De 7 beste data entry software voor jouw organisatie in 2026

Herken je dit? Je team verwerkt dagelijks stapels facturen, bonnetjes en inkooporders — en een groot deel van die gegevens wordt nog steeds handmatig overgetypt. Elk document kost tijd, elke typefout kost geld, en aan het einde van de maand is de achterstand groter dan ooit.

Dat is geen uitzonderlijke situatie. Volgens onderzoek van Insight Avenue in opdracht van Tipalti (2024) zegt 83% van de finance professionals in de Benelux dat inefficiëntie in de crediteurenadministratie en de afhankelijkheid van handmatige processen ertoe leidt dat de financiële afdeling de rest van het bedrijf niet kan bijhouden. Het verwerken van een enkele leveranciersfactuur duurt gemiddeld maar liefst 66 minuten.

Met de juiste data entry software automatiseer je de extractie, validatie en verwerking van documenten, zodat jouw team zich kan richten op werk dat er echt toe doet. In deze blog vergelijken we de 7 beste oplossingen van 2026, zodat jij de keuze kunt maken die past bij jouw organisatie.

---

Key takeaways

1. Klippa DocHorizon – Beste data entry software van 2026 voor geavanceerde automatisering met AI-gedreven OCR, classificatie, verificatie en fraudedetectie. 🏆
2. Rossum – Ideaal voor financiële documentverwerking met PO-matching, meldingen van dubbele betalingen en integraties met boekhoudpakketten.
3. UiPath – Beste keuze voor enterprise-automatisering van grote datasets, met low-code procesorchestratie en uitgebreide integratiemogelijkheden.
4. AutoEntry – Geschikt voor het mkb in boekhouding en administratie, automatiseert data-extractie uit facturen, bonnetjes en bankafschriften.
5. Forms On Fire – Beste oplossing voor mobiele dataverzameling in veldsectoren, met offline ondersteuning en no-code configuratie.
6. Ninox – Beste keuze voor het bouwen van aangepaste applicaties zonder code, geschikt voor bedrijven met groeiende databeheerbehoeften.
7. Docsumo – Sterk voor mkb in kredietverlening en verzekeringen, met solide gestructureerde documentextractie.

---

Wat is data entry software?

Data entry software is een oplossing die het handmatig invoeren van gegevens vervangt door geautomatiseerde extractie, validatie en opslag van data uit documenten en andere bronnen.

Moderne data entry software maakt gebruik van technologieën zoals OCR (Optical Character Recognition) en AI om gegevens automatisch uit facturen, bonnetjes, contracten en andere documenten te halen. Die gegevens worden vervolgens geverifieerd en doorgestuurd naar systemen zoals ERP-software, boekhoudpakketten of databases, zonder dat een medewerker daar handmatig iets voor hoeft te doen.

Waarom heb je data entry software nodig?

Voor teams die dagelijks grote volumes aan documenten verwerken, zijn de voordelen van data entry automatisering direct voelbaar:

• Snellere doorlooptijden: Handmatige factuurverwerking duurt gemiddeld 66 minuten per document. Geautomatiseerde software verwerkt hetzelfde document in seconden.
• Minder fouten: Hoe minder menselijke handelingen in een proces, hoe kleiner de kans op dure typefouten of dubbele betalingen.
• Schaalbaarheid: Verwerk meer documenten zonder extra personeel. Data entry software groeit mee met de behoeften van jouw organisatie.
• Lagere operationele kosten: Kortere doorlooptijden en minder fouten betekenen direct kostenbesparing op de financiële afdeling.
• Betere compliance: Geautomatiseerde software biedt audittrails, dataverificatie en anonimisering, dit is onmisbaar voor GDPR-naleving.

Hebben deze redenen je interesse gewekt om handmatige data-invoer te vervangen? Overweeg je het gebruik van software voor de automatisering van data-invoer? Geweldig, wij helpen graag! 

In het volgende deel hebben we onze selectie van de 7 beste geautomatiseerde data entry software opgesomd.

De beste data entry software in 2026

We hebben de meest gebruikte oplossingen vergeleken op functionaliteit, gebruiksgemak, integraties en echte gebruikersreviews van platforms als Capterra en G2. Hier zijn de zeven beste opties voor jouw organisatie in 2026.

1. Klippa DocHorizon – Beste AI-gedreven data entry software voor automatisering en OCR

Klippa DocHorizon is een uitgebreid Intelligent Document Processing (IDP) platform dat handmatige gegevensinvoer volledig vervangt. De software extraheert data uit facturen, bonnetjes, inkooporders, PDF’s en afbeeldingen met een nauwkeurigheid van maximaal 99%.

De geëxtraheerde data wordt automatisch doorgestuurd naar jouw ERP-systeem, boekhoudsoftware of database, in formaten zoals CSV, JSON, XML of PDF. Naast extractie biedt Klippa DocHorizon ook documentclassificatie, verificatie, data-anonimisering en fraudedetectie, allemaal via een low-code platform dat je zonder diepgaande technische kennis bedient.

Voor teams die grote volumes leveranciersfacturen, onkostenbonnen of inkooporders verwerken, levert Klippa DocHorizon een besparing van tot 70% op verwerkingstijd en -kosten.

Voordelen:

• Intuïtief drag-and-drop platform, geen programmeerkennis vereist
• Ondersteuning voor een onbeperkt aantal documenttypen via de Prompt Builder
• Brede taal- en landenondersteuning voor internationale inzet
• ISO 27001 gecertificeerd, klantdata blijft binnen Europa
• Optionele Human in the Loop voor maximale nauwkeurigheid
• Herkenning van meerdere regelitems, productmatching en lange-bonverwerking
• Fraudedetectie via datumcontroles, dubbele detectie en beeldforensics
• Camera SDK voor optimale invoerkwaliteit via mobiel
• Data-anonimisering voor GDPR-compliance

Nadelen:

• Beperkte ondersteuning voor niet-Latijnse schriftsoorten, zoals Arabisch en Aziatische talen
• Vereist basiskennis van API’s en webhooks voor optimale implementatie

Prijzen:

• €25 gratis tegoed om het platform te testen
• Licentie- of gebruiksgebaseerd prijsmodel
• Neem contact op voor prijsdetails

Ideaal voor: Middelgrote tot grote organisaties die hoge documentvolumes verwerken en behoefte hebben aan geavanceerde automatisering van hun financiële administratie.

2. Rossum

Rossum is een AI-gebaseerde cloudoplossing voor documentverwerking die financiële processen automatiseert. De software ontvangt documenten via meerdere kanalen, classificeert ze, extraheert data, valideert de gegevens en integreert direct met boekhoudpakketten.

Voor finance teams die veel facturen verwerken, is Rossum een solide keuze dankzij de ingebouwde PO-matching en melding van dubbele betalingen. De software is ISO 27001 gecertificeerd en HIPAA-compliant.

Voordelen:

• API-integraties beschikbaar
• Melding bij dubbele betalingen
• Twee-weg inkoopordermatching
• ISO-gecertificeerd

Nadelen:

• Gebruikers melden moeite met het herkennen van documenten met complexe opmaak of ongebruikelijke lay-outs (Capterra)
• Beperkte taalondersteuning, wat documentverwerking in meerdere talen bemoeilijkt
• Rossum wordt door gebruikers als prijzig ervaren
• Het platform reageert soms traag

Prijzen:

• Starter: vanaf €18.000 per jaar
• Business / Enterprise / Ultimate: offerte op aanvraag

Ideaal voor: Middelgrote tot grote ondernemingen met hoge documentvolumes en complexe financiële workflows.

3. UiPath

UiPath is een flexibel automatiseringsplatform dat schaalbaar is voor organisaties van elk formaat. De software verwerkt grote documentvolumes en extraheert data in gestructureerd formaat met minimale codeerkennis.

Voordelen:

• Integraties via API
• Low-code oplossing
• Koppelingen met externe applicaties
• Procesorchestratie over meerdere systemen
• Ondersteuning voor meerdere databronnen
• End-to-end ROI-tracking

Nadelen:

• Beginnende gebruikers vinden het platform lastig, ondanks de low-code aanpak (Capterra)
• Updates verstoren bestaande workflows (G2)
• Relatief hoge kosten, vooral voor kleinere organisaties
• Documentatie verdient verbetering

Prijzen:

• Gratis versie beschikbaar
• Pro: vanaf €420 per maand
• Enterprise: op aanvraag

Ideaal voor: Grote organisaties en overheden die brede automatisering van front- en backofficeprocessen willen realiseren.

4. AutoEntry

AutoEntry is een data entry automatiseringsplatform voor het midden- en kleinbedrijf. Je levert documenten aan via de website, de mobiele app of een uniek e-mailadres. AutoEntry haalt data nauwkeurig op uit bonnetjes, facturen en bankafschriften.

Voordelen:

• Gebruiksvriendelijke interface
• Directe koppeling met boekhoudpakketten
• Mobiele app beschikbaar

Nadelen:

• Beperkt tot de boekhoudsector
• Functionaliteiten worden door gebruikers als minimaal beoordeeld (G2)
• Nauwkeurigheid laat soms te wensen over (Capterra)
• Klantenservice wordt als traag en inefficiënt ervaren

Prijzen:

• Bronze: $12/maand (50 credits)
• Silver: $23/maand (100 credits)
• Gold: $44/maand (200 credits)
• Platinum: $98/maand (500 credits)
• Diamond: $285/maand (1.500 credits)
• Sapphire: $450/maand (2.500 credits)

Ideaal voor: Kleine en middelgrote bedrijven in de boekhouding die facturen, bonnen en onkosten geautomatiseerd willen verwerken.

5. Forms On Fire

Forms On Fire is een mobiel SaaS-platform voor gegevensverzameling en workflowautomatisering. Het platform richt zich op organisaties die data verzamelen in het veld, met volledige offline ondersteuning en een no-code configuratie.

Voordelen:

• Koppelingen met externe applicaties
• No-code platform
• Volledig offline bruikbaar
• Enterprise-functies beschikbaar
• Mobiele app en API-integraties

Nadelen:

• Gebruikersinterface wordt als niet intuïtief ervaren (Capterra)
• Abonnementskosten worden als hoog beschouwd
• Gebruikers melden dataverlies bij offline gebruik (G2)
• Het uploaden en indienen van documenten duurt lang

Prijzen:

• Standard: vanaf $20 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)
• Premium: $28 per gebruiker/maand
• Enterprise: op aanvraag

Ideaal voor: Organisaties van elk formaat die mobiele dataverzameling en workflowautomatisering nodig hebben in veldgerichte sectoren.

6. Ninox

Ninox is een no-code platform waarmee je zonder programmeerkennis aangepaste applicaties bouwt voor databeheer en procesoptimalisatie.

Voordelen:

• Compatibel met alle apparaten
• Low-code platform
• API-integratie
• Aanpasbare sjablonen

Nadelen:

• De low-code functionaliteit schiet tekort bij complexe taken (Capterra)
• Functies zoals een communicatiesysteem ontbreken nog
• Geen Windows-app beschikbaar

Prijzen:

• Starter: vanaf $12/maand per gebruiker
• Professional: vanaf $24/maand per gebruiker
• Enterprise: vanaf $36/maand per gebruiker
• Ninox CRM: op aanvraag

Ideaal voor: Kleine tot middelgrote bedrijven die zonder code aangepaste datamanagementoplossingen willen bouwen.

7. Docsumo

Docsumo helpt bedrijven bij het automatisch vastleggen en analyseren van ongestructureerde documenten met behulp van machine learning. De software werkt zonder sjablonen en vereist geen handmatige instellingen. Je uploadt documenten en de geëxtraheerde data wordt direct doorgestuurd naar jouw systemen.

Voordelen:

• Eenvoudige gebruikersinterface
• Klantenservice beschikbaar
• API aanpasbaar voor meerdere toepassingen
• Meerdere data-uitvoerformaten

Nadelen:

• Gebruikers vragen om uitgebreidere rapportagefuncties (Capterra)
• Handgeschreven documenten worden nog niet goed verwerkt
• Communicatie met het supportteam verloopt soms moeizaam

Prijzen:

• Gratis: $0/maand, inclusief 100 pagina’s per maand
• Growth: vanaf $299/maand (12.000 pagina’s per jaar)
• Enterprise: op aanvraag

Ideaal voor: Kleine tot middelgrote bedrijven in sectoren zoals kredietverlening en verzekeringen die gestructureerde documentextractie nodig hebben.

Onmisbare functies voor data entry software

Welke software je ook overweegt, voor jouw team zijn deze zeven functionaliteiten onmisbaar.

Documentclassificatie

Jouw afdelingen ontvangen documenten in allerlei vormen: facturen, creditnota’s, inkooporders, bonnetjes, bankafschriften. Automatische documentclassificatie sorteert en categoriseert inkomende documenten direct, zonder handmatige tussenkomst. Klippa DocHorizon automatiseert dit proces volledig en past de classificatie aan op jouw documenttypen.

Data-extractie

Handmatig gegevens overnemen uit ongestructureerde documenten is foutgevoelig en tijdrovend. Met geautomatiseerde data-extractie op basis van OCR en AI haal je binnen seconden alle relevante velden op: leveranciersnaam, factuurnummer, bedragen, BTW, betaaldata. Klippa DocHorizon haalt data op met maximaal 99% nauwkeurigheid.

Dataverificatie

Geëxtraheerde data is pas waardevol als je er zeker van bent dat die klopt. Dataverificatie controleert automatisch of de uitgelezen gegevens overeenkomen met andere bronnen, zoals leveranciersregisters of eerder ontvangen documenten. Klippa DocHorizon kruist data af met externe databases en verifieert de authenticiteit van documenten, zodat fouten worden onderschept vóór ze je systemen bereiken.

Data-anonimisering

Je teams verwerken dagelijks privacygevoelige informatie: BSN-nummers, bankgegevens, persoonsgegevens op salarisdocumenten. Data-anonimisering maskeert deze gegevens automatisch, zodat alleen medewerkers met de juiste autorisatie ze inzien. Klippa DocHorizon is een van de weinige platforms die GDPR-compliance actief ondersteunt met geautomatiseerde anonimiseringstechnologie.

Documentconversie

Papieren facturen, gescande PDF’s en afbeeldingen moeten worden omgezet naar machineleesbare, doorzoekbare data voordat ze in jouw systemen terechtkomen. Klippa DocHorizon converteert JPG, PNG en PDF naar gestructureerde uitvoerformaten zoals CSV, XLSX, XML en JSON. Documenten lever je aan via app, web of e-mail.

Mobiel scannen

Medewerkers die onderweg bonnetjes of leveringsbonnen ontvangen, hoeven niet te wachten tot ze achter hun bureau zitten. Met de mobiele scanning-functionaliteit van Klippa DocHorizon zet je een smartphone om in een volwaardige documentscanner. De bijbehorende Camera SDK optimaliseert de beeldkwaliteit voor maximale automatiseringsgraad.

Fraudedetectie

Documentfraude is moeilijk te detecteren bij grote volumes, zeker wanneer facturen handmatig worden verwerkt. Klippa DocHorizon detecteert verdachte documenten automatisch via datumcontroles, detectie van dubbele betalingen en geavanceerde beeldforensics. Zo bescherm je jouw organisatie tegen documentfraude zonder extra handmatige controles.

Klippa DocHorizon: de beste keuze voor jouw organisatie

Handmatige gegevensinvoer kost tijd, geld en energie, en vergroot de kans op fouten en fraude. Klippa DocHorizon is geen losse software, maar een compleet IDP-platform dat de jouw volledige documentverwerking automatiseert: van extractie en classificatie tot verificatie, anonimisering en fraudedetectie, alles in één low-code omgeving.

Of je nu leveranciersfacturen, onkostendeclaraties, inkooporders of bankafschriften verwerkt: Klippa DocHorizon past zich aan jouw documenttypen en workflows aan. De software integreert naadloos met meer dan 50 systemen, waaronder SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite en Xero.

Voordelen voor jouw team:

• Verwerkingstijd per document terug van minuten naar seconden
• Tot 70% besparing op verwerkingskosten
• Maximaal 99% extractienauwkeurigheid via AI en OCR
• Ingebouwde fraudedetectie en dubbele betalingscontrole
• Volledige GDPR-compliance met data-anonimisering
• ISO 27001 gecertificeerd, data blijft binnen Europa
• Schaalbaar van honderden tot miljoenen documenten per maand

Wil je zien hoe Klippa DocHorizon werkt voor jouw organisatie? Vraag een gratis demo aan of neem contact op met ons team.

FAQ