Saviez-vous que le coût du traitement manuel d’une seule facture peut aller de 12 à 30 dollars par facture ? Il n’est donc pas étonnant qu’au cours des dernières années, l’automatisation des factures et les logiciels d’approbation numérique des factures aient gagné en popularité.
Les entreprises qui cherchent à économiser des coûts et à accroître l’efficacité des processus administratifs finissent rapidement par identifier leur procédure de comptes fournisseurs comme le meilleur candidat pour des gains d’efficacité.
Toute entreprise doit traiter des factures, de nombreuses personnes sont généralement impliquées dans le processus et les volumes sont élevés. Toutes les caractéristiques d’une marge d’amélioration sont donc réunies. Récemment, le marché de l’automatisation des factures et des logiciels d’approbation numérique des factures a connu une forte croissance, 38 % des entreprises ont opté pour cette solution cette année, contre seulement 24 % l’année précédente.
Parce que vous lisez cet article, vous êtes probablement l’une des forces motrices de votre organisation cherchant à mettre en œuvre une solution d’automatisation des factures. Vous voyez les économies potentielles, les gains d’efficacité et vous aimez le changement. Mais votre organisation, comme beaucoup d’autres, a probablement une approche du changement basée sur des arguments commerciaux. Cela signifie que vous devez étayer votre intuition par une analyse de rentabilité afin d’obtenir l’adhésion des dirigeants, du service informatique et des autres membres de l’équipe. Dans cet article, nous vous fournirons toutes les lignes directrices sur la façon de créer un dossier commercial pour l’automatisation des factures.
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Par où commencer ?
Étape 1: Identifiez la situation actuelle au sein de votre entreprise
Étape 2 : Identifiez les solutions du marchés, leurs avantages et leurs coûts
Étape 3: Identifiez ce qui pose problèmes aux décideurs de votre entreprise
Étape 4: Transformez les informations en étude de cas
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Par où commencer ?
Une bonne analyse de rentabilité commence par des recherches solides. Elles peuvent être divisées en trois catégories : recherche factuelle sur la situation actuelle de votre processus de traitement et d’approbation des factures (cela crée une ligne de base), recherche sur les gains attendus et analyse de ce qui pose problème aux décideurs au sein de votre organisation.
Étape 1: Identifiez la situation actuelle au sein de votre entreprise
Commençons donc par la première partie. Pour avoir une bonne vue d’ensemble de la situation actuelle, vous devez identifier le processus et les mesures. Vous pouvez le faire à un niveau quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. Vous pouvez choisir en fonction de vos préférences personnelles, mais le mensuel et l’annuel sont les plus couramment utilisés. Les sujets suivants peuvent être abordés dans votre analyse de rentabilité :
1.1 Définir le processus actuel de traitement et d’approbation des factures
Déterminez les étapes actuelles du flux de travail. Créez quelque chose comme un organigramme pour avoir une vue d’ensemble de haut niveau. Vous devrez peut-être en créer plusieurs si vous constatez de grandes différences entre, par exemple, les factures papier et les factures numériques. Voici un exemple d’organigramme :
Impliquez votre équipe et demandez-lui ce qu’elle considère être les plus grands défis dans les procédures actuelles. Essayez de parler avec différentes parties prenantes et d’identifier les points complexes organisationnels. Vous pouvez le faire par le biais d’entretiens ou d’un questionnaire. Si vous utilisez cette dernière option, vous pourrez peut-être inclure quelques beaux graphiques, comme celui ci-dessous :
Très bien, vous avez maintenant clarifié les procédures actuelles et les points sensibles. Vous venez de terminer la première partie de votre analyse de rentabilité ! Passons maintenant à la définition des paramètres actuels.
1.2 Définition des paramètres actuels
Si vous voulez créer une bonne étude de cas pour l’automatisation des factures et calculer les délais de récupération et les retours sur investissement des logiciels, vous aurez besoin de mesures. Dans ce cas, il s’agit de chiffres précis qui quantifient le nombre de factures, les coûts, les ETP concernés, etc. Cela vous donnera un aperçu factuel de la situation actuelle des métriques.
Ces mesures peuvent ensuite être utilisées pour calculer vos économies de coûts et de temps après la mise en œuvre d’une solution logicielle d’automatisation des factures. Nous allons énumérer ci-dessous toutes les mesures qui peuvent être pertinentes. Plus vous trouverez d’informations spécifiques, meilleure sera votre analyse de rentabilité. Si vous ne pouvez pas trouver toutes les informations, pas de panique, vous pouvez probablement encore créer une analyse de rentabilité, mais de façon moins spécifique. La plupart de ces données proviendront de votre département financier ou de votre logiciel de comptabilité / système ERP, alors commencez à chercher par là.
- Combien de factures votre entreprise traite-t-elle (par jour, semaine, mois, an) ?
- Si possible, définissez combien de factures sont reçues sur papier et combien sont reçues sous forme de facture numérique.
- Votre entreprise travaille-t-elle avec des bons de commande ? Si c’est le cas, séparez les factures qui ont une commande de celles qui n’en ont pas.
Cela pourrait donner lieu à une présentation telle que celle présentée ci-dessous :
- Quel est le délai moyen entre la réception et le paiement d’une facture ?
- Ce délai est-il différent pour les factures avec ou sans commande ?
- Est-il différent selon que les factures sont reçues sur papier ou sur support numérique ?
Cela pourrait donner lieu à une vue d’ensemble comme celle présentée ci-dessous :
- Quel pourcentage de vos factures bénéficie d’un escompte pour paiement anticipé ?
- Sur quel pourcentage de vos factures bénéficiez-vous réellement d’escomptes de paiement anticipé ?
- Quel est le montant moyen des escomptes de paiement anticipé ?
Vous pourriez ainsi obtenir une vue d’ensemble comme celle présentée ci-dessous :
- Quel pourcentage des factures est payé en retard ?
- Quel pourcentage de factures en retard donne lieu à une amende pour retard de paiement ?
- Quelle est l’amende moyenne pour retard de paiement ?
Cela pourrait donner lieu à une vue d’ensemble comme celle qui suit :
- Combien d’ETP sont impliqués dans le processus actuel de traitement des factures ?
- Sur combien de sites différents se trouvent-ils ?
- Sur combien de sites différents se trouvent-ils ?
- Combien d’ETP sont impliqués dans le processus actuel d’approbation des factures ?
- Sur combien de sites différents se trouvent-ils ?
- Sur combien de sites différents se trouvent-ils ?
- Combien d’approbateurs une seule facture compte-t-elle en moyenne ?
- Quel est le coût moyen par ETP pour les personnes impliquées dans le traitement et l’approbation des factures ?
La vue d’ensemble finale de tous les paramètres actuels pourrait alors ressembler à celle qui suit :
- Quel est le coût moyen par ETP pour les personnes impliquées dans le traitement et l’approbation des factures ?
1.3 Calcul des coûts actuels
Maintenant que vous avez effectué vos recherches et que vous savez combien d’ETP sont concernés, quel est le coût moyen d’un ETP et combien de factures vous traitez, vous devriez être en mesure de calculer les coûts de base actuels. Il est très important de le faire avec précision, car l’ensemble de l’analyse de rentabilité repose sur ce calcul. Vous pouvez décider jusqu’où vous voulez aller, car cela varie selon les entreprises. Vous trouverez ci-dessous quelques calculs qui sont généralement pertinents.
Ces calculs peuvent sembler un peu difficiles au premier abord, mais il s’agit en fait de mathématiques de base :
* Si vous utilisez actuellement un logiciel de traitement des factures que vous souhaitez remplacer, vous pouvez également ajouter ces coûts (et éventuellement d’autres) au coût total des comptes fournisseurs.
Conseil : comparez-vous aux moyennes du marché pour étayer votre analyse de rentabilité !
Étape 2 : Identifier les solutions du marché, leurs avantages et leurs coûts
Maintenant que vous avez un aperçu clair des chiffres actuels au sein de votre organisation, il est temps de rechercher les solutions potentielles qui vous intéressent. Vous l’avez peut-être déjà fait, mais en règle générale, il est préférable d’obtenir d’abord tous les chiffres, puis de commencer à chercher des solutions sur le marché. Chaque solution est différente et l’une d’entre elles peut se concentrer sur certains aspects plutôt que d’autres. En sachant où se situent vos points sensibles et où se situent les coûts les plus élevés, vous pourrez trouver les fournisseurs les mieux adaptés.
Lorsque vous avez identifié les solutions, vous devez déterminer leurs avantages et leurs coûts. Pour avoir un aperçu des coûts, il vous suffira d’obtenir quelques devis de fournisseurs. Il est un peu plus difficile d’obtenir une vue d’ensemble des avantages. Bien sûr, les fournisseurs vous feront toutes sortes de promesses, mais c’est à l’usage qu’on peut en juger. Vous pouvez donc utiliser une étude de marché ou parler aux clients de certains fournisseurs pour identifier les économies qu’ils ont réalisées. Vous recherchez des chiffres tels que :
- Coûts annuels de la solution
- Gain de temps moyen par facture
- Réduction des coûts moyens par facture
- Réduction moyenne des ETP
- Réduction moyenne des retards de paiement des factures (et donc des amendes)
- Amélioration moyenne des paiements de factures dans le délai d’escompte (et donc des escomptes)
Ces types de chiffres vous permettent de calculer le montant des économies que vous pouvez espérer. Vous pouvez utiliser une formule similaire à celle ci-dessous (vous pouvez la rendre plus compliquée ou plus simplifiée en fonction des exigences de votre dossier commercial) :
Au final, cela vous permet de calculer votre retour sur investissement. Il s’agit d’une mesure courante que la direction générale aime voir dans les analyses de rentabilité. Le ROI est le retour sur investissement. Ainsi, combien de fois les bénéfices seront-ils supérieurs aux coûts d’investissement. En général, ils veulent également connaître le délai de récupération. Il s’agit du temps, par exemple en années, qu’il faut pour récupérer l’investissement initial. Si votre retour sur investissement est de 5, cela signifie que les économies réalisées sont 5 fois supérieures aux coûts d’investissement. Si votre délai de récupération est de 2, cela signifie qu’il faut 2 ans avant que les économies réalisées soient égales à l’investissement initial.
Étape 3 : Identifier ce qui fait tiquer les décideurs dans votre organisation
Chaque responsable et chaque entreprise sont différents. Par conséquent, si vous voulez avoir les meilleures chances d’obtenir l’approbation de vos plans, il est judicieux de faire vos recherches et d’identifier ce qui intéresse le plus votre responsable ou votre entreprise. Quels sont les indicateurs clés de performance qui les font tiquer ? Sont-ils intéressés par la réduction du nombre d’ETP ? Sont-ils intéressés par des économies de coûts ? Cherchent-ils à accélérer le processus pour améliorer leurs relations avec les fournisseurs ? Assurez-vous de le savoir et mettez en évidence les bons avantages dans votre analyse de rentabilité. Si vous avez plusieurs parties prenantes, vous pouvez utiliser une petite enquête et demander à vos managers de classer les avantages les plus importants de haut en bas, par exemple.
Étape 4 : transformer les informations en un dossier commercial
Maintenant que vous connaissez la situation actuelle, vous connaissez les améliorations potentielles et les coûts des solutions, et vous savez ce qui intéresse le plus vos responsables. Il est temps de transformer ces informations en une analyse de rentabilité de l’automatisation des factures !
Un business case peut être un slidedeck, un document PDF ou même un fichier Excel. Cela dépend vraiment de votre organisation. En général, un diaporama est un excellent moyen de mettre en place un dossier commercial. Dans un diaporama, vous pouvez mettre en évidence vos recherches, les problèmes actuels, les coûts actuels, les solutions et les avantages attendus. En général, vous terminez par les avantages à un niveau élevé. Il s’agit généralement du budget requis, du total des économies de coûts, du total des économies d’ETP, du délai de récupération et du retour sur investissement. Il doit comprendre toutes les informations dont les décideurs ont besoin pour vous donner le feu vert.
Nous avons d’ailleurs consacré un article entier au calcul du ROI de l’automatisation des comptes fournisseurs et avons même créé un modèle Excel pour calculer le ROI de l’automatisation de vos factures.
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Chez Klippa, nous créons des solutions logicielles intelligentes pour automatiser et numériser les processus liés aux documents au sein des organisations à un niveau international. Nous avons une grande expérience des solutions d’automatisation des factures et de la création d’analyses de rentabilité.
D’une part, cette expérience vient d’une perspective API avec notre solution OCR API Facture et notre solution OCR API Reçu qui peuvent être intégrées par exemple avec votre logiciel RPA (Mendix, UIPath et Automation Anywhere). D’autre part, notre expérience provient de notre solution d’automatisation de bout en bout des factures appelée Klippa SpendControl. Cette solution comprend une application web et une application mobile pour rationaliser le traitement et l’approbation des factures au sein de votre organisation.
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