Está a lidar com um grande número de recibos? Ainda está a processar estes recibos manualmente? Sente-se afogado em papéis? A fraude também é uma preocupação para si?
Em caso afirmativo, então é uma das muitas empresas que se baseia em processos com emissão de recibos. Possivelmente trabalha com programas de fidelização para os seus novos produtos ou então tem muitos colaboradores a declarar despesas de deslocação.
Os problemas que muitas vezes surgem de tais processos são os longos períodos de resposta, que afetam a experiência do cliente ou a satisfação do funcionário, e a ocorrência de fraude, que tem impacto no seu negócio. A quantidade de recibos a processar representa o maior estrangulamento.
Felizmente, existem por aí muitos programas de digitalização de recibos que pode utilizar para ultrapassar estes desafios e automatizar os seus processos empresariais.
Este artigo explica o que é um software de digitalização de recibos, como funciona a digitalização automatizada de recibos, e apresenta as cinco razões mais importantes para começar a utilizar um software de digitalização de recibos.
O que é o software de digitalização de recibos?
O software de digitalização de recibos lê, digitaliza e extrai dados de um recibo. Para tal, o software faz uso do Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) e da Inteligência Artificial (IA).
O OCR é uma tecnologia que extrai dados, tais como texto de imagens ou documentos digitalizados, com a sua capacidade de identificar caracteres individuais. A IA extrai o significado do texto e reconhece o que cada parte do recibo realmente é. Por exemplo, determina que parte contém o montante total, nome do comerciante, percentagem de IVA, itens de linha, e assim por diante.
O processo, desde a receção do documento até à extração e classificação dos dados, é feito em questão de segundos.
Agora que sabe o que é o software de digitalização de recibos, apresentar-lhe-emos os cinco benefícios mais importantes da sua utilização.
Porque deve utilizar um software de digitalização de recibos?
Existem muitas razões pelas quais deve utilizar um software de digitalização automatizada de recibos. Abaixo, encontrará as 5 principais vantagens de utilizar tal solução.
- Minimize a fraude com a deteção automatizada de fraude
- Encurte os tempos de resposta
- Limite ao máximo o erro humano
- Reduza os custos em até 75%
- Garanta a segurança e o cumprimento com o GDPR
Minimize a fraude com a deteção automatizada de fraude
O primeiro benefício da utilização de um software de digitalização de recibos é a prevenção de fraudes e segurança. Isto é algo que não deve ser subestimado! O custo da fraude em programas de fidelização, por exemplo, é superior a 1 bilião de dólares em todo o mundo, de acordo com um inquérito do New York Times. Deve ser capaz de identificar estes recibos fraudulentos e removê-los do seu programa.
Alguns softwares de digitalização de recibos detetam automaticamente se o recibo já tiver sido submetido anteriormente. Para além disso, o software pode verificar se o recibo foi alterado: procura a atividade do Photoshop, verifica os dados Exif para detetar anomalias, e pode detetar se foram alterados elementos, tais como o montante total.
Se quiser saber mais sobre este tópico, recomendamos a leitura do nosso blog sobre a identificação de fraude de documentos.
Encurte os tempos de resposta
Num mundo onde tudo acontece rapidamente, os seus clientes e empregados esperam ser reembolsados o mais rápido possível. Uma solução de digitalização de recibos oferece aqui uma solução, uma vez que ajuda a encurtar significativamente os tempos de resposta.
Para o melhor software de digitalização de recibos, a extração de dados acontece entre 3 a 5 segundos. Basta comparar isto com um processo manual de classificação de recibos, leitura e verificação de dados, e a sua introdução num programa. Grande diferença, certo?
No caso de um programa de fidelização, os clientes já não têm de esperar semanas por uma resposta sobre a elegibilidade dos seus recibos. Assim, ganham mais confiança na sua marca e na sua campanha.
Para processos de gestão de despesas, também pode representar uma grande mudança. Se os seus trabalhadores tiverem de esperar semanas para recuperar as suas despesas de viagem, podem facilmente ficar frustrados. Um tempo de resposta mais rápido retira esta frustração e ajuda a melhorar a satisfação dos seus funcionários.
Limite ao máximo o erro humano
Todos cometemos erros, quer queiramos quer não. As taxas de erro na introdução manual de dados variam normalmente entre 0,55% e 3,6%, com valores anómalos de até 26,9%.
Felizmente, o software de digitalização de recibos pode reduzir significativamente estas taxas de erro, eliminando o risco de distrações, erros de teclas e outros erros normalmente encontrados na introdução manual de dados. Isto traduz-se em dados melhores e mais precisos que podem ser utilizados para tomar decisões comerciais bem informadas.
A maioria dos softwares assegura uma taxa de precisão superior a 90%. Se necessitar de uma taxa de precisão o mais próxima possível de 100%, pode optar por incluir um funcionário no processo. A isto se chama automatização Human-in-the-Loop (HITL).
Com a automatização HITL, a maioria do trabalho é automatizado. Com base em regras empresariais, tais como o limiar de confiança (por exemplo, inferior a 70%) ou todos os recibos de uma determinada loja (por exemplo, porque sabe que são problemáticos), pode direcionar documentos a um funcionário para serem verificados manualmente.
Desta forma, combina o melhor da inteligência humana com o poder da IA e atinge um nível de precisão ainda mais elevado.
Reduza os custos em até 75%
Ao libertar o tempo das suas equipas com o software de digitalização de recibos, pode reduzir os custos em até 75%. Como? Porque os seus empregados poupam tempo em tarefas de introdução de dados tediosas e têm mais tempo para se concentrarem nas operações principais.
Não existe uma fórmula mágica para isto, mas estudos concluíram que a automatização inteligente resulta tipicamente em reduções de custos de 40% a 75%, com o período de retorno do investimento variando entre vários meses e vários anos.
Como exemplo, considere o tempo necessário para processar manualmente um único recibo. Em média, funcionários experientes processam 50 recibos por hora (ou seja, 1,2 minutos por recibo). Com um salário médio por hora de 35 euros, isto significa que o processamento de apenas um recibo custa aproximadamente 0,70 euros.
O mesmo empregado utilizando um software de digitalização de recibos é capaz de processar pelo menos 200 recibos por hora (≈ 18 segundos por recibo). Isto leva a um custo de processamento de aproximadamente 0,18 euros por recibo. Acrescente o preço do software de 0,05 euros por recibo e obtém um custo total de 0,23 euros por recibo. Isto significa uma melhoria direta de mais de 60%!
Garanta a segurança e o cumprimento com o GDPR
Certos tipos de recibos podem conter dados sensíveis dos seus clientes, tais como um extrato com números do cartão. Podem também conter nomes ou moradas.
Ao processar tais dados sensíveis, tem de cumprir com a GDPR. Em caso de infração no processamento e gestão de dados pessoais, pode ser-lhe aplicada uma multa de até 2% das suas receitas anuais.
As infrações podem assumir muitas formas diferentes. Por exemplo, armazenar dados pessoais que não precisa de utilizar ou reter. Isto está relacionado com o direito a ser esquecido que deve aos seus clientes.
O software de digitalização de recibos pode definir campos de dados sensíveis, tais como campos com informação pessoalmente identificável (PII), e utilizar a anonimização de dados para os eliminar ou tornar anónimos. Isto ajuda as empresas a garantir o cumprimento dos regulamentos de privacidade de dados, como o GDPR ou HIPAA.
Graças a estes cinco benefícios, o processamento de recibos nunca mais será o mesmo!
O melhor software de digitalização para os seus recibos
O melhor software de digitalização de recibos para si pode ser diferente do software para outra empresa. Pode estar à procura uma aplicação que digitalize os seus recibos. Ou talvez já tenha uma aplicação e queira melhorá-la com OCR e capacidade de digitalização de recibos.
Nesse caso, a Klippa tem a solução ideal para si. O software de OCR para a digitalização de recibos da Klippa encarrega-se da digitalização dos recibos e permite-lhe extrair, validar e processar todos os dados de que necessita. Pode ser facilmente integrado no seu software existente através da Klippa API ou SDK.
Qual é a diferença entre as APIs e os SDKs da Klippa?
A nossa API é o serviço de enviar um documento para o nosso software OCR e receber um formato de dados estruturados de volta em segundos. Está bem documentado, pelo que não é muito difícil para um programador implementá-lo. É necessário ter uma solução de captura de recibos, tal como uma aplicação móvel, que possa capturar o recibo.
Os nossos SDKs são uma opção melhor se estiver à procura de uma solução de ponta a ponta para digitalizar recibos. O nosso SDK de câmera, por exemplo, é um módulo de câmera completo que assegura a captura de uma boa imagem. Dá feedback em tempo real ao utilizador, melhora a qualidade da imagem (por exemplo, otimizando o brilho), e assim melhora a precisão do reconhecimento.
É possível ligar o SDK de câmera da Klippa ao nosso API OCR. Após a digitalização do documento, um pedido é automaticamente tratado através da API e os dados estruturados são devolvidos à aplicação.
A principal vantagem do SDK é que os seus programadores não têm de construir todos os componentes eles próprios. Podem facilmente “utilizar” o trabalho de outras pessoas. Isto leva a enormes reduções de custos de desenvolvimento e de tempo gasto.
Como funciona?
O vídeo abaixo mostra como funciona a digitalização de recibos com a Klippa:
Automatize a sua digitalização de recibos com a Klippa
Ao longo deste artigo, discutimos os benefícios e as funcionalidades do software de digitalização de recibos. Mas compreender como pode ser adaptado ao seu caso específico de utilização e facilmente integrado nas operações existentes é outra coisa.
É aqui que o podemos ajudar. Os nossos especialistas têm todo o prazer em pensar consigo e responder a todas as perguntas que tiver. Entre em contacto connosco preenchendo o formulário de demonstração abaixo ou contacte-nos diretamente.