Voor finance-afdelingen die werken met NetSuite is het inlezen van inkoopfacturen vaak een frustrerend en traag proces. Facturen komen via verschillende kanalen binnen, worden handmatig ingevoerd, verspreid ter goedkeuring en uiteindelijk geboekt, een werkwijze die foutgevoelig is, veel tijd kost en het overzicht ondermijnt.
Klippa SpendControl biedt hiervoor een efficiënte oplossing: een volledig digitale workflow waarmee je facturen automatisch scant, goedkeurt én boekt in NetSuite. Dankzij geavanceerde OCR-technologie, realtime synchronisatie en handige features, zoals het autoriseren van facturen ná het boeken, optimaliseer je jouw financiële processen van begin tot eind.
In deze blog lees je hoe Klippa’s integratie met NetSuite werkt, welke voordelen dit biedt en hoe je jouw accounts payable-proces toekomstbestendig maakt.
De uitdaging van handmatige factuurverwerking
In veel organisaties worden inkoopfacturen nog steeds handmatig ingevoerd, gecontroleerd en geboekt. Hoewel dit bij kleinere aantallen nog beheersbaar kan zijn, wordt het bij grotere volumes al snel een tijdrovende en inefficiënte werkwijze. De kans op menselijke fouten, zoals dubbele betalingen of verkeerd geboekte bedragen, neemt toe. Bovendien ontstaan er makkelijk vertragingen in het goedkeuringsproces, waardoor vroegbetaalkortingen worden gemist en relaties met leveranciers onder druk komen te staan.
Naast fouten en vertragingen brengt handmatige verwerking ook weinig inzicht in de voortgang en status van facturen. Zonder duidelijke workflows of automatische meldingen is het lastig om overzicht te houden, zeker als meerdere mensen bij de goedkeuring betrokken zijn. Gelukkig zijn er oplossingen beschikbaar die via digitale factuurverwerking het volledige proces kunnen automatiseren en optimaliseren, zoals Klippa SpendControl.
Waarom kiezen voor Klippa SpendControl?
Klippa SpendControl biedt een alles-in-één oplossing voor het automatiseren van het factuurverwerkingsproces:
- Geavanceerde factuurherkenning: Klippa gebruikt Optical Character Recognition (OCR) om gegevens van facturen automatisch te scannen en herkennen, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.
- Zelflerende boekingsvoorstellen: Op basis van eerdere boekingen en geïntegreerde NetSuite-gegevens doet Klippa automatisch suggesties voor het boeken van facturen, wat de nauwkeurigheid verhoogt en tijd bespaart.
- Multi-level goedkeuringsworkflows: Met aanpasbare goedkeuringsflows kunnen facturen efficiënt worden goedgekeurd door de juiste personen binnen de organisatie, zowel via de webapplicatie als de mobiele app.
- Realtime synchronisatie met NetSuite: Gegevens worden direct gesynchroniseerd tussen Klippa en NetSuite, wat zorgt voor actuele en consistente informatie in beide systemen.
Hoe werkt de integratie tussen Klippa en NetSuite?
De integratie tussen Klippa SpendControl en NetSuite is ontworpen om het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen:
- Factuurinvoer: Facturen kunnen op drie manieren aan Klippa worden toegevoegd: automatisch doorsturen naar een Klippa-mailbox, uploaden vanaf een computer of scannen met de Klippa App. Elke methode maakt gebruik van Klippa’s geavanceerde OCR-technologie voor snelle en nauwkeurige gegevensverwerking.
- Autorisatie: Na invoer wordt de factuur automatisch toegewezen aan de juiste medewerker voor goedkeuring, volgens vooraf ingestelde multi-level workflows. Autorisaties kunnen eenvoudig worden uitgevoerd via de mobiele app of webapplicatie.
- Boeking in NetSuite: Facturen kunnen op twee manieren geboekt worden in NetSuite: direct na autorisatie, of al vóór de autorisatie (zie hieronder). In beide gevallen bevat de boeking alle benodigde gegevens, zoals leveranciersinformatie, grootboekrekeningen, btw-codes, afdelingen, klassen en locaties.
Autoriseren van facturen na het boeken in NetSuite
In sommige organisaties is het essentieel dat facturen eerst in de boekhouding worden vastgelegd voordat het autorisatieproces start. Dit gebeurd bijvoorbeeld om snel inzicht te krijgen in openstaande verplichtingen of om tijdig accruals te kunnen inlezen bij maandafsluitingen.
Klippa SpendControl ondersteunt dit proces volledig: zodra een factuur is ingediend en uitgelezen, wordt deze automatisch geboekt in NetSuite. Het autorisatieproces vindt daarna plaats binnen Klippa, volgens de ingestelde goedkeuringsflows. Pas na autorisatie wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Zo combineer je maximale snelheid met volledige controle en naleving.
Voordelen van deze werkwijze:
- Direct inzicht in openstaande kosten en verplichtingen
- Ondersteuning van tijdige periodeafsluitingen en accruals
- Flexibel toepasbaar per workflow of documenttype
- Volledige audittrail van boeking tot betaling
Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Klippa en NetSuite
Het automatiseren van je factuurverwerking is veel meer dan alleen een efficiëntieslag. Door Klippa SpendControl te koppelen aan NetSuite creëer je een gestroomlijnd proces dat tijd bespaart, fouten voorkomt en realtime inzicht biedt in je financiële administratie. Hieronder lichten we de belangrijkste voordelen toe:
- Tijdsbesparing: Klippa automatiseert dit volledige proces, van het overtypen van gegevens tot het achterhalen van ontbrekende informatie, waardoor je tot 70% van de verwerkingstijd kunt besparen. Dat betekent: meer ruimte voor waardevol werk binnen je finance team.
- Verhoogde nauwkeurigheid: Klippa leest gegevens automatisch uit en doet slimme suggesties op basis van eerdere boekingen en NetSuite-data. Minder fouten betekent minder correcties, minder frustratie én een betrouwbare administratie.
- Snellere goedkeuringen en betalingen: Met behulp van multi-level workflows verloopt de goedkeuring van facturen soepel, of het nu via de webapp of mobiele app is.
- Verbeterde naleving en controle: Klippa biedt ingebouwde validatieregels, digitale audit trails en automatische vastlegging van alle stappen in het proces. Dit zorgt voor betere interne controle, ondersteuning bij externe audits en naleving van wet- en regelgeving, zoals SOX of de GDPR.
De combinatie van Klippa en NetSuite tilt je accounts payable-proces naar een hoger niveau: efficiënter, veiliger en klaar voor de toekomst. Ben je benieuwd hoe de implementatie eruitziet? Hieronder lees je hoe we ervoor zorgen dat je snel én zorgvuldig van start kunt gaan.
Implementatie en ondersteuning
Bij Klippa streven we naar een soepele en snelle integratie van SpendControl met NetSuite, zodat je organisatie snel profiteert van geautomatiseerde factuurverwerking. Dankzij onze gestroomlijnde onboarding en gebruiksvriendelijke interface kunnen veel klanten binnen enkele dagen operationeel zijn.
Voor organisaties met complexere structuren of specifieke wensen bieden we een gefaseerde aanpak, waarbij we samen met jouw team de implementatie zorgvuldig afstemmen. Ons ervaren onboardingteam begeleidt je gedurende het hele proces. Daarnaast zijn er uitgebreide helpdeskartikelen beschikbaar om je verder op weg te helpen. Werk je met technische koppelingen of API-integraties? Dan vind je alles wat je nodig hebt in onze developer documentatie, ideaal voor IT-teams en ontwikkelaars.
Met Klippa SpendControl kies je voor een partner die niet alleen snelheid, maar ook kwaliteit en ondersteuning biedt tijdens de implementatie.
Conclusie
Het automatiseren van het factuurverwerkingsproces met Klippa SpendControl en NetSuite biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid en controle. Dankzij flexibele workflows, directe integratie en opties zoals autoriseren na boeking, kunnen organisaties hun processen optimaal inrichten en beter inspelen op interne én externe vereisten.
Ben je klaar om je accounts payable-proces te automatiseren? Neem contact met ons op of plan vandaag nog een demo met Klippa en ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van deze krachtige integratie.
FAQ
Declaraties die naar Netsuite worden geboekt kunnen worden geboekt op de in Netsuite aangemaakt medewerker.
Bij het maken van de boeking wordt de juiste grootboekrekening en de btw-code automatisch voorgesteld in Klippa SpendControl.
Tevens kan de juiste department, class en/of location worden meegestuurd met de boeking.
Welke boekingslogica past Klippa SpendControl toe?
Klippa volgt de principes van NetSuite voor het aanmaken van boekingen in Netsuite. Boekingen die in Netsuite op basis van de Netsuite logica niet gemaakt mogen worden, worden ook geblokkeerd in SpendControl.
Je zult een identieke foutmelding zien in SpendControl als de melding die je ziet in Netsuite. Wel zo handig!
Welke andere koppelingen biedt Klippa naast NetSuite aan?
Naast de koppeling met NetSuite bieden wij ook vele andere koppelingsmogelijkheden aan om jouw boekhoud proces zo efficiënt mogelijk te maken.
Zo bieden wij koppelingen aan met Exact Online, Twinfield, SAP, Xero, en vele andere ERP systemen.
Wat als mijn boekhoudsysteem niet wordt ondersteund door Klippa?
Mocht jouw boekhoudsysteem nog niet worden ondersteund door Klippa, dan is er vaak nog wel een mogelijkheid om een enige vorm van koppeling te faciliteren.
Klippa biedt namelijk de mogelijkheid om data te exporteren naar boekhoudsystemen. Als jouw boekhoudsysteem importantie faciliteiten aanbiedt, kunnen wij alsnog jouw data doorsturen naar jouw gebruikte boekhoudsysteem.
De exportering kan worden verricht in XML, UBL, CSV, of XLSX bestandstypen.
Biedt Klippa naast factuurverwerking ook digitaal declareren aan?
Zeker! Naast factuurverwerking biedt Klippa ook een speciale module voor digitaal declareren aan.
Declaraties kun je eenvoudig indienen via de mobiele app of web applicatie. De ingediende declaraties komen in de to-do lijst van de goedkeurder terecht die ze overal en ten allen tijde kan goedkeuren.
Ook in deze module kunnen goedgekeurde declaraties worden geboekt middels 1 druk op de knop naar NetSuite!
Tevens is het ook mogelijk om zowel declareren als factuurverwerking in één workflow te beheren. Zo ben je niet afhankelijk van verschillende modules en kun je alles vanuit een centraal punt beheren.