Wenn Sie dies lesen, sind Sie wahrscheinlich enttäuscht von Ihrem derzeitigen OCR-Anbieter. Vielleicht ist die Software nicht so gut, wie Sie es erwartet haben, und sie liefert nicht die versprochenen Ergebnisse.
Es könnte auch sein, dass Ihr derzeitiger OCR-Anbieter keinen ausreichenden Support bietet. Oder die Genauigkeit der Datenextraktion entspricht nicht dem, was Ihnen ursprünglich gesagt wurde. Wenn das der Fall ist, ist es an der Zeit, den Anbieter zu wechseln!
Mit den jüngsten Fortschritten in den Bereichen KI und OCR müssen Sie sich nicht mehr mit weniger zufriedengeben. Viele großartige OCR-Anbieter können Ihnen helfen, Ihr Unternehmen auf ein neues Level zu bringen.
In diesem Blog werden wir erörtern, warum Sie Ihren OCR-Anbieter wechseln sollten und wie einfach dieser Prozess eigentlich ist.
Warum sollten Sie Ihren OCR-Anbieter wechseln?
Die Antwort ist ganz einfach. Der OCR-Anbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten, bestimmt weitgehend, wie gut Ihre Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse funktionieren. Er bestimmt nicht nur, wie viel Zeit, Geld und Mühe Sie sparen können, sondern auch, wie zufrieden Ihre Mitarbeiter sind.
Angenommen, ein bestimmter OCR-Anbieter hat in der Vergangenheit die von Ihnen benötigte Dienstleistung erbracht, aber weil sich Ihr Unternehmen verändert und weiterentwickelt hat, passen Teile oder die gesamte Software nicht mehr zu Ihnen.
Vielleicht haben Sie in ein anderes Land expandiert und es müssen andere Sprachen unterstützt werden. Oder Ihr monatliches Dokumentenvolumen ist drastisch gestiegen, und Sie brauchen eine Lösung, die skalierbar und schnell ist.
Wenn Ihre aktuelle Lösung Sie nicht mehr effizient genug unterstützen kann, ist es Zeit für einen Wechsel!
Aber woher wissen Sie, zu welchem Anbieter Sie wechseln sollten? Im nächsten Abschnitt geben wir Ihnen Tipps, wie Sie verschiedene Anbieter vergleichen können.
Wie Sie OCR-Anbieter vergleichen können
Bevor Sie wechseln, sollten Sie verschiedene Anbieter vergleichen, um herauszufinden, welche Software die beste Lösung bietet. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Punkte ein, die wir empfehlen zu vergleichen, und stellen Ihnen eine Vergleichscheckliste zum Herunterladen zur Verfügung.
Wichtige Punkte, die Sie vergleichen können:
- Genauigkeit
- Support
- Geschwindigkeit
- Skalierbarkeit
- Einhaltung von Rechtsvorschriften
- Sprachunterstützung
- Dokumentenabdeckung
Genauigkeit
Die Genauigkeitsrate einer OCR-Lösung hat großen Einfluss auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen.
Für bestimmte Branchen ist eine Genauigkeitsrate von 80 % ausreichend. Sollte Ihnen das nicht genügen, sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der in der Lage ist, eine Lösung anzubieten, die die restlichen 15-20 % abdeckt.
Eine mögliche Lösung zur Überbrückung dieser Lücke ist eine Human-in-the-Loop-Automatisierung, bei der die extrahierten Daten zunächst von einem Menschen geprüft und dann in die Datenbank eingegeben werden. Weitere Informationen zu dieser Lösung finden Sie in unserem Human-in-the-Loop-Leitfaden.
Beachten Sie, dass bereits 1 % Fehlermarge bei der Datenextraktion dazu führen kann, dass Unternehmen Millionen von Euro verlieren.
In jedem Fall sollten Sie, bevor Sie sich für eine OCR-Lösung entscheiden, den Anbieter bitten, Ihnen einen Nachweis über die von ihm angegebene Genauigkeitsrate zu liefern oder Ihnen die Möglichkeit zu geben, die Lösung zu testen.
Support
Der Kundensupport entscheidet darüber, ob Ihre Zusammenarbeit mit dem Anbieter gelingt oder scheitert. Somit beschleunigt der richtige Support den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.
Vergewissern Sie sich vor der Implementierung einer neuen OCR-Software, dass das Kundenserviceteam in der Lage ist, Sie effizient und schnell zu unterstützen. Außerdem ist es sinnvoll zu prüfen, ob der Anbieter gute Dokumentation anbietet, die den Implementierungsprozess vereinfacht.
So können Sie sicherstellen, dass die Software Ihren Bedürfnissen besser entspricht und an Ihren Kontext angepasst ist.
Geschwindigkeit
Einer der bemerkenswertesten Vorteile von OCR ist die Geschwindigkeit, mit der große Mengen von Dokumenten verarbeitet werden. Im Allgemeinen werden Daten fast in Echtzeit extrahiert und in Ihrer Datenbank gespeichert.
Die Geschwindigkeit, mit der Daten aus einem Dokument extrahiert werden können, ist jedoch von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Langsamere Datenextraktion bedeutet langsamere Arbeitsabläufe, was zu längeren Durchlaufzeiten führt.
Testen Sie bei der Entscheidungsfindung unbedingt die Geschwindigkeit der einzelnen Lösungen in einem realistischen Szenario.
Skalierbarkeit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt auch die Menge der zu verarbeitenden Dokumente. Daher brauchen Sie einen Anbieter, der mit Ihrem Wachstum Schritt halten und größere Mengen an Dokumenten verarbeiten kann, wenn Sie sie brauchen.
Überlegen Sie sich Ihre Entscheidung gut, denn Sie wollen nicht in Ihrem Wachstum gebremst werden, nur weil der von Ihnen gewählte Anbieter nicht die Kapazitäten hat, Sie zu unterstützen.
Einhaltung von Rechtsvorschriften
Bevor Sie sich an einen OCR-Anbieter binden, sollten Sie klären, welche Sicherheitsstandards Ihr Unternehmen benötigt. Denn je nach Land gelten unterschiedliche rechtliche Standards.
Daher wäre es klug, sich frühzeitig über die rechtlichen Standards der verschiedenen Anbieter zu informieren. Klippa zum Beispiel kann verschiedene Sicherheitsstandards erfüllen, da wir Hosting-Optionen in den USA und in Europa anbieten.
Prüfen Sie auch, ob ein Anbieter Ihre Daten auf seinem Server speichert, da dies einen großen Einfluss auf die Einhaltung von Rechtsvorschriften hat. Finden Sie einen Anbieter, der die rechtlichen Standards Ihrer Branche und Ihres Landes einhalten kann, bevor Sie sich festlegen!
Sprachunterstützung
Ist Ihr Unternehmen international tätig? Wenn ja, dann ist eine angemessene Sprachunterstützung für Sie wichtig!
Arbeiten Sie nur mit Sprachen des lateinischen Alphabets, oder soll die Lösung auch nicht-lateinische Sprachen unterstützen? Dies sind wichtige Fragen, die Sie sich stellen müssen, denn davon hängt ab, welche Dokumente verarbeitet werden können.
Dokumentenabdeckung
Welche Dokumente wollen Sie verarbeiten? Unterstützen die OCR-Anbieter, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, diese Dokumenttypen? Dies ist der entscheidende Punkt, denn die Software muss in der Lage sein, die Dokumente zu verarbeiten, mit denen Sie in Ihrem Geschäftsalltag arbeiten.
In einigen Fällen ist die OCR-Lösung noch nicht in der Lage, ein bestimmtes Dokument zu verarbeiten, aber die meisten Anbieter sind sehr bereit, zusammenzuarbeiten und die Software entsprechend zu trainieren. Wir empfehlen, einen Anbieter zu finden, der entweder die benötigten Dokumente bereits unterstützt oder über Ressourcen für das Training der Software verfügt.
Nachdem wir nun die verschiedenen wichtigen Punkte behandelt haben, sollten wir uns den Prozess des Wechsels Ihres OCR-Anbieters genauer ansehen.
Wie läuft der Wechsel des OCR-Anbieters ab?
Wenn Sie Ihren OCR-Anbieter wechseln wollen, empfiehlt es sich, zunächst den Markt zu erkunden. Dann sollten Sie sich mit verschiedenen Anbietern in Verbindung setzen und eine Vorauswahl derjenigen treffen, die möglicherweise einen besseren Service bieten als Ihr derzeitiger Anbieter.
Danach können die folgenden Schritte durchgeführt werden:
- Eine Demo anfordern
- Testen Sie die API
- JSON-Felder zuordnen
- Integrieren Sie die API
- Verwenden Sie den neuen OCR-Anbieter
1. Eine Demo anfordern
Dieser Schritt ist für Sie wahrscheinlich selbstverständlich, aber bevor Sie sich auf einen neuen OCR-Anbieter festlegen, sollten Sie eine Demo anfordern. Auf diese Weise können Sie den Anbieter kennenlernen, Fragen stellen und herausfinden, ob er Ihr Problem besser lösen kann.
Wenn Sie mit dem, was Sie sehen und hören, zufrieden sind, wäre der nächste Schritt, die API zu testen.
2. Testen Sie die API
Wenn die Demo erfolgreich war, raten wir Ihnen, die API zu testen, um zu sehen, wie der Output des neuen Anbieters aussieht. Höchstwahrscheinlich verwenden Ihr alter und Ihr neuer Anbieter unterschiedliche Namen für die Felder, die extrahiert werden müssen.
Es ist wichtig, dies in der Testphase zu berücksichtigen, damit Sie sich auf notwendige Änderungen vorbereiten können. Dies bringt uns zum nächsten Schritt: Das Zuordnen von JSON-Feldern.
3. JSON-Felder zuordnen
Wie bereits erwähnt, wird sich der Name der Output-Daten (in JSON) höchstwahrscheinlich von den Namen des Outputs des neuen Anbieters unterscheiden. Es ist wichtig, die alten Namen intern mit dem neuen Namen des Output-Feldes zu verbinden.
Auf diese Weise weiß die OCR nach der Verwendung, welche Daten extrahiert werden sollen und welchen Output sie zeigen soll. Dann ist es an der Zeit, die API zu integrieren.
4. Integrieren Sie die API
Die Integration der API in Ihre aktuelle Infrastruktur sollte nicht schwierig sein, vor allem, wenn Sie zuvor eine API verwendet haben. Wenn der Anbieter Ihnen klare und leicht verständliche Dokumentation bietet, sollte der Integrationsprozess effizient und unkompliziert sein.
Dieser Teil kann in wenigen Stunden erledigt sein, je nach den Ressourcen Ihres Unternehmens (z.B. qualifizierte Mitarbeiter und Zeit). Sobald alles eingerichtet und integriert ist, können Sie die neue OCR-Software verwenden.
Fragen Sie sich, wie einfach dieser ganze Prozess wirklich ist? Die Antwort finden Sie im folgenden Abschnitt.
Wie einfach ist es, Ihren OCR-Anbieter zu wechseln?
Realistisch gesehen wird der gesamte Prozess des Wechsels Ihres OCR-Anbieters ein paar Tage in Anspruch nehmen. Denken Sie daran, dass die meiste Zeit für das Testen der neuen Lösung benötigt wird. Sie sollten sich nicht auf die nächste Verpflichtung einlassen, ohne den Anbieter gründlich zu prüfen und zu testen.
Die eigentliche Integration der API könnte innerhalb eines Tages erfolgen, was diesen Prozess sehr einfach und schnell macht.
Denken Sie daran, dass Ihr alter Vertrag gekündigt werden muss, der Prozess der Integration einer neuen Lösung sich aber mit der Kündigungsfrist überschneiden kann. Auf diese Weise ist die neue Lösung an dem Tag, an dem Ihre alte Lösung endet, eingerichtet und einsatzbereit.
Klingt alles ziemlich einfach, oder? Die letzte verbleibende Frage ist dann, welchen OCR-Anbieter Sie wählen sollen? Natürlich sind wir der Meinung, dass Klippa unabhängig von der Branche eine gute Wahl wäre, aber die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Wenn Sie wissen möchten, warum sich andere Unternehmen für Klippa entschieden haben, lesen Sie weiter.
Warum wechseln andere Unternehmen zu Klippa?
Wir von Klippa sind auf einige Unternehmen gestoßen, die ihren OCR-Anbieter wechseln wollen. Einige dieser Unternehmen nutzen einen OCR-Anbieter schon seit Jahren und wurden Kunden, als sich der Anbieter noch in der Aufbauphase befand.
Mit der Zeit wuchs der Anbieter und die persönliche Betreuung, die schnelle Kommunikation und die rasche Behebung von Problemen ließen nach. Dies hat zu Frustration und dem Wunsch geführt, den OCR-Anbieter zu wechseln.
Ein weiterer häufiger Grund ist die Sorge um die Einhaltung der DSGVO. Wir sprechen oft mit Unternehmen, die sich Sorgen um den Schutz ihrer sensiblen Daten machen. Da in den USA andere rechtliche Standards gelten, denken Unternehmen darüber nach, zu einem europäischen OCR-Anbieter zu wechseln, der die Standards ihres Unternehmens und ihrer Branche erfüllt.
Bei Klippa legen wir Wert auf die Einhaltung von Gesetzen und Datenschutz und bieten daher verschiedene Hosting-Optionen auf der ganzen Welt an. Darüber hinaus können Sie mit Klippa DocHorizon nicht nur Daten extrahieren, kategorisieren und verifizieren, sondern auch Daten maskieren und Dokumentenbetrug aufdecken.
Aktuelle Kunden schätzen vor allem unsere Transparenz über die Leistungsfähigkeit unserer Software. Wenn eine Funktion noch nicht ausgereift ist oder ein bestimmtes Dokument nicht unterstützt wird, kommunizieren wir das von Anfang an.
Mit diesen Beispielen im Hinterkopf möchten wir Ihnen erklären, wie Sie ganz einfach zu Klippa wechseln können.
Wie wechseln Sie zu Klippa?
Mit einem erfahrenen Support-Team und guten Dokumentation kann Klippa Ihnen helfen, den Wechsel nahtlos zu vollziehen. Mit unserem Onboarding-Service bieten wir technische Hilfe und Begleitung während des gesamten Implementierungsprozesses.
Darüber hinaus bieten wir ein Implementierungsgespräch an, um die Implementierung der API zu optimieren und Tipps und Tricks zu geben, um das Beste aus unserer Lösung herauszuholen.
Im Idealfall werden die Datenfelder von Ihrer Seite aus festgelegt und es stehen Programmierer für die Implementierung zur Verfügung. Die Verbindung zu unserer Lösung kann dann innerhalb einer Stunde eingerichtet werden.
Außerdem haben Sie als Kunde Zugang zu unserem Customer Success Team, das Ihnen bei technischen Problemen mit Rat und Tat zur Seite steht. Darüber hinaus sind wir bestrebt, Ihr Feedback umzusetzen und unsere Produkte auf der Grundlage Ihrer Bedürfnisse zu verbessern.
Wir möchten Ihnen den Umstieg so leicht wie möglich machen. Wenn Sie für einen Wechsel bereit sind, aber noch Fragen haben, kontaktieren Sie gerne einen unserer Experten oder buchen Sie eine kostenlose online Demo über das untenstehende Formular!