We krijgen vaak te horen dat bedrijven zakelijke creditcards hebben geïntroduceerd om het declaratieproces gemakkelijker te maken. In de praktijk blijkt het voor de indiener een stuk eenvoudiger, maar voor de financiële administratie is het soms een grote nachtmerrie. Het bij elkaar zoeken van alle bonnen en het reconciliëren van de creditcard uitgaven, inclusief het afletteren van de kaartbetalingen, zijn namelijk ergernissen die maandelijks terugkomen. Bovendien weet je pas aan het eind van de maand wat een medewerker precies heeft uitgegeven.
Gelukkig is er een oplossing: digitale declaratiesoftware met creditcard integratie. In deze blog lees je hoe jouw organisatie tijd en moeite bespaart én volledige grip krijgt op zakelijke uitgaven.
Key Takeaways
- Digitale declaratiesoftware met creditcard integratie zorgt voor minder bonnetjes, minder fouten en meer inzicht.
- Medewerkers kunnen direct bonnetjes scannen en koppelen aan transacties.
- De administratie bespaart veel tijd door automatische matching en reconciliatie.
- Je krijgt real-time inzicht en controle over alle zakelijke uitgaven.
- Klippa biedt een complete oplossing die declareren écht makkelijk maakt.
Nooit meer bonnen bewaren
Door gebruik te maken van een digitaal declaratiesysteem met creditcard integratie kunnen medewerkers altijd en overal een app gebruiken om bonnetjes te scannen. Bonnetjes hoeven daarmee niet meer bewaard te worden en komen automatisch terecht bij de administratie, waardoor het reconciliëren van creditcard uitgaven veel makkelijker wordt. Hoewel indieners al meer gemak hebben met een zakelijke creditcard, gaat een digitale oplossing nog een stapje verder. Nooit meer bonnen bewaren!
De voordelen op een rij:
- Geen papieren bonnen meer kwijt of vergeten
- Alles digitaal opgeslagen op één centrale plek
- Minder fouten en sneller indienen van declaraties
Dit versnelt het declaratieproces niet alleen voor medewerkers, maar ook voor de mensen achter de schermen. Je administratie krijgt de gegevens in realtime binnen, compleet en foutloos.
Inzicht en grip op uitgaven in realtime
Een zakelijk creditcard biedt gemak voor medewerkers, zeker op zakenreis. Maar voor het management en de administratie betekent het vaak pas achteraf inzicht in de gemaakte kosten. Dat kan risico’s opleveren, zeker als het om grote bedragen gaat.
Door creditcards te integreren met declaratiesoftware of boekhoudprogramma heb je te allen tijde inzicht en grip op de uitgaven. Elke betaling wordt direct zichtbaar in het systeem, inclusief de gekoppelde bon.
Dit zorgt voor:
- Meer controle over budgetten
- Snelle signalering van afwijkende uitgaven
- Geen verrassingen aan het einde van de maand
Je voorkomt hiermee ongewenste uitgaven, en houdt grip op de financiële gezondheid van je organisatie.
Reconciliatie is verleden tijd
Door creditcards te integreren met declaratiesoftware of boekhoudprogramma heb je te allen tijde inzicht en grip op de uitgaven. Het bij elkaar zoeken van alle bonnen, declaraties en betalingsregels zijn ergernissen die maandelijks terugkomen voor de administratie. Een digitaal declaratiesysteem met creditcard integratie maakt reconciliatie van de creditcard uitgaven verleden tijd!
Medewerkers kunnen met een app bonnetjes scannen en vervolgens worden de uitgaven in het systeem gematcht, wat het kaartbetalingen reconciliëren een stuk eenvoudiger maakt. Het uitzoeken en verzamelen van bonnen is dus niet meer nodig.
Hoe werkt het?
- Transacties van de creditcard worden automatisch ingelezen
- Bonnetjes worden door medewerkers gescand en gematcht
- Het systeem koppelt uitgaven aan de juiste betaling
- Eventuele afwijkingen worden direct gesignaleerd
Dit proces vermindert de kans op fouten en versnelt de maandafsluiting aanzienlijk.
Extra voordelen van creditcard integratie in je declaratiesoftware
Een slimme koppeling tussen creditcard en declaratiesysteem levert je organisatie veel meer op dan alleen gemak. Het draagt bij aan professionalisering, compliance en kostenbeheersing.
Denk aan:
- Minder fraudegevoeligheid: declaraties zijn transparanter
- Tijdsbesparing: minder administratieve handelingen
- Betere audit-trails: alles is digitaal en traceerbaar
- Verbeterde medewerkerstevredenheid: minder frustratie over declaraties
Kortom: het is een investering die zich snel terugbetaalt in efficiëntie én tevredenheid.
Klippa helpt jouw organisatie naar een toekomst zonder bonnenstress
Bij Klippa geloven we dat declareren simpel én slim moet zijn. Daarom bieden we een complete digitale oplossing die declaratieverwerking, zakelijke creditcards en uitgavenbeheer samenbrengt in één krachtig platform.
Onze software met creditcard integratie is ontwikkeld om zowel medewerkers als de financiële administratie te ontzorgen en te versterken. Je profiteert niet alleen van automatisering, maar ook van flexibiliteit, controle en veiligheid.
Met Klippa krijg je:
- Volledige integratie met fysieke én virtuele zakelijke creditcards
- Realtime inzicht in uitgaven en budgetten via een intuïtief dashboard
- Geavanceerd goedkeuringsbeheer met slimme bedrijfsregels
- Direct gebruik van kaarten via Apple en Google Wallet
- Volledige controle over limieten en gebruikers via aangepaste instellingen
Van slimme bonherkenning tot volledige uitgavencontrole, met Klippa heb je alles in huis om het declaratieproces écht toekomstbestendig te maken.
FAQ
Dat betekent dat je zakelijke creditcard direct is gekoppeld aan het declaratiesysteem. Alle transacties worden automatisch ingelezen en kunnen worden gekoppeld aan de juiste bon.
Hoe werkt het scannen van bonnetjes met een app?
Medewerkers gebruiken de mobiele Klippa app om een foto van het bonnetje te maken. OCR-technologie leest de gegevens uit en koppelt deze automatisch aan de juiste transactie.
Wat levert het op voor mijn organisatie?
Tijdwinst, minder fouten, meer controle en tevreden medewerkers. En vooral: geen frustratie meer over ontbrekende bonnen of lastige maandafsluitingen.
Werkt het systeem met zowel fysieke als virtuele zakelijke creditcards?
Ja, Klippa ondersteunt beide. Fysieke creditcards zijn tastbare passen voor algemeen zakelijk gebruik. Virtuele kaarten zijn digitale varianten die direct inzetbaar zijn via Apple of Google Wallet. Ze zijn ideaal voor online betalingen, tijdelijke projecten of het beperken van uitgaven per leverancier. Beide kaarttypes worden volledig ondersteund binnen het digitale declaratieproces.