Die Zunahme der Online-Bestellungen wirkt sich auf viele Akteure in der langen logistischen Kette der Paketzustellung aus. Einer dieser Akteure sind die Verwalter von Gated Communities. Sie müssen sich jeden Tag mit einer überwältigenden Anzahl von Paketen auseinandersetzen!
Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit ein Hausverwalter in diesem Fall für die Verwaltung von Paketen aufwenden muss. In einer vom National Multifamily Housing Council durchgeführten Umfrage gaben 68 % der Gemeinschaftsverwalter an, dass sie allein für diese Aufgabe zwischen 1 und 4 Stunden pro Woche aufwenden.
Doch das ist nicht die einzige Herausforderung. Die enorme Menge an Paketen macht es schwierig, den Überblick über die Lieferungen zu behalten, was schnell zu Diebstahl oder Verlust von Paketen führen kann.
Glücklicherweise gibt es immer mehr Softwarelösungen für die Paketverwaltung, die den Community-Managern helfen und ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten.
Mit diesen Informationen im Hinterkopf wollen wir kurz zurückspringen und sehen, welche Herausforderungen überhaupt zur Entstehung der oben genannten Lösung geführt haben. Später werden wir erörtern, wie Paketmanagement-Software weiter verbessert werden kann.
Lassen Sie uns anfangen.
Herausforderungen bei der Paketzustellung in Gated Communities
Gated Communities bieten den Bewohnern Sicherheit und Geborgenheit, können aber auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Neben Herausforderungen wie der Verwaltung von Annehmlichkeiten oder Parkplätzen für Hunderte von Menschen ist die Paketzustellung und damit die Verwaltung von Paketen eine der größten Herausforderungen.
Wie bereits erwähnt, ist die Zahl der zugestellten Pakete in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen, was die Verwalter der Gated Communities vor eine zeitraubende und überwältigende Aufgabe stellt.
Jedes einzelne Paket muss ordnungsgemäß registriert werden, was bedeutet, dass Informationen wie Name und Adresse des Bewohners, Versandnummer, Versanddatum, Spediteur usw. manuell notiert werden müssen.
Unter diesen Umständen ist es sehr schwierig, den Überblick über eingehende und ausgehende Pakete zu behalten, was leicht zur nächsten Herausforderung führen kann: Diebstahl.
Ein gestohlenes oder verlorenes Paket führt zu Frustrationen und sogar zu rechtlichen Konsequenzen, die allen Beteiligten das Leben schwer machen.
Doch was könnte eine geeignete Lösung sein, um diese Herausforderungen zu bewältigen?
Was könnte die Lösung sein?
Die Antwort ist einfach: Software als optimierte Paketverwaltungslösung.
Hinweis: Wenn Sie zu den Anbietern von Paketverwaltungslösungen gehören und hier sind, weil Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Software zu verbessern, können Sie gerne zum letzten Teil des Blogs springen. Dort erklären wir, wie die Lösung von Klippa Ihnen helfen kann.
Im Allgemeinen sieht eine Paketverwaltungslösung wie folgt aus: Die Community-Manager nutzen eine App, die es ihnen ermöglicht, das gelieferte Paket zu registrieren, die notwendigen Informationen zu speichern und den Bewohner über die Ankunft eines Pakets zu informieren.
Dadurch wird die Paketverwaltung viel schneller, da die Informationen automatisch in der App gespeichert und den Anwohnern zugänglich gemacht werden. Da jedes Paket sofort registriert wird, gehen keine Pakete mehr verloren und die Abholzeit verkürzt sich.
Eine verbesserte Benutzererfahrung für die Bewohner ist einer der Gründe für den Einsatz von Software. Aber welche anderen Gründe gibt es noch?
Warum brauchen Sie ein Paketverwaltungssystem?
Es gibt mehrere Gründe, warum eine Softwarelösung für das Paketmanagement in einer Gated Community benötigt wird. Diese Gründe sind:
- Zeitersparnis → Die Datenextraktion ist innerhalb weniger Sekunden abgeschlossen, was bedeutet, dass sich der Community Manager auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann.
- Kostensenkung → Stellen Sie sich Folgendes vor: Mit einem manuellen Paketverwaltungssystem benötigt ein Community-Manager 10 Minuten pro Paket, wird mit 30 Dollar pro Stunde bezahlt und muss 200 Pakete pro Woche verwalten. Das summiert sich auf 9.600 Pakete pro Jahr. Das bedeutet, dass allein die manuelle Paketverwaltung rund 50.000 $ kostet. Mit einer Paketverwaltungssoftware wird die Zeit pro Paket reduziert und somit Kosten gespart.
- Besserer Überblick über die Pakete
- Bessere Benutzererfahrung für die Bewohner → Community-Manager haben mehr Zeit, sich auf die Bedürfnisse der Bewohner zu konzentrieren, da der Zeitaufwand für die Paketverwaltung reduziert wird. Außerdem können die Bewohner dank einer besseren Übersicht über die Pakete ihre Pakete schneller finden und abholen.
- Minimiertes Risiko von gestohlenen oder beschädigten Paketen
Wenn Sie an ein manuelles Verwaltungssystem gewöhnt sind, fragen Sie sich vielleicht, wie ein Paketverwaltungsablauf mit Software aussieht. Deshalb möchten wir im Folgenden die einzelnen Schritte erläutern.
Wie sieht der Ablauf der Paketverwaltung mit Software aus?
Im Allgemeinen kann der gesamte Prozess der Paketverwaltung in sechs einfachen Schritten durchgeführt werden. Sie sehen wie folgt aus:
- Der Paketzusteller gibt das Paket an der Rezeption ab.
- Der Gemeinschafts-Manager scannt jedes Paket mit der App
- Die Software liest das Paketetikett und speichert die Informationen in einer Datenbank
- Eine Push-Benachrichtigung wird automatisch an den Bewohner gesendet, der ein Paket erhalten hat
- Der Bewohner holt das Paket an der Rezeption ab
- Der Community-Manager protokolliert das Paket in der Software als zugestellt und abgeholt
Möchten Sie Ihre eigene Paketverwaltungssoftware mit einer Lösung verbessern, die die Scanfunktionen Ihrer Kamera erweitert und Daten von Versandetiketten präzise extrahiert?
Im folgenden Abschnitt möchten wir den dritten Punkt „Die Software liest das Paketetikett und speichert die Informationen in einer Datenbank“ näher betrachten.
Verwendung von Klippa zur Verbesserung Ihres Paketverwaltungssystems
Mit dem Dokumenten-Scanning-SDK von Klippa können Sie Ihre bestehende Paketmanagement-Software schnell und einfach erweitern. Unser SDK kann in Ihre App integriert und über eine API verbunden werden, sodass ein nahtloser Informationsaustausch möglich ist.
Wenn Sie unser SDK für das Scannen von Dokumenten verwenden, können Sie Ihrem Endbenutzer (d. h. dem Community-Manager) eine fortschrittliche Technologie zur Verfügung stellen. Mit den sieben Funktionalitäten unseres SDKs können Sie sicherstellen, dass Ihre App reibungslos funktioniert und Paketetiketten zuverlässig auslesen kann.
Funktionalitäten von Klippas Dokumenten-Scanning-SDK
Werfen wir einen Blick auf diese Funktionen und diskutieren wir, wie sie den Arbeitsalltag eines Community-Managers verbessern können.
- Echtzeit-Benutzer-Feedback → Unser SDK gibt dem Benutzer Echtzeit-Feedback, um ihn bei der Aufnahme eines Bildes zu unterstützen, z. B. „Die Bedingungen sind zu dunkel“ und „Halten Sie die Kamera ruhig”. Auf diese Weise wird ein Versandetikett effektiv erfasst.
- Automatische Erfassung → Die automatische Erfassung macht das Scannen von Dokumenten besonders einfach. Der Benutzer muss nicht auf die Taste drücken, um ein Bild zu erfassen. Sie können das Paket einfach vor die Kamera halten, und das Klippa SDK erkennt das Versandetikett automatisch und nimmt das Bild für Sie auf.
- Zuschneiden → Unser Scannig-SDK erkennt die Ränder des Versandetiketts und schneidet es automatisch zu. Dank dieser Funktion wird es viel einfacher, ein sauberes und hochwertiges Bild zu erhalten. Darüber hinaus ist es auch möglich, das Bild manuell zuzuschneiden, um es den Wünschen des Benutzers anzupassen.
- Beleuchtungsanpassung → Befindet sich ein Nutzer in einer dunkleren Umgebung und hat keine geeignete Lichtquelle in der Nähe, kann er den Blitz über die Blitzsteuerung einschalten. Dies hilft dem Community-Manager, ein möglichst klares Bild zu erhalten.
- Bildverbesserung → Die Qualität des Dokuments wird durch die Bildverarbeitungsfunktionen unseres SDKs verbessert, um die bestmögliche Bildqualität zu gewährleisten.
- Scannen von Einzel- und Mehrfachdokumenten → Es ist möglich, mehrere Versandetiketten schnell zu scannen und sie zu gruppieren, um einen schnellen und effizienten Prozess zu gewährleisten. Dies ist sehr praktisch, wenn der Community-Manager mehrere Pakete für denselben Bewohner erhält.
- Anonymisierung → Um die DSGVO zu erfüllen, dürfen einige Informationen nicht in Datenbanken gespeichert werden. Daher bieten wir die Möglichkeit, Daten automatisch zu maskieren. Dies erhöht nicht nur das Sicherheitsgefühl der Bewohner der Gated Community, sondern schützt auch die Daten im Falle eines Datenlecks.
Damit der Community Manager das volle Potenzial unserer Lösung nutzen kann, kann das Document Scanning SDK über API mit unserer OCR-Engine verbunden werden. Durch die Verbindung mit OCR können die Informationen auf dem Versandetikett erkannt werden. Unsere OCR-Engine ist in der Lage folgendes zu erkennen:
- Name und Adresse des Empfängers
- Name und Adresse des Absenders
- Versandnummer
- Referenznummer
- Name des Frachtführers
- Strichcode
- Unterschrift
Nach der Erkennung werden die Informationen aus dem Etikett extrahiert und als strukturierte Daten in der Datenbank des Community-Managers gespeichert.
Was geschieht nach der Datenextraktion?
Die Datenbank des Community-Managers enthält natürlich bereits Informationen über einen Bewohner, wie Name und Adresse. Wenn die extrahierten Informationen aus dem gelieferten Paket in derselben Datenbank gespeichert werden, werden die Informationen automatisch mit dem Namen und der Adresse des Bewohners abgeglichen.
Dies führt dann zum nächsten Schritt des Paketmanagementflusses. Eine Push-Benachrichtigung wird automatisch an den Bewohner gesendet, der ein Paket erhalten hat. Hier übernimmt wieder Ihre Paketverwaltungssoftware die Arbeit.
Wenn Sie Ihre Anwendung um unser SDK für das Scannen von Dokumenten erweitern, ist Ihr Paketmanagementsystem komplett.
Sind Sie auch daran interessiert, Ihre Paketverwaltungssoftware mit der Lösung von Klippa zu erweitern? Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie wir Ihnen helfen können. Vereinbaren Sie unten einen Termin für eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie einen unserer Experten für weitere Informationen.
