Como a Banijay Benelux automatizou e melhorou o seu processo de gestão de despesas com a Klippa
Conversa com Leon Backbier, IT Manager na Banijay Benelux (antiga Endemol)
Setor
Media & entretenimento
Equipa
3000+ funcionários
Integrações
Mendix
Unit4 Coda
Idaptive
SurePay
Problemas com o processo antigo
Muitas transações com cartões da empresa
Como é que a BBNL lidava com o processo de reivindicação de despesas antes de se associar à Klippa? “A nossa maior frustração foi a variedade e o volume de reivindicações com que estávamos a lidar. Havia muitas transações pequenas com cartões de débito e de crédito da empresa”.
Como resultado, os recibos acumulavam-se nas secretárias dos nossos colegas. Geralmente, as reivindicações são apresentadas quando se trata de dinheiro próprio adiantado, mas quando pago com um cartão da empresa, a necessidade da reivindicação parece muito menos urgente.
Processo de submissão complicado e demorado
Adicionalmente, o processo de submissão exigiu demasiado esforço: recibos tiveram de ser copiados, recortados, colados em conjunto e introduzidos manualmente no sistema financeiro.
Sem informação
“Vimos também que, devido às muitas escolhas de códigos para projetos, as pessoas decidiram muitas vezes reservar a reivindicação em “outros”. A equipa financeira ainda tinha então de classificar corretamente as transações”. Isto custa muito tempo, dinheiro e, em última análise, precisão.
“Também não tivémos tempo para ensinar a todos como utilizar sistemas complexos, como o SAP ou Microsoft Dynamics. O sistema tinha de falar por si mesmo e não devia precisar de um manual para isso”. Simplicidade era a chave.
Dimensões complexas e muitas vezes mutáveis
“Na nossa pesquisa por uma aplicação padrão que pudesse resolver isto para nós, rapidamente nos deparámos com o problema de que os nossos processos não são padrão. Na verdade, temos um processo de agendamento bastante diferente”. As empresas tendem a utilizar tipos de custos, centros de custos e projetos como dimensões. “Muitas vezes vamos três a quatro dimensões mais longe, que por vezes mudam diariamente, e também temos um processo de aprovação muito mais flexível.
Ao estabelecer tudo isto numa aplicação padrão, continuamos a deparar-nos com o mesmo problema: parecia tudo muito rígido e embaraçoso”. É claro que tínhamos de encontrar uma solução para este problema.
A introdução à Klippa
“A nossa parceria com a Klippa tem crescido organicamente. Somos uma empresa bastante direta, pelo que podemos decidir rapidamente e ir em frente. Foi por isso que decidimos desenvolver nós próprios um processo back-end primeiro”.
Este back-end foi construído dentro do ambiente de low-code Mendix. De seguida, a intenção era encontrar uma solução OCR para extrair os dados dos recibos e faturas automaticamente. Desta forma, os funcionários ficam extremamente aliviados no processo.
Reconhecimento OCR elevado
“Inicialmente começámos com a Kofax, um produto bastante caro, mas acabou por atingir apenas uma taxa de reconhecimento OCR de 30%. Assim, os nossos funcionários ainda estavam a redigir recibos”.
Com o tempo, a BBNL experimentou com a Google e Azure, mas eles também não estavam muito satisfeitos com o poder do software de OCR. Então, um Data Scientist descobriu a Klippa por coincidência: “Ele disse, ‘Leon, basta dar uma olhadela’. A precisão da Klippa já é de 80% sem que nós próprios tenhamos feito alguma coisa’. E isso despoletou-nos”.
A solução OCR acabou por ser um sucesso, e a cooperação também correu bem. Razão suficiente para a BBNL ver a sua colaboração com a Klippa ser expandida. Afinal, a Klippa oferece também um front-end, back-end e API para gestão de despesas.
A BBNL investigou, então, como é que a Klippa se poderia adaptar a todo o processo de gestão de despesas: “E rapidamente conseguiram fazê-lo!” Para além do front-end, a API da Klippa acabou por ser também integrada sem problemas. Isto expandiu a colaboração entre a Klippa e a BBNL de um para três produtos da Klippa.
Porque é que a BBNL escolhe a Klippa?
Fácil integração, também com sistemas de terceiros
O front-end da Klippa é fácil de integrar com muitos sistemas de terceiros. Como resultado, a API da Klippa pode comunicar com o back-end Mendix da BBNL, a plataforma de gestão de identidade Idaptive, o sistema financeiro Unit4 Coda, e com a SurePay, que é utilizada para verificações de números IBAN e CoC.
“Este fluxo de trabalho com a nossa própria camada intermédia, na verdade uma espécie de Middleware, funciona muito bem”.
Elementos em camadas
A variedade de códigos e dimensões de projetos está agora incorporada numa estrutura dimensional em camadas. “Podemos utilizar limitações para as dimensões, para limitar o número de códigos de projeto para certos membros do pessoal, tornando muito mais fácil categorizar uma reivindicação”.
Assim, por exemplo, se selecionar o projeto A, os sub-códigos A1 e A2 podem ser selecionados, enquanto para o projeto B, os sub-códigos B1 e B2; desta forma, ajudamos o autor a fornecer a informação correta. Isto dá ao departamento financeiro mais visão e controlo sobre todo o processo.
Pura simplicidade de utilização
A simplicidade não está apenas na estruturada em camadas, mas também no facto de os funcionários poderem começar imediatamente sem um manual complicado.Um funcionário tira uma fotografia do recibo na aplicação após a compra. A aplicação lê automaticamente os dados e com um simples carregar de um botão a reivindicação pode ser apresentada. “Também se pode ver isso bem nas fotografias: vê-se um par de calças de ganga com um rasgão e, por cima disso, um recibo do McDonalds. Maravilhoso!”
Para além disso, os funcionários que precisam de fazer uma determinada reivindicação de um período de tempo mais longo, podem agora introduzi-la de uma só vez. Isto contribui para a simplicidade do processo e, portanto, para a motivação dos funcionários para apresentar recibos e faturas.
“Graças à simplicidade da Klippa, poupamos agora 90% no tempo de resposta!”
Controlo e visão completos
De um processo que dependia muito da forma como os empregados apresentavam recibos, a BBNL passou para um processo que oferece um controlo e uma visão completa do lado do administrador.
“Quando se vê tudo claramente somado, isso conduz rapidamente a outras ações que impulsionam a sua eficiência”.
Para manter a força de trabalho orientada para o projeto processável, existe agora uma sincronização conveniente de utilizadores e uma única sessão que permite uma gestão eficiente dos utilizadores.
“Podemos especificar exatamente quem pode fazer e ver o quê, o que o mantém controlável para nós e controlável para o funcionário. Esse controlo interno é muito importante para nós”.
Prevenção de erros e fraude
Outro aspeto importante é a prevenção de erros e fraudes. Por exemplo, poderia acontecer que recibos fossem apresentados duas vezes. Estas duplicações são agora assinaladas automaticamente, sem custos para os administradores em termos de esforço e tempo para as reconhecer.“Sabemos agora a que horas e em que local foi feita uma transação e é mais fácil filtrar as transações suspeitas”.
A atribuição automática do estatuto de uma reivindicação é outra melhoria do processo. Caso uma reivindicação não contenha toda a informação necessária, por exemplo, devido a um número de projeto em falta, o estado é automaticamente definido como incompleto.
Desta forma, é sempre claro em que fase se encontra uma reivindicação e é mais fácil ver o que pode ser feito para as completar.
Colaboração aberta e progressiva
No final, a ambição mútua e a forma de trabalhar em conjunto foi o fator decisivo para Leon. “Penso que é importante, numa colaboração, que estejamos abertos um ao outro e possamos ouvir os desejos um do outro. Descobrimos isso imediatamente na Klippa. A cooperação com os programadores e a gestão da Klippa é fantástica!”
As desvantagens do antigo processo
A solução desejada
Em suma, a BBNL procurava uma solução que pudesse ser aplicada especificamente à sua própria situação complexa. Não se encontra uma solução assim. Foram definidos vários critérios de seleção para a solução desejada:
Os benefícios da Klippa
“É extremamente agradável trabalhar em conjunto com uma empresa que é tão ambiciosa como nós. A vontade e rapidez com que a Klippa implementou modificações específicas para nós, é impressionante!”
A refletir sobre o que a Klippa pode fazer pela sua organização?
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