Bedrijven van elke omvang worden geconfronteerd met een aanzienlijke toevloed van gegevens, waaronder verschillende vormen van ongestructureerde gegevens (gegevens die niet in een gestructureerd formaat kunnen worden opgeslagen), zoals e-mails, teksten, afbeeldingen en meer. Volgens recente beweringen is maar liefst 80% van deze nieuwe gegevens ongestructureerd, waardoor het moeilijk is ze vast te leggen, te kwantificeren, te verwerken en te archiveren.
Het is ongetwijfeld steeds belangrijker geworden voor bedrijven om productieve en kosteneffectieve middelen te vinden om ongestructureerde gegevens te verwerken. Waarom? Omdat gegevens een waardevol bedrijfsmiddel zijn dat vaak vele niveaus binnen de organisaties moet doorlopen en integraal deel uitmaakt van de besluitvorming. Daarom is data automatisering nodig om als bedrijf te floreren in een data-gedreven omgeving.
In deze blog bespreken we wat data automatisering is, de voordelen en gebruikssituaties, en geven we je een lijst van de beste data automatisering software om je op weg te helpen!
Key takeaways
- Data automatisering stroomlijnt repetitieve taken, bespaart tijd en vermindert menselijke fouten in uiteenlopende bedrijfsprocessen.
- AI-gestuurde oplossingen zoals Klippa kunnen ongestructureerde data verwerken, zoals afbeeldingen en e-mails, en omzetten in bruikbare inzichten.
- Significante kostenbesparingen zijn mogelijk door minder handmatig werk, verbeterde nauwkeurigheid en snellere dataverwerking.
- De beste data automatiseringssoftware voor 2026:
- Klippa DocHorizon: AI-gestuurde OCR-software die documentworkflows automatiseert met hoge nauwkeurigheid. Ondersteunt data-extractie, classificatie, verificatie en anonimisering. Ideaal voor sectoren als finance, retail, logistiek en juridisch.
- Klippa SpendControl: Een volledige financiële managementtool die factuurverwerking en onkostenbeheer automatiseert en integreert met boekhoudsystemen voor naadloze boekhouding.
- Matillion: Een krachtig ETL-platform met meer dan 70 connectors dat data-extractie en transformatie vereenvoudigt, geschikt voor middelgrote bedrijven die data willen centraliseren.
- Segment: Een tool voor klantdata automatisering die bedrijven helpt klantgegevens te verzamelen, schoon te maken en te activeren voor betere klantervaringen en leadgeneratie.
- Dropbase: Een databasetool die offline data snel omzet naar live databases, ideaal voor startups en kleine bedrijven die efficiënte data-ingestie en centralisatie nodig hebben.
Wat is data automatisering?
Data automatisering, ook bekend als brongegevensautomatisering, is het gebruik van technologie voor het automatisch verzamelen, verwerken en beheren van gegevens, waardoor de noodzaak voor handmatige tussenkomst wordt verminderd en de nauwkeurigheid van de gegevens wordt verbeterd.
Veelvuldige handmatige voorbereiding en verwerking van gegevens belemmeren bedrijven, omdat ze veel tijd kosten en vatbaar zijn voor kostbare menselijke fouten. Data automatisering neemt de last op zich, waardoor je personeel de gegevens kan analyseren en de juiste zakelijke beslissingen kan nemen. Op deze manier kun je je overheadkosten verlagen en tegelijkertijd je personeel bevrijden van alledaagse data entry taken.
Technologieën die data automatisering mogelijk maken omvatten vaak AI, OCR, Machine Learning en computer vision in de vorm van software.
De belangrijkste stappen van data automatisering
Er zijn verschillende softwareoplossingen voor data automatisering die bedrijven helpen bij het automatiseren van gegevensverwerking. Vaak bestaat automatisering van dataprocessen uit de volgende stappen:
- Data capture: Met data capture kunnen bedrijven ongestructureerde gegevens uit elk soort document of afbeelding (papier of elektronisch) halen met behulp van OCR en computervisie.
- Data parsing: Met data parsing kunnen bedrijven gegevens van het ene formaat naar het andere converteren nadat de gegevens met succes zijn herkent. Stel dat je een PDF-bestand hebt, maar de informatie moet gestructureerd worden in een Excel-bestand, dan komt data parsing om de hoek kijken.
- Data entry automatisering: Aangezien software voor data automatisering kan worden gebruikt voor het vastleggen en analyseren van gegevens, is het niet nodig dat werknemers handmatig gegevens invoeren in een systeem of database. Ongestructureerde gegevens kunnen worden omgezet in bedrijfsklare gegevens en automatisch worden opgeslagen in de bedrijfsadministratie.
- Data validatie: Sommige software voor data automatisering gebruikt geavanceerde AI-algoritmen om gegevens te valideren. Zij controleren bijvoorbeeld de authenticiteit van een document met behulp van EXIF-gegevensanalyse, voeren kruiscontroles uit met verschillende databases of voeren two-way matching uit.
- Data anonimisering: Aangezien veel organisaties te maken hebben met privacygevoelige gegevens, is het belangrijk te overwegen een oplossing voor data automatisering te gebruiken die automatisch gevoelige gegevens en gegevensvelden kan maskeren voor naleving van de regelgeving.
Nu je weet welke stappen in de gegevensverwerking kunnen worden geautomatiseerd, laten we je kennismaken met de redenen waarom data automatisering nuttig en relevant is om toe te passen.
Top 4 redenen waarom je data automatisering zou gebruiken
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven AI-technologieën zijn gaan toepassen om hun bedrijfsprocessen, waaronder gegevensverwerking, te automatiseren. Deze voordelen omvatten:
1. Vermindering van de verwerkingstijd
Door de verzameling, verwerking en analyse van gegevens te automatiseren, kunnen bedrijven de noodzaak van handmatige data entry voorkomen. Deze taken namen vroeger uren of dagen in beslag, maar met automatisering kunnen ze nu in enkele minuten of seconden worden uitgevoerd.
2. Lagere overheadkosten
Door repetitieve taken te automatiseren, kun je de afhankelijkheid van handmatige arbeid verminderen. Bovendien kan data automatisering helpen bij het identificeren van inefficiënties in bestaande workflows, waardoor bedrijven hun activiteiten kunnen stroomlijnen en onnodige uitgaven kunnen verminderen.
3. Verbeterde gegevenskwaliteit
Met data automatisering kun je het risico van menselijke fouten verminderen en de nauwkeurigheid en consistentie van de gegevens verbeteren. Geautomatiseerde datasystemen kunnen ook in real time fouten opsporen en corrigeren, zodat de voor de besluitvorming gebruikte gegevens nauwkeurig en actueel zijn.
4. Schaalbaarheid van gegevensverwerking
Door gegevensverwerking te automatiseren kun je grote hoeveelheden gegevens verwerken zonder veel handmatige inspanning, waardoor je meer gegevens in minder tijd kunt verwerken. Daarnaast kun je alle kosten en vertragingen vermijden die zouden optreden bij het opschalen van handmatige workflows.
Het is duidelijk dat data automatisering aanzienlijke voordelen biedt die organisaties moeilijk kunnen negeren. Van kortere verwerkingstijden en lagere overheadkosten tot verbeterde gegevenskwaliteit en schaalbaarheid van de gegevensverwerking, bedrijven kunnen automatisering gebruiken om een concurrentievoordeel te behalen en succes op lange termijn te bevorderen.
Toepassingen voor data automatisering
Als je nog steeds niet weet hoe je data automatisering zou kunnen gebruiken of voor welke business cases het het meest gebruikt wordt, maak je dan geen zorgen! We hebben hieronder de meest voorkomende voorbeelden van data automatisering opgesomd:
- Geautomatiseerde factuurverwerking: Met data automatisering kunnen bedrijven de extractie van factuurgegevens automatiseren en de handmatige inspanning voor de verwerking verminderen.
- Digitale onboarding van klanten: Software voor data automatisering kan het onboarding proces voor bedrijven aanzienlijk stroomlijnen. Door verschillende stappen in het proces te automatiseren, zoals data entry, verificatie en validatie, kunnen bedrijven handmatige inspanningen verminderen, fouten tot een minimum beperken en het algemene onboardingproces versnellen.
- Geautomatiseerde bonverrekening voor loyaliteitsprogramma’s: Met software voor data automatisering kunnen bedrijven het proces van verificatie van aankopen en verrekening van bonnen voor loyaliteitsbeloningen automatiseren. Het systeem kan relevante gegevens uit de kassabonnen halen, zoals de datum, het tijdstip en het bedrag van de aankoop, en die vergelijken met de kwalificatiecriteria van het loyaliteitsprogramma.
- Identiteitsverificatie: Data automatisering kan bedrijven helpen het risico van identiteitsfraude te verminderen en de naleving van de Know Your Customer (KYC) regelgeving te waarborgen. In dat geval wordt OCR-technologie gebruikt om identiteitsdocumenten vast te leggen en te verifiëren, terwijl gezichtsherkenningstechnologie de afbeelding op het document vergelijkt met de persoon die het document voorlegt.
- Document classificatie: OCR-technologie kan worden gebruikt om documenten per type te classificeren, waardoor het gemakkelijker wordt gegevens te organiseren en specifieke informatie op te zoeken.
- Gegevens uit PDF naar Excel extraheren: Bedrijven kunnen gegevens uit PDF-bestanden extraheren en deze rechtstreeks naar Excel overbrengen. Dit kan veel tijd en moeite besparen in vergelijking met het handmatig invoeren van gegevens en het risico op fouten verminderen.
- Detectie van documentfraude: AI-algoritmen kunnen worden gebruikt om grote hoeveelheden gegevens te analyseren, patronen te identificeren en wijzigingen in metadata te herkennen die kunnen wijzen op frauduleuze activiteiten om factuurfraude, leveranciersfraude of zelfs identiteitsfraude te voorkomen.
- Beeld naar tekst converteren: Bedrijven kunnen automatisch tekst uit afbeeldingen halen en deze omzetten in bewerkbare digitale tekst. Hiermee kunnen bedrijven snel grote hoeveelheden gegevens op basis van afbeeldingen verwerken en omzetten in een tekstformaat zoals een Word-, TXT- of PDF-bestand.
Identificeren waar data automatisering kan worden gebruikt in je organisatie is de eerste stap. De volgende stap is het vinden van de juiste data automatisering software die past bij je data processing workflows.
De beste data automatisering software in 2026
We weten dat het vinden van de juiste oplossing een uitdaging kan zijn. Om je te helpen, hebben we de beste data automatisering software beschikbaar in 2026 op een rijtje gezet.
1. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is een AI-aangedreven OCR-software voor data automatisering die bedrijven helpt document-gerelateerde workflows te automatiseren met snelheid en nauwkeurigheid. Met Klippa DocHorizon ben je in staat om gegevens uit afbeeldingen, teksten, e-mails en vele andere bestandsbronnen te extraheren, classificeren, converteren, verifiëren en anonimiseren.
Deze geavanceerde data automatisering software die gebruik maakt van verschillende AI technologieën kan gemakkelijk worden geïntegreerd in je bestaande software oplossingen via API of mobiele applicaties via SDK. Het wordt het best gebruikt in de financiële dienstverlening, detailhandel, logistiek & transport, software, juridische en vele andere sectoren.
2. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een alles-in-één financieel management oplossing die bedrijven helpt factuurverwerking en onkostenbeheer te vereenvoudigen door middel van data automatisering. Met SpendControl kun je het handmatig invoeren van gegevens en een inefficiënte goedkeuringsstroom binnen het crediteurenproces van je bedrijf vergeten.
Met dit geavanceerde financiële managementplatform kun je gemakkelijk gegevens extraheren uit facturen en ontvangstbewijzen door ze in te dienen via een web- of mobiele applicatie. Daarnaast kun je je gegevens synchroniseren met je boekhoudsysteem of ERP-software om je boekhouding te stroomlijnen. Het is een perfecte data automatisering oplossing voor elke organisatie met een financiële afdeling.
3. Matillion
Matillion is een hoogwaardige oplossing voor gegevensverwerking en ETL (Extract, Transfer, Load) waarmee bedrijven gegevens uit meerdere online bronnen kunnen verzamelen en centraliseren voor verdere analyse. Met meer dan 70 connectoren naar verschillende gegevensbronnen biedt Matillion gebruikers de mogelijkheid om informatie uit een groot aantal bronnen samen te stellen.
Een van de belangrijkste voordelen van Matillion is de mogelijkheid om datapijplijnen te creëren zonder dat codering of aangepaste verbindingen nodig zijn. Matillion biedt ook planningsfuncties waarmee gebruikers gegevens kunnen extraheren volgens een vooraf bepaald schema. Het is ontworpen voor middelgrote bedrijven die hun gegevens vanuit bestaande applicaties, databases of bestanden willen overbrengen naar een cloud database.
4. Segment
Segment is een krachtige gegevensverwerkingstool waarmee bedrijven alle klantgegevens kunnen verzamelen, opschonen en activeren met slechts een paar regels code. Het behandelt alle technische aspecten van gegevensbeheer, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op het gebruik van die gegevens om de klantervaring te verbeteren en het genereren van leads te verhogen.
Met deze op klantgegevens gerichte tool voor data automatisering kunnen organisaties hun klanten veel sneller aan boord nemen. Het is een ideale oplossing voor zowel kleine starters als grotere organisaties die hun gegevensverzamelingsprocessen willen stroomlijnen.
5. Dropbase
Dropbase is een databasetool die bedrijven kunnen gebruiken om alle offline gegevens binnen enkele seconden om te zetten in hun live databases. Met een breed scala aan verwerkingsstappen stelt Dropbase gebruikers in staat hun gegevensopname, transformatie en laden in een database betrouwbaar te beheren. Het stelt gebruikers in staat om data cleaning en processing stappen toe te passen met gestructureerde data zoals Excel, CSV en JSON bestanden, en deze vervolgens direct in live productie databases te laden.
Het wordt vaak gebruikt door starters en kleine en middelgrote bedrijven die hun gegevensverwerking willen stroomlijnen. Met Dropbase kunnen deze bedrijven hun gegevens efficiënt opnemen en centraliseren zonder al te veel geld uit te geven aan dure processen en tools.
Hoe je data‑automatisering in je bedrijf implementeert
Data automatisering kan veel voor je bedrijf betekenen, maar waar te beginnen kan overweldigend zijn. Of je nu een startup bent of een groot bedrijf, succesvolle implementatie vraagt om goede planning en duidelijkheid over je doelen.
Stap 1: Identificeer processen die je wilt automatiseren
Evalueer je processen en kies repetitieve, tijdrovende taken met veel handmatige input. Goede kandidaten zijn bijvoorbeeld factuurverwerking, gegevensinvoer, orderbeheer en data validatie.
Stap 2: Stel duidelijke doelen op
Bepaal wat je met automatisering wilt bereiken: kosten besparen, dataverwerking versnellen of de nauwkeurigheid verbeteren. Meetbare doelen maken het makkelijker om succes te volgen en bij te sturen.
Stap 3: Kies de juiste software
Zoek oplossingen die passen bij je doelen, schaalbaar zijn en goed integreren met bestaande systemen. Let op gebruiksgemak, integratiemogelijkheden met CRM/ERP en de mate van aanpasbaarheid voor jouw processen.
Stap 4: Plan de integratie
Zorg voor een integratieplan dat datamigratie, systeemkoppelingen en testfasen dekt om verstoringen te voorkomen. Werk nauw samen met IT zodat systemen goed op elkaar aansluiten en downtime minimaal blijft.
Stap 5: Train je team
Zorg dat medewerkers weten hoe ze de nieuwe tools moeten gebruiken. Geef trainingen en leg uit hoe automatisering hun werk vergemakkelijkt en tijd vrijmaakt voor strategische taken.
Stap 6: Monitoren en optimaliseren
Hou na livegang de prestaties van het systeem bij: behaal je de gestelde doelen en waar valt te verbeteren? Regelmatige monitoring en optimalisatie zorgen dat de automatisering efficiënt blijft en meegroeit met je organisatie.
Start je data automatisering met Klippa
Zoals ze tegenwoordig zeggen, zijn gegevens de nieuwe vorm van olie die de groei van bedrijven aandrijft. Gegevens zijn zo integraal voor verschillende organisaties omdat ze worden gebruikt bij veel zakelijke beslissingen. Dit is de reden waarom je je strategie voor gegevensverwerking moet heroverwegen als je nog steeds geen systemen voor data automatisering gebruikt. Dit is hoe Klippa je kan helpen je reis naar data automatisering te starten.
Data automatisering met Klippa helpt je organisatie zich te concentreren op je kernactiviteiten. Onze eigen AI-gestuurde OCR-software herkent tekst in afbeeldingen (bijvoorbeeld scans) en zet deze om in doorzoekbare tekst in elk gewenst dataformaat (CSV, JSON, XLSX, XML). Het is zo simpel als een foto nemen met een smartphone en deze naar onze software sturen; die doet de rest!
Zo hoef je nooit meer handmatig gegevens te kopiëren, in te voeren in je bestaande softwaresysteem of tijd te verspillen met het zoeken naar informatie in documenten. Het beste is dat je gegevens veilig met Klippa worden verwerkt en niet op een van onze servers worden opgeslagen, zodat de integriteit van de gegevens gewaarborgd is.
Als je meer informatie nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met een van onze experts.
FAQ
Begin met het identificeren van belangrijke repetitieve taken, zoals factuurverwerking, gegevensinvoer of orderbeheer, die veel tijd en middelen vergen. Zodra deze zijn vastgesteld, kies je een data-automatiseringstool die past bij de behoeften van je bedrijf en gemakkelijk integreert met je huidige systemen.
Zoek naar software die aansluit bij je bedrijfsdoelen. Belangrijke factoren zijn gebruiksvriendelijkheid, schaalbaarheid, integratie met bestaande systemen zoals CRM of ERP, en de mogelijkheid om de specifieke processen die je hebt geïdentificeerd te automatiseren. Vergeet niet te kijken naar maatwerkmogelijkheden zodat de software zich kan aanpassen aan je unieke workflows.
Het antwoord hangt af van de aard van je bedrijf en de behoeften ervan. Hier is een korte gids:
– Als je op zoek bent naar AI-gestuurde documentautomatisering met geïntegreerde gegevensverificatie, is Klippa DocHorizon ideaal voor sectoren zoals financiën, logistiek en juridisch.
– Voor het automatiseren van financiële taken zoals factuurverwerking en onkostendeclaraties is Klippa SpendControl de beste oplossing; het biedt naadloze integratie met boekhoudsystemen en geavanceerde automatiseringsfuncties.
– Als je bedrijf gegevens uit verschillende bronnen wil centraliseren met minimale code, is Matillion de perfecte keuze; het biedt meer dan 70 connectors voor een compleet ETL-proces.
– Voor klantgegevensautomatisering die de gebruikerservaring en leadgeneratie verbetert, helpt Segment bedrijven bij het opschonen en activeren van data met minimale technische overhead.
– Als je een startup of klein bedrijf bent en een betrouwbare en betaalbare oplossing nodig hebt voor data-ingestie en centralisatie, is Dropbase de meest geschikte optie.
Dat gezegd hebbende, vallen Klippa DocHorizon en Klippa SpendControl op door hun veelzijdigheid en branchespecifieke toepassingen; ze bieden uitgebreide en schaalbare oplossingen voor data-automatisering.
Ja, moderne tools voor data-automatisering, met name die gebruikmaken van AI en OCR (Optical Character Recognition), kunnen ongestructureerde gegevens zoals e-mails, afbeeldingen en gescande documenten extraheren, verwerken en structureren, en omzetten in bruikbare, bedrijfsklare informatie.
Automatisering helpt handmatige fouten te elimineren, data te standaardiseren en realtime validatiecontroles toe te passen, wat zorgt voor nauwkeurigere en consistentere gegevens. Dit leidt tot betere besluitvorming, minder fouten en een algehele verbetering van de dataintegriteit in je organisatie.
Absoluut. Door repetitieve, tijdrovende taken te automatiseren kan je bedrijf de behoefte aan handmatig werk verminderen, operationele kosten verlagen en de efficiëntie verbeteren. Na verloop van tijd kunnen deze besparingen aanzienlijk zijn, wat bijdraagt aan een hogere ROI en personeel in staat stelt zich te richten op meer strategische activiteiten.
Ja, Klippa geeft prioriteit aan gegevensprivacy en -beveiliging. Ons platform zorgt ervoor dat gevoelige gegevens veilig worden verwerkt, met functies zoals gegevensanonimisering en naleving van regelgeving zoals AVG en HIPAA, waardoor het een betrouwbare oplossing is voor bedrijven die met vertrouwelijke informatie werken.
We bieden naadloze integratie met verschillende bedrijfssystemen via onze API– en SDK-opties. Of je nu een ERP, CRM of boekhoudpakket gebruikt, Klippa kan soepel integreren om je gegevensstromen te stroomlijnen zonder aanzienlijke verstoringen van je huidige omgeving.