De 8 beste declaratie apps voor je onkosten in 2025

We kennen het allemaal: dat ene lunchbonnetje dat ineens spoorloos is, of die taxirit waarvan je zeker weet dat je hem ooit hebt ingediend, maar waar is het bewijs? Onkosten declareren blijft voor veel mensen een kleine frustratie in het werkende leven. Gelukkig leven we in een tijd waarin technologie het niet alleen makkelijker maakt, maar soms zelfs een beetje leuk.

In deze lijst zetten we de beste apps voor je op een rij waarmee declareren een fluitje van een cent wordt. Of je nu werkt in een groot bedrijf, als freelancer of gewoon je leven iets georganiseerder wilt inrichten, met deze tools scan, stuur en verwerk je je onkosten razendsnel. 

---

Takeaways

De top 8 beste apps om jouw bonnetjes gemakkelijk te declareren in 2025:

1. Klippa SpendControl
2. Exact SRXP
3. WhiteVision
4. Moss
5. Declaree
6. Basecone
7. HoorayHR
8. Rydoo

---

De top 8 beste apps om jouw bonnetjes gemakkelijk te declareren

Geen zin om eindeloos te zoeken naar de juiste tool? Geen zorgen, wij hebben de beste declaratie apps alvast voor je op een rij gezet.

1. Klippa SpendControl

Klippa SpendControl is een slimme declaratie- en uitgavenbeheertool die bedrijven helpt om hun declaratieproces volledig te digitaliseren en automatiseren. Met de app kunnen medewerkers eenvoudig bonnetjes scannen, onkosten indienen en uitgaven toewijzen aan projecten of categorieën.

De app maakt gebruik van krachtige OCR-technologie om bongegevens automatisch uit te lezen, waardoor handmatige invoer tot een minimum wordt beperkt. Goedkeuringsflows worden vooraf ingesteld, zodat declaraties snel én volgens het beleid worden verwerkt. Ook zakelijke creditcards, facturen en budgetten kunnen centraal worden beheerd binnen hetzelfde platform.

Klippa SpendControl integreert met populaire boekhoudsystemen zoals Exact, Twinfield en AFAS en is daarmee geschikt voor organisaties die grip willen houden op hun uitgaven, zonder onnodige administratieve rompslomp.

Voordelen Klippa SpendControl

• Beheer alle soorten declaraties, van onkosten en kilometers tot creditcard- en thuiswerkvergoedingen, in één overzichtelijk platform
• Kilometerdeclaraties worden automatisch berekend via Google Maps, inclusief tussenstops
• Bonnetjes scannen, indienen, verwerken en goedkeuren via de web- of mobiele app
• Tot wel 99% nauwkeurigheid bij het uitlezen van bonnetjes dankzij geavanceerde OCR-technologie
• Volledig inzicht in je uitgaven met gebruiksvriendelijke dashboards
• Flexibele goedkeuringsflows met meerdere autorisatieniveaus
• Voldoet aan belastingwetgeving en privacyregels dankzij ISO27001-certificering en volledige GDPR-compliance
• Meerdere bonnetjes kunnen worden gebundeld in één declaratie, wat zorgt voor snellere verwerking en minder administratief werk
• Ondersteunt automatisch meerdere valuta, handig voor internationale uitgaven
• Voorkom fouten en fraude met ingebouwde herkenning van dubbele declaraties
• Koppel Klippa eenvoudig aan je boekhoud- of ERP-software, zoals QuickBooks, NetSuite of SAP
• Automatiseer de CO₂-registratie en rapportage van zakelijk en woon-werkverkeer via de mobiele app of het online platform
  

Nadelen Klippa SpendControl

• Geen integraties met reis- of productiviteitstools (zoals agenda’s of boekingssystemen)
• Momenteel geen 2-way matching (verwacht in 2025)
  

Prijzen Klippa SpendControl

• Effective plan – €5 per gebruiker/maand: inclusief declaratiebeheer, automatische verwerking, goedkeuringen, rapportages en creditcardmodule
• Premium plan – €6 per gebruiker/maand: met uitgebreide aanpassingsmogelijkheden en extra ondersteuning voor compliance
• Custom plan – Maatwerkoplossing afgestemd op jouw organisatie. Neem contact op voor een offerte op maat
  

Voor de meest actuele prijzen en volledige featurelijst, bekijk de pricingpagina van Klippa.

2. Exact SRXP

Exact SRXP is een declaratie app waarmee werknemers eenvoudig hun onkosten kunnen indienen en managers snel goedkeuring kunnen geven, volledig digitaal. De app is onderdeel van het Exact-ecosysteem en helpt bedrijven om declaratieprocessen te stroomlijnen en administratieve lasten te verlagen.

Voordelen Exact SRXP

• Beheer alle soorten declaraties, van onkosten en kilometers tot creditcard- en thuiswerkvergoedingen, in één systeem
• Integreert naadloos met boekhoud-, HR- en ERP-software voor directe gegevensoverdracht
• OCR herkent automatisch bedrag, datum en valuta voor snelle en foutloze verwerking
• Kilometerdeclaraties worden automatisch berekend via Google Maps, inclusief tussenstops
• Real-time inzicht in declaraties en automatische aflettering van creditcarduitgaven
• Tot 75% tijdsbesparing dankzij slimme workflows en automatische verwerking

Nadelen Exact SRXP

• Gebaseerd op gebruikersbeoordelingen, oogt de gebruikersinterface verouderd, wat de gebruikservaring minder intuïtief en modern maakt (Capterra)
• Er is geen ingebouwde functie voor fraudedetectie, zoals het automatisch signaleren van dubbele of verdachte declaraties
• Hoewel Exact SRXP integreert met creditcardmaatschappijen voor het afletteren van transacties, biedt het geen mogelijkheid om zelf zakelijke betaalkaarten uit te geven of te beheren met ingebouwde controles

Prijzen Exact SRXP

Premium plan – €4 per gebruiker/maand: inclusief het registreren van declaraties, kilometer- en dagvergoedingen, digitaal goedkeuringsproces, aanvragen van businesstrips, werkkostenregeling, export naar grootboek en kostenplaatsen, en cloudopslag van declaratiegegevens.

Enterprise plan – €7 per gebruiker/maand: bevat alle functies van het Premium-plan, met extra’s zoals creditcardkoppeling, goedkeuringen op basis van bedrijfsbeleid en automatische terugvordering van buitenlandse btw.

Corporate plan – €11 per declaratieformulier: speciaal voor grote organisaties met veel incidentele declaraties. Ondersteunt meerdere declaraties per formulier, uitgebreide goedkeuringsflows, creditcardkoppeling en alle Enterprise-functionaliteiten.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Exact SRXP.

3. WhiteVision

WhiteVision biedt een oplossing voor digitale documentverwerking, inclusief een app voor het verwerken van declaraties. Met behulp van slimme OCR-technologie herkent de software automatisch relevante gegevens op zowel facturen als declaraties, zoals bedragen, leveranciers en btw-informatie. Zo wordt de verwerking sneller en foutlozer.

Voordelen WhiteVision

• Declaraties kunnen altijd en overal worden ingediend via de gebruiksvriendelijke mobiele app
• Ondersteunt verschillende bestandsformaten, zoals digitale bonnen, pdf’s en papieren bonnetjes
• Declaraties worden automatisch doorgestuurd naar de juiste goedkeurders via ingestelde workflows
• Altijd inzicht in de status van declaraties voor zowel medewerkers als de financiële afdeling
• Meerdere bonnetjes kunnen worden gebundeld in één declaratie, wat zorgt voor snellere verwerking en minder administratief werk

Nadelen WhiteVision

• Minder geschikt voor kleinere bedrijven vanwege de schaal en positionering als totaaloplossing
• Declaratiefunctionaliteit is onderdeel van een bredere oplossing en niet los beschikbaar
• Geen ondersteuning voor het automatisch berekenen van reiskosten of kilometervergoedingen

Prijzen WhiteVision

WhiteVision hanteert maatwerkprijzen, afhankelijk van de behoeften en omvang van jouw organisatie. Wil je weten wat WhiteVision voor jouw bedrijf kost?

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van WhiteVision.

4. Moss

Moss is een alles-in-één platform voor uitgavenbeheer dat bedrijven helpt om grip te krijgen op declaraties, facturen én zakelijke creditcards. Met Moss kunnen medewerkers eenvoudig uitgaven indienen via de mobiele app, terwijl het finance-team profiteert van realtime overzicht en volledige controle.

Voordelen Moss

• Volledig aanpasbaar aan je eigen workflows, inclusief aangepaste kilometervergoedingen en standaard boekhoudinstellingen
• Dagvergoedingen (per diems) en kilometers worden automatisch berekend volgens officiële tarieven
• Integreert met tools als Travelperk en Gmail voor automatische ontvangst van bonnetjes
• Velden voor declaraties zijn eenvoudig te configureren voor medewerkers
• Dubbele declaraties worden automatisch gesignaleerd, wat fouten en dubbele uitbetalingen helpt voorkomen
• Koppeling met HR-systemen maakt het mogelijk om automatisch medewerkergegevens te synchroniseren

Nadelen Moss

• Gebaseerd op gebruikersbeoordelingen kan het enige tijd duren voordat je ondersteuning ontvangt van de helpdesk (Capterra)
  
• ERP-integraties zijn niet standaard inbegrepen en vereisen een aanvullende (betaalde) add-on bovenop het basispakket

Prijzen Moss

Moss werkt met maatwerkprijzen op basis van de behoeften, teamgrootte en gewenste modules van je organisatie. Wil je meer weten over de kosten en mogelijkheden van Moss? 

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Moss.

5. Declaree

Declaree, onderdeel van MobileXpense, is een gebruiksvriendelijke app voor declaratiebeheer waarmee medewerkers snel en eenvoudig hun onkosten kunnen indienen, waar ze ook zijn. De app biedt slimme functies zoals het scannen van bonnetjes via OCR, automatische categorisatie en integratie met het bedrijfsbeleid.

Voordelen Declaree

• Automatische controle van declaraties op beleid en regelgeving voorkomt fouten en ongewenste uitgaven
• Waarschuwingen bij te hoge uitgaven en inzicht in trends en topverbruikers via interactieve dashboards
• Volledig geïntegreerde zakelijke betaalkaarten voor centraal en efficiënt uitgavenbeheer
• Automatische kilometerberekening via Google Maps, inclusief wettelijk toegestane tarieven
• Dagvergoedingen instellen op basis van lokale wetgeving of bedrijfsbeleid
• Integratie met ERP- en salarissoftware voor automatische gegevensuitwisseling

Nadelen Declaree

• Gebaseerd op gebruikersbeoordelingen zijn er beperkingen in lokale ERP-integraties en kunnen afrondingsverschillen bij btw zorgen voor extra handmatige controles (G2)
  
• Gebaseerd op gebruikersbeoordelingen leidt het updaten van de app soms tot verminderde gebruiksvriendelijkheid en technische problemen (Google Play)

Prijzen Declaree

Local plan – €8 p.p./maand
Voor organisaties die onkosten lokaal beheren. Inclusief GDPR-compliance, lokale regelgeving, apps voor mobiel en desktop, bedrijfskaartintegratie, automatisering en ondersteuning in 7 talen.

Europe plan – €10 p.p./maand
Alles uit het Local-plan, plus EU-brede compliance (o.a. GoBD, URSSAF), flexibel declaratiebeleid, gepersonaliseerde support en automatische wisselkoersen.

Global plan – prijs op aanvraag
Voor wereldwijde uitgavencontrole. Inclusief compliance in 70+ landen, multi-entity management, vervangerrollen, SSO, valuta-ondersteuning en beleidsgebaseerde workflows.

Let op: er geldt een minimum van 30 gebruikers per plan. Sommige functies worden afzonderlijk geprijsd.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Declaree.

6. Basecone

Basecone is een digitale oplossing voor het verwerken van bonnetjes, facturen en andere financiële documenten, ontwikkeld door Wolters Kluwer. De tool maakt gebruik van slimme herkenningstechnologie (OCR) en biedt snelle, geautomatiseerde workflows voor zowel declaratie- als factuurverwerking.

Voordelen Basecone

• Volledig cloud-based, dus altijd en overal toegankelijk via browser of app
• Documenten kunnen eenvoudig worden aangeleverd via e-mail, upload of de Basecone-app
• Geautomatiseerde workflows zorgen dat goedkeuringen snel bij de juiste persoon terechtkomen
• Realtime verwerking in je boekhoudpakket met automatische herkenning van boekingsgegevens
• Slimme boekingsregels zorgen voor snelle, automatische verwerking van terugkerende documenten
• Alle documenten worden 10 jaar veilig bewaard in het archief en voldoen aan fiscale bewaarplicht

Nadelen Basecone

• Beperkt aantal integraties met boekhoudsoftware vergeleken met andere declaratie-oplossingen
• Gebaseerd op gebruikersbeoordelingen loopt de mobiele app soms vast of vertoont deze technische problemen (App Store)
• Geen ingebouwde functies voor fraudedetectie of herkenning van dubbele declaraties

Prijzen Basecone

Declaratiemodule – €3,75 per gebruiker/maand: voor eenvoudig en snel indienen van onkosten met de Basecone-app. Inclusief het uploaden van bonnetjes, declaraties indienen via mobiel of desktop, goedkeuringsflows en automatische verwerking. 

Basecone Premium – €1,36 per administratie/maand + €0,33 per geboekte factuur: flexibel prijsmodel voor organisaties die betalen op basis van gebruik. Je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk boekt, waardoor dit pakket geschikt is voor kantoren die meerdere administraties beheren en efficiënt willen verwerken.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Basecone.

7. HoorayHR

HoorayHR is een alles-in-één HR-platform speciaal ontworpen voor het mkb, met onder andere een intuïtieve module voor het declareren van onkosten. Medewerkers kunnen via de mobiele app eenvoudig bonnetjes uploaden, declaraties indienen en de status ervan volgen, allemaal in een paar klikken.

Voordelen HoorayHR

• Declareren via de mobiele app is eenvoudig: medewerkers maken een foto van hun bonnetje en dienen deze direct in
• Integreert met boekhoudsystemen zoals Exact Online, Moneybird en Yuki voor automatische verwerking van goedgekeurde declaraties
• Maandelijkse rapportages geven inzicht in kosten per medewerker en helpen bij het beheren van uitgaven
• Reiskostenmodule berekent automatisch het aantal kilometers en de bijbehorende vergoeding
• Onderdeel van een breder HR-platform met extra functies zoals verlofbeheer, documenten en verzuimregistratie

Nadelen HoorayHR

• De focus ligt primair op HR-processen zoals onboarding, verlof en prestatiemanagement, waardoor de declaratiefuncties minder uitgebreid zijn dan bij gespecialiseerde oplossingen
• Er is geen ingebouwde fraudedetectie binnen het declaratieproces, zoals herkenning van dubbele of verdachte uitgaven

Prijzen HoorayHR

All-in pakket – €6,50 per gebruiker/maand: HoorayHR biedt een vaste prijs voor het volledige HR-platform, waarin ook de declaratiemodule is inbegrepen. Hoewel je met de app eenvoudig onkosten en reiskosten kunt declareren, krijg je er automatisch ook een breed scala aan HR-functionaliteiten bij.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van HoorayHR.

8. Rydoo

Rydoo is een internationale declaratie app waarmee medewerkers hun onkosten eenvoudig kunnen indienen, verwerken en laten goedkeuren, volledig digitaal en mobiel. Van een foto van een bonnetje tot automatische verwerking en integratie met de boekhouding: Rydoo neemt het volledige declaratieproces uit handen.

Voordelen Rydoo

• Automatische goedkeuringsflows helpen om declaraties sneller te verwerken en beleidsrisico’s te verkleinen
• Creditcardtransacties worden automatisch gekoppeld aan declaraties via integraties met o.a. Visa, Mastercard en AMEX
• Kilometerregistratie maakt het eenvoudig om reiskosten nauwkeurig bij te houden en te rapporteren
• Dagvergoedingen worden automatisch berekend op basis van officiële tarieven en reisinformatie
• Inzichtelijke rapportages brengen trends in kaart en helpen bij het optimaliseren van kostenbeheer
• AI-ondersteunde scanner herkent bongegevens met >95% nauwkeurigheid en vult automatisch velden in

Nadelen Rydoo

• Gebaseerd op gebruikersbeoordelingen is de interface niet altijd even intuïtief, wat het navigeren door het platform lastig kan maken (G2)
• Geen lokale integraties met Nederlandse boekhoudsoftware

Prijzen Rydoo

Essentials – €8 p.p./maand (jaarlijks)
Voor groeiende bedrijven die eenvoudig onkosten willen beheren. Inclusief declaraties via app, bonnetjes scannen, kilometervergoeding, basisintegraties, etc. Bij maandelijkse facturatie: €10 p.p.

Pro – €10 p.p./maand (jaarlijks)
Voor organisaties die meer controle willen over beleid en goedkeuring. Inclusief alles van Essentials, plus dagvergoedingen, automatische matching, meervoudige goedkeuringen, etc. Bij maandelijkse facturatie: €12 p.p.

Voor de meest actuele prijsplannen verwijzen we naar de officiële website van Rydoo.

Waarom kiezen voor een declaratie app?

Of je nu een groeiende organisatie runt of zelfstandig ondernemer bent, het bijhouden van onkosten is vaak een tijdrovende klus. Declaratie apps brengen structuur, snelheid en betrouwbaarheid in dat proces. Hier zijn enkele voordelen:

• Minder papierwerk: Geen rondslingerende bonnetjes meer; alles digitaal op één plek
• Snellere verwerking: Declaraties worden direct ingediend en automatisch doorgestuurd voor goedkeuring
• Minder fouten: OCR-technologie voorkomt invoerfouten en dubbele declaraties
• Realtime inzicht: Direct overzicht in wie wat uitgeeft, wanneer en waarvoor
• Compliance en archivering: Voldoen aan fiscale eisen én alles veilig opgeslagen

Voor bedrijven betekent dit minder administratiedruk, snellere terugbetaling aan medewerkers én betere controle over de uitgaven. En dat maakt niet alleen finance teams blij, maar het hele bedrijf.

Klaar om de juiste declaratie app te kiezen?

Of je nu al precies weet welke tool het beste bij jouw organisatie past, of nog twijfelt tussen een aantal opties, één ding is zeker: het digitaliseren van je declaratieproces levert tijdwinst, overzicht en rust op.

Ben je benieuwd wat Klippa SpendControl voor jouw bedrijf kan betekenen? Of wil je sparren over welke oplossing het beste aansluit bij jouw declaratieproces? Neem gerust contact met ons op of vraag een gratis demo aan, en ontdek hoe Klippa jou kan helpen om declaraties én facturen slimmer, sneller en foutloos te verwerken.

FAQ