De Belgische verplichting voor B2B e-facturatie is officieel van kracht voor alle btw-geregistreerde bedrijven. Dat betekent simpel gezegd: papieren facturen en pdf’s per e-mail zijn voor binnenlandse B2B-transacties niet meer toegestaan.
Werk je nog met deze manier van factureren? Dan voldoe je niet aan de huidige wetgeving.
Heb je e-facturatie nog niet ingericht? Dan kunnen de gevolgen flink zijn. De administratieve boetes lopen op van €1.500 tot €5.000 per overtreding. Daarnaast weigeren veel bedrijven automatisch facturen die geen geldig Peppol BIS 3.0-bestand zijn. Het gevolg: betalingsvertragingen en druk op je cashflow.
Misschien ben je nog bezig met de implementatie, of merk je dat je huidige oplossing te veel handmatig werk vraagt. In beide gevallen is er een duidelijke stap vooruit. Met een goed geautomatiseerde Peppol-inrichting kun je deze verplichting zelfs omzetten in een concurrentievoordeel.
In deze gids lees je hoe e-facturatie er vandaag in België voor staat. Ook ontdek je hoe je je huidige inrichting optimaliseert of overstapt naar een betere aanbieder voordat je tegen problemen aanloopt.
Key Takeaways
- B2B-verplichting is actief: Gestructureerde elektronische facturatie is nu wettelijk verplicht voor binnenlandse transacties tussen alle btw-geregistreerde bedrijven in België.
- PDF’s zijn verleden tijd: Een pdf per e-mail versturen is niet langer rechtsgeldig voor B2B-verkoop. Facturen moeten machineleesbare XML-bestanden (UBL 2.1) zijn volgens de Peppol BIS 3.0-standaard.
- E-reporting start in 2028: De e-facturatie oplossing die je nu implementeert, vormt de basis voor de verplichte realtime btw-rapportage die in januari 2028 ingaat.
- Prestaties bepalen de overstap: Veel bedrijven stappen over van eenvoudige portals naar geautomatiseerde aanbieders. Zo verminderen ze handmatige invoer, hoge kosten per factuur en het aantal afkeuringen.
- Overstappen is eenvoudig: Je zit niet vast aan één aanbieder. Je kunt je Peppol-ID (KBO-nummer) overzetten naar een efficiënter Access Point, zonder je digitale adres te wijzigen of je bedrijfsvoering te verstoren.
E-facturatie in België: waar staan we nu?
Digitale facturatie is in België geen toekomstvisie meer. Het is de nieuwe standaard. Papieren facturen en pdf’s per e-mail zijn vervangen door gestructureerde e-facturen. Daarmee wil de overheid fouten verminderen, btw-gegevens beter controleren en administratieve processen efficiënter maken.
Wie moet eraan voldoen?
De verplichting geldt voor vrijwel alle btw-geregistreerde bedrijven in België. Lever je goederen of diensten aan een ander Belgisch bedrijf? Dan moet je een gestructureerde e-factuur versturen.
Er zijn een paar uitzonderingen, bijvoorbeeld voor specifieke vrijgestelde sectoren of kleine ondernemingen met een bijzonder btw-regime. In de praktijk valt het grootste deel van de Belgische B2B-transacties gewoon onder deze regels.
De officiële standaard: Peppol BIS 3.0
België heeft Peppol BIS 3.0 gekozen als verplichte standaard. Dat is een gestructureerd XML-bestand volgens de Europese norm EN 16931. Concreet betekent dit dat facturen in een vast digitaal formaat worden uitgewisseld. Boekhoud- en ERP-systemen die Peppol ondersteunen, kunnen deze facturen automatisch verwerken. Handmatig overtypen of controleren is daardoor niet meer nodig.
- Eén duidelijke taal: De standaard gebruikt het XML-formaat UBL 2.1. Systemen die hierop zijn ingericht, kunnen factuurgegevens direct en foutloos inlezen.
- Geen extra Belgische varianten: België volgt de bestaande Peppol-standaard zonder ingewikkelde nationale uitbreidingen toe te voegen. Dat maakt de implementatie overzichtelijker.
- Aangepaste btw-afronding: Sinds de invoering mag btw alleen nog worden afgerond op het totaalbedrag per btw-tarief. Afronden per afzonderlijke factuurregel is niet meer toegestaan.
Naleving en handhaving
De wet verplicht dat alle binnenlandse B2B-facturen via het beveiligde Peppol-netwerk worden verzonden. Voldoe je technisch niet aan de eisen, dan kun je een administratieve boete krijgen. Die begint bij €1.500 voor een eerste overtreding en kan oplopen tot €5.000 bij herhaalde fouten.
Maar de impact gaat verder dan alleen een boete. Steeds meer bedrijven weigeren automatisch facturen die niet in het juiste formaat zijn aangeleverd. Dat kan zorgen voor flinke vertragingen in betalingen en directe druk op je cashflow.
E-reporting in 2028: De volgende grote stap
Gestructureerde e-facturatie is nu de eerste stap, maar het maakt deel uit van een groter plan om het Belgische belastingsysteem te moderniseren. De volgende mijlpaal staat gepland op 1 januari 2028. Vanaf dat moment wordt e-reporting verplicht.
Daarmee verschuift België van periodieke aangiftes naar een systeem waarbij transacties vrijwel continu worden gecontroleerd.
Wat is e-reporting?
Op dit moment werkt het Peppol-netwerk volgens een zogenoemd vierhoekenmodel. De factuur gaat van jou naar je klant via jullie eigen Peppol Access Points.
Vanaf 2028 stapt België over op een vijfhoekenmodel. Dat betekent dat elke Peppol-factuur die je verstuurt of ontvangt, automatisch en bijna realtime wordt gedeeld met de Belgische belastingdienst.
De overheid hoeft dan niet meer te wachten tot het einde van het kwartaal om je aangifte te ontvangen. Transactiegegevens komen vrijwel direct binnen zodra de factuur wordt verzonden.
Hierdoor kan de fiscus gegevens meteen met elkaar vergelijken. Fouten worden sneller opgespoord en btw-verschillen kunnen eenvoudiger worden vastgesteld.
Het einde van de jaarlijkse klantenlisting
Dit brengt ook een voordeel met zich mee. Omdat de overheid alle transactiedata al ontvangt, verdwijnen sommige handmatige en tijdrovende rapportages.
Naar verwachting vervangt e-reporting de verplichte jaarlijkse btw-listing van je klanten.
Dat scheelt een terugkerende administratieve taak en geeft je financiële team ruimte om zich te richten op belangrijker werk.
Waarom je nu al moet voorbereiden
2028 lijkt misschien nog ver weg. Toch leg je de basis voor e-reporting met de e-facturatie oplossing die je vandaag kiest. Realtime rapporteren kan alleen als je factuurstroom volledig digitaal en geautomatiseerd verloopt via Peppol.
Kies je nu voor een aanbieder die al rekening houdt met deze toekomstige eisen, dan voorkom je dat je over een paar jaar opnieuw je hele IT-structuur moet aanpassen.
Waarom het slim kan zijn om van Peppol-aanbieder te wisselen
Veel bedrijven hebben vlak voor de deadline snel een e-facturatie oplossing gekozen. De aansluiting op het Peppol-netwerk was geregeld, maar dat betekent niet automatisch dat de gekozen oplossing ook optimaal werkt.
Misschien merk je inmiddels dat je huidige inrichting juist méér werk oplevert dan het bespaart. In dat geval kan overstappen een logische stap zijn.
Hieronder vind je de meest voorkomende redenen om van aanbieder te wisselen.
Verborgen kosten en beperkte schaalbaarheid
Sommige aanbieders lokken met een lage instapprijs, maar rekenen vervolgens hoge kosten per verzonden of ontvangen factuur.
Groeit je organisatie en neemt het aantal transacties toe? Dan kunnen de kosten snel oplopen. Biedt je aanbieder geen transparant en schaalbaar prijsmodel, dan betaal je mogelijk meer dan nodig is.
Te weinig automatisering
Een bekende frustratie is een Peppol-koppeling die nog steeds handmatig werk vraagt. Moet je gegevens exporteren uit je ERP-systeem, bestanden handmatig uploaden in een portal en zelf fouten corrigeren? Dan profiteer je nauwelijks van automatisering.
Een goede aanbieder fungeert als een slimme schakel tussen je software en het Peppol-netwerk. De technische verwerking en controles gebeuren op de achtergrond, zonder dat je team hoeft in te grijpen.
Regelmatige afkeuring van facturen
Peppol BIS 3.0 kent strikte validatieregels. Heeft je aanbieder geen sterke controlemechanismen, dan kunnen kleine fouten ervoor zorgen dat facturen worden afgewezen door je klant.
Dat leidt tot vertraging in betalingen en extra administratief werk om facturen te corrigeren en opnieuw te versturen. Je hebt een partner nodig die fouten al onderschept voordat de factuur het systeem verlaat.
Slechte koppeling met je huidige software
Als je Peppol Access Point niet goed samenwerkt met je boekhoud- of ERP-systeem, ontstaan er losse databronnen. Dat maakt bankafstemming en financiële rapportages onnodig ingewikkeld.
Veel bedrijven stappen over omdat ze behoefte hebben aan een betrouwbare API of directe koppelingen met de software die ze al gebruiken.
Stappenplan voor het overstappen naar een andere Peppol-aanbieder
Overstappen naar een nieuwe aanbieder is een standaardprocedure. Het Peppol-netwerk is namelijk open ingericht. Je Peppol-ID, meestal je KBO-nummer, blijft van jou. Net als een telefoonnummer dat je meeneemt bij een andere provider.
Is je huidige oplossing te traag, te duur of sluit die niet goed aan op je software? Dan kun je in een paar duidelijke stappen overstappen naar een betere inrichting.
Stap 1: Richt je nieuwe account eerst goed in
Zorg dat je nieuwe aanbieder volledig klaarstaat voordat je de oude afsluit. Controleer of ze voldoen aan de Belgische eisen rond Peppol BIS 3.0 en of er een goede koppeling is met je boekhoud- of ERP-systeem. Zo voorkom je dat je tijdelijk geen facturen kunt ontvangen.
Stap 2: Rond openstaande facturen af
Controleer in je huidige omgeving of alle uitgaande facturen correct zijn verzonden. Zijn er afkeuringen of foutmeldingen? Los die eerst op voordat je overstapt. Informeer ook je belangrijkste leveranciers over de overstap.
Het netwerk past je registratie automatisch aan, maar duidelijke communicatie voorkomt verwarring.
Stap 3: Archiveer je facturen
Dit is een belangrijke wettelijke stap. In België ben je verplicht om e-facturen zeven tot tien jaar te bewaren. Zodra je je account beëindigt, kun je mogelijk geen gebruik meer maken van het portaal van je oude aanbieder.
Download daarom alle originele XML-bestanden en verwerkingsrapporten voordat je opzegt. Bewaar deze goed voor eventuele controles in de toekomst.
Stap 4: Meld je af bij je oude Access Point
Binnen het Peppol-netwerk kan je onderneming maar bij één Access Point tegelijk geregistreerd staan voor het ontvangen van facturen. Vraag je huidige aanbieder om je KBO-nummer uit het netwerkregister te verwijderen.
Sommige aanbieders bieden hiervoor een optie in hun instellingen, anderen vragen om een formeel verzoek via support.
Stap 5: Activeer de nieuwe koppeling
Zodra de oude registratie is verwijderd, kan je nieuwe aanbieder je KBO-nummer opnieuw registreren op het netwerk. Deze wijziging wordt meestal binnen enkele minuten tot een paar uur wereldwijd doorgevoerd.
Vanaf dat moment komen alle inkomende facturen automatisch binnen in je nieuwe systeem.
Waarom kiezen voor Klippa voor e-facturatie in België?
Een e-facturatiepartner kiezen draait om meer dan alleen een aansluiting op het Peppol-netwerk. Het gaat erom dat de overstap je werk echt makkelijker maakt.
Bij Klippa halen we handmatig werk uit documentverwerking. Zo blijf je voldoen aan de wetgeving, zonder dat de administratieve druk toeneemt. Je e-facturatieoplossing moet geen losstaand systeem zijn. Klippa DocHorizon vormt de schakel tussen je bestaande ERP- of boekhoudsoftware en het Peppol-netwerk.
Met onze Intelligent Document Processing technologie zetten we je gegevens automatisch om naar 100% conforme Peppol BIS 3.0-bestanden. Je huidige werkwijze blijft intact, terwijl wij de technische verwerking en validatie op de achtergrond regelen.
- Gecertificeerd Peppol Access Point: Een directe en veilige verbinding met het wereldwijde Peppol-netwerk voor betrouwbare aflevering van facturen.
- Automatische data-extractie: Zet pdf’s en zelfs scans automatisch om in gestructureerde XML-bestanden met hoge nauwkeurigheid.
- ERP-koppelingen: Maak eenvoudig integraties met systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics, Odoo en andere software via onze krachtige API.
- Volledig Belgisch compliant: Automatische controle op BIS 3.0-regels, inclusief correcte btw-afronding en juiste KBO-identificatie.
- Schaalbare prijzen: Transparante kosten die meegroeien met je organisatie, of je nu tien of tienduizend facturen verwerkt.
- Klaar voor 2028: De technologie is voorbereid op de verplichte e-reporting, zodat je maar één keer hoeft te implementeren.
Benieuwd hoe dit werkt in jouw situatie? Neem contact op met onze specialisten of plan hieronder een gratis demo.
FAQ
Peppol BIS 3.0 is een set afspraken die bepaalt hoe een elektronische factuur technisch is opgebouwd. Daardoor kan elk boekhoud- of ERP-systeem dat de standaard ondersteunt de factuur automatisch verwerken. De standaard is gebaseerd op de Europese norm EN 16931. België heeft deze verplicht gesteld omdat facturen zo automatisch kunnen worden gecontroleerd en verwerkt. Dat verkleint de kans op fouten en maakt btw-controle efficiënter.
2. Mag ik nog pdf-facturen sturen naar Belgische bedrijven?
Voor binnenlandse B2B-transacties geldt dat een pdf per e-mail niet langer wordt gezien als een geldige factuur. Belgische B2B-verkoop moet verlopen via gestructureerde XML-bestanden die via het Peppol-netwerk worden verzonden. Voor B2C-transacties of internationale klanten kun je mogelijk nog wel met pdf’s werken. Blijf je voor Belgische B2B-transacties pdf’s gebruiken, dan loop je risico op boetes en kunnen klanten problemen krijgen met het aftrekken van btw.
3. Hoe registreer ik een Peppol-ID in België?
Je Peppol-ID is je digitale adres binnen het netwerk. In België is dit vrijwel altijd je KBO-nummer (ook bekend als ondernemingsnummer). Om je te registreren sluit je je aan bij een gecertificeerd Peppol Access Point, zoals Klippa. De aanbieder controleert je bedrijfsgegevens en registreert je ID in de wereldwijde Peppol-directory. Vanaf dat moment kunnen andere bedrijven je automatisch vinden en facturen naar je verzenden.
4. Wat gebeurt er als een factuur wordt afgekeurd?
Wordt een factuur afgekeurd, dan voldoet deze niet aan een validatieregel. Dat kan bijvoorbeeld komen door een ontbrekend btw-nummer, een verkeerde btw-berekening of een fout in het XML-formaat. In tegenstelling tot een e-mail die simpelweg niet aankomt, krijg je via het Peppol-netwerk een duidelijke foutmelding. Je moet de gegevens in je systeem corrigeren en de factuur opnieuw verzenden. Een goede Access Point-aanbieder helpt om deze fouten al vooraf te signaleren.
5. Wat betekent de e-reportingverplichting van 2028 voor mijn huidige inrichting?
Vanaf 2028 wordt gewerkt met een zogenoemd vijfhoekenmodel. Factuurgegevens worden dan vrijwel realtime gedeeld met de belastingdienst. Werk je nu al met gestructureerde e-facturen via Peppol BIS 3.0, dan ben je goed voorbereid. De belangrijkste verandering is dat factuurdata automatisch wordt doorgestuurd naar het overheidsportaal. Op termijn vervangt dit de jaarlijkse klantenlisting.
6. Is overstappen van Peppol Access Point ingewikkeld?
Nee. Overstappen is relatief eenvoudig. Je Peppol-ID hoort bij je onderneming, niet bij je aanbieder. Je meldt je af bij je huidige provider en activeert je registratie bij een nieuwe. Wel is het belangrijk om je historische factuurdata goed te archiveren en eventuele API-koppelingen aan te passen naar de nieuwe aanbieder.
7. Moet ik mijn ERP-systeem vervangen om Peppol te gebruiken?
Niet per se. Oudere ERP-systemen ondersteunen Peppol BIS 3.0 soms niet standaard. Dat betekent echter niet dat je je hele software moet vervangen. Met een extern Access Point of een oplossing voor Intelligent Document Processing kun je alsnog voldoen aan de eisen. Een aanbieder zoals Klippa kan de output van je huidige systeem automatisch omzetten naar het vereiste XML-formaat, zodat je compliant blijft zonder een volledige softwaremigratie.