La capture des reçus permet d’éliminer le processus de capture manuelle des données. Elle vous permet de numériser et de traiter les reçus rapidement et sur place. En étant capable de capturer les reçus immédiatement, vous pouvez les traiter rapidement. Il en résulte d’importantes économies de coûts, de temps et de ressources.
Une solution de capture des reçus peut être utile dans de nombreux cas. Par exemple, imaginez que vous devez rembourser vos employés, mais que vous avez perdu les reçus. Avec une solution de capture des reçus, ces derniers ne seront plus jamais perdus. Un autre exemple pourrait être dans le domaine de la fidélisation, où les reçus peuvent être utilisés pour mieux connaître le comportement d’achat des clients.
Dans ce guide 2023 sur la capture de reçus, vous comprendrez mieux ce qu’est la capture de reçus, ce que la solution de capture de reçus de Klippa peut faire et comment elle fonctionne. En outre, nous nous pencherons sur les avantages et les types d’entreprises qui utilisent notre solution de capture de reçus.
Qu’est-ce que la capture des reçus ?
Tout d’abord, réglons les bases : Qu’est-ce qu’un reçu ? Un reçu est un document financier sur lequel figure le prix payé pour des biens ou des services. La date, l’heure, le lieu d’achat et certains autres champs de données sont visibles.
La capture de reçus consiste essentiellement à capturer des données à partir de reçus sans aucune préparation fastidieuse. Par exemple, les reçus de voyages d’affaires peuvent être capturés pour être remboursés. Une façon courante de capturer des reçus est de les photographier et de les stocker numériquement avec votre téléphone portable.
Saisie mobile des données des reçus
Pour certains cas d’utilisation, il est essentiel de capturer des données dans des endroits éloignés ou en déplacement. Dans ces situations, la capture de données mobile est généralement le meilleur choix. Dans la capture de données mobile, un smartphone ou une tablette est utilisé pour capturer les données du reçu.
Un exemple courant est l’utilisation d’un téléphone mobile pour scanner les reçus pour la gestion des dépenses, en extrayant des informations telles que les dates, les commerçants, les montants totaux, les postes et les valeurs de TVA.
Dans les solutions mobiles de capture des données des reçus, la reconnaissance optique des caractères (OCR) est utilisée pour convertir l’image en texte. Généralement, le moteur de reconnaissance optique de caractères est alimenté par une technologie de machine learning pour capturer intelligemment les données des reçus.
Maintenant que l’on sait ce qu’est la capture de reçus, voyons comment elle peut se faire.
Capture des reçus manuelle, automatisée ou humaine dans la boucle
La capture des reçus peut apparaître de la manière suivante :
- Saisie manuelle des données
- Saisie automatisée des données
- L’homme dans la boucle (HITL, Human-in-the-loop)
Capture manuelle des données
La saisie manuelle des reçus est la méthode traditionnelle d’extraction des détails importants d’un reçu. Les détails doivent être saisis manuellement dans l’ordinateur. Il s’agit d’une méthode ancienne, généralement utilisée par les entreprises ayant un faible volume de reçus.
Cependant, les entreprises de taille moyenne à grande reçoivent quotidiennement de grandes quantités de reçus. Les employés doivent saisir et organiser à la main de gros volumes de reçus. Cette approche peut fonctionner pour certaines entreprises, mais dans l’environnement concurrentiel actuel, elle prend beaucoup trop de temps et est source d’erreurs.
Afin de maintenir un haut niveau de précision tout au long de ce processus, une vérification manuelle doit être effectuée pour s’assurer qu’aucune erreur ne s’est produite. Il en résulte que la saisie manuelle des données est un processus fastidieux.
En outre, de petits écarts peuvent déjà entraîner des répercussions juridiques et financières, telles que des pénalités dues à des remboursements incorrects de la TVA.
Capture de données automatisée
Dans un processus de capture de données automatisé, les données des reçus sont collectées par des solutions logicielles. Ces solutions logicielles utilisent des technologies telles que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour capturer les détails importants des reçus électroniques et physiques. Les détails importants sont ensuite enregistrés dans des fichiers informatiques bien organisés.
Une solution automatisée revient essentiellement à capturer les données des reçus, sans aucune intervention humaine.
Toutefois, les solutions de capture de données automatisées présentent un inconvénient. Il ne s’agit pas d’une méthode exempte d’erreurs. Les machines ne sont pas aussi flexibles qu’on pourrait le croire. Elles sont conçues pour des tâches spécifiques. Si l’entrée diffère légèrement de la forme prévue, elle génère une erreur ou une sortie non idéale.
L’homme dans la boucle (HITL)
La solution “Human-in-the-Loop” (HITL) est une solution intermédiaire entre la capture manuelle et la capture automatique des données. Il utilise d’abord la puissance et la rapidité de la capture automatique des données pour extraire les données du reçu, mais pour les cas difficiles qu’une solution automatisée ne pourrait pas résoudre, un humain vérifie et complète la capture des données.
Au final, cela permet d’obtenir le plus haut niveau de précision possible. HITL combine le meilleur de l’intelligence humaine avec le meilleur de l’IA.
Que peut faire une solution de capture des reçus ?
Une solution de capture des reçus peut vous aider grâce à quelques fonctionnalités :
- Numérisation
- Reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Extraction de données
- Conversion
- Classification
- Anonymisation des données
- Détection des fraudes
Voyons maintenant de plus près toutes ces fonctionnalités en les examinant une par une.
Numérisation
La première chose qu’une solution de capture des reçus peut offrir est une fonctionnalité de numérisation. Par numérisation, nous entendons le processus de lecture des reçus à l’aide de l’OCR. Ce qu’est exactement l’OCR sera expliqué dans la section suivante.
Lorsque le processus de numérisation est terminé, tous les champs pertinents sont convertis en un format de données structuré. La plus grande partie du processus peut être automatisée en choisissant une solution automatisée, comme l’API OCR de Klippa.
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
L’OCR met fin à la saisie manuelle des données des reçus. Cette technologie transforme une image en texte dans un format lisible par une machine (par exemple CSV, JSON ou XML).
Elle s’est révélée très utile dans le processus de capture des reçus. L’OCR est alimenté par l’IA et aide les employés à travailler plus rapidement, avec un taux d’erreur minimal.
Extraction des données
Un système de capture de reçus peut également être utilisé pour l’extraction de données. En extrayant les données d’un reçu, elles peuvent être traitées, stockées et analysées pour améliorer encore les opérations de l’entreprise.
Conversion
Une autre fonctionnalité d’une solution de capture de reçus est la conversion de l’image d’un reçu en un fichier texte numérique. Les images numérisées et les PDF peuvent être convertis dans des formats de fichier tels que JSON, CSV, XML, PDF/A et XLSX.
Classification
Les solutions de capture de reçus peuvent également être utilisées pour trier et classer des documents inconnus. Ce processus est appelé classification des documents. Les caractéristiques du document sont extraites et envoyées aux algorithmes, qui détermineront comment classer le document.
Un exemple de cas d’utilisation est la classification de documents contenant des données sensibles. Une fois la classification effectuée, les données peuvent être rendues anonymes.
Anonymisation des données
L’anonymisation des données, également appelée masquage des données, est une technique de sécurité permettant de masquer les données sensibles sur les documents.
Un exemple d’information sensible sur un reçu pourrait être un numéro de carte de paiement. Vous pouvez choisir de noircir ou de crypter les numéros, afin qu’ils ne soient pas utilisables s’ils tombent entre de mauvaises mains.
Détection des fraudes
Enfin, les solutions de capture des reçus peuvent être utilisées pour la détection de photoshop afin de prévenir la fraude aux reçus.
Les fraudeurs pourraient, par exemple, dupliquer des reçus pour obtenir de l’argent, ou créer de faux reçus pour un produit qu’ils n’ont pas acheté, afin de recevoir un remboursement. En signalant automatiquement de telles tentatives, le logiciel peut vous faire économiser beaucoup d’argent.
Comment fonctionne la capture des reçus ?
Un bon exemple de solution de capture automatique des reçus est Klippa DocHorizon, dont nous parlerons plus loin.
Alors, comment fonctionne cette solution de capture des reçus ? Le processus se compose essentiellement de quatre étapes :
- Capture et téléchargement du reçu vers l’API
- Conversion de l’image en fichier texte
- Analyse syntaxique en JSON
- Vérification des données extraites
1. Capture et téléchargement du reçu vers l’API
Dans un premier temps, une image ou le PDF du reçu doit être téléchargé vers l’API. Il est important que l’image contienne l’intégralité du reçu, qu’elle soit claire et qu’elle ne contienne aucun bruit de fond.
L’image peut être téléchargée via notre application mobile ou web. Le reçu peut être téléchargé avec ou sans arrière-plan. S’il est envoyé sans arrière-plan, l’API recadrera automatiquement le document.
La qualité de l’image est importante pour obtenir un résultat précis. La qualité de l’image peut être améliorée en utilisant notre SDK de numérisation mobile.
2. Convertir l’image en un fichier texte
Dans la phase suivante, notre solution de capture des reçus convertit automatiquement l’image en un fichier texte (TXT). Les données du reçu sont alors extraites, mais pas encore structurées.
Au cours de cette étape, notre solution va reconnaître ce que représente réellement chaque partie du reçu. Le logiciel déterminera quelle partie est le montant total, quelle est l’adresse, ou la date d’achat.
3. Analyse syntaxique en JSON
Dans la phase finale, le parseur Klippa convertit le fichier texte en JSON, tout en utilisant l’apprentissage automatique. JSON est un format standard basé sur le texte pour représenter des données structurées et est couramment utilisé pour transmettre des données dans les applications web. À partir de ce point, le traitement du reçu capturé dans votre base de données est très facile.
4. Vérification des données extraites
Cette quatrième étape est facultative. Dans cette étape, nous pouvons vérifier les données extraites du reçu auprès de sources tierces. La vérification des données permet d’assurer une bonne qualité des données, ce qui est conforme à la réglementation.
Quels champs du reçu peuvent être capturés ?
Le processus de capture des reçus décrit ci-dessus permet de capturer très facilement l’image d’un reçu. Notre solution logicielle peut capturer beaucoup plus de champs des reçus que le montant et la date d’achat.
Klippa peut extraire les caractéristiques suivantes des reçus :
- Langue sur le reçu
- Type de document
- Pays d’origine
- Nom du commerçant
- Coordonnées du commerçant
- Adresse du commerçant
- Site web du commerçant
- Qualité de l’image
- Mode de paiement
- Numéro de TVA
- Montants et pourcentages de la TVA
- Montant de la monnaie
- La devise et le montant total
- Numéro de carte
- Prix, quantité, description et catégorie des articles.
- Date d’achat
- Numéro de la chambre de commerce
Outre les champs par défaut mentionnés ci-dessus, des contrôles automatisés peuvent être effectués. Ces contrôles automatisés consistent en un hachage d’image pour trouver les doublons et des vérifications croisées pour identifier les reçus frauduleux.
Maintenant qu’il est clair quels champs peuvent être capturés à partir d’un reçu, poursuivons avec les solutions gratuites de capture de reçus.
Solutions gratuites de capture de reçus
Dans votre recherche de solutions de capture de reçus, vous rencontrerez probablement aussi des solutions open source. Nous en listons quelques-unes ci-dessous :
- Wave
- Gekko
- Expensify
- Smart Receipts
- WellyBox
Les applications gratuites sont excellentes pour les travailleurs indépendants. Cependant, les solutions open-source offrent souvent une qualité médiocre et nécessitent beaucoup de travail de développement et d’hébergement. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises des solutions payantes de numérisation des reçus.
Quels sont les avantages d’une solution de capture des reçus ?
Les solutions de capture de reçus aident principalement les entreprises à accroître l’efficacité et l’efficience de leurs opérations quotidiennes. Il existe quelques autres avantages majeurs :
- Réduction des coûts de 40 à 75 %.
- Taux d’erreurs minimes
- Augmentation de la productivité
- Temps de traitement minimal
Réduction des coûts de 40 à 75 %.
En général, les solutions d’automatisation intelligentes (comme les logiciels de capture des reçus) permettent de réduire les coûts de 40 à 75 %. Le délai d’amortissement varie de quelques mois à quelques années. L’automatisation conduit en fin de compte à devoir embaucher moins d’employés et donc à dépenser moins en salaires.
Taux d’erreurs minimes
Lorsqu’un employé doit saisir de manière répétitive les données des reçus dans un système, des erreurs se produisent inévitablement. Des études ont montré que les taux d’erreur varient de 0,55 à 3,6 %. Toutefois, des valeurs aberrantes allant jusqu’à 26,9 % ont été relevées. Lorsque des erreurs sont commises, elles doivent être réparées, ce qui prend du temps. Et nous le savons tous, le temps, c’est de l’argent dans les affaires.
Heureusement, il existe une solution à ce problème : la capture des reçus à l’aide d’un logiciel sophistiqué. Une telle solution permettra de réduire le nombre d’erreurs, ce qui entraînera à terme une réduction des coûts.
Augmentation de la productivité
Les solutions de capture des reçus permettent d’augmenter la productivité globale des employés. Avant l’existence des solutions de capture des reçus, les employés devaient passer beaucoup de temps à insérer manuellement les données dans le logiciel.
Grâce aux solutions de capture des reçus qui remplacent le processus manuel, la productivité des employés augmentera de façon spectaculaire. Le temps consacré à la saisie manuelle des données dans le système peut désormais être consacré à des tâches plus importantes et plus difficiles.
Cela ne contribue pas seulement à la productivité des employés. Un effet secondaire supplémentaire est que les employés seront plus satisfaits s’ils ne doivent pas passer autant de temps à des tâches fastidieuses comme la saisie manuelle de données.
En outre, la facilitation des données se fera beaucoup plus rapidement. Par conséquent, cela augmente également la productivité globale de l’entreprise.
Temps de traitement minimal
Dernier point, mais non le moindre : le temps de traitement minimal, qui est l’un des avantages les plus importants d’une solution de capture des reçus. L’automatisation d’un processus de capture de reçus peut permettre d’économiser jusqu’à 70 % du temps de traitement.
Une solution OCR alimentée par l’IA est capable de capturer les données des reçus presque instantanément. L’époque des traitements lents et répétitifs est révolue. L’OCR capture les données des reçus en quelques secondes.
Maintenant que les principaux avantages de l’utilisation d’une solution de capture des reçus sont clairs, voyons dans quels secteurs ces solutions peuvent s’avérer utiles.
Quelles sont les entreprises qui utilisent la capture automatique des reçus ?
Une solution de capture de reçus peut s’avérer utile dans de nombreux secteurs. La plupart de nos clients utilisent notre API OCR dans le secteur financier. Il s’agit par exemple de sociétés de comptabilité, d’ERP et de logiciels de gestion des dépenses.
En outre, des sociétés d’assurance, de banque, de fidélisation, de produits de grande consommation et de vente au détail utilisent également notre solution de capture de reçus. Pour certaines entreprises, des fonctionnalités supplémentaires ont été intégrées à la solution.
Pour expliquer ce que notre solution de capture des reçus peut faire, poursuivons avec deux cas d’utilisation, à savoir les logiciels de gestion des dépenses et les campagnes de fidélisation.
Logiciel de gestion des dépenses
Les dépenses des entreprises doivent être enregistrées de manière efficace et sûre. Notre solution de capture de reçus peut vous aider à sauvegarder ces reçus tout en économisant beaucoup de temps et d’argent.
Le processus est assez simple. Tout d’abord, vous devez capturer le reçu avec votre téléphone portable, après quoi la technologie OCR extrait toutes les données du reçu. Dans la phase finale, il sera sauvegardé sur le cloud.
En outre, notre solution peut être facilement intégrée (via une API) à n’importe quel système comptable ou ERP utilisé par votre entreprise.
Campagnes de fidélisation
Un autre cas d’utilisation de la capture des reçus se situe dans le domaine de la fidélisation. La solution peut être utilisée pour prendre en charge les tâches fastidieuses de back-office dans les campagnes de fidélisation. Par exemple, la vérification de la preuve d’achat (reçu), la détermination et l’attribution des points de fidélité et la mise à jour d’une base de données clients.
Un exemple de la manière dont nous avons ajouté des fonctionnalités supplémentaires à notre solution est celui d’une entreprise du secteur de la fidélisation. Nous avons ajouté la détection des doublons basée sur le hachage d’images. Ainsi, cette entreprise peut facilement prévenir la fraude dans ses campagnes de fidélisation basées sur les reçus.
Comment garantir une production de qualité ?
Alors, quelle est la recette du succès pour garantir une capture des reçus de haute qualité ? Les facteurs suivants contribuent à une excellente capture des reçus :
- S’assurer que la qualité de l’image est suffisamment élevée. Notre SDK de numérisation peut aider à améliorer la qualité d’une image.
- Travailler avec un spécialiste dans le domaine de la capture des données.
- Améliorer continuellement les modèles de capture des reçus en utilisant l’IA.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de capture de reçus de faible qualité par rapport à ceux de haute qualité.
Comment notre solution peut-elle être intégrée ?
Notre solution de capture des reçus peut être intégrée via l’API ou le SDK Klippa.
Notre API peut être intégrée à tout logiciel que vous utilisez. Elle est conçue de manière conviviale pour les développeurs, ce qui signifie que vous pouvez facilement intégrer certains composants dans votre logiciel existant.
Notre logiciel est bien documenté. Vos développeurs trouveront toutes les informations dont ils ont besoin pour mettre en œuvre l’API avec succès.
Mais quelle est la différence exacte entre notre API et notre SDK ? Nous l’expliquerons dans le paragraphe suivant.
Quelle est la différence entre les API et les SDK de Klippa ?
La différence entre nos deux solutions est en fait assez simple. Notre API permet d’envoyer un document à notre logiciel et de recevoir en retour un format de données structuré en quelques secondes.
Le SDK permet essentiellement d’améliorer la qualité de l’image, par exemple en optimisant la luminosité et en détectant les bords de l’image.
Il est possible de lier le SDK de la caméra Klippa à notre API OCR dans le cloud. Après la numérisation du document, une requête est traitée par l’API et la réponse JSON est renvoyée à l’application.
Le principal avantage du SDK est que vos développeurs n’ont pas à construire eux-mêmes tous les composants. Ils peuvent facilement “utiliser” le travail d’autres personnes. Cela permet de réduire considérablement les coûts de développement et de gagner du temps.
Notre solution peut être intégrée en un jour. Si vous recherchez une solution de bout en bout pour capturer des reçus, Klippa est là pour vous aider. Entrez en contact avec nous en remplissant le formulaire de démonstration ci-dessous, ou contactez nos experts.