Es ist allgemein bekannt, dass die Abschaffung papiergestützter Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung eine bewährte Praxis ist. Woran liegt es also, dass in vielen Unternehmen noch immer Papierdokumente dominieren? Nach Angaben des Payments Journal werden weltweit bis zu 70 % aller Rechnungen immer noch in Papierform bearbeitet.
Der meistgehörte Grund dafür ist, dass Unternehmen mit dem derzeitigen Verfahren zufrieden sind und in der Regel pünktlich bezahlt werden. Daher besteht kein unmittelbarer Bedarf an einer Änderung.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst jedoch auch die Menge der zu bearbeitenden Rechnungen. Ein paar Papierrechnungen pro Woche zu bearbeiten ist machbar, aber was ist, wenn daraus Hunderte oder gar Tausende von Rechnungen pro Woche werden? Das wird schnell zu einer kostspieligen, zeitaufwändigen und fehleranfälligen Aufgabe.
In solchen Situationen kann die Digitalisierung von Rechnungen allen Handelspartnern erhebliche Vorteile bringen.
In diesem Artikel erläutern wir das Konzept der Rechnungsdigitalisierung, warum Sie Rechnungen digitalisieren sollten, was Sie damit machen können, wenn sie digitalisiert sind, und wie Sie Rechnungen mit OCR-Software digitalisieren können.
Was ist die Rechnungsdigitalisierung?
Der Begriff Rechnungsdigitalisierung wird häufig für zwei Dinge verwendet:
- Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen als erster Schritt des Kreditorenprozesses.
- Die Verwendung elektronischer Rechnungen, auch bekannt als E-Invoices, anstelle von Papierrechnungen.
Wenn wir im weiteren Verlauf dieses Blogs über die Digitalisierung von Rechnungen sprechen, beziehen wir uns auf den ersten Punkt. Dabei handelt es sich um den Prozess der Digitalisierung einer Papierrechnung durch Umwandlung des physischen Dokuments in eine digitale Variante. Dies kann durch Scannen der Rechnung oder durch einfaches Fotografieren mit Ihrer Smartphonekamera geschehen.
In der heutigen zunehmend digitalen Welt werden nur noch selten Hardware-Scanner eingesetzt. Stattdessen verwenden die meisten Unternehmen eine Lösung zum Scannen von Rechnungen, die automatisch Daten aus Rechnungen extrahiert.
Solche Lösungen nutzen OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um den Text und die Zahlen auf Dokumenten zu erkennen.
Aber dazu später mehr. Lassen Sie uns zunächst erörtern, warum es wichtig ist, Rechnungen zu digitalisieren.
Warum sollten Sie Rechnungen digitalisieren?
Die Digitalisierung von Rechnungen ist der erste Schritt zur Digitalisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Sobald die Lieferantendaten in einem digitalen Format vorliegen, können Sie Ihre Rechnungsbearbeitung rationalisieren und automatisieren.
Darüber hinaus gibt es viele Gründe, Ihre Rechnungen zu digitalisieren. Die vier wichtigsten Gründe finden Sie hier:
- Sie können Rechnungen 3 Mal schneller bearbeiten
- Sie können bis zu 50% der Kosten einsparen
- Sie können die Anzahl der Fehler minimieren
- Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken
1. Sie können Rechnungen 3-mal schneller bearbeiten
Die Digitalisierung von Rechnungen spart Zeit, da sie den Zeitaufwand für Papierkram, insbesondere für die manuelle Dateneingabe, erheblich reduziert. Informationen können jetzt einfach in digitale Formate gescannt werden, und die Daten können viel schneller aus den Dokumenten extrahiert werden.
Nach Untersuchungen von Ardent Partners führt der Einsatz einer automatisierten Lösung zu einer dreimal schnelleren Bearbeitungszeit im Vergleich zu einem manuellen, papierbasierten Prozess.
2. Sie können bis zu 50% der Kosten sparen
Unternehmen können durch die Digitalisierung von Rechnungen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Bei Ausgangsrechnungen müssen Sie beispielsweise keine Rechnungen mehr ausdrucken, die Tinte und Papier verbrauchen, und sie in Umschlägen verschicken. Bei Eingangsrechnungen werden die Kosten für die manuelle Rechnungsverarbeitung hoch, sobald Sie eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten müssen.
Durch Automatisierung lassen sich diese Kosten halbieren. In ihrer weltweiten Umfrage zur elektronischen Rechnungsstellung stellte EY beispielsweise fest, dass 52 % der Unternehmen die Kostensenkung als Hauptvorteil der papierlosen Bearbeitung nannten. Der Umfrage zufolge sind die Kosten für die Bearbeitung einer digitalen Rechnung weniger als halb so hoch wie die einer Papierrechnung (7 € im Vergleich zu 15 €).
3. Sie können die Anzahl der Fehler minimieren
Das manuelle Kopieren von Daten aus Papierrechnungen führt unweigerlich zu Dateneingabefehlern. Die Fehlerquote liegt in der Regel zwischen 0,55 % und 3,6 %, es wurden aber auch schon Fehlerquoten von bis zu 26,9 % festgestellt. Selbst wenn nur 1 % der Eingaben fehlerhaft sind, würden Sie bei der Verarbeitung von nur 200 Rechnungen pro Monat mehrere Dateneingabefehler pro Monat verzeichnen.
Glücklicherweise können Maschinen und Computer diese Fehlerquoten erheblich senken, indem sie das Risiko von Ablenkungen, Tastendruckfehlern und anderen Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe häufig auftreten, eliminieren. Dies führt zu besseren, genaueren Daten, die für fundierte Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.
4. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken
Die Bearbeitung von Papierrechnungen kann für Mitarbeiter sehr zeitaufwändig und langweilig sein. Übermäßige Dateneingabe kann auch physische und psychische Probleme verursachen, z. B. Überanstrengung der Augen, Karpaltunnelsyndrom, Sehnenscheidenentzündung und emotionalen Stress.
Andererseits hat sich gezeigt, dass die Automatisierung die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter verbessert. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf sinnvollere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren, und verschafft ihnen sofortige Befriedigung bei der täglichen Arbeit. Das klingt nach einem ziemlich guten Deal, oder?
Was können Sie mit digitalisierten Rechnungen tun?
Die Digitalisierung von Rechnungen verbessert die Genauigkeit und steigert gleichzeitig die Effizienz Ihrer Mitarbeiter und des gesamten Betriebs. Aber welche Arbeitsabläufe profitieren am meisten von digitalisierten Rechnungen? Gehen wir einige von ihnen durch, um Ihnen zu zeigen, wie die Digitalisierung von Rechnungen Ihr Unternehmen voranbringen kann.
- Speichern von digitalen Rechnungskopien
- Datenextraktion aus Rechnungen
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
1. Speichern von digitalen Rechnungskopien
Einem McKinsey-Bericht zufolge verbringen Angestellte durchschnittlich 1,8 Stunden pro Tag, d. h. 9,3 Stunden pro Woche, mit der Suche und Beschaffung von Informationen. Die Zeit, die mit dieser ineffektiven Suche verbracht wird, könnte produktiv sein, wenn Informationen leicht zugänglich wären, was aber leider oft nicht der Fall ist.
Eine der Möglichkeiten, die Handhabung von Dokumenten zu verbessern, besteht darin, Ihre wichtigen Bürounterlagen in digitalen Formaten zu digitalisieren. Sie können Ihre Rechnungen oder andere Papierdokumente scannen und mit Hilfe mobiler Apps digitale Kopien erstellen.
Die Verwendung relevanter Tags hilft, sie schneller zu finden. Versehen Sie die Dokumente mit einem beschreibenden Dateinamen, dem Erstellungsdatum und so weiter. Wenn Sie dies in großen Mengen tun müssen, lesen Sie bitte unseren Blog über die Umbenennung von PDF-Dateien nach Inhalt.
Wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, benötigen sie weniger Platz, sind leichter zugänglich und haben ein geringeres Risiko, beschädigt zu werden. Außerdem müssen Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach einer verlorenen Rechnung in einem staubigen Lagerraum verschwenden.
2. Datenextraktion aus Rechnungen
Die Datenextraktion aus Rechnungen kann manuell durch Sachbearbeiter erfolgen, die die Rechnung auf Fehler untersuchen, den Text lesen und ihn in eine Software eingeben, um ihn zu speichern und später abzurufen. Dies kann sowohl für Rechnungen in Papierform als auch in digitalen Formaten erfolgen.
Wenn Sie jedoch digitale Kopien Ihrer Rechnungen haben, ist es auch möglich, die Daten maschinell zu extrahieren. OCR-Software zum Beispiel kann strukturierte Daten aus Bildern, Scans und Dateien extrahieren, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
Die Software basiert auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen und ermöglicht es, die Genauigkeit zu verbessern, effizienter zu arbeiten und wertvolle Ressourcen zu sparen.
3. Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Der Workflow, der am meisten von der Rechnungsdigitalisierung profitiert, ist definitiv die Rechnungsbearbeitung. Bei geringem Volumen ist es völlig in Ordnung, Papierrechnungen manuell zu bearbeiten. Sobald Sie aber Tausende von Rechnungen pro Monat bearbeiten und genehmigen müssen, wird das schnell zu einem buchhalterischen Albtraum ohne Ende.
Eine intelligente automatisierte Lösung kann die Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten. Dazu gehört die Extraktion von Rechnungsdaten mit OCR, wie oben erläutert, und die nahtlose Eingabe dieser Daten in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem.
Das klingt vielleicht immer noch etwas vage, deshalb wollen wir uns die einzelnen Schritte dieses Prozesses genauer ansehen.
Wie können Sie Rechnungen mit OCR digitalisieren?
Wir alle wissen, wie der manuelle Prozess der Rechnungserfassung funktioniert, aber wie führt eine automatisierte Lösung diese Aufgabe aus? In den folgenden Abschnitten werden wir die drei Schritte eines automatisierten Rechnungserfassungsprozesses erörtern:
- Hochladen der Rechnung in die OCR-Software
- Umwandlung des Bildes in eine Textdatei
- Parsen von TXT in JSON
1. Hochladen der Rechnung in die OCR-Software
Im ersten Schritt des Prozesses muss ein Bild oder eine PDF-Datei einer Rechnung in die OCR-Software hochgeladen werden. Dies kann über eine Mobil- oder Webanwendung erfolgen.
Die Software scannt und optimiert die Qualität des Bildes. Sie erhöht die Graustufen, optimiert die Helligkeit und erkennt die Ränder des Dokuments. Damit OCR perfekt funktioniert, ist es wichtig, dass Sie eine möglichst klare Version des Dokuments scannen können. Unscharfer Text oder Markierungen im Bild können zu Fehlern führen.
Das Ziel dieses Schrittes ist die Verbesserung der Bildqualität. Auf diese Weise werden Verzerrungen beseitigt und die Bildeigenschaften verbessert. Dieser Schritt ist sehr wichtig, weil er die Genauigkeitsraten in den folgenden Schritten erhöht.
2. Umwandlung des Bildes in eine Textdatei
Im nächsten Schritt wandelt die OCR-Software das Bild automatisch in Text (TXT) um. Sie analysiert die Hell-Dunkel-Muster, aus denen die Buchstaben und Zahlen bestehen, um das gescannte Bild in Text umzuwandeln.
Zu diesem Zeitpunkt sind alle Daten aus der Rechnung extrahiert, aber noch nicht strukturiert. Das bedeutet, dass sie noch nicht von anderen Anwendungen interpretiert oder weiterverarbeitet werden können.
3. Parsen von TXT in JSON
Im letzten Schritt des Prozesses identifiziert die OCR-Software, worum es sich bei den einzelnen Teilen der Rechnung tatsächlich handelt. Sie stellt fest, ob es sich bei einem Feld um die Rechnungsnummer, den Gesamtbetrag, das Ausstellungsdatum und so weiter handelt.
Es konvertiert die Textdatei in ein strukturiertes Format, wie z. B. JSON. JSON wird häufig für die Übertragung von Daten in Webanwendungen verwendet, da es sich um ein standardmäßiges textbasiertes Format für die Darstellung strukturierter Daten handelt.
Von hier aus ist es sehr einfach, die erfasste Rechnung in einem abrufbaren Format wie einer Datenbank oder einem ERP-System zu speichern.
Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen mit Klippa DocHorizon
In diesem Artikel haben wir die Bedeutung der Digitalisierung von Rechnungen erörtert und wie Sie dies mit OCR-Software erreichen können. Aber wie sie an Ihren speziellen Anwendungsfall angepasst und reibungslos in bestehende Abläufe integriert werden kann, ist eine andere Sache.
Genau hier können wir Ihnen helfen. Unsere Lösung für die intelligente Dokumentenverarbeitung, Klippa DocHorizon, hilft Unternehmen auf der ganzen Welt, dokumentenbezogene Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige seiner Merkmale und Funktionen:
- Senden Sie Dateien jederzeit und überall per App, Web und E-Mail
- Extraktion wichtiger Datenpunkte in Echtzeit
- Schnelle und genaue Verarbeitung innerhalb von Sekunden
- Umwandlung von JPG-, PNG- und PDF-Dateien in durchsuchbaren Text mit OCR
- Export in Formate wie PDF oder strukturierte CSV, XSLX, XML und JSON
- Einfache Integration über API oder SDK
- Klassifizierung und Sortierung von Dokumenten zur Verbesserung der Übersicht
- Maskieren sensibler Daten, von der Anonymisierung bis zur Entfernung
- Abgleich von Dokumenten und Datenpunkten mit anderen Quellen
Im folgenden Video erklären wir Ihnen auf einfache Weise, wie Klippa DocHorizon funktioniert.
Klippa DocHorizon ist eine perfekte Lösung für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen verwalten. Es ermöglicht Ihnen, Daten aus Rechnungen zu extrahieren und die Dateneingabe in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software zu beschleunigen. Dadurch entfällt nicht nur die Notwendigkeit, Papierakten aufzubewahren, sondern Ihre Mitarbeiter werden auch von zeitraubenden und mühsamen Aufgaben entlastet.
Wenn Sie mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchten, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren, wir beantworten gerne alle Ihre Fragen. Sie können auch unten eine kostenlose Online-Demo vereinbaren.