Warum Sie die manuelle Dateneingabe noch heute durch KI ersetzen sollten

Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiter täglich 1-3 Stunden mit Dateneingabeaufgaben verbringen? Zumindest gaben das 76 % der Büroangestellten in einer Studie von Zapier an.

Die manuelle Dateneingabe ist eine der mühsamsten und sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Sie ist zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler, die Sie an einer effektiven Arbeit hindern.

Vermutlich sind Sie sich dieser Tatsachen bewusst und wollen dies verbessern, aber die Sache ist die, Sie sind wie der Rest von uns. Sie sind extrem beschäftigt und allein der Gedanke, eine weitere Aufgabe zu übernehmen, würde Ihren Tag auf den Kopf stellen.

Zu Ihrem Glück gibt es eine Lösung für die automatisierte Dateneingabe, die einfach zu implementieren ist und diese lästige Aufgabe ein für alle Mal von Ihrer Aufgabenliste streichen kann.

In diesem Artikel werden wir die Probleme erörtern, die Sie bei der manuellen Dateneingabe haben, warum Sie noch heute mit der automatisierten Dateneingabe beginnen sollten und wie Sie diese mit Klippa DocHorizon durchführen können.

Die Problematik der manuellen Dateneingabe

Sicher, früher hat Ihr Unternehmen nicht so viele Dokumente verarbeitet und konnte sie noch manuell verwalten. Aber Ihr Unternehmen ist gewachsen, und damit auch das Dokumentenvolumen. Es ist daher nicht mehr möglich, alles manuell zu erledigen.

Wenn Sie noch nicht auf eine automatisierte Lösung umgestiegen sind, werden Sie wahrscheinlich eines oder mehrere der folgenden Probleme mit der manuellen Dateneingabe haben:

• Es ist ineffizient und zeitaufwändig
• Sie führt zu Fehlern
• Sie demotiviert Mitarbeiter
• Sie führt zu unzufriedenen Kunden

Es ist ineffizient und zeitaufwändig

Lassen Sie mich Ihre Erinnerung an die manuelle Dateneingabe auffrischen.

Von Ihnen und Ihren Kollegen werden mühsame, sich wiederholende, lange und anstrengende Arbeitszeiten und viel Engagement verlangt.

Der Umgang mit großen Dokumentenmengen dauert ewig. Bei umfangreichen Dokumentenmengen wird die manuelle Dateneingabe ineffizient und zeitaufwändig.

Schauen Sie sich einfach die folgende Berechnung an. Die durchschnittliche Tippgeschwindigkeit einer Person beträgt etwa 40 Wörter pro Minute. Nehmen wir an, die durchschnittliche Anzahl der Wörter, die pro Dokument eingegeben werden müssen, beträgt 400. Das bedeutet, dass es etwa 10 Minuten dauern würde, ein einziges Dokument fertig zu stellen. Dabei haben Sie noch nicht einmal die Zeit berücksichtigt, die für die Überprüfung des eingegebenen Textes benötigt wird. 

Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten Tausende oder gar Millionen von Dokumenten verarbeiten.

Entweder müssen Sie zusätzliches Personal einstellen oder unzählige Überstunden machen oder beides, um die wenig wertvollen Dateneingabeaufgaben zu erledigen. Die manuelle Dateneingabe kostet Sie einfach Unsummen an Geld.

Die 1-10-100-Regel von George Labovitz und YuSang Chang erklärt dies recht gut. 

Nach dieser Regel kostet es Sie 1 $, die Richtigkeit der Daten am Eingabepunkt zu überprüfen. Dann 10$, um Daten zu identifizieren und zu bearbeiten, wenn sie in Stapelform kommen, und sogar 100$ oder mehr, wenn ungenaue Daten nicht korrigiert werden.

Es führt zu Fehlern

Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur mühsam. Sie ist auch anfällig für Fehler, was sich auf viele Bereiche Ihres Unternehmens auswirkt.

Die typische Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt bei etwa 1 %. Das bedeutet, dass Sie bei jeder 100. Dateneingabe mindestens einen Fehler gemacht haben. Dies kann zu zahlreichen Problemen für Sie und Ihr Unternehmen führen. 

Einige davon sind:

• Menschliche Fehler führen zu ungenauen Angaben, die zu immer höheren Kosten führen können. So können Sie beispielsweise eine Geldstrafe erhalten, weil Sie Ihre Steuererklärungen falsch ausgefüllt haben.
• Die Behebung von Fehlern ist teuer und zeitaufwändig, vor allem, wenn es eine Weile dauert, bis die Fehler bemerkt und behoben werden.
• Fehler können zu finanziellen Problemen führen, da selbst kleine Tippfehler große Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben können.
• Fehler führen zu potenziellen Compliance-Problemen wie Betrug, Diebstahl, Geldwäsche und Unterschlagung.

Menschliche Fehler sind in der Regel zeit- und geldraubende Faktoren.

Sie demotiviert Mitarbeiter schnell

Die manuelle Dateneingabe und -wiedereingabe ist anspruchsvoll. Es erfordert von Ihren Mitarbeitern viel Hingabe und Engagement, es richtig zu machen. Es ist schwer, konzentriert zu bleiben, und demotiviert Mitarbeiter schnell.

Unzufriedene Mitarbeiter bringen zusätzliche Nachteile mit sich. Sie können sich auch auf den psychischen und physischen Zustand Ihrer Mitarbeiter auswirken. 

Gallup verglich unmotivierte mit engagierten Mitarbeitern. Die Ergebnisse sind alarmierend.

Unzufriedene Mitarbeiter haben:

• 61 % höhere Wahrscheinlichkeit eines Burnouts
• 48% höhere Wahrscheinlichkeit von täglichem Stress
• 66 % höhere Wahrscheinlichkeit für tägliche Sorgen
• Doppelt so hohe Wahrscheinlichkeit von täglicher Traurigkeit und Wut

Wenn Mitarbeiter unzufrieden sind, fällt es ihnen schwer, sich voll und ganz zu konzentrieren, und sie werden letztendlich zu einem Risiko für Ihr Unternehmen.

Sie führt zu unzufriedene Kunden

Kundendaten müssen mit großer Sorgfalt behandelt werden. Ihre Kundendatenbank enthält wertvolle Informationen, die es Ihrem Unternehmen erleichtern, zukünftige Geschäfte zu führen.

Datenfehler können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken und Entscheidungsträger, Manager, Mitarbeiter in der Produktion und andere Personen in Mitleidenschaft ziehen. Letztendlich können sie die Kundenzufriedenheit und die Akquisitionsraten senken.

Wenn Sie unzufriedene Kunden haben, haben Sie ein Problem. Ein unzufriedener Kunde erzählt 9-15 Personen von seinen Erfahrungen. Und fast 13 % erzählen mehr als 20 Personen davon. Das spricht sich schneller herum, als Sie das Problem beheben können.

Kann ich meine Dateneingabeaufgaben nicht einfach outsourcen?

Ja, natürlich kann man das, aber man sollte dies lieber nicht tun! Es ist oft viel günstiger und scheint ein einfacher Ausweg zu sein, aber es gibt verschiedene Nachteile, die das Outsourcing im Allgemeinen mit sich bringt.

Die drei auffälligsten Nachteile sind:

• Offenlegung sensibler Informationen; denn es besteht immer ein gewisses Risiko, wenn Dritte Zugang zu Ihren Unternehmensdaten haben. 
• Geteilte Aufmerksamkeit und Unterstützung, da die outgesourcten Dateneingabe-Spezialisten auch andere Kunden betreuen.
• Falsch ausgerichtete Prioritäten und Ziele; denn viele Anbieter arbeiten nicht in Ihrem besten Interesse. Sie orientieren sich am Gewinn und nicht an den Zielen und Qualitätsstandards Ihres Unternehmens.

Wie Sie sehen, handelt es sich um kritische Themen, die mit großer Sorgfalt behandelt werden sollten. Das Outsourcing Ihrer Dateneingabeaufgaben ist daher oft nicht die bevorzugte Option.

Werfen wir nun einen Blick auf das, was Sie schon lange hätten tun sollen: die Automatisierung von Dateneingabeaufgaben!

Die Vorteile der automatisierten Dateneingabe, die Ihnen entgehen

Sicherlich möchten Sie nicht jeden Tag stundenlang Daten eingeben. Mit einer automatisierten Lösung für die Dateneingabe ist dies auch nicht mehr nötig.

Sie könnten sich von Ihren Mitbewerbern abheben, aber da Sie zur Zeit Ihre Daten manuell eingeben, entgehen Ihnen viele Vorteile. 

Die wichtigsten sind:

• Sie können bis zu 70 % an Zeit und Geld sparen
• Sie könnten 97 % weniger Fehler haben
• Sie könnten zufriedene und produktive Mitarbeiter haben
• Sie könnten Papierkram minimieren

Sie können bis zu 70 % an Zeit und Geld sparen

Sie verschwenden mit jedem Tag, der vergeht, große Summen an Geld.

Unternehmen, die eine Lösung für die automatisierte Dateneingabe eingeführt haben, arbeiten inzwischen deutlich effizienter. Sie sparen über 70 % an Zeit und Geld.

Die Automatisierung der Dateneingabe ist der Schlüssel zu schnelleren und effizienteren Dateneingabevorgängen. Ihre Mitarbeiter und Kollegen gewinnen Zeit, die sie für wertschöpfende Aufgaben nutzen können.

Indem Sie die für die Dateneingabe aufgewendete Zeit weitgehend minimieren, senken Sie die Betriebskosten. Sie müssen sich nicht mehr um die Einstellung von zusätzlichem Personal oder Überstunden kümmern.

Sie könnten 97 % weniger Fehler haben

Derzeit werden Sie mit Fehlern geplagt, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten und die schnell teuer werden können.

Wenn Sie jedoch eine Lösung für die automatische Dateneingabe verwenden, brauchen Sie sich darum keinen Kopf mehr zu machen.

Maschinen und Computer werden den Menschen bei sich wiederholenden und langweiligen Dateneingabeaufgaben immer überlegen sein. Ihre Arbeit wird nicht durch Ablenkungen oder persönliche Probleme beeinträchtigt. Sie bleiben zu 100 % konzentriert und ihr Output ist konsistent.

Noch besser ist, dass eine KI-gestützte Lösung aus ihren Fehlern lernen und die Ergebnisse im Laufe der Zeit optimieren kann, wodurch die Fehlerquote um 97 % gesenkt wird.

Sie könnten zufriedene und produktive Mitarbeiter haben

Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kollegen sind möglicherweise unzufrieden. Inzwischen könnte sich das allerdings normal anfühlen.

Wie wir bereits erwähnt haben, sind unmotivierte Mitarbeiter ein Risiko für Unternehmen.

Das Ersetzen von sich wiederholenden Eingabeaufgaben durch KI gibt Ihnen die Freiheit und Flexibilität, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Folglich werden Sie und Ihre Kollegen mehr an Aufgaben arbeiten, die Ihnen Spaß machen, und dabei 70 % produktiver sein.

Sie könnten Papierkram minimieren

Heutzutage stecken Sie vielleicht hinter Stapeln von Papierkram fest. Sie werden durch verschütteten Kaffee unleserlich und gehen zwischen Hunderten von anderen wichtigen Dokumenten verloren.

Sie haben bereits viel Zeit und Mühe investiert, um sie dann am nächsten Tag unleserlich und unbrauchbar vorzufinden. Ihre harte Arbeit und Ihr Engagement haben sich also nicht gelohnt.

Mit einer automatisierten Datenerfassungslösung können Dokumente digitalisiert werden, so dass Sie sich keine Sorgen mehr über Papierstapel und unlesbare Dokumente machen müssen.

Warum sollten Sie Ihre Dateneingabe mit Klippa automatisieren?

In diesem Blog haben wir Ihnen erklärt, warum die manuelle Dateneingabe ein Problem darstellt und warum die automatisierte Dateneingabe die Zukunft ist. Organisationen auf der ganzen Welt streben ständig nach effektiveren Abläufen.

Klippa entwickelt verschiedene Technologien, die Unternehmen wie Ihrem helfen, Probleme zu vermeiden und Ihr Leben einfacher zu machen.

Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon ist unsere Lösung für Intelligent Document Processing (IDP). Sie wird zur Automatisierung von Dateneingabeaufgaben für Unternehmen in vielen Branchen eingesetzt.

Mit unserer Lösung, die auf OCR und KI basiert, können Sie wichtige Daten innerhalb von Sekunden extrahieren, klassifizieren und überprüfen. Unstrukturierte Daten können sofort strukturiert und in den Datenbanken Ihres Unternehmens gespeichert werden.

Wenn Sie sich fragen, aus welchen Dokumenttypen wir Daten extrahieren können, finden Sie hier ein paar Beispiele:

Partner, die Klippa DocHorizon nutzen, sparen Zeit, reduzieren Kosten und verhindern Betrug. Sind Sie bereit, Ihr Geschäftsergebnis durch automatisierte Dateneingabe zu verbessern?

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