Als je ERP-systeem facturen als PDF exporteert en je bedrijf internationaal handelt, liggen er compliance-uitdagingen op de loer. Steeds meer landen eisen machine-leesbare formaten zoals UBL of XML. Dat betekent dat statische PDF’s niet langer worden geaccepteerd door veel belastingdiensten en inkoopportalen.
Voor bedrijven die SAP, Oracle of NetSuite gebruiken, kan het aanpassen aan deze regels kostbaar en ontwrichtend lijken. Volledige ERP-migraties duren maanden, vereisen nieuwe trainingen en kosten vaak miljoenen. Toch brengt het vertrouwen op enkel PDF-outputs risico’s met zich mee: vertraagde betalingen, afgewezen facturen en boetes wegens het niet voldoen aan regelgeving.
De oplossing is simpeler dan je denkt. Door een e-facturatie software te integreren die PDF’s automatisch converteert naar wereldwijd geaccepteerde formaten, behoud je je huidige ERP-workflows terwijl je aan elke verplichting voldoet.
In dit artikel onderzoeken we waarom PDF’s tekortschieten, hoe je de stap naar UBL en Peppol zet, en hoe Klippa je helpt bij het realiseren van soepele en schaalbare ERP-e-facturatie.
Key Takeaways
- ERP-e-facturatie stelt systemen zoals SAP, Oracle en NetSuite in staat om gestructureerde, conforme factuurformaten zoals UBL of XML te genereren. Dit kan direct vanuit het systeem of via een slimme integratie.
- In veel regio’s voldoen PDF-facturen simpelweg niet meer aan de wereldwijde wetgeving. Waarom? Ze zijn niet machine-leesbaar en kunnen niet automatisch worden gevalideerd door belastingdiensten.
- Een goede e-facturatie software moet naadloos samenwerken met je ERP, meerdere landen ondersteunen, processen automatiseren en altijd up-to-date zijn met de nieuwste compliance-regels.
- Het proces is eenvoudiger dan je denkt: je exporteert de factuurdata uit je ERP en stuurt deze naar een conversiedienst (zoals Klippa). Daar wordt de data real-time omgezet naar het juiste gestructureerde formaat.
Wat is ERP e-facturatie?
ERP e-facturatie is het proces van het genereren, uitwisselen en valideren van facturen direct binnen je ERP-systeem in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat. In plaats van papieren of statische PDF-bestanden te produceren, maakt het ERP elektronische facturen aan volgens standaarden zoals UBL, XML of EDI. Deze kunnen automatisch worden verwerkt door handelspartners, inkoopplatforms en belastingautoriteiten.
Door e-facturatie in je ERP te integreren, maak je handmatige gegevensinvoer overbodig, verminder je het aantal fouten en zorg je voor real-time compliance met wereldwijde regelgeving.
Wanneer je bijvoorbeeld een verkooporder voltooit in SAP, Oracle of NetSuite, kan de e-facturatie-oplossing automatisch een conforme factuur aanmaken die voldoet aan de eisen van het land van de koper. Of dit nu gaat om Peppol BIS in de EU, NLCIUS in Nederland of vergelijkbare formaten in andere regio’s.
ERP e-facturatie brengt je bedrijf in lijn met de wereldwijde verschuiving naar ‘digital-first’ transacties. Het vergroot je inzicht in geldstromen, versnelt betalingen en houdt je facturen over de grenzen heen compliant. Nu de wereldwijde verplichtingen toenemen, wordt deze software essentieel voor internationale handel en een toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Waarom PDF’s niet voldoen aan wereldwijde compliance eisen
Op het eerste gezicht lijken PDF-facturen handig. Ze zijn makkelijk te genereren, simpel te lezen en je kunt ze naar bijna iedereen sturen. Echter, in de ogen van wereldwijde belastingautoriteiten en inkoopsystemen schieten PDF’s tekort omdat ze niet machine-leesbaar zijn.
Compliance-portalen kunnen niet automatisch gegevens uit een PDF halen zonder menselijke tussenkomst, wat het hele doel van het digitaliseren van facturatie tenietdoet.
Veel landen eisen inmiddels dat facturen worden verzonden in gestructureerde elektronische formaten zoals UBL, XML of Factur-X. Deze formaten zijn ontworpen voor automatische verwerking. Dit betekent dat elk veld in de factuur direct kan worden gevalideerd tegen belasting- en inkoopregels.
Een PDF, zelfs als deze dezelfde informatie bevat, zit effectief “op slot” in een afbeelding of tekstlaag die machines niet betrouwbaar kunnen interpreteren. Dit leidt tot:
- Mislukte indieningen: De fiscus accepteert de factuur simpelweg niet.
- Betalingsachterstanden: Je klant kan de factuur niet automatisch inboeken.
- Mogelijke boetes: Je voldoet niet aan de lokale bewaar- of rapportageplicht.
De inzet stijgt snel nu regionale verplichtingen versnellen. De Europese Unie heeft het Peppol-netwerk omarmd voor zowel B2G- als B2B-transacties. Een concreet voorbeeld: België verplicht dit al voor alle B2B- en B2G-transacties vanaf januari 2026.
Zonder je PDF’s om te zetten naar deze conforme formaten, loop je het risico dat de facturen uit je ERP-systeem niet meer compatibel zijn met de systemen van je handelspartners en belastingdiensten.
Kortom: PDF’s vervullen misschien je interne behoeften, maar ze kunnen het tempo van de wereldwijde verschuiving naar volledig geautomatiseerde, conforme e-facturatie niet bijhouden.
Hoe je de kloof overbrugt: van PDF naar UBL/Peppol
Als je ERP-systeem facturen als PDF exporteert, hoef je echt niet je hele infrastructuur overhoop te halen om aan de UBL- of Peppol-compliance te voldoen. De meest effectieve aanpak is het toevoegen van een conversielaag die je PDF’s automatisch en in real-time omzet naar de vereiste elektronische formaten. Hierdoor behoud je je bestaande ERP-workflows, terwijl je toch garandeert dat je facturen voldoen aan de wereldwijde standaarden.
1. Identificeer de compliance eisen per land
Onderzoek de verplichtingen in je belangrijkste markten. Het Peppol BIS-formaat van de EU of de Duitse X-Rechnung hebben elk unieke specificaties. Als je deze eisen vooraf scherp hebt, weet je zeker dat je conversieproces direct de juiste output genereert.
2. Map de factuurstructuur van je ERP
Breng in kaart welke velden, metadata en lay-out de PDF-exports van je SAP-, Oracle- of NetSuite-systeem bevatten. Deze ‘mapping’ helpt de conversie-software om alle data nauwkeurig te extraheren, zonder dat er belangrijke informatie verloren gaat.
3. Implementeer een API voor directe conversie
Software zoals de API van Klippa DocHorizon kan elke PDF-factuur uit je ERP lezen, de structuur begrijpen en deze onmiddellijk omzetten in een conforme UBL- of XML-versie die precies matcht met de regionale regels.
4. Automatiseer de routering van facturen
Stel je ERP zo in dat facturen bij het genereren direct naar de conversie-API worden gestuurd. Dit verwijdert de noodzaak voor handmatige uploads, wat de kans op menselijke fouten en vertragingen minimaliseert.
5. Blijf up-to-date met doorlopende updates
De wereld van e-facturatie staat nooit stil. Kies een provider die het conversieproces proactief bijwerkt bij wetswijzigingen. Zo blijft je bedrijf altijd compliant zonder dat je eigen IT-afdeling telkens opnieuw hoeft in te grijpen.
Door een gespecialiseerde e-facturatie oplossing te gebruiken in plaats van je ERP volledig opnieuw in te richten, krijg je de mogelijkheid om snel aan internationale e-facturatie standaarden te voldoen met minimale onderbreking van je bedrijfsvoering. Je beschermt je bestaande workflows, vermijdt kostbare migratieprojecten en opent de deur naar soepele grensoverschrijdende transacties.
Hoe integreer je e-facturatie in jouw ERP-systeem
Het integreren van e-facturatie in je ERP is eenvoudiger dan de meeste bedrijven verwachten, mits je de juiste aanpak kiest. In plaats van je hele systeem opnieuw te ontwerpen, kun je de bestaande output-mogelijkheden van je ERP benutten en deze koppelen aan een API. Deze oplossing zet facturen automatisch om naar de conforme formaten die vereist zijn voor elke markt waarin je handelt.
SAP-integratie
SAP biedt flexibele ‘output management’-mogelijkheden die je kunt gebruiken om de factuur vast te leggen op het exacte moment dat deze wordt gegenereerd. Of je nu op S/4HANA draait of nog op een oudere R/3-versie, de route naar compliance is korter dan je denkt.
- Configureer SAP Output Management: Stel het systeem zo in dat facturen in PDF- of XML-formaat direct naar de API worden doorgestuurd.
- Directe transformatie: De API zet deze bestanden onmiddellijk om naar UBL, Peppol BIS of andere lokaal verplichte formaten.
- Geautomatiseerde verzending: De conforme factuur wordt zonder handmatige tussenkomst direct verzonden naar je handelspartners of de relevante B2G-portalen.
Oracle-integratie
Zowel Oracle ERP Cloud als Oracle E-Business Suite bieden krachtige, ingebouwde mechanismen voor data-output. Het mooie van Oracle is dat de architectuur al zeer robuust is; je hoeft alleen de juiste ‘pijpleiding’ aan te leggen naar een moderne e-facturatie oplossing.
Zo stroomlijn je het proces binnen Oracle:
- Vastleggen van de output: Gebruik Oracle BI Publisher of de XML Gateway om de factuurdata direct bij de bron op te vangen.
- Real-time conversie: Stuur het factuurbestand (of dat nu een ruwe XML of een PDF is) naar de API. De software zet dit direct om naar gestructureerde, conforme formaten zoals UBL of lokale XML-varianten.
- Geautomatiseerde workflow: Leid het geconverteerde bestand terug naar je Oracle-workflows. Zo kun je de factuur automatisch laten indienen bij het relevante portaal (zoals Peppol of een overheidshub), terwijl de status binnen Oracle wordt bijgewerkt.
NetSuite-integratie
De API-mogelijkheden van NetSuite maken de integratie van e-facturatie zeer overzichtelijk. In 2026 is NetSuite een van de meest flexibele systemen om aan te sluiten op een moderne oplossing.
- Gebruik SuiteTalk of REST: Maak gebruik van SuiteTalk (SOAP) of REST API-endpoints om factuurgegevens of geëxporteerde PDF’s naar de software te sturen.
- Volledige automatisering: Ontvang de getransformeerde factuur in UBL/XML-formaat terug en stuur deze direct door naar de systemen van je klanten of overheidsportalen.
Andere ERP-systemen
Systemen zoals Microsoft Dynamics 365, Sage, JD Edwards en Infor ondersteunen ook exportfuncties die je eenvoudig kunt koppelen aan een conversie-API.
Eigenlijk geldt voor elk ERP-systeem dat facturen in een bestandsformaat kan genereren hetzelfde proces:
- Output: Het ERP geeft een bestand uit (bijv. PDF, CSV of een oud XML-formaat).
- Conversie-API: De software leest en vertaalt de data.
- Conform formaat: Er wordt een gestructureerd bestand gemaakt (UBL/XML) dat voldoet aan alle regels.
- Indiening: De factuur wordt veilig afgeleverd bij de ontvanger.
Met deze aanpak blijft de rol van je ERP-systeem precies hetzelfde. Je hoeft de kern van je bedrijfsvoering niet aan te passen; de e-facturatie-oplossing fungeert simpelweg als een ‘compliance-brug’. Je vermijdt de complexiteit van een volledige ERP-revisie en krijgt het vermogen om direct aan wereldwijde verplichtingen te voldoen.
Voordelen van het integreren van e-facturatie in je ERP-systeem
Het overstappen van PDF-only facturatie naar geïntegreerde e-facturatie levert veel meer op dan alleen het afvinken van een checklist. Het transformeert je facturatie in een sneller, veiliger en kosteneffectiever proces dat je hele ecosysteem versterkt.
Hier zijn de belangrijkste voordelen voor je organisatie:
Enorme kostenbesparing
Door een volledige ERP-migratie te vermijden, bespaar je miljoenen aan licentie-, implementatie- en trainingskosten. Daarnaast vermindert geautomatiseerde e-facturatie de kosten voor papier, printen en verzending. In vergelijking met traditionele processen behaal je hiermee besparingen van 60% tot 80%. Dat zijn cijfers waar elke CFO blij van wordt.
Snellere factuurverwerking
Facturen die worden geconverteerd en verzonden in het juiste formaat, kunnen automatisch worden gevalideerd en goedgekeurd door klanten en belastingportalen. Dit verkort de betalingscyclus aanzienlijk, verbetert je cashflow en zorgt ervoor dat facturen minder lang openstaan (DSO).
Gegarandeerde compliance
Of je nu facturen verstuurt in Peppol BIS voor de EU, Factur-X in Frankrijk of XML in Italië: geïntegreerde e-facturatie zorgt ervoor dat elke factuur precies voldoet aan de lokale specificaties. Dit minimaliseert het risico op afgewezen facturen en kostbare boetes.
Betere datanauwkeurigheid
Het gebruik van gestructureerde formaten vermindert menselijke fouten bij de invoer. Het zorgt ervoor dat factuurgegevens consistent zijn over alle systemen heen, wat reconciliatie en audits een stuk eenvoudiger maakt.
Schaalbaarheid voor internationale handel
Dankzij ondersteuning voor mandaten in meerdere landen kun je uitbreiden naar nieuwe markten zonder dat je IT-infrastructuur platligt. Het toevoegen van nieuwe formaten of regio’s wordt een configuratietaak in de software in plaats van een volledig ontwikkelproject.
Fraudepreventie en beveiliging
Gestructureerde factuurformaten bevatten ingebouwde validatieregels die inconsistenties of verdachte activiteiten direct detecteren. Gecombineerd met beveiligingscertificeringen zoals ISO 27001 en de AVG, blijft je data optimaal beschermd.
Geïntegreerde e-facturatie verandert je ERP in een krachtige, wereldwijde ‘compliance engine’. Hierdoor kun je als bedrijf moeiteloos over de grens handelen, terwijl je de operationele kosten volledig onder controle houdt.
Hoe Klippa DocHorizon helpt bij e-facturatie
Klippa DocHorizon biedt een Intelligent Document Processing (IDP) API die specifiek is ontwikkeld om de uitdaging op te lossen waar veel internationale bedrijven mee kampen: ERP-systemen die PDF’s uitspugen, terwijl de wereld vraagt om gestructureerde formaten zoals UBL of XML. Met Klippa houd je je ERP-workflows intact, vermijd je dure migraties en ben je volledig compliant in elk land waar je actief bent.
Hoe e-facturatie met Klippa werkt:
- Naadloze ERP-integratie: Koppel direct met SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics en andere ERP-platforms zonder je kernsystemen opnieuw te hoeven ontwerpen.
- Real-time conversie van PDF naar UBL/XML: Zet door het ERP gegenereerde PDF’s direct om naar formaten die worden geaccepteerd door Peppol, X-Rechnung, NLCIUS en andere wereldwijde mandaten.
- Ingebouwde automatisering: Facturen worden verwerkt zonder handmatige tussenkomst, wat de werkdruk verlaagt en het foutpercentage minimaliseert.
- Veilig en gecertificeerd: Volledig in overeenstemming met ISO 27001, SOC 2 en AVG-normen om gevoelige financiële data te beschermen.
Of je nu handelt met overheidsportalen, grote B2B-klanten of nieuwe internationale partners: Klippa fungeert als de compliance- en automatiseringslaag die je ERP op dit moment mist. Het maakt je facturatieproces toekomstbestendig terwijl je huidige ERP-investeringen onaangetast blijven.
Wil je meer weten? Neem contact op met een van onze experts of boek hieronder een gratis demo!
FAQ
Jazeker. Met SAP Output Management kun je facturen direct naar de API van Klippa sturen voor een automatische conversie van PDF naar conforme formaten zoals UBL of XML. Dit proces werkt naast je bestaande SAP-configuratie en vereist geen kostbare migratie.
2. Ondersteunt Klippa Oracle ERP Cloud en Oracle E-Business Suite?
Absoluut. De functies BI Publisher en XML Gateway van Oracle kunnen worden geconfigureerd om factuuroutput naar Klippa te sturen voor real-time conversie. De conforme factuur wordt vervolgens teruggestuurd, klaar voor levering aan klanten of indiening bij overheidsportalen.
3. Is NetSuite compatibel met de e-facturatie-API van Klippa?
Ja. NetSuite integreert via SuiteTalk (SOAP) of REST API’s. Hierdoor kunnen factuurgegevens of PDF-exports naar Klippa worden gestuurd voor conversie naar conforme formaten, zonder dat daar handmatige tussenkomst bij komt kijken.
4. Verwerkt Klippa verschillende UBL-varianten voor meerdere landen?
Ja. Elk land heeft zijn eigen specifieke UBL-eisen. De oplossing van Klippa past automatisch het juiste schema en de juiste validatieregels toe op basis van het land van bestemming.
5. Kan Klippa zowel B2G- als B2B-facturatie-eisen beheren?
Ja. Van Peppol-indieningen voor overheidstransacties (B2G) tot XML- en JSON-formaten voor partners in de private sector (B2B): Klippa dekt beide stromen volledig.
6. Past de oplossing zich aan nieuwe facturatieverplichtingen aan?
Jazeker. Klippa werkt de compliance-regels continu bij om de veranderende regelgeving in meer dan 80 landen te weerspiegelen. Zo blijven je facturen altijd geldig en worden ze overal geaccepteerd, ook als de wet morgen verandert.
7. Hoe veilig is het e-facturatieproces met Klippa?
Klippa voldoet aan de hoogste beveiligingsnormen, zoals ISO 27001, SOC 2 en de AVG-wetgeving. Deze software garandeert dat je gevoelige financiële data altijd optimaal beschermd blijft.
8. Kan Klippa ook integreren met andere ERP’s naast SAP, Oracle en NetSuite?
Zeker weten. Klippa ondersteunt elk ERP-systeem dat facturen kan exporteren in PDF, XML, CSV of vergelijkbare formaten. Denk hierbij aan Microsoft Dynamics, Sage, JD Edwards, Infor en vele andere systemen.