Wie Sie Ihr Spesenmanagement digitalisieren, wenn Sie eine Legacy- oder On-Premise-Buchhaltungs- oder ERP-Software verwenden

Wie Sie Ihr Spesenmanagement digitalisieren, wenn Sie eine Legacy- oder On-Premise-Buchhaltungs- oder ERP-Software verwenden

Wussten Sie, dass bis 2023 die Hälfte des weltweiten BIP von digital transformierten Unternehmen erwirtschaftet wird? Einer der Bereiche, in denen die Digitalisierung rasant an Fahrt aufnimmt, ist das Spesenmanagement, und zwar aus einem einleuchtenden Grund: Es geht einen der Hauptschmerzpunkte von Unternehmen an, indem es die Notwendigkeit der manuellen Spesen- und Reisekostenabrechnung beseitigt.

Trotz der steigenden Adoptionsrate kann es eine Herausforderung sein, eine Spesenmanagement-Software in Ihre aktuelle IT-Infrastruktur zu implementieren. Wenn Sie z.B. eine On-Premise- oder Legacy-Software verwenden, ist eine direkte API-Integration oftmals keine Option.

Bei Klippa können wir Ihnen helfen, diese Hürde zu überwinden. Unsere Expense Management Software ermöglicht einen nahtlosen Import von Mitarbeiteraufwendungen in Ihre Buchhaltungssoftware durch intelligente Import- und Exportfunktionalitäten.

In diesem Blog erklären wir zunächst kurz, warum die Digitalisierung der Spesenabrechnung heutzutage so relevant geworden ist und wie sie funktioniert. Anschließend erklären wir die intelligenten Import- und Exportfunktionen von Klippa, damit Sie sich ein klares Bild davon machen können, wie es für Sie funktionieren kann.

Sind Sie bereit? Dann legen wir los!


Warum Sie Ihr Spesenmanagement digitalisieren sollten, wenn Sie eine On-Premise- oder Legacy-Software verwenden

Die Verwendung von On-Premise- oder Legacy-Software kann Unternehmen davon abhalten, ihr Spesenmanagement zu digitalisieren. Der Grund dafür ist, dass es oft nicht möglich ist, eine direkte Verbindung zwischen Spesenmanagement-Software und Buchhaltungs- oder ERP-Systemen herzustellen. Es gibt jedoch effektive Lösungen, um diesen Nachteil zu beheben, auf die wir in diesem Blog später noch eingehen werden.

Aber lassen Sie uns zunächst einige der Nachteile betrachten, die entstehen, wenn Sie Ihren Spesenverwaltungsprozess nicht digitalisieren. Die traditionelle Art der Spesenverwaltung könnte so aussehen:

Wenn Sie auf Geschäftsreise gehen, ist es wahrscheinlich, dass Sie die meiste Zeit in Restaurants oder Cafés essen, und Sie werden ein Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen, um zu geschäftlichen Terminen zu gelangen. Wenn Sie mit Ihrem eigenen Auto oder dem Firmenwagen fahren, fallen auch Kosten wie Parktickets und Benzingeld an. 

Nach der Rückkehr von der Reise erwarten die Mitarbeiter die Erstattung der entstandenen Kosten. Bevor die Mitarbeiter jedoch ihre Erstattungen erhalten, müssen sie umfangreiche Spesenabrechnungen ausfüllen und alle Quittungen und Rechnungen als Nachweis für die entstandenen Kosten und getätigten Einkäufe beifügen. 

Nach dem Ausfüllen der Spesenabrechnungen vergehen einige Wochen, in denen die übergeordneten Manager und die Finanzabteilung die Gültigkeit jeder Spesenabrechnung überprüfen müssen, einschließlich der Frage, ob die Einkäufe mit der Spesenrichtlinie des Unternehmens übereinstimmen. Klingt fast so, als würde man jedes Mal eine Steuererklärung ausfüllen, oder?

Einige der Nachteile der herkömmlichen Methode zur Verwaltung von Mitarbeiterausgaben sind:

  • Sie nimmt viel Zeit in Anspruch und ist arbeitsintensiv. Denken Sie an die zahlreichen Aufgaben, die erledigt werden müssen: Mitarbeiter füllen lange Spesenformulare von Hand aus und sammeln alle Zahlungsnachweise für jeden einzelnen getätigten Kauf.

  • Es ist sich repetitiv und mühsam. Denken Sie an die Vielzahl von Aufgaben, die Ihr Buchhaltungsteam erledigen muss, um Spesenabrechnungen zu bearbeiten. Die Bearbeitung von Spesenformularen beinhaltet viele Routineaufgaben, wie z.B. das Zusammentragen aller relevanten Belege, die Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Formulare und das manuelle Eintragen der Daten in das Buchhaltungssystem. Es ist ein mühseliger Vorgang, der sich monatlich oder sogar wöchentlich wiederholt.

  • Des Weiteren sind manuelle Prozesse immer anfällig für Fehler. So kann es beispielsweise häufig vorkommen, dass Felder fehlerhaft oder garnicht ausgefüllt werden und Kaufbelege fehlen. Diese Fehler führen zu einer großen Verzögerung im Arbeitsablauf. Sie verlängern letztendlich die Zeit, die Mitarbeiter aus der Buchhaltung brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen und somit kommt es auch zu Verzögerungen für Mitarbeiter, die ihre Aufwendungen erstattet haben wollen.

So funktioniert digitales Spesenmanagement

Glücklicherweise können Sie die Nachteile der traditionellen Spesenverwaltung durch die Einführung einer digitalen Spesenmanagementlösung angehen. Die digitale Spesenverwaltung ermöglicht im Vergleich zu ihrem analogen Gegenstück den Einsatz moderner Technologie zur Vereinfachung und Verschlankung des gesamten Spesenprozesses.

Lassen Sie uns kurz einen Blick darauf werfen, wie ein digitaler Spesenverwaltungsprozess aussieht:

Aufwendungen digital einreichen
Spesenmanagement-Apps ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Ausgaben unterwegs zu erfassen, und zwar rund um die Uhr. Dies kann über eine Mobil App oder eine Web-Anwendung geschehen. Beim Anlegen einer neuen Aufwendung können Mitarbeiter den Zahlungsnachweis anhängen, indem sie ein Foto des Belegs oder der Rechnung aufnehmen.

Automatische Texterkennung
Durch integrierte Texterkennungstechnologie (OCR) werden relevante Informationsfelder auf den Belegen und Rechnungen automatisch extrahiert. Denken Sie an Felder wie Händler, Einzelposten, Mehrwertsteuersätze und -beträge, Kaufdatum und mehr.

Digitales Genehmigen der Ausgaben
Manager prüfen und genehmigen die Ausgaben ihrer Teammitglieder in einer zentralen Online-Umgebung. Die Benutzeroberfläche der Online-Umgebung ermöglicht den Zugriff auf alle eingereichten Mitarbeiterausgaben. Es ist möglich, Ausgaben automatisch nach einem vorgegebenen Genehmigungsverfahren freizugeben oder sie einzeln von den Managern überprüfen zu lassen.

Die digitale Spesen-App mit dem Buchhaltungssystem synchronisieren
Nun müssen die genehmigten Spesen verbucht werden. Es gibt verschiedene Methoden, um die Ausgaben in das Buchhaltungssystem zu buchen.

Cloud-basierte Buchhaltungssoftwares können von einer direkten API-Integration mit der Spesenmanagement-Software profitieren. Dies ermöglicht den Transfer von Finanzdaten zwischen den beiden Softwares, ohne manuellen Aufwand. Wenn Sie eine On-Premise- oder Legacy-Software verwenden, ist eine direkte API-Integration möglicherweise keine Option. In diesem Fall ist der Import von Expense Reports eine weitere Möglichkeit, Ihre Spesendaten, ohne grossen manuellen Aufwand in Ihre Buchhaltungssoftware zu bekommen.

Im nächsten Abschnitt erklären wir, wie Sie die Mitarbeiterspesen mit Hilfe von intelligenten Import- und Exportfunktionen in Ihre Buchhaltungssoftware importieren können. Mit den intelligenten Export- und Importfunktion können Sie die Spesenmanagement Lösung von Klippa mit On-premise oder Legacy Buchhaltungs- oder ERP-Lösungen verbinden. 


Wie Sie die Spesenmanagement-Software mit einer Legacy- oder On-Premise-Buchhaltungs- oder ERP-Lösung verbinden

Wenn Sie eine On-Premise- oder Legacy-Software verwenden, können die intelligenten Import- und Exportfunktionen von Klippa Ihnen helfen, Ihre Unternehmensausgaben in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software zu importieren. Durch Anpassungsfunktionen kann der Import von Ausgaben in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software mit wenig manueller Eingabe durch Ihre Mitarbeiter durchgeführt werden. 

Schauen wir uns an, wie Klippa das Importieren von Ausgaben in Ihre Buchhaltungssoftware ermöglicht:

  • Zunächst einmal ist es notwendig, die verschiedenen Datenpunkte zu verstehen, die für eine Buchung in Ihrer Finanzbuchhaltung erforderlich sind. Nehmen wir an, Sie verwenden in Ihrem Unternehmen das Finanzwesenmodul (FI) von SAP. Die Datenpunkte, die Sie benötigen, sind die Kreditoreninformationen pro Mitarbeiter (z.B. Verwaltungs- und Personalnummer, Kreditorennummer, Lieferantennummer), der Hauptbuchplan (z.B. Hauptbuchkonto, Umsatzsteuernummern) und in einigen Fällen relevante Dimensionen (z.B. Kostenstellen, Kostenträger und/oder Projekte).

  • Bei der Verwendung von Klippa können die benötigten Buchhaltungsdaten in Klippa SpendControl im Bulk importiert werden. Der Kreditoren- und Hauptbuchplan kann nun zur Erstellung von Finanzbuchungen in Klippa verwendet werden. Die Buchungs-Oberfläche sieht wie folgend aus innerhalb Klippa:
  • Wenn die Finanzbuchungen gemacht werden, können diese Finanzbuchungen automatisch mittels einer E-Mail-Integration exportiert werden. Mittels eines geplanten Exports kann dies jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat zu einer vorgegebenen Zeit erfolgen.  Wenn Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System keine E-Mail-Integration unterstützt, ist es jederzeit möglich, den Bulk-Export manuell in Ihre Buchhaltung hochzuladen. Dies kann in wenigen Minuten erledigt werden. 

  • Klippa bietet bereits vorhandene Vorlagen für den Spesen-Export für weit verbreitete Buchhaltungssoftware, wie z.B. SAP und DATEV. Die passende Excel-, csv- oder XML-Vorlage kann auch über eine einfach zu bedienende Drag-and-Drop-Schnittstelle angepasst werden. Gemeinsam mit einem Produktspezialisten von Klippa wird bei der Implementierung stets die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der Vorlage validiert.

Neben der intelligenten Import- und Exportfunktionalität lässt sich die Spesenmanagement-Software von Klippa über eine API-Verbindung direkt mit verschiedenen Buchhaltungssoftwares wie SAP ByDesign, Xero und Oracle Netsuite integrieren. Einen Überblick über alle Softwares, mit der wir eine API-Anbindung anbieten, finden Sie hier.


Warum jedes Unternehmen von einem digitalen Spesenmanagement profitiert

Es gibt gute Gründe, warum digitale Spesenmanagement-Lösungen die am weitesten verbreiteten Automatisierungslösungen auf dem Markt sind. Zu den Vorteilen der Spesenverwaltung von Klippa mit intelligenten Import- und Exportfunktionalitäten gehören:

Kompatibel mit jeder Buchhaltungs- oder ERP-Software
Jedes Buchhaltungs- oder ERP-Paket kann durch unsere intelligenten Import- und Exportfunktionalitäten unterstützt werden. Wir können den Spesen-Export an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Das bedeutet, dass Sie unsere Spesenmanagement-Lösung nutzen können, auch wenn Ihre jetzige IT-Infrastruktur keine direkte API-Anbindung unterstützt.

Wir haben bereits über 100 Kunden, die eine On-Premise- oder Legacy-Softwarelösung nutzen, bei der Digitalisierung ihres Spesenmanagementprozesses unterstützt

ROI von bis zu 555%
Der Return on Investment für die Spesenmanagement-App von Klippa beträgt 441 % im ersten Jahr der Implementierung und steigt auf 555 % über einen Zeitraum von fünf Jahren. Diese Zahl mag auf den ersten Blick enorm erscheinen, ist aber ein realistischer Betrag, den Sie einsparen können.

Reduzierung von manueller Arbeit und Fehlerquote
Wussten Sie, dass eine von fünf (19 %) aller Spesenabrechnungen fehlerhaft ist? Durch Klippa’s integrierte OCR-Technologie, welches relevante Datenfelder automatisch erkennt, und die automatische Überprüfung auf fehlerhafte oder fehlende Eingaben, reduzieren Sie Fehleranfälligkeiten und somit auch manuelle Bearbeitungszeit.

Glücklichere Mitarbeiter
Das Verwalten von Ausgaben kann tatsächlich Spaß machen, anstatt eine gefürchtete, langweilige Aufgabe zu sein. Mit Klippa verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit Kernaktivitäten, die Ihr Lernen und Wachstum fördern. Laut Deloitte ändern sich die Erwartungen der Mitarbeiter zunehmend, und Unternehmen, die sich nicht auf digitale Technologien am Arbeitsplatz einlassen, riskieren, bei der Mitarbeitermotivation ins Hintertreffen zu geraten. 

Enorme Zeitersparnisse
Sie eliminieren Aufgaben mit geringer Wertschöpfung. In einem digitalisierten Prozess entfällt das Ausfüllen von langen Formularen, Sammeln von Kaufbelegen und die manuelle und händische Überprüfung. Die Vereinheitlichung des Spesenmanagements spart Ihnen auf kurzer und langer Sicht wertvolle Zeit.


Ihr Experte zur Digitalisierung

Sie möchten Ihr Spesenmanagement modernisieren, machen sich aber Sorgen über die Integration mit Ihrer Legacy- oder On-Premise Buchhaltungs- oder ERP-Lösung? Zum Glück hat Klippa eine passende Lösung für Sie. Wie in diesem Blog erläutert, kann Klippa helfen, die Integration so einfach und nahtlos wie möglich zu gestalten – mit unserer intelligenten Import- und Exportfunktion. 

Haben Sie offene Fragen bezüglich den Anforderungen Ihres Unternehmens? Schicken Sie uns eine Nachricht, rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie einfach eine kostenlose Demo mit einem unserer Produktspezialisten. Wir begleiten Sie gerne bei der Digitalisierung Ihres Spesenmanagements.

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