De wereldwijde handel bereikte in 2024 een recordhoogte van $33 biljoen. Deze stijging in B2B-transacties zorgt voor een enorme groei in het aantal inkooporders dat dagelijks bij leveranciers binnenstroomt.
Voor leveranciers is de orderverwerking een cruciale stap in het verkoop- en distributieproces. Elk document bevat essentiële informatie: van bestelde aantallen en prijzen tot leveringsvoorwaarden. Maar wanneer deze orders binnenkomen in diverse formaten, zoals Pdf’s, scans, e-mails of zelfs op papier, wordt de handmatige gegevensinvoer een tijdrovende en foutgevoelige klus.
Het goede nieuws? Dit proces kan volledig worden geautomatiseerd.
In deze blog laten we zien hoe je de verwerking van inkooporders automatiseert met behulp van slimme data–extractie. We duiken in de voordelen voor jouw bedrijf: van snellere doorlooptijden tot een foutloze integratie met je ERP-systeem.
Key Takeaways
- Automatisering versnelt het traject van aanvraag tot betaling door handmatige invoer te vervangen met OCR-technologie en ERP-integratie.
- Two-way matching (inkooporder vs factuur) en three-way matching (inkooporder vs pakbon vs factuur) voorkomen fouten en factuurfraude.
- Integratie met ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, AFAS en Exact Online zorgt voor real time inzicht en volledige controle.
- Schaalbare processen maken het verwerken van grote volumes inkooporders mogelijk zonder extra personeelskosten.
Wat is een inkooporder?
Een inkooporder is een juridisch bindend document dat een koper naar een verkoper stuurt. Je gebruikt dit document om officieel de aankoop van goederen of diensten aan te vragen, maar het dient ook om de verkoop tussen beide partijen vast te leggen. Een typische inkooporder bevat informatie die essentieel is voor de duidelijkheid en de naleving van de transactie:
- Contactgegevens van de koper: Telefoonnummer, adres en e-mailadres.
- Inkoopordernummer: Ook wel het PO-nummer genoemd.
- Orderdetails: Een beschrijving van de artikelen, het aantal, de prijs per eenheid en het totale bedrag.
- Leveringsinformatie: De verzenddatum, het afleveradres en specifieke instructies.
- Betalingsvoorwaarden: De uiterste betaaldatum, valuta en eventuele kortingen.
- Handtekeningen: Eventuele handtekeningen van zowel de koper als de leverancier.
Wat houdt de verwerking van inkooporders in?
De verwerking van inkooporders omvat de stappen die je als leverancier neemt om binnenkomende inkooporders van klanten af te handelen. Dit proces bestaat uit het ontvangen van de order (meestal via e-mail of een portaal), het uitlezen van de relevante details, het controleren van de informatie en het invoeren van de gegevens in interne systemen zoals een ERP of een orderbeheersysteem.
Een efficiënte orderverwerking zorgt voor een nauwkeurige uitvoering van de bestelling, tijdige levering en een soepele workflow. Maar wanneer inkooporders in verschillende formaten binnenkomen zoals Pdf’s, scans en e-mails, wordt de handmatige verwerking al snel tijdrovend en foutgevoelig.
Waarom zou je de verwerking van inkooporders automatiseren?
Het automatiseren van inkooporders versnelt het traject van aanvraag tot betaling, voorkomt fouten en verlaagt kosten door handmatige invoer te vervangen met OCR-technologie en slimme ERP-integratie.
Traditioneel verloopt de verwerking van inkooporders handmatig, via typen, kopiëren & plakken en het vergelijken van documenten. Dit kost tijd, verhoogt de kans op fouten en maakt het proces minder transparant. In een tijd waarin snelheid, nauwkeurigheid en compliance cruciaal zijn, vormt automatisering een strategische oplossing:
- Minder menselijke handelingen: OCR leest en verwerkt inkooporders rechtstreeks uit e-mails, scans of PDF’s.
- Automatische gegevenscontrole: Two-way matching vergelijkt factuur en inkooporder om prijs- en dataverschillen te detecteren. Three-way matching gaat verder door ook de pakbon mee te nemen, wat fraude voorkomt en leveringsafwijkingen zichtbaar maakt.
- Real time inzichten: Integratie met ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365, SAP en AFAS maakt administratie altijd actueel.
- Schaalbaarheid: Door de verwerking van inkooporders te automatiseren kan je eenvoudig opschalen naar grotere volumes, zonder extra personeelskosten.
Automatisering tilt de inkoopfunctie van een uitvoerende taak naar een geoptimaliseerd proces met hoog niveau van controle en integriteit.
Belangrijkste voordelen van geautomatiseerde inkooporderverwerking
Geautomatiseerde verwerking van inkooporders verbetert snelheid, nauwkeurigheid en transparantie, en levert aantoonbare kostenbesparingen op voor organisaties in elke sector.
Hogere verwerkingssnelheid
Door gebruik te maken van OCR-technologie wordt handmatig overtypen volledig vervangen. Inkoopordergegevens uit e-mails, scans of pdf’s zijn binnen enkele seconden beschikbaar voor verwerking. Dit zorgt voor snellere goedkeuringen, kortere doorlooptijden en een soepelere samenwerking tussen afdelingen en leveranciers.
Minder fouten en fraude
Automatisering maakt het mogelijk om two-way matching (inkooporder versus factuur) en three-way matching (inkooporder, pakbon en factuur) direct uit te voeren. Hierdoor worden afwijkingen in prijs, hoeveelheid of leveringsstatus direct gedetecteerd en verdachte transacties geblokkeerd voordat betaling plaatsvindt.
Lagere operationele kosten
Wanneer menselijke input en handmatige controles grotendeels verdwijnen, neemt ook het aantal benodigde administratieve uren af. Dit verlaagt de personeelskosten en voorkomt dure correcties die voortkomen uit fouten. Bedrijven realiseren hiermee structurele besparingen.
Real time transparantie en controle
Integratie met ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365, SAP, AFAS en Exact Online zorgt ervoor dat alle gegevens altijd actueel zijn. Managers en controllers hebben real-time inzicht in openstaande inkooporders, leveranciersprestaties en betalingsstatus, wat essentieel is voor compliance en snelle besluitvorming.
Schaalbaarheid en consistentie
Gestructureerde en gestandaardiseerde processtappen maken het mogelijk om een groeiend aantal inkooporders probleemloos te verwerken, ongeacht het aantal bedrijfslocaties of internationale activiteiten. Dezelfde workflows en kwaliteitscontroles gelden overal, wat de consistentie en betrouwbaarheid van het proces verhoogt.
Hoe werkt het automatisch verwerken van binnenkomende inkooporders
Als leverancier zijn inkooporders het formele startpunt van je verkoop- en distributieproces. Ze bepalen precies wat de klant bestelt. Het snel en nauwkeurig verwerken van deze orders is essentieel voor een goede service en een gezonde cashflow.
Dit is hoe het geautomatiseerde verwerkingsproces van een inkooporder er meestal uitziet:
1. Inkooporders ontvangen
Het proces begint zodra een klant een inkooporder indient, vaak via e-mail, een portaal, als PDF of zelfs als gescand document op papier. Deze documenten bevatten alle gemaakte afspraken over producten of diensten, aantallen, leveringsvoorwaarden en prijzen. De uitdaging hierbij is dat ze vaak ongestructureerd binnenkomen, waardoor ze lastig handmatig te verwerken zijn.
2. Ordergegevens vastleggen en uitlezen
Traditioneel gezien bekijkt iemand de inkooporder handmatig en voert de gegevens in het orderbeheersysteem of ERP-systeem in. Met behulp van Intelligent Document Processing (IDP) kun je deze stap automatiseren. Software leest de belangrijkste velden uit, zoals klantgegevens, orderregels, het inkoopordernummer en data, ongeacht het bestandsformaat.
3. De informatie controleren
Nadat de gegevens zijn uitgelezen, moeten ze worden gecontroleerd. Kloppen de aantallen en artikelcodes? Komt de gevraagde leverdatum overeen met je voorraad of productieplanning? Automatische controles kunnen problemen al in een vroeg stadium signaleren, nog voordat de order verder wordt verwerkt of verzonden.
4. De order bevestigen
Als alles klopt, wordt de inkooporder bevestigd en de order definitief aangemaakt in je interne systeem. Worden er verschillen gevonden, zoals een afwijkende prijs of onvolledige informatie? Dan kun je direct actie ondernemen door om opheldering te vragen of de order (deels) te weigeren.
5. Gegevens doorsturen naar het juiste systeem
Tot slot worden de verwerkte en gecontroleerde gegevens naar de juiste bestemming gestuurd: je ERP, CRM, magazijnsysteem of een gedeeld spreadsheet, afhankelijk van je workflow. Dankzij automatisering verloopt deze overdracht naadloos. Dit maakt een einde aan het knippen en plakken van gegevens en vermindert de handmatige inspanning aanzienlijk.
De overstap van een handmatige naar een automatische verwerking van inkooporders zorgt ervoor dat je team orders sneller kan verwerken, de kans op menselijke fouten afneemt en er meer tijd vrijkomt voor strategisch werk.
Automatiseer de verwerking van inkooporders met Klippa DocHorizon
Het automatiseren van je inkooporderproces hoeft niet complex te zijn. Met Klippa DocHorizon, onze krachtige AI-gedreven oplossing voor Intelligente Document Verwerking (IDP), digitaliseer en optimaliseer je elke stap: van het herkennen van documenten tot het automatisch matchen en archiveren. Het resultaat is minder fouten, lagere kosten en een proces dat schaalbaar en compliant is.
Met één platform combineer je OCR-technologie, workflow automatisering en ERP-integraties om de verwerking van inkooporders slimmer, sneller en veiliger te maken.
Belangrijkste kenmerken van Klippa DocHorizon:
- OCR-herkenning van gescande inkooporders, PDF’s en e-mails voor directe dataverwerking
- Two-way en three-way matching voor het detecteren van afwijkingen en voorkomen van factuurfraude
- Real time integratie met populaire ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, AFAS, Exact Online en nog veel meer
- Mobiel scannen vanaf smartphone of tablet, altijd en overal
- Automatische classificatie en archivering van documenten voor eenvoudig terugvinden en audits
- Gegevens anonimisering om privacy en compliance te waarborgen
- Meertalige ondersteuning voor internationale workflows
Wil je ontdekken hoe Klippa DocHorizon jouw inkooporderproces kan versnellen en verbeteren? Neem vandaag nog contact op of boek een gratis demo om de mogelijkheden zelf te ervaren.
FAQ
Een inkooporder is een juridisch bindend document dat een koper naar een leverancier stuurt om een aankoop formeel vast te leggen. Het bevat gegevens zoals productomschrijving, aantallen, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden.
2. Wat is het verschil tussen 2-way en 3-way matching?
– Two-way matching vergelijkt de inkooporder met de factuur om afwijkingen in prijzen of aantallen te detecteren.
– Three-way matching vergelijkt daarnaast ook de ontvangstbon, wat fraude voorkomt en levertijd- of kwaliteitsproblemen aan het licht brengt.
3. Hoe werkt OCR bij het automatiseren van inkooporders?
OCR (Optical Character Recognition) zet gescande, gefaxte of gemailde inkooporders om naar gestructureerde data. Zo kan de softwaregegevens direct uitlezen en verwerken, zonder handmatig overtikken.
4. Welke ERP-systemen kunnen integreren met Klippa DocHorizon?
Klippa DocHorizon integreert o.a. met SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, AFAS en Exact Online. Integratie zorgt voor automatische synchronisatie van orders en facturen in je administratie.
5. Wat zijn de belangrijkste voordelen van automatisering?
Snellere verwerking van orders, minder menselijke fouten, betere fraudepreventie, realtime inzicht in status en voorraad, lagere operationele kosten en een schaalbaar proces.
6. Hoeveel inkooporders kunnen volledig automatisch verwerkt worden?
Afhankelijk van de datakwaliteit en procesinrichting kan tot 99% volledig automatisch verlopen, zonder menselijke tussenkomst.
7. Hoe helpt automatisering bij compliance?
Automatisering legt alle stappen vast in een audittrail, ondersteunt meertalige workflows en voldoet aan privacywetgeving door anonimisering van gevoelige gegevens.
8. Werkt Klippa DocHorizon ook voor internationale bedrijven?
Ja. Klippa ondersteunt meertalige OCR-herkenning en internationale integraties voor ERP-systemen, waardoor het geschikt is voor gebruik in in alle landen die het Latijnse alfabet gebruiken.