Goederen naar de EU vervoeren is complex door het Import Control System 2 (ICS2). Dit veiligheidsprogramma verplicht logistiek dienstverleners om summiere aangifte bij binnenbrengen, ook wel Entry Summary Declarations (ENS), in te dienen voor vertrek. De uitdaging is dat de vereiste douane-informatie vaak verspreid staat over meerdere documenten, wat de extractie van deze data lastig maakt.
Het handmatig invoeren van al deze details tegen strakke deadlines verhoogt de druk op al drukke operaties. Zelfs één foutief of ontbrekend datapunt kan al leiden tot vertragingen, douanecontroles of flinke boetes. Deze tegenslagen schaden het klantvertrouwen en verhogen de kosten voor je bedrijf aanzienlijk.
Automatisering neemt deze blokkade weg. Optical Character Recognition (OCR) en Intelligent Document Processing (IDP) leggen elk benodigd datapunt uit vrachtbrieven binnen seconden vast, met wel 99 procent nauwkeurigheid. Dit zorgt ervoor dat ENS-indieningen snel en betrouwbaar aan ICS2-eisen voldoen, zodat je goederen blijven stromen zonder stress over compliance.
In deze blog bespreken we wat ICS2 precies is, de bijbehorende uitdagingen, waarom handmatige verwerking niet meer werkt en hoe automatisering je helpt compliant te blijven terwijl je de efficiëntie verbetert.
Key Takeaways
- ICS2 is een gefaseerd EU-douaneprogramma dat gedetailleerde Entry Summary Declarations (ENS) eist voordat goederen arriveren of worden geladen.
- Vereiste ENS-data omvat HS-codes, exacte productomschrijvingen, gewichten, EORI-nummers en volledige gegevens van zowel de verzender als de ontvanger.
- Deze datapunten zitten vaak verscholen in ongestructureerde documenten zoals facturen, Air Waybills, Bills of Lading en diverse paklijsten.
- Handmatige invoer is traag, foutgevoelig en past niet binnen de strikte deadlines die ICS2 stelt voor het laden van goederen.
- OCR en IDP automatiseren extractie en validatie van ENS-data in seconden en verlagen zo compliance-risico’s, vertragingen en operationele kosten.
Wat is ICS2 en waarom het belangrijk is voor je bedrijf
ICS2, het Import Control System 2, is het geavanceerde douane-beveiligingsprogramma van de EU. Het verplicht logistiek dienstverleners om gedetailleerde summiere aangifte bij binnenbrengen (ENS) in te dienen vóór belading of aankomst bij EU-grenzen. Het doel is een veiligere supply chain door douaniers vooraf te voorzien van accurate zendinggegevens.
Het systeem is gefaseerd ingevoerd. Fase 1 gold voor luchtvracht, gevolgd door Fase 2 die de eisen uitbreidde naar luchtvracht voor post- en koeriersdiensten. Fase 3, die nu wordt uitgerold, omvat maritiem-, weg- en spoorvervoer. Elke fase heeft de dataregels aangescherpt en de reikwijdte van de betrokken goederen vergroot.
Onder ICS2 eist de douane zeer specifieke informatie, waaronder:
- Minimaal een zescijferige HS-code voor elk item
- Gedetailleerde productomschrijvingen zonder vage termen
- Bruto- en nettogewicht per zending of regelitem
- EORI-nummers voor alle betrokken partijen
- Volledige gegevens van verzender en ontvanger
- Informatie over de transportroute
Het niet verstrekken van volledige en accurate data kan leiden tot vertragingen, vastgehouden lading of boetes. Voor logistiek dienstverleners en vervoerders is aanpassing aan deze eisen niet optioneel. Het opbouwen van een efficiënte, foutloze data invoer procedure wordt een essentieel onderdeel van zakendoen op de EU-markt.
ICS2-datavereisten en waarom ze een uitdaging vormen
Voldoen aan ICS2-normen betekent de douane voorzien van volledige, nauwkeurige data voor elke zending naar de EU. Dit gaat verder dan algemene details en vereist precisie op regelitem-niveau en partij-identificatie.
De belangrijkste vereiste datapunten zijn:
- HS-codes met minimaal zes cijfers per regelitem
- Heldere productomschrijvingen (vermijd vage termen zoals “onderdelen” of “goederen”)
- Bruto- en nettogewicht voor elke zending
- EORI-nummers voor alle partijen, inclusief verzender, ontvanger en vervoerder
- Volledige adresgegevens voor verkoper, koper en vervoerder
- Informatie over transportroutes zoals modaliteit, havens en bestemmingen
Deze data zit vaak opgesloten in diverse ongestructureerde en niet-gestandaardiseerde logistieke documenten, zoals:
- Commerciële facturen in PDF
- Gescande Air Waybills (AWB)
- Papieren Bills of Lading (BoL)
- Paklijsten en aangiften voor gevaarlijke stoffen
Handmatige extractie is tijdrovend en foutgevoelig. In drukke logistieke operaties wordt deze bottleneck verergerd door strikte ICS2-deadlines voor belading. Eén ontbrekende HS-code of foutief EORI-nummer kan leiden tot douanecontroles en vertragingen in je gehele keten.
Het probleem: Handmatige data invoer in een pre-loading wereld
De verschuiving naar het indienen van summiere aangiftes vóór belading onder ICS2 maakt handmatige data invoer problematischer dan ooit. Voorheen konden logistiek dienstverleners douanedata vaak indienen terwijl goederen al onderweg waren. Nu moet elk datapunt klaar zijn vóór belading, of het nu gaat om lucht-, zee-, weg- of railvervoer.
Dit zorgt voor diverse uitdagingen voor logistiek dienstverleners:
- Strakkere indieningstermijnen laten weinig ruimte voor fouten of herstelwerk.
- Toenemende zendingsvolumes vereisen snellere verwerking zonder extra personeel.
- Hoog compliance-risico omdat kleine fouten leiden tot controles en vertragingen.
- Operationele druk op personeel door diverse documentformaten en talen.
- Hogere kosten door overuren, herstelwerk en boetes voor gemiste deadlines.
De complexiteit wordt vergroot door documenten uit meerdere bronnen. Eén zending kan diverse commerciële facturen, Air Waybills of Bills of Lading bevatten, elk met cruciale details voor de ENS-aangifte.
Vertrouwen op handmatige invoer verhoogt niet alleen de kans op menselijke fouten, maar zet teams ook constant onder tijdsdruk. In een pre-loading omgeving kunnen vertragingen aan het begin leiden tot veel grotere verstoringen in je gehele keten.
De oplossing: Automatiseer de summiere aangifte workflow
Het overwinnen van de ICS2 uitdaging begint bij het wegnemen van de handmatige workflows. Door alle benodigde zendingsdetails razendsnel te digitaliseren en te structureren, haal je indieningstermijnen met precisie en vertrouwen.
Klippa DocHorizon combineert OCR met IDP om douane-klare data uit facturen, vrachtbrieven en andere documenten te extraheren en te valideren. Het proces is snel, nauwkeurig en ontworpen voor workflows met hoge volumes.
Geautomatiseerde regelitem-extractie voor HS-codes
ICS2 vereist exacte data op regelitem-niveau in plaats van alleen totaalbedragen.
Hoe Klippa helpt:
- Herkent en extraheert individuele regelitems uit facturen en pakbonnen
- Legt zescijferige HS-codes, goederenomschrijvingen en nettogewichten vast
- Zorgt dat elk item voldoet aan de specificatienormen van de douane
Dit voorkomt afgewezen aangiften door vage omschrijvingen of incomplete codes.
Directe digitalisering van transportdocumenten
Air Waybills (AWB), Bills of Lading (BoL) en andere documenten bevatten essentiële ENS-details.
Hoe Klippa helpt:
- Verwerkt gescande transportdocumenten binnen enkele seconden
- Extraheert informatie over verzenders, ontvangers, brutogewichten en routes
- Bereidt data voor voor zowel Master- als House ENS-aangiften
Dit versnelt de dataverzameling voor pre-loading deadlines en voorkomt vertragingen.
Data validatie en partij-identificatie
Accurate EORI-nummers en adressen zijn cruciaal voor ICS2-compliance.
Hoe Klippa helpt:
- Extraheert adresdata en controleert formaten tegen officiële registers
- Markeert onjuistheden direct vóór de uiteindelijke indiening Dit vermindert douanecontroles die worden veroorzaakt door onjuiste of incomplete partij-informatie.
- Koppelt EORI-nummers aan de juiste entiteiten binnen de zending
Dit vermindert douane-controles door onjuiste of onvolledige informatie over partijen.
Ondersteunde documenttypen voor ICS2-workflows
ICS2-compliance vereist data die vaak verspreid is over meerdere transport- en verzenddocumenten. Elke automatiseringsoplossing moet overweg kunnen met de verschillende formaten in de wereldwijde logistiek. De meest voorkomende documenttypen zijn:
- Commerciële facturen: Bevatten gespecificeerde lijsten met aantallen, waarden, HS-codes en omschrijvingen. Deze zijn essentieel voor nauwkeurige regelitem-extractie.
- Air Waybills (AWB): Geven details over verzender en ontvanger, transportroutes, vluchtinformatie en het gewicht van de lading.
- Bills of Lading (BoL): Gebruikt in de zeevracht; deze documenten bevatten zendingskenmerken, herkomst- en bestemmingshavens en vervoerdersinformatie.
- Paklijsten: Tonen artikelomschrijvingen, aantallen en gewichten die nauwkeurige ENS-data ondersteunen.
- Aangiften gevaarlijke stoffen: Certificeren gevaarlijke lading en vermelden gedetailleerde productkenmerken om aan douane- en transportregels te voldoen.
Het efficiënt verwerken van deze documenten zorgt dat alle ICS2-datapunten zoals HS-codes, EORI-nummers en routedetails klaar zijn voor indiening vóór belading.
Waarom nu automatiseren
ICS2 veiligheidsverklaringen zijn al van kracht voor alle transport mogelijkheden. Douaneautoriteiten verwachten dat alle vereiste data correct en tijdig wordt ingediend; zij hebben de bevoegdheid om vracht vast te houden of boetes op te leggen als niet aan deze normen wordt voldaan.
Wachten met het aanpassen van je processen verhoogt het risico op:
- Vertraagde lading bij de grens
- Boetes voor late of onjuiste indieningen
- Verstoorde leveringsschema’s die de klanttevredenheid schaden
- Hogere operationele kosten door overuren of herstelwerk
Door nu te handelen, zorg je dat je data-workflows klaar zijn voordat strakke deadlines geen ruimte meer laten voor fouten. Automatisering waarborgt niet alleen compliance, maar verbetert ook de efficiëntie.
Door snellere verwerking en minder handmatige taken kan je team hogere volumes beheren zonder extra personeel. Vroege adoptie geeft je bovendien een voorsprong op concurrenten die moeite hebben om de veranderende douane-eisen bij te benen.
Hoe Klippa je helpt om ICS2-compliant te blijven
Consistent voldoen aan ICS2-eisen vraagt om een combinatie van snelheid, nauwkeurigheid en betrouwbare workflows. Klippa DocHorizon is ontworpen om precies dat te bieden. Met geavanceerde Optical Character Recognition (OCR) en Intelligent Document Processing (IDP) transformeert Klippa ongestructureerde logistieke documenten binnen seconden naar gestructureerde, douane-klare data.
Belangrijkste voordelen van Klippa DocHorizon voor ICS2-compliance:
- Hoge nauwkeurigheid tot wel 99 procent voor geëxtraheerde data
- Ondersteuning voor meerdere documenttypen zoals facturen, Air Waybills, Bills of Lading en paklijsten
- Flexibele implementatie-opties voor cloud- en on-premise omgevingen
- Validatiefuncties die data controleren om fouten te minimaliseren en douane-stops te voorkomen
- Snelle integratie in je bestaande douane- of logistieke workflows
Met Klippa kunnen logistiek dienstverleners vol vertrouwen voldoen aan ICS2-deadlines, compliance-risico’s verlagen en vracht in beweging houden zonder de stress van handmatige dataverwerking.
Meer weten over hoe Klippa jouw bedrijf kan helpen? Plan een gesprek met een van onze experts of boek hieronder een gratis demo!
FAQ
ICS2, of het Import Control System 2, is het geavanceerde douane-beveiligingsprogramma van de Europese Unie. Het verplicht logistiek dienstverleners om gedetailleerde summiere aangiftes, ofwel Entry Summary Declarations (ENS) aangiftes, in te dienen voordat goederen worden geladen of bij EU-grenzen aankomen. Het doel is de veiligheid van de supply chain te verbeteren en te zorgen dat de douane vooraf beschikt over nauwkeurige verzendinformatie.
2. Wie moet voldoen aan ICS2?
Alle bedrijven die goederen naar de EU verzenden, waaronder expediteurs, vervoerders, postbedrijven en koeriersdiensten, moeten voldoen aan de ICS2-vereisten.
3. Wat gebeurt er als ik niet voldoe aan de ICS2-eisen?
Het niet naleven van de regels kan leiden tot het vasthouden, vertragen of weigeren van lading aan de grens. Het kan ook leiden tot financiële boetes en extra controles bij toekomstige zendingen.
4. Welke data is vereist voor een ENS-indiening onder ICS2?
Je moet HS-codes van minimaal zes cijfers, duidelijke productomschrijvingen, bruto- en nettogewicht, EORI-nummers van alle betrokken partijen, volledige gegevens van verzender en ontvanger en informatie over de transportroute verstrekken.
5. Hoe helpt automatisering bij ICS2-compliance?
Automatiseringsoplossingen kunnen binnen seconden data extraheren, valideren en structureren uit ongestructureerde documenten. Dit vermindert menselijke fouten, verkort de verwerkingstijd en garandeert nauwkeurige en tijdige indieningen.
6. Welke documenttypen kunnen worden geautomatiseerd voor ICS2?
Commerciële facturen, Air Waybills (AWB), Bills of Lading (BoL), paklijsten en aangiften voor gevaarlijke stoffen kunnen allemaal automatisch worden verwerkt om de benodigde ENS-data te verzamelen.
7. Is Klippa geschikt voor de verwerking van hoge volumes?
Ja. Klippa’s OCR- en IDP-technologie is ontworpen om grote volumes documenten snel en nauwkeurig te verwerken, wat het ideaal maakt voor bedrijven met frequente of complexe verzendbehoeften.