Facturen van vracht komen vaak niet overeen met wat er is besteld of geleverd. Ladingen veranderen, aantallen wijzigen en vervoerders brengen soms routes of pallets in rekening die niet kloppen met de gegevens uit het magazijn. De benodigde data staat verspreid over TMS-exports, e-mails, PDF’s en ERP-systemen. Hierdoor is het afstemmen van deze gegevens traag en inconsistent.
Dit is geen klein probleem. Maar liefst 57% van de logistiek managers geeft aan dat vertragingen worden veroorzaakt door fouten in documenten, waaronder onjuiste of ontbrekende data op facturen. Wanneer de vrachtbrief, de inkooporder en de factuur niet op elkaar aansluiten, krijgt je team te maken met disputen, onverwachte kosten en vermijdbare vertragingen.
Toch vertrouwen veel logistieke organisaties nog op handmatige controles om vrachtbrieven met inkooporders te vergelijken en facturen te controleren. Zonder automatisering zijn afwijkingen, dubbele kosten en prijsverschillen lastig op te sporen, zeker wanneer de volumes toenemen.
In deze blog leer je wat het reconciliëren van vrachtbrieven en inkooporders precies inhoudt, waarom het cruciaal is voor de nauwkeurigheid van je facturatie en hoe AI dit hele proces kan automatiseren.
Key Takeaways
- Vrachtbrieven, inkooporders en facturen komen vaak niet met elkaar overeen. Dit zorgt voor vertragingen, disputen en kosten die je liever vermijdt.
- Maar liefst 57% van de logistiek managers rapporteert vertragingen door fouten in documenten, waarbij onjuiste of ontbrekende factuurgegevens de grootste boosdoener zijn.
- Door middel van matching controleer je aantallen, gewichten, routes en tarieven nog voordat een betaling wordt goedgekeurd.
- Handmatige controles zijn traag en inconsistent. Dat merk je vooral wanneer documenten uit verschillende systemen en van diverse vervoerders komen.
- AI-automatisering vergelijkt gegevens van de inkooporder, vrachtbrief en factuur razendsnel met elkaar. Hierdoor worden verschillen, dubbele kosten of onjuiste bedragen direct gemarkeerd.
Wat betekent het reconciliëren van vrachtbrieven en inkooporders?
Het matchen van vrachtbrieven en inkooporders is het proces waarbij je controleert of wat er in je TMS is gepland, besteld en ingepland, ook daadwerkelijk is opgehaald, vervoerd en geleverd. Het is een cruciale operationele controle die ervoor zorgt dat de verzendgegevens nauwkeurig zijn voordat ze doorgaan naar de financiële validatie en betaling.
Dit is hoe de verschillende gegevensbronnen in het proces passen:
Ordergegevens (uit ERP of TMS)
De inkooporder bevat de details van de geplande zending: het aantal pallets, SKU’s, gewichten, afmetingen, de ophaal- en afleverlocaties en de overeengekomen transporttarieven. Dit vertegenwoordigt wat de bedoeling was om te verzenden en tegen welke verwachte kosten.
Vrachtbrief (uitvoeringsdetails)
Vrachtbrieven laten zien wat er daadwerkelijk is gebeurd tijdens het transport. Dit bevat meestal gescande pakbonnen, bevestigde pallet aantallen, werkelijke gewichten, tijdstempels, route-informatie en uitzonderingen zoals tekorten, schades of deelleveringen. Dit is de operationele waarheid van de zending.
Factuur (facturatie door de vervoerder)
Zodra een zending is voltooid, stuurt de vervoerder een factuur voor de transportdienst. Dit document vermeldt de gefactureerde pallets, gewichten, toeslagen, kosten voor de route of afstand, brandstoftoeslagen en het totale bedrag dat betaald moet worden.
Waarom moet je deze gegevens vergelijken?
In theorie zouden alle drie de bronnen dezelfde zending moeten beschrijven, maar in de praktijk is dat zelden het geval. Door inkooporders, gegevens van de vrachtbrieven en facturen met elkaar te vergelijken, zorg je ervoor dat:
- De gefactureerde goederen exact overeenkomen met wat er daadwerkelijk is geleverd.
- Gewichten en pallet aantallen in alle systemen gelijk zijn.
- Tarieven en toeslagen altijd de gemaakte contractafspraken volgen.
- Geen dubbele of onjuiste kosten ongemerkt worden goedgekeurd.
Stel dat een vervoerder een factuur stuurt voor 14 pallets, maar het magazijn er bij aankomst slechts 12 heeft gescand. Met een goede vergelijking vang je dit verschil direct op. Ook wanneer een routeafwijking zorgt voor een hogere gefactureerde afstand, kun je dit controleren aan de hand van de vrachtbriefgegevens voordat je de betaling goedkeurt.
Dit vergelijkingsproces creëert een betrouwbare en controleerbare keten van inkooporder naar uitvoering naar factuur. Het is een onmisbare stap om te voorkomen dat je te veel betaalt en om factuurverschillen of zelfs fraude binnen je logistieke operatie tegen te gaan.
Waarom reconciliatie cruciaal is
Het reconciliëren van inkooporders, vrachtbrieven en facturen is meer dan een standaard controle. Het is een vangnet dat logistieke organisaties beschermt tegen onnodige transportkosten, disputen over zendingen, onjuiste facturatie en compliance-risico’s.
Zendingen verlopen zelden precies zoals gepland. Zelfs kleine afwijkingen kunnen al zorgen voor financiële verschillen. Veelvoorkomende redenen waarom deze gegevens niet overeenkomen zijn:
- Verschillen in aantallen door tekorten (manco’s), laadfouten of deelleveringen.
- Afwijkingen in gewicht of pallet aantallen die invloed hebben op de berekende tarieven.
- Ongeplande routewijzigingen die de prijs op basis van afstand veranderen.
- Toeslagen zonder bewijslast, zoals kosten voor een laadklep of extra wachttijden.
- Onjuiste of ontbrekende referenties, wat het matchen van de documenten ingewikkeld maakt.
- Timing-problemen waarbij de factuur al binnen is voordat de afleverbevestiging in het systeem staat.
- Menselijke fouten tijdens het scannen van de vrachtbrieven, de data-invoer of bij de documentatie van de vervoerder.
Zonder een consistent proces voor deze afstemming vallen deze verschillen vaak pas op nadat de betaling al is gedaan. Dit maakt het terugvorderen van bedragen lastig en tast direct je winstgevendheid aan.
Wat logistieke teams controleren tijdens de matching
Om te verifiëren of de zending en de factuur correct zijn, vergelijken teams de volgende gegevens:
- Pallet- of pakketaantallen: Komen de aantallen op de factuur overeen met de pakbon?
- Totaal- en nettogewichten: Zijn er afwijkingen die invloed hebben op het tarief?
- SKU’s of artikelcodes: Indien van toepassing, klopt de inhoud van de zending?
- Geplande vs. werkelijke route: Is de gereden afstand conform de afspraak?
- Contracttarieven vs. gefactureerde tarieven: Worden de juiste transporttarieven gehanteerd?
- Toeslagen: Denk aan brandstof (BAF), tol, wachttijden of kosten voor extra handelingen (detention).
- Tijdstempels en afleverbewijzen (POD): Is de zending op tijd en volgens afspraak geleverd?
- Vervoerdersreferenties en ritnummers: Zijn de documenten aan de juiste rit gekoppeld?
- Regeltotalen en factuurtotalen: Klopt de optelsom van alle individuele kostenposten?
Elk verschil kan een teken zijn van een foutieve facturatie, een fout in het proces of zelfs een poging om dubbele of onjuiste kosten in rekening te brengen.
Waarom dit belangrijk is voor logistieke operaties
1. Voorkom onjuiste betalingen
Door de gegevens goed af te stemmen, zorg je ervoor dat vervoerders alleen worden betaald voor de zendingen die daadwerkelijk zijn afgeleverd. Hierbij wordt gecontroleerd op de juiste aantallen, gewichten en de afgesproken tariefstructuren. Dit stopt overfacturatie en voorkomt dat je betaalt voor zendingen die onvolledig of onjuist waren.
2. Verlaag het risico op fraude
Frauduleuze of dubbele facturen bevatten vaak afwijkingen die pas opvallen wanneer je ze vergelijkt met de onderliggende inkooporder- en vrachtbriefgegevens. Een consistente controle maakt het eenvoudiger om onregelmatigheden in de facturatie op te sporen voordat de betaling wordt verzonden.
3. Los disputen sneller op
Door verschillen vroegtijdig te signaleren, kunnen de logistieke afdeling, de crediteurenadministratie en de vervoerders problemen oplossen voordat ze escaleren. Duidelijke bewijslast vanuit de ladinggegevens vermindert het heen-en-weer mailen en verkort de tijd die nodig is voor een oplossing.
4. Verbeter de relatie met vervoerders
Tijdige en nauwkeurige betalingen bouwen vertrouwen op. Door proactief om te gaan met factuurverschillen, voorkom je betalingsvertragingen en onnodige spanningen. Dit helpt je om gezonde partnerschappen met je transporteurs te behouden.
5. Versterk compliance en audit-readiness
Een gedocumenteerde keten van inkooporder naar vrachtbrief naar factuur verhoogt de financiële transparantie. Het zorgt voor een duidelijke audit trail en ondersteunt je bij het voldoen aan compliance-eisen, wat vooral in gereguleerde sectoren essentieel is.
Voor logistieke teams die grote volumes zendingen verwerken, is een systematische controle een onmisbare stap. Het waarborgt de financiële nauwkeurigheid, vermindert operationele frictie en beschermt je marges.
Handmatig versus geautomatiseerd matchen
Sommige logistieke teams vertrouwen nog steeds sterk op handmatige controles om inkooporders, vrachtbrieven en facturen met elkaar te vergelijken. Hoewel dit werkt bij lage verzendvolumes of een klein aantal vervoerders, wordt het proces traag, inconsistent en foutgevoelig zodra je operatie groeit. Automatisering vervangt repetitieve controles door een snelle, gestructureerde verificatie. Hierdoor kan je team zich concentreren op het oplossen van de uitzonderingen die er echt toe doen.
Handmatige afstemming
In een handmatige workflow verzamelen de logistieke en financiële teams de facturen van vervoerders, pakbonnen en gegevens uit het TMS of ERP, om deze vervolgens regel voor regel te vergelijken. Ze schakelen voortdurend tussen PDF’s, spreadsheets, TMS-schermen, ladingsrapporten en e-mailthreads om te controleren of de aantallen, gewichten, routes en tarieven kloppen.
De meest voorkomende uitdagingen:
- Visuele controle: Het op het oog vergelijken van pallet-aantallen of gewichtstabellen in verschillende documenten.
- Systeem-switchen: Constant schakelen tussen het TMS, WMS, ERP, gescande PDF’s en e-mailbijlagen.
- Inconsistente formaten: Vervoerders leveren facturen aan in verschillende formaten, zoals PDF’s, foto’s of scans.
- Ontbrekende gegevens: Ontbrekende of onjuiste verzendreferenties die het matchen vertragen.
- Communicatie-chaos: Veel heen-en-weer mailen om tekorten of routeafwijkingen op te helderen.
- Geen standaard: Het ontbreken van een gestandaardiseerde workflow voor het oplossen van verschillen.
- Financieel risico: Een verhoogde kans op te veel betalen of het over het hoofd zien van dubbele facturen.
Wanneer werkt dit het best? In kleine operaties met een laag volume, voorspelbare zendingen, vertrouwde vervoerders en een consistente documentatie.
Geautomatiseerde afstemming
Geautomatiseerde afstemming bundelt al je documenten op één plek. Het systeem leest gegevens uit met behulp van OCR en AI en vergelijkt inkooporders, vrachtbrieven en facturen volledig automatisch. Eventuele verschillen worden direct gesignaleerd, waarna alleen de uitzonderingen worden doorgestuurd naar het juiste team.
De belangrijkste voordelen:
- Snellere verificatie: Controles van zendingen en facturen gebeuren binnen enkele seconden.
- Hogere nauwkeurigheid: AI controleert gegevens consistent zonder de foutgevoeligheid van handmatige invoer.
- Schaalbare operaties: Verwerk duizenden zendingen zonder dat je extra personeel nodig hebt.
- Fraude-preventie: Het systeem detecteert automatisch dubbele facturen of gemanipuleerde documenten.
- Gestandaardiseerde workflows: Uitzonderingen worden direct naar de juiste afdeling gestuurd, of dat nu het magazijn, de planning of de crediteurenadministratie is.
- Audit-proof documentatie: Elke controle en elke stap in het oplossen van een verschil wordt gelogd voor een volledige audit trail.
Wanneer werkt dit het best? In logistieke operaties met middelgrote tot grote transportvolumes, een groot netwerk aan vervoerders of wanneer facturen in veel verschillende formaten binnenkomen.
Hoe je inkooporders, vrachtbrieven en facturen automatisch afstemt
Het handmatig vergelijken van deze documenten is traag en inconsistent, zeker wanneer het aantal zendingen groeit of vervoerders facturen in verschillende formaten sturen. Door dit proces te automatiseren, zorg je ervoor dat elke factuur wordt gecontroleerd aan de hand van de juiste verzendgegevens, zonder dat je logistieke of financiële teams worden opgehouden.
Hieronder vind je een praktische workflow voor een geautomatiseerde afstemming.
Stap 1: Centraliseer en importeer je documenten
Verzamel alle relevante verzenddocumenten in één systeem:
- Facturen van vervoerders.
- Geplande ordergegevens uit je TMS of ERP.
- Ladinggegevens uit het WMS, van scanners of pakbonnen.
- Ondersteunende documenten zoals afleverbewijzen (POD’s) of weegbonnen.
Het systeem moet verschillende bronnen van binnenkomst accepteren, zoals e-mail, SFTP, portalen van vervoerders, API’s of cloudopslag. Door deze documenten te centraliseren, hoef je geen informatie meer uit verschillende tools te verzamelen voordat de controle begint.
Stap 2: Belangrijke data uitlezen met OCR en AI
Gebruik slimme OCR om de inhoud van facturen en vrachtbrieven te lezen, zelfs als het om scans of foto’s gaat. Het systeem haalt de relevante velden eruit, zoals:
- SKU’s of artikelcodes (indien van toepassing).
- Afgesproken en gefactureerde transporttarieven.
- Referenties van de vervoerder en ritnummers.
- Data, tijdstempels en afleverlocaties.
De AI standaardiseert vervolgens alle gegevens, zoals maateenheden, valuta, tijdstempels en afstandseenheden, om de data klaar te maken voor de vergelijking.
Stap 3: Vrachtbrieven versus inkooporders matchen
Voordat een factuur kan worden gecontroleerd, moet het systeem vaststellen wat er gepland was versus wat er daadwerkelijk is uitgevoerd. De automatische matching vergelijkt:
- Bestelde versus geleverde aantallen.
- Geplande versus werkelijke gewichten.
- Verwachte versus werkelijke routes of afstanden.
- Geplande versus werkelijke tijdstempels voor ophalen en afleveren.
- Ontbrekende of extra pallets.
- Manco’s, schades of deelleveringen.
Eventuele verschillen tussen de inkooporder en de werkelijke vrachtbrief worden automatisch meegenomen naar de stap van de financiële validatie.
Stap 4: Gegevens van de vrachtbrief vergelijken met de factuur
In deze stap controleert het systeem of de factuur een nauwkeurige weerspiegeling is van de daadwerkelijk uitgevoerde vrachtbrief.
Voorbeelden van automatische controles:
- Aantallen: De vervoerder factureert 14 pallets, maar de ladinggegevens bevestigen er slechts 12.
- Toeslagen: De factuur bevat een brandstoftoeslag (BAF) die ontbreekt in de oorspronkelijke inkooporder.
- Afstanden: De gefactureerde afstand komt niet overeen met de routegegevens uit het GPS of TMS.
- Gewichtsklassen: De prijs per gewichtsklasse (staffel) komt niet overeen met het geregistreerde gewicht.
- Dubbele facturen: Een factuur met een identiek bedrag en referentienummer wordt direct herkend als mogelijke duplicaat.
Met tolerantie-instellingen kun je zelf bepalen welke afwijkingen acceptabel zijn, zoals een verschil van ±1 pallet of een prijsvariatie van ±2%.
Stap 5: Verschillen identificeren en markeren
Het systeem signaleert afwijkingen direct en presenteert deze in een overzichtelijk, visueel formaat. Denk hierbij aan:
- Afwijkingen in aantallen (manco’s).
- Gewichtsverschillen die invloed hebben op de prijsstaffels.
- Onjuiste of ontbrekende toeslagen.
- Dubbele of eerder verwerkte facturen.
- Verschillen in route of afstand.
- Niet-goedgekeurde tariefwijzigingen.
Alle verschillen worden automatisch gelogd en direct beschikbaar gesteld voor de juiste gebruikersgroep binnen je organisatie.
Stap 6: Uitzonderingen routeren voor beoordeling
Niet elk verschil hoeft het hele proces direct te blokkeren. Geautomatiseerde workflows sturen specifieke problemen direct naar het juiste team:
- Magazijn of logistiek: Bij verschillen in aantallen of gewicht.
- Inkoop (Procurement): Bij tariefafwijkingen of afspraken die niet stroken met het contract.
- Crediteurenadministratie: Bij dubbele facturen, fraude-indicatoren of onduidelijke kosten.
Een naast elkaar vergelijking helpt de beoordelaars om problemen snel op te lossen zonder dat ze hoeven te schakelen tussen verschillende systemen.
Stap 7: Matchende facturen goedkeuren en verwerken
Wanneer alle velden kloppen, of wanneer goedgekeurde afwijkingen binnen de gestelde marges vallen, worden facturen automatisch doorgezet voor betaling. Er wordt een volledige audit trail opgeslagen, met daarin:
- De uitgelezen data.
- Alle gemaakte vergelijkingen.
- De gevonden verschillen.
- De ondernomen acties en de uiteindelijke goedkeuring.
Dit verhoogt de transparantie en compliance binnen zowel de logistieke als de financiële workflows.
Vrachtbrief-, inkooporder- en factuurmatching automatiseren met Klippa DocHorizon
Geautomatiseerde afstemming werkt het best wanneer je technologie verschillende formaten van vervoerders, verzenddocumenten en factuurlay-outs met een constante nauwkeurigheid kan verwerken. Klippa DocHorizon brengt al deze mogelijkheden samen in één platform.
Met Klippa DocHorizon kun je:
- Facturen, inkooporders,vrachtbrieven en pakbonnen in PDF, afbeeldingen, spreadsheets en EDI-formaten lezen en verwerken.
- Belangrijke verzend- en facturatiegegevens uitlezen met een nauwkeurigheid van meer dan 99%, zelfs uit ongestructureerde documenten van vervoerders.
- Gefactureerde kosten vergelijken met orderdetails, vrachtbrieven en contracttarieven als onderdeel van een begeleide workflow.
- Dubbele of gemanipuleerde documenten detecteren met behulp van gelaagde fraudedetectie en anomalie-analyse.
- Grote batches facturen verwerken voor logistieke operaties met hoge volumes.
- Integreren met TMS-, ERP-, WMS- en boekhoudsystemen via een API om end-to-end workflows te ondersteunen.
Klippa DocHorizon biedt een sterke basis voor het opzetten van matching-workflows. Ons team kan je helpen bij het configureren van de logica en de integraties die nodig zijn voor jouw specifieke operationele omgeving. Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Boek een demo of neem contact met ons op om de mogelijkheden te ontdekken.
FAQ
Het matchen van vrachtbrieven en inkooporders is het proces waarbij je controleert of de geplande zending in je TMS of ERP (aantallen, gewichten, routes, tarieven) overeenkomt met wat er werkelijk is opgehaald, vervoerd en afgeleverd. Dit zorgt voor een nauwkeurige administratie voordat facturen worden goedgekeurd en betaald.
2. Waarom komen facturen vaak niet overeen met de inkooporder of leveringsgegevens?
Vrachtbrieven veranderen regelmatig door manco’s, deelleveringen, gewichtsafwijkingen, routeaanpassingen of laadfouten. Daarnaast gebruiken vervoerders vaak verschillende factuurformaten of voegen ze toeslagen toe die niet in de oorspronkelijke gegevens van de vrachtbrief staan. Deze verschillen zorgen voor frictie tussen de inkooporder, de vrachtbrief en de uiteindelijke factuur.
3. Wat veroorzaakt vertragingen bij zendingen door transportdocumentatie?
Fouten in documenten zijn een belangrijke oorzaak van vertraging. 57% van de logistiek managers meldt vertragingen door onjuiste of ontbrekende gegevens op facturen. Deze fouten vereisen onderzoek, correcties of het opnieuw uitgeven van documenten voordat de betaling kan worden gedaan of de zending kan worden vrijgegeven.
4. Waarom is het afstemmen van facturen belangrijk?
Een goede afstemming zorgt ervoor dat vervoerders nauwkeurig worden betaald. Het voorkomt overfacturatie, dubbele facturen, ongedocumenteerde toeslagen en prijsverschillen op basis van de route. Daarnaast ondersteunt het je compliance en audit-readiness door een duidelijke keten te creëren van order naar uitvoering naar factuur.
5. Wat zijn de risico’s van handmatige controle?
Handmatige controles zijn traag en inconsistent. Teams moeten voortdurend schakelen tussen PDF’s, spreadsheets, TMS/WMS/ERP-schermen en e-mails. Dit vergroot de kans op menselijke fouten, dubbele betalingen, gemiste afwijkingen en onopgeloste factuurgeschillen.
6. Met welke systemen kan Klippa DocHorizon koppelen?
Klippa integreert via een API met alle bekende TMS-, ERP-, WMS- en boekhoudsystemen. Hierdoor kunnen gegevens over de zending, de vrachtbrief en de factuur direct tussen systemen stromen zonder dat er handmatige uploads nodig zijn.
7. Hoe verbetert Klippa ons proces voor factuurcontrole?
Klippa automatiseert de intake van documenten, de data-extractie, de matching en de detectie van verschillen in de goedkeuringsflow. Het vermindert handmatig werk aanzienlijk, voorkomt dat je te veel betaalt, detecteert fraude en versnelt de goedkeuring van facturen terwijl er een volledige audit trail behouden blijft.