Documenten vormen de ruggengraat van het bedrijfsleven. Contracten, facturen, personeelsdossiers, onboardingformulieren… ze zijn overal. Maar hier zit het probleem: verouderde systemen voor intelligente documentverwerking (IDP) zijn nooit ontworpen voor de snelheid, schaal en complexiteit van de huidige werkprocessen.
Daarom stappen steeds meer bedrijven over op AI-gestuurde IDP-oplossingen. Om deze verschuiving beter te begrijpen, hebben SER Group, AIIM en Deep Analysis een enquête gehouden onder 600 bedrijfsleiders in de Verenigde Staten, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland.
De bevindingen laten een markt in transitie zien:
- Twee derde van de bedrijven vervangt verouderde IDP-systemen.
- GenAI en LLM’s veranderen de manier waarop leveranciers worden beoordeeld.
- IDP verschuift van de backoffice naar toepassingen in de frontoffice, zoals onboarding, contractbeheer en KYC.
- Maar er blijven uitdagingen bestaan, variërend van gegevensbeveiliging tot integratie en het tekort aan vaardigheden.
In dit artikel bespreken we de belangrijkste inzichten uit het onderzoek, belichten we de kansen en obstakels waarmee leiders worden geconfronteerd, en laten we zien hoe moderne IDP eindelijk orde kan scheppen in de documentchaos.
Belangrijkste conclusies uit het IDP-onderzoek 2025
- 66% van de bedrijven stapt over van verouderde IDP-systemen naar moderne, AI-gestuurde oplossingen.
- 78% gebruikt al AI in hun documentverwerkingsprocessen.
- Het gebruik breidt zich uit naar frontoffice-toepassingen zoals onboarding, contractbeheer en KYC — niet alleen factuurverwerking.
- Belangrijkste obstakels: gegevensbeveiliging, integratieproblemen en zorgen over nauwkeurigheid.
- GenAI verandert het koopgedrag → Amerikaanse kopers vertrouwen op AI-gestuurde research, terwijl leiders in de DACH-regio de voorkeur geven aan proof-of-concepts en relaties.
- Papier is nog steeds springlevend: 61% van de IDP-projecten verwerkt papieren documenten en faxen blijven gangbaar in de gezondheidszorg en bij overheidsinstanties.
- Bedrijven noemen het tekort aan vaardigheden, vooral op het gebied van procesontwerp en verandermanagement, als belangrijke belemmering voor adoptie.
- Succes met IDP wordt bepaald door efficiëntie, schaalbaarheid en ROI, niet door het verminderen van het personeelsbestand.
Conclusie: De markt beweegt snel. Bedrijven weten dat ze niet kunnen vertrouwen op verouderde IDP-systemen. Ze hebben schaalbare, AI-gedreven oplossingen nodig die verder gaan dan alleen backoffice-automatisering.
Waarom stappen zoveel bedrijven over op nieuwe IDP-systemen?
De resultaten van het onderzoek maken één ding duidelijk: verouderde IDP-tools kunnen de moderne eisen niet bijbenen. Twee derde van de bedrijven (66%) vervangt momenteel hun bestaande systemen, terwijl nog eens 65% actief nieuwe IDP-projecten overweegt.
Waarom? Leiders wezen op drie grote pijnpunten:
- Beperkte functionaliteit → Verouderde systemen kunnen de diverse werkprocessen van vandaag, van contractbeheer tot KYC, niet goed ondersteunen.
- Grote afhankelijkheid van externe ondersteuning → Te veel consultancy en maatwerk vertragen de adoptie.
- Slechte integratie → Oudere tools sluiten niet goed aan op moderne technologie stacks.
Tegelijkertijd wordt de markt verstoord door Generatieve AI en LLM’s. Start-ups en nieuwere leveranciers winnen snel terrein, terwijl gevestigde partijen moeite hebben zich aan te passen.
Voor veel bedrijven draait de overstap naar moderne, AI-gestuurde IDP niet alleen om kostenbesparing. Het gaat om concurrerend blijven in een markt waar snelheid en nauwkeurigheid essentieel zijn.
Hoe groot is de adoptie van AI in documentverwerking?
AI is inmiddels voorbij de pilotfase. Volgens het onderzoek gebruikt 78% van de bedrijven al AI in hun documentverwerkingsprocessen. Voor veel organisaties is IDP het meest toegankelijke instapmodel voor toegepaste AI, omdat het snel zichtbare resultaten oplevert.
Leiders noemen twee belangrijkste voordelen:
- Efficiëntiewinst → Het automatiseren van routinetaken verkort doorlooptijden en geeft medewerkers de ruimte zich te richten op werk met hogere waarde.
- Verbeterde nauwkeurigheid → Moderne IDP-tools halen en classificeren gegevens betrouwbaarder dan verouderde OCR-systemen.
Belangrijk is dat AI in IDP niet langer experimenteel is. Het is uitgegroeid tot een kerncapaciteit binnen de bedrijfsvoering, en de komst van generatieve AI vergroot deze rol verder. Bedrijven beginnen voorbij het vastleggen en extraheren te kijken, richting verrijking, validatie en integratie over verschillende systemen heen.
De kernboodschap: AI in documentverwerking is geen opkomende trend meer. Het is een gangbare praktijk die de standaard zet voor concurrentiekracht.
Welke uitdagingen belemmeren de adoptie van IDP?
Hoewel de adoptie steeds sneller gaat, ervaren bedrijven duidelijke obstakels bij het uitrollen van IDP. Het onderzoek benadrukt drie belangrijke belemmeringen:
- Gegevensbeveiliging en privacy → Zorgen over gevoelige informatie blijven de grootste hindernis, vooral in gereguleerde sectoren.
- Complexe integratie → Verouderde systemen sluiten niet gemakkelijk aan op moderne IT-stacks, wat leidt tot vertragingen en extra kosten.
- Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid → Sommige organisaties twijfelen nog steeds of AI-gestuurde extractie consequent kan voldoen aan compliance-eisen.
Om deze uitdagingen aan te pakken, onderzoeken bedrijven flexibele implementatiemogelijkheden (private cloud- of on-premise-opties) en agent-based AI-protocollen zoals MCP en A2A. Beide benaderingen zijn ontwikkeld om meer controle te waarborgen, risico’s te minimaliseren en vertrouwen in automatisering op te bouwen.
Kortom, de interesse in IDP is groot, maar bedrijven hebben oplossingen nodig die veiligheid, nauwkeurigheid en naadloze integratie combineren voordat zij verder opschalen.
Welke nieuwe toepassingen stimuleren de groei van IDP?
Jarenlang werd IDP vooral geassocieerd met facturen en declaraties. Het onderzoek van 2025 laat zien dat dit snel verandert. Bedrijven breiden nu uit naar frontoffice-processen, waar automatisering direct invloed heeft op de klantervaring.
Belangrijke groeigebieden zijn:
- Onboarding → Snellere verificatie en soepelere documentafhandeling voor nieuwe klanten of medewerkers.
- Contracten → Geautomatiseerde extractie van kernvoorwaarden en verplichtingen versnelt goedkeuringen en verkleint risico’s.
- Vergunningen en licenties → Gestroomlijnde complianceprocessen, vooral in gereguleerde sectoren.
- Know Your Customer (KYC) → Snellere identiteitsverificatie en minder fraude.
Een opvallende bevinding: 62% van de IDP-systemen betrekt nu externe gebruikers. Dat betekent dat automatisering niet alleen draait om interne efficiëntie — het wordt ook een concurrentievoordeel richting klanten.
De boodschap is duidelijk: IDP verplaatst zich van de backoffice naar het middelpunt van de aandacht en verandert de manier waarop bedrijven omgaan met klanten, partners en toezichthouders.
Hoe verandert GenAI de manier waarop kopers leveranciers selecteren?
Generatieve AI verandert de manier waarop bedrijven hun technologiepartners beoordelen. Het onderzoek toont een duidelijke kloof tussen regio’s:
- Bedrijven in de VS → vertrouwen sterk op GenAI-gestuurde research bij het evalueren van leveranciers. Tools zoals ChatGPT en andere LLM’s beïnvloeden de eerste selectielijsten van leveranciers.
- Bedrijven in de DACH-regio (Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland) → geven nog steeds de voorkeur aan praktische methoden zoals proof-of-concepts, pilots en persoonlijke relaties.
Deze kloof heeft grote gevolgen voor leveranciers. In de VS is zichtbaarheid in AI-gestuurde zoekresultaten cruciaal, terwijl succes in de DACH-regio nog steeds afhangt van het aantonen van betrouwbaarheid en het opbouwen van vertrouwen via persoonlijk contact.
Belangrijkste inzicht: leveranciers moeten zich aanpassen aan regionaal koopgedrag. Dat betekent optimaliseren voor zowel AI-gestuurde ontdekking als traditionele, relatiegedreven evaluatie.
Verdwijnt papier eindelijk in 2025?
Ondanks jaren van digitalisering blijft papier onderdeel van het geheel. Het onderzoek laat zien dat 61% van de IDP-projecten nog steeds papieren documenten verwerkt. Nog verrassender is dat 48% van de bedrijven verwacht dat het papiergebruik op korte termijn zal toenemen.
Bepaalde sectoren springen eruit:
- Gezondheidszorg en overheid → faxgebruik blijft wijdverspreid, met 37% van de bedrijven die er nog steeds op vertrouwen.
- DACH-regio → laat sterkere verwachtingen zien voor een afname van papier in vergelijking met de VS, waar bedrijven juist meer stabiliteit voorspellen.
Het aanhoudende gebruik van papier benadrukt een realiteit waar veel organisaties mee te maken hebben: digitalisering gaat vooruit, maar traditionele kanalen verdwijnen niet van de ene op de andere dag. Voor IDP-aanbieders blijft het essentieel om zowel digitale-first als papierintensieve processen te ondersteunen.
Welke vaardigheden missen bedrijven voor een succesvolle IDP implementatie?
Technologie alleen garandeert geen resultaten. Het onderzoek benadrukt twee grote hiaten die IDP-projecten belemmeren:
- Technische expertise → Veel organisaties missen de interne kennis om moderne IDP-platforms te implementeren, configureren en op te schalen.
- Proces herontwerp en verandermanagement → Zelfs wanneer de technologie werkt, lopen bedrijven het risico “oude workflows te digitaliseren” in plaats van ze opnieuw te ontwerpen voor automatisering.
Deze lacunes maken bedrijven kwetsbaar voor stilvallende projecten of tegenvallende resultaten. Succesvolle adoptie vraagt om meer dan een goede leverancier — het vereist interne capaciteitsopbouw en de bereidheid om het werk fundamenteel te herzien.
De les: zonder de juiste vaardigheden wordt IDP slechts een hulpmiddel. Met die vaardigheden wordt het een aanjager van transformatie.
Hoe ziet een succesvolle IDP implementatie eruit?
Toen bedrijven werd gevraagd hoe zij succes met Intelligent Document Processing definiëren, gingen de antwoorden verder dan kostenbesparing of personeelsreductie. De belangrijkste waardematen zijn:
- Snellere verwerkingstijden → Kortere documentcycli leiden tot sneller onboarding, goedkeuringen en klantreacties.
- Schaalbaarheid → Systemen die meer volume en complexiteit aankunnen zonder problemen.
- Rendement op investering → Duidelijke financiële voordelen die de adoptie rechtvaardigen.
- Positieve feedback van gebruikers → Medewerkers ervaren minder frustratie en meer efficiëntie in hun dagelijkse werk.
Opmerkelijk genoeg werd personeelsreductie als laagste prioriteit beoordeeld. Voor de meeste bedrijven is het doel van IDP niet om mensen te vervangen, maar om hen vrij te maken voor werk met hogere waarde en zowel medewerkers als klanten een soepelere ervaring te bieden.
De boodschap is duidelijk: succes met IDP wordt gemeten in snelheid, schaalbaarheid en tevredenheid — niet in het schrappen van banen.
Hoe verschillen adoptietrends per sector en regio?
Het onderzoek laat zien dat hoewel de adoptie van IDP overal versnelt, het tempo en de prioriteiten per sector en geografie verschillen.
Per sector:
- Bankwezen & Financiën → lopen voorop in adoptie, gedreven door processen met veel compliance-eisen zoals KYC en contractbeheer.
- Gezondheidszorg & Overheid → maken trager vooruitgang door hun afhankelijkheid van papier en fax, maar hebben een groot potentieel voor efficiëntiewinst.
- Productie & Energie → richten zich op het opschalen van IDP om complexe supply chain- en compliance-documentatie te verwerken.
Per regio:
- Verenigde Staten → bedrijven vertrouwen sterk op GenAI-onderzoek voor leveranciersselectie en verwachten dat het gebruik van papier stabiel blijft.
- DACH (Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland) → organisaties zijn traditioneler in leveranciersselectie, maar optimistischer over het terugdringen van papiergebruik op de lange termijn.
De conclusie: IDP-adoptie is universeel, maar het traject ziet er anders uit afhankelijk van sectorspecifieke druk en regionale werkgewoonten. Zowel leveranciers als bedrijven moeten met deze verschillen rekening houden om succes te garanderen.
Belangrijkste inzichten voor zakelijke leiders
Het IDP-onderzoek 2025 schetst een helder beeld van een markt in transitie. Bedrijven vervangen snel hun verouderde systemen, maar de adoptie wordt beïnvloed door nieuwe verwachtingen en blijvende uitdagingen. Dit zijn de punten die leiders moeten meenemen:
- Modernisering is urgent → Twee derde van de bedrijven vervangt verouderde IDP-tools die huidige werkprocessen niet aankunnen.
- AI is mainstream → 78% van de organisaties gebruikt al AI voor documentverwerking, en de vraag naar generatieve AI-functies groeit snel.
- Use cases breiden uit → IDP is niet langer beperkt tot facturen. Het wordt ingezet voor onboarding, contracten en KYC — vaak met betrokkenheid van externe gebruikers.
- Er blijven obstakels → Beveiliging, integratie- en nauwkeurigheidsproblemen vertragen de adoptie, naast tekorten in interne vaardigheden en verandermanagement.
- Succes wordt anders gemeten → ROI, schaalbaarheid en snellere verwerking zijn de belangrijkste meetpunten — niet het schrappen van banen.
- Regionale en sectorcontext is van belang → Amerikaanse bedrijven vertrouwen op GenAI-gestuurde leveranciersresearch, terwijl de DACH-regio prioriteit geeft aan vertrouwen en proof-of-concepts.
Voor zakelijke leiders is de boodschap duidelijk: IDP is niet langer optioneel. Bedrijven die vandaag moderniseren, winnen aan efficiëntie, schaalbaarheid en concurrentievoordeel.
Hoe Klippa + Doxis bedrijven helpen bij het adopteren van IDP
Het onderzoek bevestigt wat veel leiders al weten: verouderde IDP-tools kunnen het tempo niet bijhouden. Moderne bedrijven hebben oplossingen nodig die nauwkeurig, schaalbaar, veilig en flexibel zijn, en die zowel backoffice- als frontofficeprocessen aankunnen.
Precies hier komen Klippa en SER Group’s Doxis-platform samen:
- Klippa DocHorizon → AI-gestuurde documentautomatisering ontworpen voor snelheid en nauwkeurigheid.
- Doxis Intelligent Content Automation → Enterprise-platform op schaal voor compliance, integraties en end-to-end informatiemanagement.
Door krachten te bundelen bieden Klippa + Doxis bedrijven een future-ready IDP-stack die:
- Complexe workflows automatiseert, van facturen en contracten tot onboarding en KYC.
- Zorgt voor naleving van wereldwijde normen voor gegevensbeveiliging en privacy.
- Naadloos integreert met bestaande IT-systemen, waardoor adoptie minder frictie kent.
- Schaalbaar is in verschillende regio’s en sectoren, van mkb tot multinationals.
Samen geven Klippa en Doxis organisaties de kracht om documentchaos te doorbreken, adoptiekloven te dichten en echte bedrijfswaarde uit IDP te halen.
Plan een demo om te ontdekken hoe Klippa + Doxis uw bedrijf kunnen helpen voorbij verouderde IDP te groeien.
Veelgestelde vragen over intelligente documentverwerking (IDP)
IDP maakt gebruik van AI en machine learning om informatie uit documenten van elk formaat vast te leggen, te classificeren en te extraheren — zoals pdf’s, afbeeldingen, scans of handgeschreven notities.
OCR herkent tekst, maar IDP gaat verder door AI toe te passen voor classificatie, validatie en integratie in bedrijfsprocessen.
Oudere systemen missen functionaliteit, zijn te afhankelijk van externe ondersteuning en integreren niet goed met moderne IT-stacks. Daarom stapt twee derde van de bedrijven over op nieuwe systemen.
Naast facturen wordt IDP nu veel gebruikt voor onboarding, contracten, licenties, vergunningen en Know Your Customer (KYC)-processen.
Beveiliging, integratie en nauwkeurigheid zijn de meest voorkomende obstakels. Bedrijven melden ook tekorten aan technische vaardigheden en verandermanagement.
GenAI is zowel een technologische drijfveer als een factor bij aankoopbeslissingen. Amerikaanse bedrijven gebruiken het om leveranciers te onderzoeken, terwijl bedrijven in de DACH-regio de voorkeur geven aan proof-of-concepts en vertrouwde relaties.
Klippa levert snelle en nauwkeurige, AI-gestuurde documentautomatisering, terwijl Doxis zorgt voor compliance, schaalbaarheid en integratie. Samen bieden zij end-to-end IDP voor moderne bedrijven.