Intelligent Document Processing Schritt-für-Schritt-Anleitung – Wählen Sie die richtige IDP-Lösung für Ihr Unternehmen

Die Wahl der richtigen Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung für Ihr Unternehmen kann eine schwierige Entscheidung sein. Vor allem, wenn man bedenkt, dass man diese Entscheidung nur etwa alle 10 Jahre trifft, und Sie sollten diese unbedingt richtig treffen.

Bei all den verschiedenen Möglichkeiten und Anbietern, die es gibt, kann es sehr schwierig sein, sich zu entscheiden. Woher wissen Sie, wonach Sie suchen und worin die Unterschiede zwischen den Anbietern bestehen? 

Machen Sie sich keine Sorgen mehr! Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, mit der wir Sie mit den Informationen versorgen, die Sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Einige der Fragen, die wir behandeln werden, sind: Wie testet man die IDP-Lösung richtig, bevor man sich entscheidet? Wie vergleicht man die verschiedenen Lösungen, ohne den Überblick zu verlieren und verwirrt zu sein? Und wie entscheiden Sie sich am Ende für den richtigen IDP-Anbieter? Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung möchten wir Ihnen die Antworten geben, die Sie brauchen.

IDP-Lösungen haben bereits Tausenden von Unternehmen geholfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Sicherheit in ihren Geschäftsabläufen zu erhöhen. Jetzt ist es an der Zeit, dass auch Sie die Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens steigern und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen!

Kurze Wiederholung: Die Unterschiede zwischen IDP und OCR

Bevor wir mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung beginnen, möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über IDP und OCR geben. Beginnen wir mit OCR. Optical Character Recognition (OCR) ist eine Technologie, die ein Bild in Text und dann in maschinenlesbare Formate wie CSV, JSON oder XML umwandelt. 

Mit dieser Technologie gehört die manuelle Datenerfassung der Vergangenheit an! Aber es wird noch besser, wenn OCR Teil einer IDP-Lösung ist. 

Der Hauptunterschied zwischen OCR und IDP besteht in der Möglichkeit, die aus einem Dokument extrahierten Informationen weiter zu verarbeiten. Während OCR ein Dokument in eine Textdarstellung umwandelt, schränkt die fehlende Formatierung die Automatisierung ein und ermöglicht keine weitere Verarbeitung.

Intelligent Document Processing geht einen Schritt weiter als OCR und ermöglicht es Ihnen, Daten aus Dokumenten zu identifizieren, zu kategorisieren, zu extrahieren, zu strukturieren und zu validieren. 

In der Regel werden bei IDP Machine Learning, Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) eingesetzt. Dies hilft Unternehmen bei der Extraktion und Analyse von Daten aus Dokumenten. 

Darüber hinaus ist die IDP-Software so konzipiert, dass sie Unternehmen dabei hilft, Daten einfach und schnell in Workflow-Prozesse einzubinden. Manuelle Prozesse werden eliminiert, so dass Mitarbeiter ihre Zeit für wertvollere Aufgaben nutzen können. 

Dies ist für alle Unternehmen von Vorteil. In den nächsten Abschnitten werden wir die Vorteile von IDP an Hand drei verschiedene Anwendungsfälle näher beleuchten, um zu zeigen, wie IDP Ihr Unternehmen verbessern kann.

Beginnen wir die Anleitung mit der Beantwortung der Frage, was beim Kauf einer IDP-Lösung zu beachten ist, gefolgt von der Frage, wer in den Entscheidungsprozess einbezogen werden sollte und wie der Prozess des Kaufs einer Lösung aussieht.

Was ist beim Kauf einer IDP-Lösung zu beachten?

Nachdem wir nun die gängigen Anwendungsfälle behandelt haben, denken Sie vielleicht auch über den Kauf einer IDP-Lösung für Ihr Unternehmen nach. Aber was sollten Sie beim Kauf einer solchen Lösung beachten? Im folgenden Abschnitt gehen wir auf die wichtigsten Punkte ein, die zu beachten sind: 

• Geschwindigkeit
• Hosting-Optionen
• Genauigkeit
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Skalierbarkeit
• Sprachunterstützung

Geschwindigkeit

Die Geschwindigkeit der IDP-Lösung bestimmt, wie viele Dokumente Sie pro Minute, Stunde oder Tag verarbeiten können. Wie schnell Informationen aus einem Dokument extrahiert werden können, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. In der Regel geht es um Sekunden, aber es lohnt sich, dies von Anfang an zu prüfen. 

Wenn Sie sich für eine vollautomatische Lösung entscheiden, sollte das Dokument in kürzester Zeit weiterverarbeitet und die Daten in Ihrer Datenbank gespeichert sein. Wenn Sie sich für eine menschengestützte Automatisierung entscheiden, ist der Prozess durch die Geschwindigkeit des Mitarbeiters begrenzt. 

Dies ist wichtig zu beachten, da es Ihren Arbeitsablauf drastisch beeinflussen wird. Wenn Sie eine kurze Zusammenfassung der verschiedenen Arten der Automatisierung benötigen, finden Sie eine Erklärung in diesem Blogbeitrag. 

Hosting-Optionen

Eine IDP-Lösung kann entweder On-Premise gehostet oder cloudbasiert sein. Beide Optionen haben verschiedene Vor- und Nachteile. 

Das Hosting der Software On-Premise, also im Netzwerk Ihres Unternehmens, hat den Vorteil, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und Sicherheitsmaßnahmen haben und nicht von einem Anbieter abhängig sind. Zu den Nachteilen gehören hingegen geringere Flexibilität, geringere Skalierbarkeit und hohe Kapitalinvestition.

Cloudbasierte Lösungen sind skalierbar, wartungsfrei und schnell zu implementieren. Und ein Unternehmen ist nicht auf die Fähigkeiten seiner vorhandenen Hardware beschränkt. Allerdings bietet diese Art von Lösung weniger Kontrolle über die Datensicherheit, sie ist weniger anpassbar und das Unternehmen ist von einem Anbieter abhängig. 

In diesem Fall gibt es kein Richtig oder Falsch, es kommt einfach darauf an, was Sie sich leisten können und was Ihr Unternehmen benötigt.  

Genauigkeit

Technik ist nicht perfekt, aber die Genauigkeit der extrahierten Daten sollte so hoch wie möglich sein, da Ihr Geschäftsbetrieb in hohem Maße davon abhängt. In den meisten Fällen kann die Genauigkeitsrate bis zu 99 % betragen. 

In einigen Branchen muss die Genauigkeit nicht so hoch sein, und eine Quote von 80 % bis 90 % ist ausreichend. Aber je nach Branche, in der Sie tätig sind, möchten Sie die höchstmögliche Genauigkeit haben. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie den Anbieter nach seiner Genauigkeitsrate fragen, damit er Ihnen einen Beweis vorlegen kann oder Ihnen die Möglichkeit gibt, seine Lösung zu testen.  

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Bevor Sie sich für eine Intelligent Document Processing-Lösung entscheiden, empfehlen wir Ihnen, sich Gedanken über die Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens zu machen und die verschiedenen Anbieter und ihre Standards zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu prüfen. 

Das Hosting von Software in einem bestimmten Land bedeutet unterschiedliche rechtliche Standards. Klippa bietet zum Beispiel Hosting-Optionen in den USA und in Europa an, was bedeutet, dass wir unterschiedliche Sicherheitsstandards einhalten können. 

Sie möchten einen Anbieter finden, der Ihre rechtlichen Anforderungen erfüllt und zum Beispiel die DSGVO einhält. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten in einer Weise behandelt werden, die für Ihre Branche erforderlich ist. 

Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte der Anbieter in der Lage sein, mit Ihnen Schritt zu halten. Das bedeutet, dass der Anbieter fähig sein sollte, ein größeres Dokumentenvolumen zu verarbeiten, wenn Sie es brauchen. Sie wollen nicht in Ihrem Wachstum gebremst werden, nur weil Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, der nicht die Kapazitäten hat, Sie zu unterstützen. 

Sprachunterstützung

Die Unterstützung verschiedener Sprachen ist natürlich nur erforderlich, wenn Ihr Unternehmen international tätig ist. Unterstützt der Anbieter ein nicht-lateinisches Alphabet, oder benötigen Sie nur Sprachen, die zum lateinischen Alphabet gehören?

Dies ist einer der wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt, denn davon hängt ab, welche Dokumente verarbeitet werden können und somit die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Da Sie nun wissen, welche Faktoren beim Kauf einer IDP-Lösung zu berücksichtigen sind, sollten wir über die Personen sprechen, die in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden sollten. 

Wer sollte in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden?

Im Allgemeinen gibt es fünf verschiedene Parteien in einem Unternehmen, die in den endgültigen Entscheidungsprozess mit einbezogen werden sollten. Höchstwahrscheinlich werden Sie diese Personen erst einbeziehen, nachdem Sie zwei Anbieter ausgewählt haben, die Ihr Problem wirklich lösen können. Dies ist je nach Struktur Ihres Unternehmens ein wenig unterschiedlich. In den meisten Fällen sind jedoch die folgenden Personen beteiligt:

• Jemand, der um die Sicherheit des Unternehmens besorgt ist, da Sie Unternehmensdaten mit dem Anbieter teilen werden. Häufig ist dies der Sicherheitsmanager. 
• Eine Person, die den Überblick über die Finanzen des Unternehmens hat, damit die Verpflichtung zu einer Lösung in das Budget passt. In der Regel ist der CFO in diesem Fall die erste Anlaufstelle. 
• Häufig ist der CEO in den Entscheidungsprozess eingebunden, da er die Gesamtstrategie des Unternehmens im Blick hat und dementsprechend Entscheidungen trifft.
• Da die Implementierung einer IDP-Lösung technisches Verständnis erfordert, wird der CTO oder IT-Manager häufig in den Prozess mit einbezogen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Lösung Ihren technischen Anforderungen entspricht.

Je nach Unternehmensstruktur kann eine der oben genannten Rollen die endgültige Entscheidung für einen Anbieter treffen. Sie wissen am besten, wer in Ihrem Unternehmen das letzte Wort hat, daher sollten Sie diese Person in den Entscheidungsprozess mit einbeziehen. 

Prozess des Kaufs einer Lösung

Beim Kauf einer Intelligent Document Processing-Lösung können Sie einen bestimmten Prozess durchlaufen. In der Regel beginnt ein Unternehmen mit einem Request for Information und fährt dann mit einem Request for Proposal fort. In der Softwareentwicklung ist es auch üblich, ein Proof of Concept zu verwenden. 

Wenn Sie einen Markt betreten, wie z. B. IDP-Lösungen, und noch kein tieferes Verständnis dafür haben, dann ist ein “Request for Information” (RFI) der erste Schritt. Da dies der erste Kontakt mit einem Anbieter ist, sollten Sie offene Fragen stellen, damit der Anbieter über sein gesamtes Angebot sprechen kann. Wir empfehlen, diese Anfrage an mehrere Unternehmen zu senden, um mehr Informationen zu erhalten, als Sie auf der Website des Unternehmens finden können.

Auf die RFI folgt in der Regel ein “Request for Proposal” (RFP). Dieses Dokument sollte mehr Details über die Bedürfnisse des Unternehmens, die Geschäftsziele für das Projekt und die spezifischen Anforderungen enthalten. Auf diese Weise verfügt der Anbieter über genügend Kontext, um eine angemessene Lösung vorzuschlagen. Dies ist Teil des Verkaufsprozesses und sollte durchgeführt werden, sobald Sie einen Anbieter wirklich für die Lösung Ihres Problems in Betracht ziehen. 

Zum besseren Verständnis haben wir unten eine RFP-Vorlage beigefügt. Sie können sie herunterladen und für die Angebotseinholung verwenden. Außerdem möchten wir Ihnen einige mögliche Fragen präsentieren, die Sie dem Anbieter stellen könnten:

• Wer ist Ihr Hauptkonkurrent? → Dies zeigt, ob das Unternehmen ehrlich und transparent ist und seine Schwächen kennt.
• Wie wird Ihr Kundenerfolgsteam dazu beitragen, unsere Ziele zu erreichen? → Letztendlich hängt Ihr langfristiger Erfolg von dem Anbieter ab, den Sie wählen. 
• Können wir Fallstudien sehen, die unserem Anwendungsfall ähneln, oder aktuelle Kunden kontaktieren? → Auf diese Weise können Sie aktuelle Kunden fragen, wie der Prozess verlaufen ist, und ungefiltertes Feedback über das Produkt oder die Dienstleistung erhalten.
• Wie werden Sie unsere Organisation vor Risiken schützen? → Es ist wichtig zu wissen, ob der Anbieter bestimmte Sicherheitsstandards einhalten kann und wie Ihre Daten verarbeitet werden. Dazu gehört auch, ob und wo Ihre Daten gespeichert werden und ob dies auf einem US-Server oder einem europäischen Server geschieht.

Ein weiterer Teil des Prozesses könnte die Verwendung eines Proof of Concept sein. In der Softwareentwicklung besteht das Ziel eines “Proof of Concept” (POC) darin, Lösungen für technische Probleme zu finden. Dabei geht es oft darum, wie Systeme integriert werden können, und es wird versucht festzustellen, ob ein System bestimmte Anforderungen erfüllen kann. 

In der Regel handelt es sich dabei um einen mehrmonatigen Prozess, so dass Sie die Möglichkeit haben zu testen, ob das vorgeschlagene Konzept Ihr Problem wirklich löst.

Wie testet man eine IDP-Lösung, bevor man sich entscheidet?

Lassen Sie uns nun über die Frage sprechen, wie man eine IDP-Lösung testet. Dies ist ein wichtiger Schritt im Prozess des Kaufs einer Lösung, da Sie hier wirklich sehen können, wie eine Lösung funktioniert und ob sie Ihren Anforderungen gerecht wird.

Bevor Sie sich für den Kauf einer IDP-Lösung entscheiden, müssen Sie die Lösung testen. Aber wie testet man eine IDP-Lösung? Was sollte bei dem Test beachtet und durchgeführt werden? Lesen Sie weiter, um unsere Vorschläge für einen soliden Test einer Intelligent Document Processing-Lösung zu entdecken. 

Zuallererst benötigen Sie ein Testprogramm und eine Datenbank mit Beispieldokumenten. Es ist sinnvoll, die Lösung mit einer ähnlichen Menge an Dokumenten zu testen, die Sie in Ihrem täglichen Arbeitsablauf bearbeiten. Andernfalls wissen Sie nicht, ob die Lösung Ihnen das bietet, was Ihr Unternehmen benötigt. 

Testen Sie die Lösung unter realen Bedingungen. Mehrere Parameter sollten, falls erforderlich, in mehreren Sprachen getestet werden:

• Genauigkeit von Wörtern/Symbolen
• Spezifische Merkmale wie Data Masking
• Erkennung von Dokumenttypen
• Geschwindigkeit der Datenextraktion
• Erkennung der dargestellten Sprache

Wenn Sie an einem Punkt sind, an dem Sie eine IDP-Lösung testen möchten, können Sie eine API-Testlizenz für Klippa DocHorizon anfordern und mit dem Testen beginnen! 

Wie ist eine IDP-Lösung zu vergleichen?

Wenn Sie IDP-Anbieter testen, sollten Sie wissen, wie Sie verschiedene Lösungen miteinander vergleichen können. Woher sollen Sie sonst wissen, dass Sie die richtige Entscheidung treffen? Da es mittlerweile sehr viele Anbieter gibt, kann es schwierig sein, einen klaren Überblick zu behalten. 

Deshalb nennen wir Ihnen Referenzpunkte, die Sie bei Ihrem Anbietervergleich berücksichtigen sollten, und stellen Ihnen eine Vergleichscheckliste zur Verfügung, die Sie herunterladen und bei Ihren Gesprächen mit Anbietern verwenden können. Zu den Referenzpunkten gehören:

• Geschwindigkeit
• Genauigkeit
• Infrastruktur
• Training für intelligente Dokumentenverarbeitung
• Hosting-Optionen
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Flexibilität
• Skalierbarkeit
• Sprachunterstützung
• Integrationsmöglichkeiten

In den vorangegangenen Abschnitten des Blogs haben wir einige der vorgestellten Referenzpunkte erläutert. Durch das Versenden einer Anfrage an zahlreiche Anbieter werden Sie Antworten und Informationen zu diesen Punkten erhalten. Denn höchstwahrscheinlich ist es nicht möglich, alle relevanten Informationen, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen, auf der Website zu finden.  

Wenn Sie die Punkte mit mehreren Anbietern besprechen, können Sie die obige Checkliste herunterladen, um den Überblick zu behalten und die verschiedenen IDP-Anbieter einfach miteinander zu vergleichen. Hier eine kurze Erläuterung der Checkliste.

Auf der linken Seite sehen Sie die 10 Referenzpunkte, die wir zum Vergleich empfehlen. Wenn der IDP-Anbieter eine Funktion anbietet, setzen Sie ein Häkchen dahinter. 

Vor dem Gespräch mit den Anbietern legen Sie fest, wie wichtig ein bestimmtes Merkmal ist und geben ihm einen Wert von 1 bis 3, wobei drei am wichtigsten ist. Während des Gesprächs erfahren Sie weitere Informationen, die es Ihnen ermöglichen, ein bestimmtes Merkmal zu benoten (1 = am wenigsten wichtig, 5 = am wichtigsten).

Angenommen, die Genauigkeit einer Lösung liegt bei 99 %, dann könnten Sie eine Note von 5 vergeben, wenn eine andere Lösung eine Genauigkeit von 96 % hat, könnten Sie eine 4 vergeben (für jeden Anbieter anhand einer separaten Vergleichscheckliste).

Zum Schluss multiplizieren Sie den Wichtigkeitswert mit der Benotung. Zurück zu unserem Beispiel für die “Genauigkeit”. Nehmen wir an, Sie geben der “Genauigkeit” einen Wichtigkeitswert von 3 und die Note 5. Das bedeutet, dass die Punktzahl 15 beträgt. 

Am Ende errechnen Sie die Endnote, indem Sie die einzelnen Punkte addieren, so dass Sie die Endnoten der verschiedenen Lösungen ganz einfach vergleichen können. Und fertig. Sie wissen, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist.

Sobald Sie verschiedene IDP-Lösungen getestet und verglichen haben, können Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der Ihren Anforderungen entspricht!

Wie wählt man einen IDP-Anbieter?

Nachdem Sie monatelang verschiedene Anbieter recherchiert, getestet und verglichen haben, wollen Sie endlich eine Entscheidung treffen. Höchstwahrscheinlich haben Sie die verschiedenen Optionen mit Ihrem Team besprochen und sind gemeinsam zu einem Ergebnis gekommen. 

Im Allgemeinen halten wir es für klug, eine Lösung zu finden, die:

• Außerhalb des Rahmens lesen kann
• Einfach zu implementieren und zu verwenden ist
• Sich in Ihrer Infrastruktur integrieren lässt
• In sich selbst & Ihren langfristigen Erfolg investiert 
• Das Kundenerlebnis verbessert
• Den versprochenen Wert liefert

Wir haben ein Dokument mit Fragen erstellt, das Sie zusammen mit der Vergleichscheckliste beim Vergleich, der Bewertung und schließlich der Auswahl eines IDP-Anbieters verwenden können. 

Wenn Sie wissen wollen, welche Vorteile IDP für Ihr Unternehmen hat und welche Branchen IDP häufig einsetzen, dann möchten wir Sie zum Weiterlesen ermutigen.

Vorteile einer IDP-Lösung

Die Wahl einer IDP-Lösung für Ihr Unternehmen ist eine der besten Entscheidungen, die Sie treffen können. Denn sie bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Diese Liste ist nicht vollständig und je nach Branche unterscheiden sich die Vorteile ein wenig. Entdecken Sie, welche Vorteile eine Intelligent Document Processing-Lösung für Ihr Unternehmen bringen kann!

• Arbeitnehmer haben mehr Zeit für wertvolle Aufgaben, anstatt ihren Tag mit sich wiederholenden Arbeiten zu vergeuden. → Gegenwärtig verbringen Beschäftigte nur 27 % ihrer Zeit mit qualifizierten Tätigkeiten, für die sie ausgebildet wurden.
• Geschäftsvorgänge und Arbeitsabläufe laufen reibungsloser ab, da menschliche Fehler ausgeschlossen sind.
• Sowohl die Effizienz als auch die Effektivität steigen, da eine IDP-Lösung Daten innerhalb weniger Sekunden extrahieren kann. 
• Die Kosten sinken auf weniger als 0,50 € pro Dokument, da mehr Dokumente in kürzerer Zeit bearbeitet werden können.
• Die Daten werden automatisch und mit wenigen bis gar keinen Fehlern extrahiert. → So können Sie Ihre Geschäftsentscheidungen auf zuverlässige Informationen stützen.
• Einige IDP-Lösungen bieten sogar Schutz vor Betrug, Optionen zu Data Masking und Hosting-Alternativen in verschiedenen Ländern.

Mit diesen Vorteilen im Hinterkopf wollen wir einen Blick auf gängige Anwendungsfälle werfen, damit deutlicher wird, wie IDP in der Praxis aussieht. 

IDP Anwendungsfälle

Die folgenden drei Anwendungsfälle veranschaulichen den Einsatz von IDP-Lösungen und wie sie Ihre Geschäftsabläufe verbessern können. Diese Anwendungsfälle sollten Sie dazu inspirieren, darüber nachzudenken, wie IDP Ihr Unternehmen verbessern könnte. IDP kann an viele Anwendungsfälle angepasst werden und Unternehmen aller Art verändern. 

• Gesundheitswesen
• Rechtsbranche
• Rechnungswesen

Automatisierte Dateneingabe für das Gesundheitswesen

Fehler, die auf Fehler in der Patientenakte, auf Verordnungsfehler oder auf Fehler im Nachverfolgungssystem zurückzuführen sind, haben viel zu oft zu schweren Schäden und sogar zum Tod geführt. In einem Bericht der Weltgesundheitsorganisation (WHO) heißt es, dass 5 % bis 50 % aller medizinischen Fehler auf Verwaltungsfehler zurückzuführen sind. 

Bei der Umstellung von einem manuellen Prozess auf eine IDP-Lösung können Mitarbeiter von Gesundheitseinrichtungen einfach Patientendaten aus E-Mails, Faxen, mobilen Geräten und Portalen erfassen und automatisch in das EHR-System exportieren. Auf diese Weise können gefährliche menschliche Fehler vermieden werden und Patienten erhalten die Behandlung, die sie benötigen. 

Darüber hinaus lassen sich Betriebskosten wie Arbeitskosten, Kosten für die Lagerung von Papier und Kosten für Verwaltungsfehler senken. Mit einer IDP-Lösung sind keine Mitarbeiter mehr für die manuelle Dateneingabe erforderlich. Die Lösung ist in der Lage, relevante Informationen zu erkennen und sie dann automatisch in der Datenbank zu speichern. 

Außerdem werden die Arbeitsabläufe in Gesundheitseinrichtungen verbessert, da dokumentenbezogene Prozesse optimiert werden können, wodurch mehr Zeit für die Arbeit mit Patienten zur Verfügung steht. 

Mit einer IDP-Software müssen Ärzte nicht mehr 50 % ihrer Zeit damit verbringen, Rezepte zu schreiben oder Notizen von Patientenbesuchen umzuschreiben und zu unterschreiben und sie in das EHR-System einzugeben. Die Software ist in der Lage, dies automatisch zu tun.  

Wir wollen hier nicht zu sehr ins Detail gehen, aber wenn Sie wissen möchten, wie intelligente Dokumentenverarbeitung das Gesundheitswesen noch weiter verbessern kann, können Sie gerne unseren Blogbeitrag zu diesem Thema lesen.

Automatisiertes Data Masking für die Rechtsbranche

Neben der Fähigkeit, Daten zu sammeln, Dokumente zu klassifizieren und automatisch Daten zu extrahieren, ist der entscheidendste Vorteil einer IDP-Lösung in der Rechtsbranche die Möglichkeit, sensible Informationen zu anonymisieren. 

Dies ist auch dringend notwendig, da nach Angaben des Information Commissioner’s Office (ICO) allein im Vereinigten Königreich 68 % der Datenschutzverletzungen von internen Parteien verursacht werden.  

Eine Intelligent Document Processing-Lösung kann automatisch Felder mit sensiblen Daten erkennen, die entfernt oder unkenntlich gemacht werden müssen, was Anwälten diese Aufgabe abnimmt. Dies bedeutet, dass Hunderte von Stunden eingespart und für wichtigere Aufgaben verwendet werden können. 

Kunden können Dokumente, die sich auf ihren Fall beziehen, zuverlässig, schnell und sicher hochladen. Die Daten können sofort ausgeblendet werden, wenn ein Mandant sensible Dokumente einreicht, wodurch verhindert wird, dass nicht autorisierte Mandanteninformationen in der Datenbank verfügbar sind. Auf diese Weise ist die Kommunikation mit dem Mandanten schnell und sicher, was das Vertrauen in Sie als Anwalt stärkt. 

Automatisierte Betrugserkennung für Buchhalter

Dokumentenbetrug zählt zu den größten kriminellen Aktivitäten der Welt. Als Unternehmen ist es daher äußerst wichtig, über Systeme zu verfügen, die die Sicherheit von Informationen und den Schutz Ihres Unternehmens gewährleisten. 

Im Arbeitsalltag müssen Mitarbeiter Belege für ihre Reisekosten, Einkäufe für das Unternehmen oder Erstattungen einreichen. Leider gibt es immer wieder Mitarbeiter, die ihr Unternehmen ausnutzen und z. B. Quittungen für private Einkäufe einreichen. 

Darüber hinaus können versehentlich oder absichtlich doppelte Quittungen eingereicht werden, in der Hoffnung (wenn absichtlich), eine doppelte Erstattung zu erhalten. Außerdem werden auch manipulierte oder mit Fotos versehene Quittungen eingereicht, bei denen z. B. der zu erstattende Gesamtbetrag erhöht wurde. Dies ist mit dem menschlichen Auge nur sehr schwer zu erkennen und kann sehr kostspielig sein.  

In beiden Fällen ist es schwierig, Betrug zu erkennen, wenn der Prozess manuell durchgeführt wird. Mit einer Intelligent Document Processing-Lösung werden diese Duplikate und manipulierten Rechnungen erkannt und eine Warnung ausgegeben. So wird keine falsche Zahlung ausgeführt und Geld gespart!  

Über Klippas IDP-Lösung

Die richtige IDP-Lösung zu finden, ist nicht einfach und erfordert viel Recherche, Vergleich und Diskussion. Wo könnte man besser damit beginnen als hier? 

Die IDP-Lösung von Klippa, DocHorizon, geht über die Extraktion, Identifizierung und Überprüfung von Informationen aus Dokumenten hinaus. Wir können Ihnen eine Lösung anbieten, die in der Lage ist, Betrug zu erkennen, Daten zu maskieren und den Sicherheitsstandards Ihrer Anforderungen zu entsprechen. 

Außerdem sind wir kundenorientiert und wollen Ihren langfristigen Erfolg unterstützen. Dies tun wir, indem wir Ressourcen bereitstellen, die es Ihnen ermöglichen, bei Bedarf größere Mengen an Dokumenten zu verarbeiten, indem wir maßgeschneiderte Lösungen vorschlagen und Customer Success Manager anbieten. 

Gerne arbeiten wir mit Ihnen zusammen, um Ihre Geschäftsabläufe und Workflows zu optimieren. Möchten Sie mehr Informationen über uns erhalten? Sie können unten eine kostenlose Demo buchen oder einen unserer Experten kontaktieren.

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