en steeds meer landen kiezen ervoor dit e-factureringssysteem te gebruiken voor hun wereldwijde transacties. Denemarken en andere Scandinavische landen lopen voorop bij de overstap naar e-facturering, aangezien zij het gebruik van Peppol voor transacties tussen bedrijven en overheden (B2G) reeds verplicht hebben gesteld.

West-Europa heeft ook stimulansen gecreëerd om het gebruik van Peppol te bevorderen. De landen die Peppol nu al gebruiken zijn Nederland, België, Engeland en Frankrijk, maar ook andere landen overwegen om van Peppol een standaardpraktijk te maken bij hun wereldwijde aanbestedingen.

In Zuid-Amerika is e-facturatie ook een populaire praktijk: Chili, Brazilië, Mexico en Argentinië maken veel gebruik van Peppol e-facturatie voor de publieke en private sector. Naast automatisering van de facturering en verbetering van de bedrijfsprocessen helpt e-facturering de hoge mate van belastingontduiking tegen te gaan.

Ten slotte is Azië een veelbelovende markt voor het gebruik van Peppol e-facturatie. Nadat Singapore één van de eerste gebruikers van Peppol was geworden, hebben andere landen, waaronder Japan, het Peppol kader ingevoerd om hun op papier gebaseerde administratieve economie te verbeteren.

We zien dat e-facturatie in veel landen een verplichte praktijk is geworden en dat het voor veel organisaties een vervanging wordt voor het traditionele PDF-facturatie systeem. Dus hoe slagen bedrijven erin naadloos over te stappen van PDF-facturen naar hun elektronische tegenhangers? Laten we eens kijken hoe het proces om PDF-facturen om te zetten in e-facturen eruitziet.

Hoe zet je PDF-facturen om in e-facturen?

Om te zien hoe het proces om van PDF-facturen elektronische facturen te maken werkt, moeten we eerst het verschil tussen beide begrijpen.

PDF-facturen worden elektronisch aangemaakt, verzonden en ontvangen. Ondanks dit feit kunnen ze niet elektronisch worden verwerkt, aangezien de informatie in een PDF in een voor mensen leesbaar in plaats van een voor machines leesbaar formaat wordt gepresenteerd.

De e-factuur wordt vanaf het begin aangemaakt in een specifiek gestructureerd formaat, meestal gebaseerd op een XML-formaat. Hierdoor kunnen computersystemen het bestand lezen en de inhoud ervan verwerken, zodat de factuurgegevens rechtstreeks en naadloos in de relevante verwerkingssystemen kunnen worden geïmporteerd.

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, zetten organisaties bestaande PDF-facturen om in elektronische facturen met behulp van Optical Character Recognition (OCR) software. De OCR-software scant het PDF-bestand en extraheert, converteert en classificeert alle belangrijke gegevenspunten in een voor bedrijven geschikt formaat zoals XML en vele andere.

Wat zijn de voordelen van e-facturering?

Wat maakt elektronische facturen zo aantrekkelijk dat het gebruik ervan bij organisaties sterk is toegenomen? Laten we de belangrijkste voordelen van e-facturering bespreken:

1. Het is kostenefficiënt – Bedrijven hoeven geen activiteiten te financieren die gepaard gaan met handmatige factuurverwerking, zoals de aankoop van grondstoffen, waardoor ze tot $40.000 per jaar besparen.
2. Hogere efficiëntie – Met digitale facturen werken transacties tussen organisaties en leveranciers soepel omdat ze door beide partijen worden overgenomen en geaccepteerd, waardoor er geen ruimte is voor misverstanden.
3. Minder verwerkingsfouten – E-facturatie maakt het bijna onmogelijk dat er menselijke fouten optreden, aangezien automatie een nauwkeurigheid van maximaal 99% kan hebben bij data extractie en verwerking.
4. Minder risico op fraude – E-facturen maken het moeilijk voor oplichters om het document te wijzigen en belangrijke details te veranderen. Daardoor wordt het risico op factuur- of leveranciersfraude kleiner.
5. Vergemakkelijkt wereldwijde handel – Elektronische facturering biedt bedrijven en verkopers meer toegang tot internationale markten. Het is niet nodig om facturen verder om te zetten op basis van lokale regelgeving of vreemde valuta.

Als je ook e-facturering in je bedrijf wilt implementeren maar niet weet waar je moet beginnen, dan hebben wij de oplossing. Klippa DocHorizon is een digitaal platform dat je organisatie kan helpen bij het converteren, extraheren, anonimiseren, classificeren en verifiëren van documenten, waaronder PDF-facturen.

Zet PDF-facturen om in e-facturen met Klippa

Met Klippa DocHorizon maak je met behulp van OCR-technologie eenvoudig de overstap van PDF-bestanden naar e-facturen. In slechts 4 eenvoudige stappen zet je bestaande PDF-bestanden om in elektronische facturen:

Stap 1: PDF-facturen uploaden of fotograferen

Upload de PDF-factuur via e-mail, website of door er gewoon een foto van te maken met je mobiele apparaat en deze te uploaden naar de software.

Stap 2: Data extractie

Klippa DocHorizon leest het PDF-bestand en extraheert de gegevens met behulp van OCR-technologie.

Stap 3: Parseren van de gegevens

Voor een naadloze overgang naar een machinaal leesbaar formaat voltooit de software het parsen van de gegevens. De geëxtraheerde informatie wordt nu gecontroleerd en omgezet in een gestructureerd gegevensformaat, zoals XML en nog veel meer.

Stap 4: De e-factuur naar een ERP-systeem of database sturen

Nadat de gegevens met succes zijn geconverteerd, is de software klaar om de e-factuur naar een bestaand systeem te sturen, zoals een boekhoud- of ERP-systeem. Dit is mogelijk door onze OCR API te integreren.

En dat is het! Klippa DocHorizon is eenvoudig, effectief en ongecompliceerd en kan je bedrijf helpen de bedrijfsprocessen te verbeteren en de automatisering van de wereldwijde inkooppraktijken te omarmen.

Als je meer wilt weten over het product, boek dan hieronder een gratis demo of neem contact op met een van onze experts!

E-facturen verzenden via het Peppol-netwerk

Met het Klippa-platform was het verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol nog nooit zo eenvoudig. Om het je makkelijk te maken, hebben we een kant-en-klaar template ontwikkeld waarbij je alleen nog enkele instellingen hoeft aan te passen. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat.

Let op: dit voorbeeld gaat uit van een bedrijf dat beschikt over facturen in PDF-formaat en deze wil converteren naar het gestructureerde UBL-formaat om ze via Peppol te verzenden. Uiteraard kun je dit aanpassen aan je eigen situatie.

Stap 1: Registreer je op het platform

Begin met een gratis registratie op het DocHorizon-platform. Voer je e-mailadres in en kies een wachtwoord. Vul daarna je persoonlijke gegevens in (volledige naam, bedrijfsnaam, gebruikssituatie en documentvolume). Na registratie ontvang je €25 gratis tegoed om het platform uit te proberen.

Zodra je bent ingelogd:

1. Maak een organisatie aan en start een project om toegang te krijgen tot de services.
2. Activeer de volgende services:
   
   • E-invoicing: voor het verzenden van facturen via Peppol
   • Document Capturing – E-invoicing: voor het converteren van facturen naar het juiste formaat
   • Human-in-the-Loop (HITL): om documenten te controleren vóór conversie
   • Flow Builder: voor het automatiseren van je volledige facturatieproces
     
3. Vraag vervolgens je Peppol-ID aan om te beginnen met verzenden

Stap 2: Aanvragen van je Peppol-ID

1. Ga naar de sectie E-invoicing
2. Klik op Request ID en vul het formulier in

Stap 3: Configuratie van Human-in-the-Loop

Om maximale nauwkeurigheid te garanderen, moet elke e-factuur worden gevalideerd, door jouzelf of door Klippa.

1. Ga naar Human-in-the-Loop > Configurations > New Configuration
2. Geef de configuratie een naam; een SLUG wordt automatisch gegenereerd (die heb je later nodig in Flow Builder)
3. Selecteer Document Capturing – E-invoice en kies het gewenste outputformaat
4. Klik op Continue om de velden in te stellen, reviewers toe te wijzen en de configuratie af te ronden

Stap 4: Inrichten van je e-facturatie workflow

Klippa biedt een kant-en-klare flow die:

• PDF-facturen herkent
• Deze omzet naar het gewenste elektronische factuurformaat
• En ze automatisch verstuurt via het Peppol-netwerk
  

Zo stel je deze flow in:

1. Ga naar Flow Builder > New Flow en kies Use a Template
2. Selecteer: Convert PDF to Peppol UBL V3 e-invoice and send to receiver

Stap 5: Aanpassen van je workflow

Binnen de gekozen template stel je de volgende onderdelen in:

1. Invoerbron definiëren
Standaard is dit een e-mailinbox; facturen worden automatisch herkend in bijlagen. Je kunt ook kiezen voor Google Drive of een gekoppeld boekhoudsysteem.

2. Gegevens van de factuur extraheren
Zodra een factuur is herkend, haalt Klippa automatisch alle relevante gegevens op. Activeer hier de Human-in-the-Loop en voer de bijbehorende SLUG in (terug te vinden onder HITL > Configuration).

3. Factuurconversie instellen
Kies het juiste elektronische factuurformaat zoals je dat eerder bij HITL hebt gedefinieerd.

4. Bestemming instellen
Geef aan waar de factuur naartoe moet:

• Environment: Kies Acceptance (testomgeving) of Production (live omgeving)
• Participant: Vul je Peppol-ID en de gegevens van de ontvanger in

E-facturen ontvangen via Peppol

Je kunt elektronische facturen op drie manieren ontvangen:

• Per e-mail
• Via een webhook
• Of via een combinatie van beide
  

Webhook instellen

1. Ga naar Flow Builder > New Flow en kies From Scratch
2. Selecteer Catch Webhook als trigger
3. Kopieer de live-URL en plak deze in de instellingen onder E-invoicing > Configure

Alles juist ingesteld? Dan ben je klaar om e-facturen via Peppol te verzenden en ontvangen. Kom je er toch niet helemaal uit, of wil je het proces liever stap voor stap zien? Bekijk dan de video hieronder.

FAQ