Dubbele facturen sluipen vaker een financiële workflow binnen dan de meeste teams denken. Financiële bedrijven verliezen gezamenlijk gigantische bedragen door simpele fouten zoals het twee keer betalen van dezelfde factuur.
Volgens het Institute of Finance and Management (IOFM) vormen dubbele betalingen ongeveer 1,5% van de totale uitgaande kasstromen van een organisatie. Dat betekent dat een bedrijf met 1 miljoen euro aan jaarlijkse uitgaven zomaar 15.000 euro kan verliezen zonder het te merken.
Schaal dat op naar grote financiële instellingen en de kosten lopen in de miljarden.
In deze blog laten we je zien hoe je dubbele facturen opspoort voordat ze in de boekhouding terechtkomen, welke signalen je kunt herkennen en hoe automatisering ziet wat het menselijk oog vaak mist.
Key Takeaways
- Dubbele facturen zijn gevallen waarbij dezelfde factuur meer dan eens wordt ingediend voor dezelfde transactie.
- Ze ontstaan door simpele menselijke fouten, zoals invoerfouten of gebrek aan registratie, maar ook door opzettelijke fraude.
- Als ze onopgemerkt blijven, hebben dubbele facturen echte financiële gevolgen: dubbele betalingen, druk op de cashflow, compliance-risico’s en beschadigde leveranciersrelaties.
- Handmatige controles alleen zijn niet genoeg. Automatisering en robuuste factuurverwerkingsworkflows verkleinen het risico dat duplicaten door de mazen glippen aanzienlijk.
- Softwareoplossingen zoals Klippa DocHorizon gebruiken OCR, AI, hashing (hashfuncties) en realtime waarschuwingen om mogelijke duplicaten te signaleren voordat ze betaald worden.
- De voordelen zijn tweeledig: kostenbesparing door minder dubbele betalingen en tijdwinst doordat handmatig werk afneemt en de nauwkeurigheid verbetert.
Wat is een dubbele factuur?
Een dubbele factuur is een tweede of volgende factuur voor dezelfde transactie, die per ongeluk of door fraude kan ontstaan. Onbedoelde dubbele facturen komen vaak door invoerfouten, systeemstoringen of doordat je zowel een papieren als een elektronische versie ontvangt. Frauduleuze duplicaten bevatten soms kleine aanpassingen aan de originele factuur om controles te omzeilen.
Beide typen kunnen leiden tot financiële verliezen door overbetalingen als ze niet worden ontdekt. Daarom gebruiken bedrijven handmatige controles, kruiscontroles of slimme software om duplicaten te vinden.
Hoe ontstaan dubbele facturen?
Dubbele facturen en dubbele betalingen kunnen door allerlei redenen ontstaan. Dit zijn de meest voorkomende:
- Menselijke fout: Dit kan gebeuren in verschillende stappen van het factuurproces, van gegevensinvoer tot reconciliatie of goedkeuring. Mensen maken fouten, wat kan leiden tot dubbele facturatie of onopgemerkte dubbele inzendingen.
- Financiële fraude: Dubbele facturen kunnen ook het gevolg zijn van opzettelijke fraude door werknemers of leveranciers, met als doel declaratie– of factuurfraude.
- Gebrek aan toezicht: Onvoldoende controles of toezicht in het facturatieproces vergroten de kans op duplicaten. Zonder goede checks blijven ze vaak onopgemerkt totdat er betaald is.
- Geen centralisatie: als er geen centrale plek is om alle inkomende facturen in te dienen, kunnen duplicaten via verschillende kanalen binnenkomen en in het systeem verloren raken voordat ze worden ontdekt.
Of het nu per ongeluk of opzettelijk gebeurt, dubbele facturen kosten altijd geld. Laten we eens kijken welke impact ze op je bedrijf kunnen hebben.
Wat is de impact van dubbele facturen?
Onopgemerkt kunnen dubbele facturen grote gevolgen hebben voor alle onderdelen van je organisatie. Dit zijn veelvoorkomende problemen:
- Financieel verlies: dubbele facturen leiden tot overbetalingen, wat de winstgevendheid negatief beïnvloedt.
- Cashflow problemen: geld dat vastzit in dubbele betalingen kan de liquiditeit aantasten en de mogelijkheid om aan financiële verplichtingen te voldoen bemoeilijken.
- Compliance- en auditproblemen: dubbele facturen wekken auditvraagtekens en kunnen leiden tot nadere controle, boetes of sancties.
- Verslechterde leveranciersrelaties: vertraagde of onjuiste betalingen frustreren leveranciers en zetten langdurige samenwerkingen onder druk.
- Boekhoudkundige fouten: dubbele facturen veroorzaken afwijkingen in financiële administratie en rapportages, waardoor het lastiger wordt uitgaven en opbrengsten nauwkeurig bij te houden.
Dubbele facturen kunnen duur zijn, maar ook meestal goed te voorkomen. In het volgende deel lopen we de belangrijkste stappen door om ze op te sporen en te vermijden.
Hoe kun je dubbele facturen voorkomen en opsporen?
Het voorkomen van dubbele facturen begint met het opzetten van een workflow die weinig ruimte laat voor menselijke fouten. Hoewel dubbele betalingen om veel redenen kunnen voorkomen, zijn de meeste te vermijden met de juiste structuur, controles en technologie.
Hieronder staan de meest effectieve manieren om duplicaten uit je financiële processen te houden.
Handmatige detectiemethoden
- Vergelijk sleutelvelden: zoek naar identieke of vrijwel identieke overeenkomsten in factuurnummer, leveranciersnaam, factuurdatum en totaalbedrag.
- Controleer op varianten: let op kleine verschillen die eenvoudige systemen kunnen missen, zoals “INV1001” versus “INV-1001”.
- Vergelijk met PO’s en ontvangstbewijzen: controleer of een inkooporder al volledig is betaald en ontvangen; een nieuwe factuur die daaraan gekoppeld is, kan een duplicaat zijn.
- Houd een logboek bij: onderhoud een centraal logboek van alle inkomende facturen om snel te controleren of een nieuwe factuur al in het systeem staat voordat je hem verwerkt.
Geautomatiseerde detectiemethoden
- Gebruik AP-automatiseringssoftware: deze systemen kunnen nieuwe facturen automatisch vergelijken met bestaande records en potentiële duplicaten signaleren voordat ze betaald worden.
- Implementeer three-way matching: deze functie in automatiseringssoftware vergelijkt factuurdata met zowel de inkooporder als het ontvangstbewijs om juistheid te garanderen.
- Maak gebruik van fuzzy matching: gebruik software die “bijna”-overeenkomsten kan herkennen, zelfs als er kleine variaties in het factuurnummer of andere details zitten.
- Voer periodieke audits uit: maak regelmatig rapporten van je bestaande factuurdata om duplicaten te vinden die de dagelijkse controles mogelijk hebben gemist.
- Gebruik AI en machine learning: sommige geavanceerde oplossingen groeperen verdachte duplicaten en geven een betrouwbaarheidscore om te helpen prioriteren welke gevallen eerst beoordeeld moeten worden.
Met de juiste mix van scherpte en slimme technologie kunnen bedrijven de financiële en operationele risico’s van dubbele facturen flink verkleinen.
In de volgende sectie bekijken we hoe de oplossingen van Klippa dit nog een stap verder brengen met geavanceerde detectiefuncties die duplicaten al vangen voordat ze je resultaat kunnen beïnvloeden.
Hoe helpt Klippa met de controle op dubbele facturen?
Het opsporen van dubbele facturen wordt veel eenvoudiger en betrouwbaarder wanneer je verder gaat dan handmatige controles. Klippa DocHorizon gebruikt een combinatie van OCR, AI en slimme validatieregels om duplicaten te vinden, zelfs wanneer ze subtiel zijn of opzettelijk zijn aangepast.
Geavanceerde OCR en data-extractie
Klippa leest en structureert alle factuurgegevens automatisch, zodat velden consistent zijn voor vergelijking. Dit voorkomt menselijke invoerfouten en creëert een schone laag aan data die eenvoudig te controleren is op duplicaten.
Document fingerprinting (hashing)
In plaats van alleen te vertrouwen op factuurnummers of bedragen, genereert Klippa een unieke ‘fingerprint’ van elke factuur. Hierdoor kan het systeem het volgende detecteren:
- Exacte duplicaten
- Bijna-duplicaten met kleine wijzigingen
- Fraudepogingen waarbij lay-out of waarden licht zijn aangepast
Realtime detectie van duplicaten
Zodra een factuur de workflow binnenkomt, vergelijkt Klippa deze met bestaande documenten in je systeem. Als er iets verdacht lijkt, krijgen gebruikers direct een melding, ruim voordat de factuur bij goedkeuring of betaling komt.
Flexibele validatieregels
Je kunt je eigen logica definiëren, zoals zoeken naar duplicaten op basis van leveranciersnaam, factuurnummer, datum, bedrag of elke combinatie van geëxtraheerde velden. Klippa past zich aan je bestaande financiële processen aan in plaats van nieuwe te forceren.
Naadloze integratie met je software
Of je nu een ERP, boekhoudsysteem of inkoopsoftware gebruikt, Klippa integreert moeiteloos met je huidige stack. Inzichten uit duplicaatdetectie stromen rechtstreeks je AP-workflow in, zodat er niets tussen systemen verloren gaat.
Conclusie
Dubbele facturen lijken misschien simpele fouten, maar de financiële en operationele impact loopt snel op. Het goede nieuws is dat de meeste duplicaten met de juiste processen en technologie volledig te voorkomen zijn. Door je inkoopworkflow te versterken, belangrijke stappen te automatiseren en geavanceerde detectie software te gebruiken, verklein je het risico om dezelfde factuur twee keer te betalen aanzienlijk.
Klippa gaat een stap verder met intelligente OCR, document-fingerprinting en realtimemeldingen. Deze functies helpen duplicaten te stoppen voordat ze in de goedkeuringsflow terechtkomen. Met een slimmere, meer geautomatiseerde aanpak werkt je finance team sneller, nauwkeuriger en met meer vertrouwen.
Benieuwd hoe Klippa in jouw bedrijfsprocessen geïntegreerd kan worden? Boek hieronder een demo of neem contact op met een van onze experts voor meer informatie.
Veelgestelde vragen
Een dubbele factuur is een factuur die meer dan eens is ingediend voor dezelfde goederen of diensten, hetzij per ongeluk, hetzij met frauduleuze bedoelingen. Als dit niet op tijd wordt opgemerkt, kan dit leiden tot dubbele betalingen.
Wat veroorzaakt dubbele facturen?
Veelvoorkomende oorzaken zijn handmatige invoerfouten, onduidelijke inkoopprocessen, leveranciers die facturen opnieuw verzenden, niet-overeenkomende factuuropmaak en interne communicatieproblemen. In sommige gevallen worden duplicaten opzettelijk gemaakt als onderdeel van fraudepogingen.
Hoe kunnen dubbele facturen mijn bedrijf beïnvloeden?
Ze kunnen leiden tot onnodige uitgaven, een gespannen kaspositie, compliance-risico’s en operationele inefficiënties. Na verloop van tijd kunnen zelfs kleine dubbele betalingen oplopen tot aanzienlijke financiële verliezen.
Hoe kan ik dubbele facturen voorkomen?
Stel duidelijke inkoopworkflows in, automatiseer AP-processen, gebruik unieke factuuridentificaties, voer regelmatige audits uit en vertrouw op software met ingebouwde duplicaatdetectie.
Hoe helpt automatisering bij het verminderen van dubbele facturen?
Automatisering elimineert handmatige gegevensinvoer, een van de belangrijkste oorzaken van duplicaten. AP-automatiseringstools extraheren en standaardiseren van factuurgegevens, markeren potentiële duplicaten en voeren consistente controles in elke stap uit.
Wat moet ik doen als ik een dubbele betaling ontdek?
Neem onmiddellijk contact op met de leverancier, vraag om terugbetaling of een creditnota en documenteer het probleem intern om herhaling te voorkomen. Een beoordeling van uw AP-workflow kan helpen de oorzaak te achterhalen.
Kan boekhoudsoftware alleen alle dubbele facturen detecteren?
Niet altijd. Basisboekhoudsystemen vangen doorgaans exacte matches, maar kunnen bijna-duplicaten missen met kleine wijzigingen in opmaak, tekst of waarden. Geavanceerde tools die OCR, AI of document-hashing gebruiken bieden sterkere bescherming.
Hoe helpt Klippa bij de detectie van dubbele facturen?
Klippa gebruikt AI, OCR en document‑fingerprintingtechnieken om zowel exacte duplicaten als bijna-duplicaten te detecteren, zelfs wanneer de opmaak verandert. Het geeft realtime meldingen en integreert naadloos in AP-workflows om dubbele betalingen te voorkomen.