4 Klippa features om declaratiefraude te voorkomen


Categorie: Informatief
Laatst bijgewerkt: 2018-12-11 17:01:14

fraude preventie

Meer dan 80% van de Nederlandse managers ergert zich aan het declaratieproces voor onkosten. Onnodig tijdrovend door het ontbreken van informatie, onjuistheden of medewerkers die privé en zakelijke uitgaven door elkaar halen zijn veelgenoemde oorzaken van deze ergernis. Valt nog mee te leven, maar wat als er vermoedens van fraude of daadwerkelijk frauduleuze onkostendeclaraties zijn? Heldere afspraken helpen hierbij, maar Klippa heeft een aantal handige features waarmee fraude preventief wordt gesignaleerd.

Het bepalen van richtlijnen en beleid

Veel organisaties hebben hun declaratie richtlijnen geformaliseerd in een beleidsstuk. Een papieren tijger waar na indiensttreding vaak niet meer naar wordt omgekeken. Door de richtlijnen te digitaliseren en daardoor een integraal onderdeel te maken van het proces, vermindert de kans op fraude. Medewerkers zullen namelijk bij het indienen al een melding krijgen dat een declaratie niet voldoet aan de richtlijnen.

Herkenning dubbel ingiende bonnen

Het dubbel indienen van bonnen is een veel voorkomende oorzaak van declaratiefraude. Om die reden laten we Klippa automatisch dubbel ingediende bonnen herkennen. De indiener krijgt automatisch een melding bij een dubbele declaratie waardoor de declaratie van deze onkosten niet mogelijk is.

Digitaal afgedwongen autorisatieproces

Naast dubbel ingediende bonnen en een handmatig declaratieproces, is een valse handtekening van een manager een voorkomende oorzaak van fraude. In de Klippa Declaratiemanager wordt dit risico gemitigeerd, omdat de autorisatiestappen worden afgedwongen met toegekende rollen en autorisatierechten. Deze zijn gekoppeld aan het profiel van de gebruikers.

Audit trail ingediende declaraties

De Klippa Declaratiemanager slaat van elke ingediende declaratie een audit trial op. In deze audit trail is gedocumenteerd wie de declaratie heeft ingediend, geautoriseerd en verwerkt in de boekhouding. Hierdoor hebben het management en een accountant altijd inzicht in de autorisatie flow van declaraties.


Mocht je meer vragen hebben over Klippa, neem dan gerust contact met ons op via support@klippa.com. Benieuwd hoe de Klippa Declaratiemanager precies werkt? Plan dan een online demo in met een van onze productspecialisten via onderstaand formulier.