Digitalización de facturas: ¿Cómo y por qué digitalizar facturas con OCR?

Digitalización de facturas: ¿Cómo y por qué digitalizar facturas con OCR?

Digitalizar facturas

Está ampliamente establecido que eliminar los procesos que conllevan documentos en papel de las cuentas por pagar, es una excelente práctica. Entonces, ¿por qué sigue predominando el papel en muchas empresas? Según el Payments Journal, hasta el 70% de todo el procesamiento de facturas a nivel mundial sigue siendo en papel.

La razón más frecuente es que los proveedores se sienten cómodos con el proceso actual y suelen cobrar a tiempo. Por lo tanto, no hay una necesidad directa de cambiar.

Sin embargo, a medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de facturas que hay que procesar. Procesar unas pocas facturas en papel a la semana sigue siendo factible, pero ¿qué pasa si eso se convierte en cientos o incluso miles de facturas a la semana? Esto se convierte rápidamente en una tarea costosa, que requiere mucho tiempo y es propensa a errores.

En tales situaciones, la digitalizar facturas puede aportar beneficios importantes a todos los socios comerciales.

En este artículo, explicaremos el concepto de digitalización de facturas, por qué debes digitalizarlas, qué puedes hacer con ellas una vez digitalizadas y cómo puedes digitalizarlas con un software de OCR.

¿Qué es la digitalización de facturas?

El término digitalización de facturas se utiliza a menudo para describir dos cosas:

  1. La digitalización de las facturas de los proveedores como primer paso del proceso de cuentas por pagar.
  2. El uso de facturas electrónicas, también conocidas como e-facturas, en lugar de facturas en papel.

Cuando hablemos de la digitalización de facturas en el resto de este blog, nos referiremos a la primera. Es el proceso de digitalizar una factura en papel convirtiendo el documento físico en una variante digital. Esto puede hacerse mediante el escaneo de la factura o simplemente tomando una foto con la cámara. 

Con el mundo actual cada vez más digitalizado, rara vez se utilizan escáneres de hardware. En su lugar, la mayoría de las organizaciones utilizan una solución de escaneo de facturas que extrae automáticamente los datos de las mismas.

Estas soluciones utilizan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para reconocer el texto y los números presentes en los documentos. 

Pero más adelante hablaremos de ello. Primero hablemos de por qué es importante digitalizar las facturas.

¿Por qué es necesario digitalizar facturas?

La digitalización de las facturas es el primer paso en la digitalización de su proceso de cuentas por pagar. Una vez que los datos de los proveedores estén disponibles en formato digital, podrá agilizar y automatizar el procesamiento de las facturas.

Además, hay muchas razones para digitalizar facturas. A continuación encontrarás las cuatro razones más importantes:

  1. Puede procesar las facturas 3 veces más rápido
  2. Puede ahorrar hasta un 50% en costes
  3. Puede minimizar la cantidad de errores
  4. Tus empleados te lo agradecerán

1. Puede procesar las facturas 3 veces más rápido

La digitalización de las facturas ahorra tiempo, ya que reduce en gran medida el tiempo dedicado al papeleo, especialmente en lo que respecta a la introducción manual de datos. La información puede escanearse fácilmente en formatos digitales y los datos pueden extraerse de los documentos mucho más rápido.

Según un estudio de Ardent Partners, el uso de una solución automatizada hace que el tiempo de procesamiento de una factura sea tres veces más rápido que el de un proceso manual.

2. Puede ahorrar hasta un 50% en costes

Las empresas pueden disfrutar de un importante ahorro gracias a la digitalización de las facturas. En el caso de las facturas emitidas, por ejemplo, ya no es necesario imprimirlas, lo que requiere tinta y papel, y enviarlas en sobres. En el caso de las facturas entrantes, los costes relacionados con el procesamiento manual de las facturas pueden ser elevados cuando hay que tratar muchas facturas.

La automatización reduce estos costes a la mitad. En su encuesta mundial sobre facturación electrónica, por ejemplo, EY descubrió que el 52% de las organizaciones afirmaban que la reducción de costes era la principal ventaja del procesamiento sin papel. Según la encuesta, el coste de procesar una factura digital es menos de la mitad que una en papel (7 euros frente a 15).

3. Puede reducir la cantidad de errores

Copiar manualmente los datos de las facturas en papel conduce inevitablemente a errores de introducción de datos. Las tasas de error suelen oscilar entre el 0,55% y el 3,6%, aunque se han encontrado tasas de error de hasta el 26,9%. Incluso si sólo el 1% de las entradas son erróneas, procesar sólo 200 facturas al mes le aseguraría errores de entrada de datos todos los meses.

Por suerte, los ordenadores pueden reducir significativamente estos índices de error al eliminar el riesgo de distracciones, errores de pulsación de teclas y otros errores habituales en la introducción manual de datos. Esto se traduce en datos mejores y más precisos que pueden utilizarse para tomar decisiones empresariales bien informadas.

4. Tus empleados te lo agradecerán

El procesamiento de facturas en manual puede ser un proceso muy lento y aburrido para los empleados. El exceso de trabajo de introducción de datos puede causar también problemas físicos y psicológicos, como fatiga visual, síndrome del túnel carpiano, tenosinovitis y estrés emocional.

La automatización, al contrario, ha demostrado mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados. Permite que los empleados se centren en tareas más significativas y valiosas y ofrece una gratificación instantánea del trabajo diario. Eso suena a un buen trato, ¿verdad?

¿Qué puedes hacer con las facturas digitalizadas?

digitalizar facturas con OCR

La digitalización de las facturas mejora la precisión y la eficiencia de los empleados y de todas las operaciones. Pero, ¿qué flujos de trabajo se benefician más de las facturas digitalizadas? Vamos a repasar algunos de ellos para mostrarte cómo la digitalizar facturas puede hacer avanzar tu negocio.

  1. Guardar copias digitales de las facturas
  2. Extraer datos de las facturas
  3. Procesar automáticamente tus facturas

1. Guardar copias digitales de las facturas

Según un informe de McKinsey, los empleados dedican una media de 1,8 horas al día, es decir, 9,3 horas a la semana, a buscar y recopilar información. El tiempo dedicado a estas búsquedas ineficaces podría ser productivo si la información fuera de fácil acceso.

Una de las formas de mejorar el manejo de los documentos es digitalizar los papeles esenciales de su oficina en formatos digitales. Puede escanear sus facturas o cualquier documento en papel utilizando las aplicaciones móviles actuales para crear copias digitales.

El uso de etiquetas relevantes ayuda a encontrarlos más rápidamente. Etiquete los documentos con un nombre de archivo descriptivo, la fecha de creación del documento, etc. Si necesitas hacer esto en masa, asegúrate de leer nuestro blog sobre cómo renombrar archivos PDF en función del contenido.

Al almacenar las facturas en formato digital, utilizan menos espacio, son más fáciles de acceder y tienen menos riesgo de dañarse. Como ventaja, ya no pierdes tiempo en buscar una factura en un almacén con montones de papeles.

2. Extraer datos de las facturas

La extracción de datos de las facturas puede realizarse manualmente por parte de revisores que analizan la factura en busca de errores, leen el texto que contiene y lo introducen en un software para su almacenamiento y futura recuperación. Esto puede hacerse tanto para las facturas en papel como en formato digital.

Sin embargo, si tiene copias digitales de sus facturas, también es posible que los datos sean extraídos por máquinas. El software de OCR, por ejemplo, es capaz de extraer datos estructurados de imágenes, escaneos y archivos sin ninguna intervención humana.

El software se basa en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, lo que permite mejorar la precisión, trabajar de forma más eficiente y ahorrar valiosos recursos.

3. Procesar automáticamente tus facturas

El flujo de trabajo que más se beneficia de la digitalización de las facturas es sin duda el procesamiento de las mismas. En volúmenes bajos, está totalmente bien procesar las facturas en papel de forma manual. Pero una vez que se necesita procesar y aprobar miles de facturas al mes, se convierte rápidamente en una pesadilla contable sin fin.

Una solución de automatización inteligente puede gestionar el procesamiento de facturas de forma más eficiente. Se trata de extraer los datos de las facturas con OCR, como se ha explicado anteriormente, e introducir esos datos sin problemas en su ERP o sistema de contabilidad.

Esto puede parecer todavía un poco vago, así que veamos los pasos de este proceso con más detalle.

¿Cómo digitalizar facturas con OCR?

Todos sabemos cómo funciona el proceso manual de captura de facturas, pero ¿cómo efectúa la tarea con una solución automatizada? En los próximos párrafos, hablaremos de los tres pasos del proceso automatizado de captura de facturas:

  1. Subir de la factura al software de OCR
  2. Convertir la imagen en un archivo de texto
  3. Procesamiento de TXT a JSON
digitalizar facturas con OCR

1. Subir de la factura al software OCR

En el primer paso del proceso, es necesario cargar una imagen o un archivo PDF de una factura en el software de OCR. Esto puede hacerse a través de una aplicación móvil o web. 

El software escanea y optimiza la calidad de la imagen. Aumenta la escala de grises, optimiza el brillo y detecta los bordes del documento. Para que el OCR funcione perfectamente, es importante que pueda escanear la versión más clara posible del documento. El texto borroso o las marcas en la imagen pueden provocar errores.

El objetivo de este paso es mejorar la calidad de la imagen. De este modo, se eliminan las distorsiones y se mejoran las características de la imagen. Este paso es muy importante porque aumenta los índices de precisión en los pasos siguientes.

Captura para digitalizar facturas

2. Convertir la imagen en un archivo de texto

En el siguiente paso, el software de OCR convierte automáticamente la imagen en texto (TXT). Analiza los patrones de luz y oscuridad que componen las letras y los números para transformar la imagen escaneada en texto.

En este punto, se extraen todos los datos de la factura, pero aún no están estructurados. Esto significa que todavía no pueden ser interpretados por otras aplicaciones ni procesados posteriormente.

Imagen de factura a texto

3. Procesamiento de TXT a JSON

En el último paso del proceso, el software de reconocimiento óptico de caracteres identifica qué es realmente cada parte de la factura. Determina si un campo es el número de factura, el importe total, la fecha de emisión, etc.

Convierte el archivo de texto en un formato estructurado, como JSON. Este se utiliza habitualmente para transmitir datos en aplicaciones web, ya que es un formato estándar basado en texto para la representación de datos estructurados. 

A partir de aquí, es muy fácil almacenar la factura capturada en un formato recuperable como una base de datos o un sistema ERP.

Texto de factura a JSON

Empieza a digitalizar tus facturas con Klippa DocHorizon

A lo largo de este artículo, hemos hablado de la importancia de digitalizar las facturas y de cómo puede hacerlo con un software de OCR. Pero otra cosa es entender cómo puede adaptarse a tu caso de uso específico e integrarse sin problemas en las operaciones existentes.

Aquí es donde podemos ayudarte. Nuestra solución de procesamiento inteligente de documentos, Klippa DocHorizon, ayuda a organizaciones de todo el mundo a automatizar los flujos de trabajo relacionados con los documentos.

A continuación puedes encontrar un resumen de algunas de sus características y funcionalidades:

  • Envío de archivos en cualquier momento y lugar a través de la app, la web y el correo electrónico
  • Extracción en tiempo real de puntos de datos importantes
  • Procesamiento rápido y preciso en segundos
  • Convierte archivos JPG, PNG y PDF en texto con capacidad de búsqueda con OCR
  • Exportación a formatos como PDF o CSV estructurado, XSLX, XML y JSON
  • Fácil integración mediante API o SDK
  • Clasificar y ordenar los documentos para mejorar la visión de conjunto
  • Enmascarar datos sensibles, desde la anonimización hasta la eliminación
  • Cruzar documentos y puntos de datos con otras fuentes

En el siguiente video, damos una explicación práctica de como funciona Klippa DocHorizon.

Klippa DocHorizon es una solución perfecta para las empresas que gestionan grandes volúmenes de facturas. Permite extraer datos de las facturas y agilizar la entrada de datos en su software de contabilidad o ERP. Esto no sólo elimina la necesidad de almacenar archivos en papel, sino que también libera a tus empleados de las tediosas y largas tareas de introducción de datos.

Si deseas saber más sobre nuestros servicios, no dudes en ponerte en contacto, estaremos encantados de responder a todas tus preguntas. También puede programar una demostración gratuita en línea a continuación.

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Preguntas frecuentes

Tradicionalmente, se digitaliza Introduciendo manualmente los datos de las facturas en el software de cuentas por pagar. Actualmente, se automatiza ese procesamiento de facturas con tecnología OCR para facturas .
Es la variante digital de una factura de papel o formato físico. Esta conversión puede hacerse mediante el escaneo de la factura o simplemente tomando una foto con la cámara. La mayoría de las organizaciones utilizan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para reconocer el texto y los números presentes en los documentos.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es un software de extracción de texto de documentos a partir de imágenes. Es usado para escanear y automatizar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar.
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