Vous traitez un grand nombre de reçus ? Vous les traitez encore manuellement ? Vous croulez sous les piles de papiers ? La fraude aux reçus vous préoccupe également ?
Si c’est le cas, vous êtes l’une des nombreuses entreprises qui utilisent des processus basés sur les reçus. Vous gérez peut-être un programme de fidélisation pour le nouveau produit que vous avez lancé, ou vous avez de nombreux employés qui déclarent leurs frais de déplacement.
Les problèmes qui découlent souvent de ces processus sont les longs délais d’exécution, ayant un impact sur l’expérience client ou la satisfaction des employés, et l’apparition de fraudes, qui ont un impact sur votre activité. La quantité de reçus à traiter représente le plus gros obstacle.
Heureusement, il existe de nombreux logiciels de numérisation des reçus que vous pouvez utiliser pour surmonter ces difficultés et automatiser vos processus commerciaux.
Cet article explique ce qu’est un logiciel de numérisation des reçus, comment cela fonctionne, et donne les cinq principales raisons de commencer à utiliser un logiciel de numérisation des reçus.
Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation de reçus ?
Un logiciel de numérisation de reçus lit, numérise et extrait les données d’un reçu. Pour ce faire, le logiciel utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle.
L’OCR est une technologie qui permet d’extraire des données telles que du texte à partir d’images ou de documents numérisés grâce à sa capacité à identifier des caractères individuels. L’IA extrait ensuite le sens du texte et reconnaît la nature réelle de chaque partie du reçu. Par exemple, elle détermine quelle partie contient le montant total, le nom du commerçant, le pourcentage de TVA, les postes, etc.
Le processus, depuis la réception du document jusqu’à l’extraction et la classification des données, s’effectue en quelques secondes.
Maintenant que vous savez ce qu’est un logiciel de numérisation de reçus, nous allons vous présenter les cinq principaux avantages de son utilisation.
Pourquoi vous devriez utiliser un logiciel de numérisation des reçus ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un logiciel de numérisation de reçus automatisé. Vous trouverez ci-dessous les 5 principaux avantages de l’utilisation d’une telle solution.
- Réduction de la fraude grâce à la détection automatique des fraudes
- Réduction des délais d’exécution
- Limitation de l’erreur humaine au minimum
- Réduction des coûts jusqu’à 75 %.
- Sécurité et conformité à la RGPD
Réduction de la fraude grâce à la détection automatique des fraudes
Le premier avantage à tirer de l’utilisation d’un logiciel de numérisation des reçus est la prévention de la fraude et la sécurité. Cet aspect ne doit pas être sous-estimé. Le coût de la fraude aux programmes de fidélité, par exemple, est supérieur à 1 milliard de dollars dans le monde, selon une enquête du New York Times. Vous devez être en mesure d’identifier ces reçus frauduleux et de les supprimer de votre programme.
Certains logiciels d’analyse des reçus détectent automatiquement si un reçu a déjà été soumis auparavant. En outre, le logiciel peut vérifier si le reçu a été modifié : il recherche l’activité de Photoshop, vérifie les données Exif à la recherche d’anomalies et peut détecter si des éléments ont été modifiés, comme le montant total.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, nous vous recommandons de lire l’un de nos derniers blogs sur la lutte contre la fraude documentaire.
Réduction des délais d’exécution
Dans un monde où tout va vite, vos clients et vos employés s’attendent à être remboursés le plus rapidement possible. Une solution de numérisation des reçus offre une solution à cet égard, car elle permet de réduire considérablement les délais d’exécution.
Avec le meilleur logiciel de numérisation des reçus, l’extraction des données se fait en 3 à 5 secondes. Comparez cela à un processus manuel consistant à trier les reçus, à lire et à vérifier les données, puis à les saisir dans un programme. C’est une grande différence, non ?
Dans le cas d’un programme de fidélité, les clients n’ont plus à attendre pendant des semaines une réponse sur l’admissibilité de leurs reçus. Ils ont donc davantage confiance en votre marque et en votre campagne.
Pour les processus de gestion des dépenses, cela peut également représenter un grand changement. Si les employés doivent attendre des semaines pour récupérer leurs frais de déplacement, ils peuvent être frustrés. Un délai d’exécution plus rapide élimine cette frustration et contribue à améliorer la satisfaction des employés.
Limitation de l’erreur humaine au minimum
Nous faisons tous des erreurs, que cela vous plaise ou non. Les taux d’erreur dans la saisie manuelle des données varient généralement entre 0,55 % et 3,6 %, avec des valeurs aberrantes pouvant atteindre 26,9 %.
Heureusement, un logiciel de numérisation des reçus peut réduire considérablement ces taux d’erreur en éliminant le risque de distraction, les erreurs de frappe et autres erreurs couramment rencontrées lors de la saisie manuelle des données. Cela se traduit par des données de meilleure qualité et plus précises qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions commerciales bien informées.
La plupart des logiciels garantissent un taux de précision supérieur à 90 %. Si vous souhaitez un taux de précision aussi proche que possible de 100 %, vous pouvez choisir d’inclure un employé dans le processus. C’est ce qu’on appelle l’automatisation “Human-in-the-Loop” (HITL).
Avec l’automatisation HITL, la majorité du travail est automatisée. Sur la base de règles commerciales, telles qu’un seuil de confiance (par exemple inférieur à 70 %) ou tous les reçus d’un certain magasin (par exemple parce que vous savez qu’ils posent problème), vous pouvez diriger les documents vers un employé pour qu’il les vérifie manuellement.
De cette façon, vous combinez le meilleur de l’intelligence humaine avec la puissance de l’IA et atteignez un niveau de précision encore plus élevé.
Réduction des coûts jusqu’à 75 %.
En libérant le temps de vos équipes grâce à un logiciel de numérisation des reçus, vous pouvez réduire les coûts jusqu’à 75 %. Comment ? Parce que vos employés gagnent du temps sur les tâches fastidieuses de saisie de données et ont plus de temps à consacrer aux opérations de base.
Il n’y a pas de formule magique pour cela, mais des études ont montré que l’automatisation intelligente permet généralement de réaliser des économies de 40 à 75 %, avec un délai de récupération allant de plusieurs mois à plusieurs années.
À titre d’exemple, considérez le temps nécessaire au traitement manuel d’un seul reçu. En moyenne, des employés expérimentés traitent 50 reçus par heure (soit 1,2 minute par reçu). Avec un salaire horaire moyen de 35 €, cela signifie que le traitement d’un seul reçu coûte environ 0,70 €.
Ce même employé utilisant un logiciel de numérisation des reçus est capable de traiter au moins 200 reçus par heure (≈ 18 secondes par reçu). Cela conduit à un coût de traitement d’environ 0,18 € par reçu. Ajoutez le prix du logiciel de 0,05 € par reçu et vous obtenez un coût total de 0,23 € par reçu. Il s’agit d’une amélioration directe de plus de 60 % !
Sécurité et conformité à la RGPD
Sur certains types de reçus, vous pouvez avoir des données sensibles de vos clients, comme un extrait des numéros de carte. Vous pouvez également y faire figurer des noms ou des adresses postales.
Lorsque vous traitez de telles données sensibles, vous devez vous conformer à la RGPD. En cas d’infraction sur le traitement et la gestion des données personnelles, vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 2 % de votre chiffre d’affaires annuel.
Les infractions peuvent prendre de nombreuses formes différentes. Stocker des données personnelles que vous n’avez pas besoin d’utiliser ou de conserver, par exemple. Ceci est lié au droit à l’oubli que vous devez à vos clients.
Les logiciels de numérisation des reçus peuvent définir des champs de données sensibles, tels que les champs contenant des informations personnelles identifiables (PII), et utiliser le masquage des données pour les expurger ou les rendre anonymes. Cela aide les entreprises à garantir la conformité avec les réglementations relatives à la confidentialité des données telles que le RGPD ou l’HIPAA.
Grâce à ces cinq avantages, le traitement des reçus ne sera plus jamais le même !
Le meilleur logiciel de numérisation de vos reçus
Le meilleur logiciel de numérisation des reçus pour vous peut être différent du logiciel d’une autre entreprise. Vous recherchez peut-être une application qui numérise vos reçus. Ou peut-être avez-vous vous-même une application que vous souhaitez améliorer avec des fonctionnalités d’OCR et de numérisation des reçus.
Dans ce cas, Klippa a la solution idéale pour vous. Le logiciel de Klippa se charge de la numérisation des reçus et vous permet d’extraire, de valider et de traiter toutes les données dont vous avez besoin. Il peut facilement être intégré à votre logiciel existant via l’API ou le SDK de Klippa.
Quelle est la différence entre les API et les SDK de Klippa ?
Notre API permet d’envoyer un document à notre logiciel OCR et de recevoir en retour un format de données structuré en quelques secondes. Elle est bien documentée, il est donc aisé pour un développeur de la mettre en œuvre. Vous devez cependant disposer d’une solution de saisie des reçus, telle qu’une application mobile, qui puisse capturer le reçu.
Nos SDK constituent une meilleure option si vous recherchez une solution de bout en bout pour numériser des reçus. Notre SDK de caméra, par exemple, est un module de caméra complet qui garantit la capture d’une bonne image. Il donne un retour d’information en temps réel à l’utilisateur, améliore la qualité de l’image (par exemple en optimisant la luminosité), et améliore ainsi la précision de la reconnaissance.
Il est possible de lier le Klippa Camera SDK à notre API OCR. Après la numérisation du document, une requête est automatiquement traitée par l’API et des données structurées sont renvoyées à l’application.
Le principal avantage du SDK est que vos développeurs ne doivent pas construire tous les composants eux-mêmes. Ils peuvent facilement “utiliser” le travail d’autres personnes. Cela permet de réaliser des économies considérables en termes de coûts et de temps de développement.
Comment cela fonctionne-t-il ?
La vidéo ci-dessous montre comment fonctionne la numérisation des reçus avec Klippa :
Automatisez la numérisation de vos reçus avec Klippa
Tout au long de cet article, nous avons évoqué les avantages et les fonctionnalités des logiciels de numérisation de reçus. Mais comprendre comment il peut être adapté à votre cas d’utilisation spécifique et intégré en douceur dans les opérations existantes est une autre chose.
C’est là que nous pouvons vous aider. Nos spécialistes produits sont heureux de réfléchir avec vous et de répondre à toutes les questions que vous vous posez. Prenez contact avec nous en remplissant le formulaire de démonstration ci-dessous ou contactez-nous directement.