AP automation: Hoe automatiseer je Accounts Payable

Het beheren van accounts payable (AP) is vaak een complexe uitdaging voor financiële teams, vol met handmatige taken, strakke deadlines en het risico op grote fouten. Deze processen zijn essentieel maar vaak inefficiënt, wat de financiële gezondheid van veel organisaties beïnvloedt.

AP automation: Hoe automatiseer je Accounts Payable biedt een oplossing en transformeert dit cruciale onderdeel met geavanceerde technologie zoals OCR en machine learning. Het vergemakkelijkt de factuurverwerking, verbetert de nauwkeurigheid en versnelt betalingen, waardoor het operationele belang van AP in lijn wordt gebracht met significante, directe voordelen zoals kosten- en tijdsbesparing.

In deze blog verkennen we de voordelen van factuurautomatisering en AP automation: Hoe automatiseer je Accounts Payable, pakken we veelvoorkomende uitdagingen aan en begeleiden we je bij het kiezen van de juiste automatiseringsoplossing. Ontdek hoe je je AP proces kunt vereenvoudigen, relaties met leveranciers kunt verbeteren en strategische financiële inzichten kunt verkrijgen.

---

Key Takeaways

• Accounts Payable stroomlijnt facturatie- en betalingsprocessen – Technologie automatiseert taken zoals gegevensinvoer, goedkeuringen en betalingen, waardoor er minder handmatige inspanning nodig is.

• AP automation verlaagt de operationele kosten aanzienlijk – Traditionele AP processen kunnen $15-$40 per factuur kosten, terwijl automatisering deze kosten met wel 81% kan verlagen.

• Klippa SpendControl centraliseert AP processen – factuurverwerking en onkostenbeheer zijn verenigd in één oplossing voor betere organisatie en controle.

• Geniet van geautomatiseerde naleving van financiële regelgeving – Klippa zorgt voor naleving van landspecifieke rapportage normen zonder handmatige tussenkomst.

---

Wat is AP automation?

Automatisering van accounts payable (AP) verwijst naar de op technologie gebaseerde aanpak voor het beheren en verwerken van de facturen en betalingen van een bedrijf aan leveranciers zonder handmatige invoer. Door het accounts payable proces van factuur tot betaling te automatiseren, kunnen bedrijven kosten besparen, fouten minimaliseren en de operationele efficiëntie verbeteren.

Over het algemeen maakt AP automation gebruik van technologie zoals optische tekenherkenning (OCR), kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning, waarmee bedrijven de volledige accounts payable workflow kunnen digitaliseren en automatiseren, zodat facturen nauwkeurig en snel worden vastgelegd, verwerkt en betaald.

Het verkennen van AP automation benadrukt de voordelen en de correlatie met de best practices in modern AP beheer, waardoor de nadelen van handmatige processen duidelijker worden. Als we deze uitdagingen gaan bespreken, wordt het duidelijk dat automatisering niet zomaar een technische upgrade is – het is een strategische stap in de richting van een efficiënter en foutloos factuurbeheersysteem.

Waarom zou je je Accounts Payable automatiseren?

Voor veel financieel specialisten betekent het beheren van AP vaak het omgaan met stapels facturen, dringende deadlines en tijdrovende, stressvolle processen die cruciaal zijn voor de financiële gezondheid van het bedrijf.

Als we terugkijken naar 2024, zien we dat er een nieuwe verschuiving plaatsvindt: steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun processen te automatiseren, vooral op de boekhoudafdeling. Het belangrijkste inzicht van 2024 is dat 64% van de bedrijven ten minste een deel van hun AP processen heeft geautomatiseerd.

Maar waarom zo’n radicale verandering, vraag je je misschien af. Om dat te begrijpen, moeten we het handmatige accounts payable proces onder de loep nemen.

Simpel gezegd begint het proces met papieren facturen ontvangen en de gegevens invoeren in je boekhoudsoftware. Vervolgens moet je herinneringen sturen en wachten op goedkeuringen. Je moet de facturen ook betalen, ervoor zorgen dat ze overeenkomen met je inkooporders en ze ten slotte integreren in je boekhouding.

Dit tijdrovende proces op zich is al reden genoeg om je AP workflows te automatiseren, toch? Laten we eens kijken met welke andere uitdagingen je te maken kunt krijgen als je een handmatig AP proces hebt.

De uitdagingen van handmatige AP processen

De meest voorkomende uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen zijn:

• Menselijke fouten. De mogelijkheid van menselijke fouten, zoals typefouten, rekenfouten en het per ongeluk twee keer verwerken van dezelfde factuur, kan de operationele efficiëntie aanzienlijk beïnvloeden. Deze fouten vereisen extra tijd en middelen om te herstellen. En dan is er nog het risico van onopgemerkte factuurfraude.

• Hoge operationele kosten. Het handmatig verwerken van facturen is inherent duur en kost naar schatting tussen de $15 en $40 per factuur, wat nog verder toeneemt door het risico op menselijke fouten.

• Ongeorganiseerde gegevens. Het ontbreken van een gecentraliseerd volgsysteem kan leiden tot een extra onderbreking in je workflow. Als de verantwoordelijke medewerker niet beschikbaar is, wordt de rest van het team niet geïnformeerd, wat kan leiden tot late betalingen, slechte relaties met leveranciers en kosten voor late betalingen.

Als je al deze uitdagingen in overweging neemt, is het duidelijk dat de cruciale rol van AP vaak botst met hoe rommelig en riskant handmatige AP verwerking kan zijn. Door deze processen te automatiseren, kunnen bedrijven van accounts payable een strategisch voordeel maken in plaats van een last.

Hoe automatiseer je je AP workflow?

De keuze om je accounts payable proces te automatiseren is een strategische zet om de efficiëntie en nauwkeurigheid van je financiële activiteiten te verbeteren. Onze handleiding beschrijft de belangrijkste stappen voor de overgang naar een geautomatiseerde AP workflow. Van het beoordelen van je huidige processen en het stellen van duidelijke doelen tot het selecteren van de juiste oplossing en het zorgen voor een naadloze integratie.

Door deze gestructureerde aanpak te volgen, kun je handmatige processen verminderen, fouten minimaliseren en je team in staat stellen zich te richten op financiële taken van hogere waarde, waardoor de algehele productiviteit en financiële integriteit van je organisatie worden verbeterd.

Stap 1: Beoordeel en analyseer je huidige AP proces

Begin met een grondige beoordeling van je bestaande AP workflow. Identificeer alle handmatige taken, van ontvangst van facturen tot uitvoering van betalingen, en zoek knelpunten. Deze fundamentele stap legt de basis om te begrijpen waar automatisering de grootste voordelen kan opleveren.

Stap 2: Stel duidelijke doelen op voor automatisering

Definieer specifieke, meetbare doelen voor je AP automation project. Of het nu gaat om het terugdringen van verwerkingskosten, het minimaliseren van fouten, het sneller verwerken van facturen of het verbeteren van de relaties met leveranciers, duidelijke doelstellingen vormen een leidraad voor je strategie en helpen bij het meten van succes.

Stap 3: Een oplossing voor AP automation verkennen en selecteren

Onderzoek verschillende AP automatiseringsoplossingen, met de nadruk op functies, schaalbaarheid, gebruikersinterface en compatibiliteit met je bestaande systemen. Geef de voorkeur aan oplossingen die integreren met je huidige ERP, zodat je verzekerd bent van een soepele overgang en een onafgebroken gegevensstroom.

Stap 4: Plan je implementatiestrategie

Ontwikkel een gedetailleerde routekaart voor de implementatie, met daarin de belangrijkste mijlpalen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden. Een goede planning beperkt mogelijke problemen en schept duidelijke verwachtingen voor alle belanghebbenden die bij de overgang betrokken zijn.

Stap 5: Zorg voor naadloze integratie

Een cruciale stap in het automatiseringstraject is de integratie van het nieuwe systeem met je bestaande financiële software. Deze integratie moet de gegevensintegriteit en continuïteit tussen de verschillende platformen behouden zonder afbreuk te doen aan de functionaliteit.

Stap 6: Grondig testen en trainen

Test het nieuwe AP systeem rigoureus voordat het live gaat om er zeker van te zijn dat het aan alle functionele eisen voldoet. Train je team in het effectief gebruiken van het nieuwe systeem. Een uitgebreide training vermindert de weerstand tegen verandering en zorgt voor een hogere mate van acceptatie in de hele organisatie.

Door deze stappen te volgen, transformeer je je AP proces, verminder je handmatig werk, minimaliseer je fouten en maak je je team vrij om zich te richten op strategische financiële beheertaken.

Voordelen van het automatiseren van AP processen

Hier volgt een lijst met de belangrijkste voordelen die bedrijven kunnen hebben als ze besluiten om hun accounts payable te automatiseren:

• Kostenbesparingen. Door accounts payable te automatiseren, kunnen bedrijven hun verwerkingskosten met wel 81% zien dalen en kunnen middelen worden toegewezen aan belangrijkere onderdelen van het bedrijf.
• Verbeterde nauwkeurigheid. De 99% nauwkeurigheid van AP automatiseringsoplossingen vermindert menselijke fouten drastisch, waardoor transacties correct worden uitgevoerd.
• Verbeterde efficiëntie. Automatisering versnelt elke stap van factuurverwerking, van gegevensinvoer tot betaling. Bedrijven die gebruik maken van AP automation kunnen tot 73% efficiënter werken.
• Betere relaties met leveranciers. De betrouwbaarheid van AP automation is de sleutel tot het vermijden van boetes voor late betaling, het ontvangen van kortingen voor vroege betaling, het opbouwen van duurzame partnerships en het bieden van concurrentievoordelen bij onderhandelingen en supply chain management.
• Strategisch inzicht. Dankzij het realtime inzicht in accounts payable processen kunnen bedrijven eenvoudig rapporten opstellen, bijvoorbeeld aan het einde van de maand of aan het einde van het jaar, waarbij alle AP gegevens veilig zijn opgeslagen en eenvoudig toegankelijk zijn in één gecentraliseerde omgeving.
• Duidelijke controletrajecten. AP automation genereert een gedetailleerd, real-time digitaal controletraject door elke fase van elke transactie nauwkeurig vast te leggen. Hierdoor kunnen controleurs en beoordelaars snel de nauwkeurigheid en naleving van de financiële administratie bevestigen.

Uiteindelijk doet AP automation zoveel meer dan alleen processen verbeteren. Het zorgt ervoor dat alles soepeler verloopt, van operationele activiteiten tot relaties met leveranciers. Het langetermijnsucces van je bedrijf is nu haalbaar geworden. Maar hoe zorgt een kleine verandering als AP automation er precies voor dat dit allemaal gebeurt?

Hoe werkt AP automation?

AP automation stroomlijnt het accounts payable proces door middel van de volgende stappen:

1. Facturen digitaal vastleggen:
   • Gebruik van OCR om papieren facturen om te zetten in elektronische formaten.
   • Elektronische facturen kunnen rechtstreeks in het systeem worden geïmporteerd.
2. Workflow Automatisering:
   • Facturen worden door een vooraf gedefinieerde goedkeuringsworkflow geleid.
   • Geautomatiseerde vergelijking met inkooporders en bonnetjes om nauwkeurigheid te garanderen.
3. Planning van goedkeuring en betaling:
   • Zodra een factuur is goedgekeurd, worden de betalingen automatisch door het systeem ingepland.
   • Relevante financiële gegevens worden in realtime bijgewerkt.
4. Geautomatiseerde meldingen en herinneringen:
   • Geautomatiseerde herinneringen houden het proces op schema.
   • Vermindert het risico op late betalingen en bijbehorende boetes.
5. Real-Time zichtbaarheid:
   • Biedt realtime statusupdates van facturen en betalingen.
   • Vergemakkelijkt beter cashflowbeheer en rapportage.

In het algemeen vermindert AP automation het handmatig invoeren van gegevens, minimaliseert fouten en versnelt de accounts payable cyclus, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid toenemen.

Welke Accounts Payable taken wil je automatiseren?

De effectiviteit van automatisering van accounts payable workflows hangt sterk af van de specifieke taken die je wilt automatiseren. Het automatiseren van belangrijke onderdelen van het accounts payable proces kan de handmatige invoer drastisch verminderen, waardoor de efficiëntie, nauwkeurigheid en de algehele financiële gezondheid van je organisatie verbetert.

Laten we eens kijken welke taken binnen de accounts payable workflow het meest voordelig zijn als ze worden geautomatiseerd.

Facturen vastleggen

Accounts payable automation begint met het omzetten van papieren of e-facturen in gestructureerde digitale gegevens. Door gebruik te maken van OCR-technologie legt de AP automatiseringsoplossing facturen automatisch vast door ze te scannen, te categoriseren, te organiseren en tekst of afbeeldingen om te zetten in een gedigitaliseerd formaat zoals PDF, JSON, CSV, XML, enz.

Gegevensinvoer

De AP automatiseringsoplossing maakt gebruik van AI-gebaseerde gegevensextractie, waardoor het cruciale informatie van facturen kan herkennen, zoals de vervaldatums, het te betalen bedrag en leveranciersgegevens, waardoor alle essentiële gegevens worden geëxtraheerd en het niet langer nodig is om elke factuur handmatig te controleren en gegevens handmatig in het systeem in te voeren.

Factuurmatching

AP automatiseringsoplossingen omvatten vaak ook two-way matching. Het systeem vergelijkt facturen automatisch met inkooporders of afleverbonnen en zorgt zo voor de correctheid van de overeengekomen bestelling. Eventuele afwijkingen worden gemarkeerd voor controle, terwijl vrijgegeven facturen worden doorgestuurd voor goedkeuring of onmiddellijke betaling, waardoor de nauwkeurigheid wordt verbeterd en te hoge betalingen worden voorkomen.

Goedkeuringen

Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows maken gebruik van vooraf bepaalde bedrijfsregels om facturen ter controle naar bevoegd personeel te sturen of om facturen van een bepaalde categorie, zoals een bedrag, leverancier of project, automatisch goed te keuren. Dit versnelt niet alleen het goedkeuringsproces, maar zorgt ook voor een duidelijk controletraject en vermindert knelpunten.

Opsporing van fraude

Door gebruik te maken van geavanceerde algoritmen kunnen AP automation tools ongebruikelijke patronen identificeren, zoals sporen van wijziging van factuurgegevens, die kunnen duiden op frauduleuze activiteiten in je accounts payable, waardoor een essentiële beveiligingslaag wordt toegevoegd aan je financiële processen.

Compliance

Automatisering zorgt ervoor dat alle transacties voldoen aan het interne beleid en de externe regelgeving. Het vereenvoudigt het factuurbeheer systeem, waardoor het eenvoudiger wordt om te voldoen aan internationale nalevingseisen en audits.

Betalingen

Oplossingen die zijn gekoppeld aan betalings- of bankplatforms maken de geplande of onmiddellijke terugbetaling van goedgekeurde facturen mogelijk door optimale betalingsmethoden te selecteren die zijn afgestemd op de contractuele voorwaarden van elke leverancier. Dit systeem helpt bedrijven om vroegbetaalkortingen te krijgen en kosten voor late betalingen te vermijden.

Reconciliatie

Geautomatiseerde reconciliatie van betalingen vergelijkt geregistreerde transacties met bankafschriften, identificeert snel afwijkingen, verzekert de nauwkeurigheid van alle transacties en vereenvoudigt het financiële afsluitproces.

Rapportage

Automatisering biedt uitgebreide en realtime zichtbaarheid in het AP proces, waarbij gedetailleerde rapporten worden gegenereerd die helpen bij het bijhouden van prestaties, inzicht geven in cashflow en betalingspatronen en bedrijven een volledig overzicht geven van de financiële gezondheid van het bedrijf.

Analyse

AP automation gaat verder dan alleen rapporteren en biedt diepgaande analytische inzichten in uitgavenpatronen en mogelijke procesverbeteringen. Dit maakt strategische besluitvorming mogelijk en helpt de algehele AP verwerking te optimaliseren.

Door deze taken te automatiseren, kunnen bedrijven de tijd en moeite die gepaard gaan met handmatige AP processen aanzienlijk verminderen. Door deze verschuiving kunnen teams zich concentreren op strategische activiteiten die direct bijdragen aan de waarde van de organisatie, naast andere voordelen.

Essentiële functies van AP automation

Het kiezen van de juiste AP automatiseringsoplossing is cruciaal voor het bevorderen van de vele taken die komen kijken bij het beheren van je accounts payable. Met zoveel beschikbare opties kan het overweldigend zijn om de perfecte oplossing voor jouw organisatie te vinden. Om deze beslissing te vereenvoudigen, hebben we een gids samengesteld met de belangrijkste kenmerken en factoren die je in overweging moet nemen:

• Basiskenmerken: Zoek naar oplossingen met functionaliteiten zoals het elektronisch vastleggen van facturen, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en realtime rapportage. Deze functies zijn essentieel voor AP automation!

• Schaalbaarheid: Kies voor een oplossing die geschikt is voor de groei van je bedrijf en die een toenemend aantal transacties efficiënt kan verwerken zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties. Onderzoek op welke soorten bedrijven elke oplossing is gericht en inspecteer limieten voor het volume van facturen dat in abonnementsplannen wordt verwerkt.

• Beveiliging en naleving: Overweeg bij het selecteren van een AP automatiseringsoplossing dat je er zeker van bent dat deze veilig, beveiligd en compliant is. Ook een uitgebreide set criteria die betrekking hebben op beveiligingscertificeringen, gegevensbeschermingsnormen en naleving van regelgeving zijn cruciaal. Belangrijke factoren om naar te kijken zijn ISO 27001-certificering, SOC 1 / SOC 2 Type II Attestations en AVG-compliance.

• Gebruiksvriendelijkheid: Een gebruiksvriendelijke interface is essentieel voor een soepele acceptatie door je team, het minimaliseren van trainingstijd en het verhogen van de productiviteit vanaf het begin. Vraag om een live demonstratie van de oplossing of kies voor gratis tests om het binnen je team te testen voordat je overgaat tot aankoop.

• Integratiemogelijkheden: Integratie met je huidige ERP- en boekhoudsoftware is essentieel om een uniform financieel ecosysteem te behouden en end-to-end procesautomatisering te garanderen. Controleer de plug-and-play integratiemogelijkheden of de mogelijkheid van een op maat gemaakte API-verbinding.

• Flexibiliteit: Beoordeel of de oplossing aanpassingsmogelijkheden biedt die aansluiten bij de unieke behoeften en workflows van jouw bedrijf, waardoor een meer op maat gemaakt en efficiënter AP proces mogelijk wordt. Voorbeelden van dergelijke aanpassingsopties zijn goedkeuringsworkflows voor facturen, aangepaste modellen voor het vastleggen van gegevens, instellingen voor naleving van regio’s, ondersteuning en onboarding.

Om de juiste AP automatiseringsoplossing te kiezen, moet je een grondige analyse maken van je huidige processen, toekomstige behoeften en de specifieke functies die je accounts payable activiteiten zullen verbeteren. Door deze factoren prioriteit te geven, ontdek je een oplossing zoals Klippa SpendControl die je financiële workflows optimaliseert en strategische waarde biedt aan je bedrijf.

AP automation met Klippa SpendControl

Vergeet het vervelende AP proces door je accounts payable te automatiseren met Klippa SpendControl. Onze intuïtieve software combineert alle essentiële functies om handmatige invoer uit je accounts payable workflow te verminderen.

Zet tekst en afbeeldingen om in digitale gegevens, keur facturen van leveranciers goed via custom workflows, detecteer fouten en fraude en voldoe aan regelgeving, allemaal binnen één speciaal platform. Verbeter de relaties met leveranciers terwijl je kostbare tijd bespaart en handmatig werk vermindert.

Klippa SpendControl biedt toegang tot cruciale functies voor je accounts payable automation:

• Factuurverwerking en modules voor digitaal declareren zijn beschikbaar in één gecentraliseerde oplossing
• Zakelijke creditcards die zijn gesynchroniseerd met onze software voor onkostenbeheer bieden totale controle over uitgaven van werknemers, met directe reconciliatie en boeking
• Gegevensextractie met onze intern ontwikkelde OCR-technologie
• Geautomatiseerde naleving van landspecifieke voorschriften voor financiële rapportage
• Gecentraliseerde financiële gegevens in één gebruiksvriendelijk onkostendashboard
• Ingebouwde fraudedetectie op basis van machine learning
• Autorisatiestromen op meerdere niveaus voor georganiseerde en versnelde goedkeuringsprocessen
• Automatische omrekening van vreemde valuta voor factuurverwerking vanuit alle regio’s
• Mobiele en webomgevingen met 24/7 toegang tot je georganiseerde AP gegevens
• Plug-and-play boekhoud- en ERP-software-integraties
• Volledige ondersteuning en onboarding door onze productspecialisten

Wil je je accounts payable automatiseren? Ben je op zoek naar de ultieme oplossing voor het financieel beheer van je bedrijf? Boek een gratis demo om ons product in actie te zien, of neem contact op met onze SpendControl specialisten voor meer informatie. Begin je tijd te investeren in zaken die er toe doen!

FAQ