Ayant bâti une économie forte et stable, la Suisse est un pays très attractif et plein de richesses. Son activité économique s’étend sur plusieurs industries : l’or (20%) et les produits pharmaceutiques (11,5%), deux des produits les plus exportés.
Que vous soyez une compagnie suisse ou opérant à l’international, vous serez forcément confrontés à des factures provenant de la Suisse. Ces documents sont quelque peu uniques comparés à ceux issus du reste de l’Europe. En effet, ils comprennent systématiquement des Bulletins de versement (In-payment slip ou ISR) ou un “Einzahlungsschein mit Referenznummer ”(numéro de versement ou ESR) en Suisse.
Factures suisses, quésaco ?
Vous avez reçu une facture de la Suisse et il est temps de l’honorer. Au pied de chacune d’entre elles, vous trouverez un espace orange ou rouge appelé “Einzahlungsschein mit Referenznummer ” (bordereau de dépôt avec numéro de référence). Internationalement, ce document est appelé bulletin de paie ou facture mais le nom anglais officiel est “ISR Payment Slip” pour “In payment slip with reference number”. Les informations que vous y trouverez peuvent être utilisées pour effectuer le virement bancaire d’une facture précise.
Ci-dessous quelques exemples de ces factures.
Les factures orange ou rouge : quelle différence ?
Il y a deux façons de procéder au paiement des factures en Suisse : par voie postale ou par voie bancaire. Dans le cas où vous deviez en régler une, vous recevrez un bulletin de versement orange ou rouge avec ladite facture.
Alors, quelle est la différence entre ces deux couleurs ? Bonne nouvelle : cette différence n’est que technique.
La version orange présente des avantages en matière de traitement pour l’émetteur, tels que le numéro de référence permettant d’identifier les détails du paiement et le destinataire tout au long du traitement. À l’inverse, la version rouge comporte des champs vierges à remplir par le destinataire tel que le numéro de client ou de facture.
Tandis que les couleurs peuvent varier, le but reste le même : les fiches de paie ou factures émises en Suisse sont utilisées pour les transferts bancaires.
Pourquoi automatiser le processus ESR est important ?
Une facture exprime les informations importantes telles que ce qui a été vendu ou acheté, quand, ainsi que les parties prenantes de la transaction. Le bulletin de versement est similaire, mais en plus il contient toutes les informations primordiales au paiement. Le traitement de tous les bulletins de versement d’une entreprise pour déclencher le paiement des factures représente une masse de travail considérable. De plus, c’est un procédé coûteux et propice aux erreurs. Heureusement nous sommes dans l’ère du digital et Klippa est là pour vous aider. Avec Klippa, vous pouvez automatiser le traitement des bulletins de versement en utilisant notre OCR basé sur l’extraction intelligente des datas. Klippa vous fait gagner du temps et réduit le traitement manuel, ainsi concentrez-vous sur votre cœur de métier.
Comment Klippa a automatisé l’extraction des données des bulletins de versement ISR.
Klippa est une entreprise d’automatisation intelligente des processus. Nous concevons des logiciels automatisant le traitement des factures des entreprises pour augmenter l’efficience, réduire les coûts et les erreurs humaines.
Le cœur de notre logiciel est l’OCR : Optical Character Recognition ou Reconnaissance optique des caractères. Que fait concrètement l’OCR ? Pour le dire simplement, ce logiciel extrait les informations importantes des documents de tous formats (PDF, JPEG, PNG…). D’une certaine façon, l’OCR apprend à l’ordinateur à lire et extraire les données pertinentes.
En premier lieu, l’image du bulletin de versement est transformée en un fichier-texte. Puis, celui-ci est converti en un fichier de data structuré ( XML, JSON, CSV). Durant cette étape, le contenu du document est cartographié. De la sorte, les informations importantes à isoler telles que les dates, montants, comptes bancaires sont repérée. Ce traitement automatisé met fin au traitement manuel des données.
Extraction des champs importants des bulletins de versement
Les principaux champs à extraire des documents dans une optique de gain de temps sont :
- Le code du bulletin de versement : un numéro à 49 chiffres contenant une combinaison du numéro de référence et du numéro de client comme expliqué plus bas ( 1, 2, 3, 4 et 5 combinés)
- Le numéro ISR d’identification du client pour identifier l’émetteur des factures. La longueur dépend des critères de votre logiciel comptable. En général il s’agit de six chiffres.
- Le numéro de référence du bulletin de paiement, également appelé Referenz-Nr / N De Reference / N Di Riferimento, qui renvoie au code de transaction (1, 2 et 5 combinés).
- Le numéro de facture, le milieu du numéro de référence (2).
- Numéro de participant du bulletin de paiement, ESR-Teilnehmernummer en allemand, également écrit Konto / Compte / Conto, qui fait référence au numéro de participant unique et identifie la banque recevant le paiement (3).
- Le montant total et la monnaie utilisée pour le paiement (4).
Quels sont les champs extraits du Einzahlungsschein ?
Pour vous assister dans la visualisation de ce que notre logiciel est à même d’extraire, voici une capture d’écran avec un exemple de bulletin de versement avec tous les champs importants numérotés.
Extraction automatique des données pour les bulletins de versement suisses
Klippa a une solution clé en main pour traiter les bulletins de versement suisses. En intégrant notre API sur n’importe quel système, tous ces champs peuvent être extraits et conservés directement sur votre logiciel. L’entrée manuelle des données prend fin. Cela apporte un double gain : d’une part des coûts moindres, et une marge d’erreur proche de zéro. D’autre part, plus de temps et d’efficacité pour vous et vos clients.
Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions ? N’hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone. Nous nous ferons un plaisir de vous faire découvrir notre produit en ligne en 30 minutes.
