Depuis 2022, l’industrie mondiale des paiements a connu une croissance constante de 11%, faisant des transactions internationales une activité mensuelle pour les organisations publiques et privées. En raison de l’augmentation des paiements globaux, la législation européenne a promulgué une directive introduisant la facturation électronique pour les pratiques d’approvisionnement mondiales, laissant derrière elle les factures PDF.
Les factures PDF étaient la norme dans le passé. Cependant, leur nature peu fiable était un fardeau pour les entreprises. L’incapacité à gérer efficacement les échanges de devises ou à traiter efficacement les données a transformé les entreprises en factures électroniques. Afin de rationaliser le processus de gestion des transactions en ligne pour les entreprises, la Commission européenne a fourni un financement pour soutenir le développement de Peppol.
Si vous ne connaissez pas encore Peppol, ne vous inquiétez pas, nous avons tout prévu. Dans ce blog, nous vous expliquons ce qu’est Peppol, comment il fonctionne et quels sont les avantages du passage à la facturation électronique. Nous vous présenterons également une méthode intelligente et efficace pour transformer des factures PDF en factures électroniques.
C’est parti!
Guide rapide : convertir une facture PDF en facture électronique
- Étape 1 : Choisissez une solution OCR dédiée à la facturation électronique, comme Doxis AI.dp ou toute autre plateforme conforme.
- Étape 2 : Importez votre facture au format PDF sur la plateforme.
- Étape 3 : Extrayez automatiquement les données de la facture grâce à l’OCR et à l’intelligence artificielle.
- Étape 4 : Vérifiez que les données sont conformes aux standards tels que XML, UBL, Peppol BIS ou XRechnung.
- Étape 5 : Convertissez la facture dans un format structuré et lisible par les systèmes informatiques.
- Étape 6 : Intégrez-la à votre ERP ou transmettez-la directement via un Point d’Accès (Access Point) Peppol.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international sécurisé de facturation électronique qui permet l’échange de documents commerciaux standardisés.
Il simplifie les échanges transfrontaliers en garantissant que les factures respectent des formats normalisés tels que Peppol BIS, UBL et XRechnung. Les documents sont ainsi lisibles par les systèmes informatiques et conformes aux réglementations en vigueur dans plus de 40 pays, notamment en Europe, à Singapour, en Australie et en Nouvelle-Zélande.
Pour envoyer ou recevoir des factures électroniques via Peppol, les entreprises se connectent à un Point d’Accès certifié. Celui-ci assure le chiffrement des échanges, l’interopérabilité entre les ERP et logiciels de comptabilité, ainsi que la conformité aux exigences légales, sans configuration complexe.
Adopté à grande échelle pour les échanges B2B et B2G, Peppol s’impose aujourd’hui comme une alternative de référence à la facture PDF. Il permet d’accélérer les paiements, de réduire les erreurs et de simplifier la conformité aux réglementations locales et internationales.
Cadre de Peppol
Le cadre Peppol se compose de trois éléments différents, à savoir le réseau de livraison électronique Peppol, les spécifications d’interopérabilité commerciale Peppol (BIS) et les accords d’infrastructure de transport Peppol (TIS). Nous couvrirons chacune de ces composantes et leurs rôles respectifs ci-dessous.
Réseau de livraison électronique Peppol
Le réseau eDelivery de Peppol utilise un modèle à quatre coins. Cela signifie qu’il connecte différents fournisseurs de services via les points d’accès Peppol. Quel que soit le fournisseur avec lequel une entreprise choisit de coopérer, elle peut se connecter avec elle et utiliser la facturation électronique, à condition qu’elle soit enregistrée en tant que membre de Peppol.
Ce réseau de livraison électronique est également appelé un véritable réseau “connecter un seul et atteindre tous”. En faisant de la facturation électronique la principale pratique de paiement, les organisations sont en mesure d’élargir leurs horizons et d’atteindre plusieurs fournisseurs et fournisseurs de services. De cette façon, ils augmentent leurs transactions mondiales et leurs connexions internationales.
Spécifications d’interopérabilité commerciale ‘BIS’ de Peppol
Business Interoperability Specifications (BIS) (en français spécifications d’interopérabilité des entreprises) est un ensemble de spécifications qui assurent la standardisation des documents commerciaux envoyés via le réseau Peppol. BIS établit la manière dont les documents électroniques sont créés, qui deviennent ensuite universellement acceptés par les entreprises dans le cadre de Peppol. Ces documents comprennent des catalogues de produits et des confirmations de commande et d’expédition, mais l’accent est mis sur les factures.
La BRI a été élaborée pour les processus d’approvisionnement électronique afin de normaliser la documentation électronique sur les achats qui était échangée et validée dans le cadre des transactions internationales. Le processus d’échange a lieu entre deux parties, les acheteurs et les fournisseurs, à travers l’Europe et au-delà.
Accords sur les infrastructures de transport ‘AIT’ de Peppol
Peppol Transport Infrastructure Agreements, en bref TIA, est le cadre juridique qui définit la gouvernance du réseau Peppol. Il est composé de membres des secteurs public et privé et est responsable du développement, de la mise en œuvre et de la maintenance des spécifications Peppol.
La TIA facilite les échanges pour les membres existants, mais aussi pour les entreprises qui souhaitent adhérer au réseau Peppol. Elle établit des règles précises qui deviennent généralement applicables dans les marchés publics mondiaux. Le respect des accords d’infrastructure de transport Peppol est également une condition préalable à l’accès à l’accréditation Access Point.
Peppol est un réseau complexe et, comme nous venons de l’apprendre, il opère dans le monde entier. Si vous n’êtes pas sûr que Peppol opère dans votre pays, continuez à lire, et découvrons ensemble!
Quels sont les avantages de l’e-facturation ?
Alors, qu’est-ce qui rend les factures électroniques si attrayantes que leur utilisation a considérablement augmenté parmi les organisations? Discutons des avantages les plus importants de la facturation électronique:
- C’est rentable: les entreprises n’ont pas besoin de financer les activités associées au traitement manuel des factures, comme l’achat de matières premières, ce qui permet d’économiser jusqu’à $40,000 par année.
- Plus d’efficacité: Avec les factures numériques, les transactions entre les organisations et les fournisseurs fonctionnent sans heurts car elles sont adoptées et acceptées par les deux parties, ne laissant aucune place à l’incompréhension.
- Moins d’erreurs de traitement: la facturation électronique rend presque impossible les erreurs humaines, car l’automatisation peut avoir un taux de précision allant jusqu’à 99 % dans l’extraction et le traitement des données.
- Réduction du risque de fraude: Les factures électroniques font en sorte qu’il est difficile pour les escrocs de modifier le document et de modifier des détails importants. Par conséquent, cela réduit le risque de fraude de facture ou de fraude de fournisseur.
- Facilite le commerce mondial : La facturation électronique offre aux entreprises et aux fournisseurs un meilleur accès aux marchés internationaux. Il n’est pas nécessaire de convertir davantage les factures en fonction des réglementations locales ou des devises étrangères.
Si vous souhaitez également mettre en œuvre la facturation électronique dans votre entreprise mais que vous ne savez pas par où commencer, nous avons la solution. Doxis AI.dp est une plateforme numérique qui peut aider votre organisation à convertir, extraire, anonymiser, classer et vérifier des documents, y compris des factures PDF.
Comment convertir des factures PDF en e-factures ?
Avec la solution de facturation électronique de Doxis AI.dp, vous pouvez facilement passer des fichiers PDF aux factures électroniques, à l’aide de la technologie OCR. En seulement 4 étapes faciles, vous pouvez convertir des fichiers PDF existants en factures électroniques :
Étape 1 : Télécharger ou prendre des photos de factures PDF
Téléchargez la facture PDF par e-mail, site Web ou simplement en la prenant en photo à l’aide de votre appareil mobile et en la téléchargeant sur le logiciel.
Étape 2 : Extraire les données
Doxis AI.dp lit le fichier PDF, puis extrait les données à l’aide de la technologie OCR.
Étape 3 : Parser les fichiers
Pour une transition fluide vers un format lisible par machine, le logiciel effectue “data parsing” aussi appelé l’analyse des données. Les informations extraites sont maintenant vérifiées et converties dans un format de données structurées, tel que XML et bien d’autres.
Étape 4 : Envoyer la facture électronique à un système ERP ou à une base de données
Après avoir converti avec succès les données, le logiciel est prêt à envoyer la facture électronique à un système existant, tel qu’un système comptable ou ERP. Ceci est possible en intégrant notre API OCR.
Et voilà ! Simple, efficace et direct, Doxis AI.dp aide votre entreprise à optimiser ses processus métier et à adopter l’automatisation dans ses pratiques d’approvisionnement à l’échelle mondiale.
Convertir les factures PDF en e-factures avec Doxis
Doxis AI.dp est une plateforme d’Intelligent Document Processing (IDP) conçue pour aider les entreprises à automatiser efficacement leurs processus de facturation électronique. Ses principaux avantages :
- Conversion fluide des PDF en factures électroniques : extrayez, classez et convertissez les données de vos factures au format XML ou UBL conforme à Peppol, avec une précision allant jusqu’à 99 %.
- Détection avancée de fraudes : vérifiez l’authenticité des factures et évitez les paiements en double ou frauduleux grâce à des outils de contrôle performants.
- Traitement accéléré : gagnez jusqu’à 70 % de temps grâce au traitement en masse pour des flux de documents à fort volume.
- Intégration simple : connectez-vous à plus de 50 systèmes (ERP, CRM, logiciels comptables, etc.) pour fluidifier vos opérations.
- Support multilingue mondial : traitez des factures dans plus de 100 langues pour faciliter les transactions internationales.
- Accès direct au réseau Peppol : utilisez le Point d’Accès Peppol certifié de Doxis pour une facturation électronique sécurisée et fiable.
Avec une sécurité certifiée ISO et une conformité RGPD, Doxis AI.dp simplifie la gestion des factures tout en réduisant les coûts et les erreurs. Réservez une démo gratuite dès aujourd’hui ou contactez notre équipe pour en savoir plus !
FAQ
Une facture PDF est conçue pour être lue par des humains, tandis qu’une facture électronique est formatée pour être traitée automatiquement par des ordinateurs. Les factures électroniques utilisent des formats structurés comme XML, ce qui facilite leur intégration aux systèmes métiers tels que les logiciels ERP.
Oui, vous devez avoir accès à un Point d’Accès Peppol certifié, soit via votre propre infrastructure, soit par l’intermédiaire d’un fournisseur comme Doxis AI.dp, qui simplifie le processus.
Peppol n’est pas obligatoire partout, mais de nombreux pays l’adoptent pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G) ainsi qu’entre entreprises (B2B), notamment en Europe. Pour connaître la réglementation en vigueur dans votre pays, consultez ce guide sur la facturation électronique.
Oui, Doxis AI.dp est flexible et fonctionne avec des factures provenant d’une grande variété de secteurs, en s’adaptant à différents formats et exigences.
Doxis est certifié ISO et conforme au RGPD, ce qui signifie que vos données sont protégées selon les normes de sécurité les plus strictes.
Vous pouvez commencer dès maintenant en réservant une démo gratuite. Les délais de mise en œuvre dépendent de votre configuration et de vos besoins spécifiques.
Si vous mettez en place votre propre Point d’Accès, des frais d’enregistrement et de maintenance sont à prévoir. Faire appel à un fournisseur certifié comme Doxis peut souvent être plus économique.