Obwohl Technologie mittlerweile einen großen Teil unseres Alltags ausmacht, haben einige Unternehmen die Vorzüge der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse noch nicht entdeckt. Nehmen wir zum Beispiel eine Aufgabe wie die Rechnungsverarbeitung.
Laut aktuellen Statistiken verlassen sich 86 % der kleinen und mittleren Unternehmen immer noch stark auf Papierbelege und die manuelle Dateneingabe. Dies ist nicht nur eine mühsame und sich wiederholende Aufgabe, sondern nimmt auch viel wertvolle Zeit in Anspruch.
Unternehmen, die Informationen manuell aus Rechnungen extrahieren, benötigen durchschnittlich 25 Tage für eine einzige Rechnung. Und das ist natürlich nur dann der Fall, wenn die Rechnung im Vorfeld keine Fehler aufweist. Warum also so viel Zeit mit der manuellen Erfassung und Eingabe wichtiger Daten aus Rechnungen verbringen, wenn dieser Prozess mit Rechnungs-Scan-Software erleichtert werden kann?
In diesem Blog erklären wir, was Software zur Erfassung von Rechnungsdaten ist, wie sie funktioniert und welche Kriterien bei der Auswahl der passenden Software für Ihr Unternehmen eine Rolle spielen. Los geht’s!
Was ist ein Belegscanner?
Ein Belegscanner ist ein Gerät oder eine Software, mit der Sie Papierbelege wie Rechnungen, Quittungen oder andere Dokumente digitalisieren können. Das bedeutet, dass Sie statt eines physischen Papiers eine digitale Kopie in Form einer Datei (z.B. PDF oder JPG) erhalten.
Wie funktioniert eine Belegscanning-Software?
Eine Belegscanning-Software wandelt eine manuelle Rechnung in wenigen, aber effizienten Schritten in eine digitale Version der Papierrechnung um. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zusammengefasst erläutert.
Schritt 1: Rechnungserfassung
Rechnungen werden entweder digital gescannt oder direkt per E-Mail empfangen. Bei einer Belegscanning-Software werden oft die Kamera eines Smartphones genutzt. Sie fotografieren den Beleg, und die App optimiert das Bild und wandelt es gegebenenfalls in einen durchsuchbaren Text um (OCR-Technologie).
Schritt 2: Automatische Texterkennung
Die Software liest, scannt und extrahiert Daten aus Belegen mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) und KI. Anstatt diese Aufgabe manuell zu erledigen, extrahiert diese Software zum Scannen von Dokumenten automatisch alle gewünschten Informationen, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant und Artikel und extrahiert diese automatisch.
Schritt 3: Klassifizierung
Die erkannten Daten werden klassifiziert und in ein beliebiges strukturiertes Format überführt, das vollständig an Ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse angepasst werden kann.
Schritt 4: Rechnungsverarbeitung
Die extrahierten Daten können dann direkt in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert werden, wodurch manuelle Eingaben minimiert werden.
Welche Vorteile bietet eine Belegscanning-Software?
Die Nutzung von Rechnungsautomatisierungssoftware, einschließlich Belegscannern, wächst rasant, getrieben durch den Bedarf an effizienteren Finanzprozessen. Der Markt wird bis 2030 auf 7,2 Milliarden USD anwachsen. Belegscanner bieten zahlreiche Vorteile, die Finanzprozesse effizienter, sicherer und umweltfreundlicher machen:
- Platzsparend & umweltfreundlich: Belegscanner eliminieren die Notwendigkeit für Papierstapel und reduzieren den Papierverbrauch, was sowohl Platz als auch Ressourcen spart.
- Ordnung & Effizienz: Digitale Belege lassen sich einfach organisieren, durchsuchen und schneller verarbeiten, was die Effizienz in der Belegbearbeitung erheblich steigert.
- Sicherheit: Digitale Belege sind vor Verlust, Beschädigung oder Verfälschung geschützt und können zentral gespeichert werden, was den Zugriff für autorisierte Personen erleichtert.
- Kostensenkung: Die Automatisierung der Belegerfassung reduziert den Papierverbrauch und den Aufwand für die physische Archivierung, was die Betriebskosten senkt.
- Compliance & Zentralisierung: Digitale Speicherung erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und bietet eine zentrale, leicht zugängliche Ablage für alle Belege.
- Datenanalyse: Die Auswertung von Belegdaten ermöglicht wertvolle Einblicke, wie beispielsweise die Analyse von Ausgabenmustern.
Nachdem wir nun wissen, was die Belegscanner-Software ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet, werden wir im nächsten Abschnitt erörtern, wie Ihr Unternehmen sich optimal auf die Auswahl einer solchen Software vorbereiten kann.
Worauf ist bei der Auswahl der passenden Rechnungsscanner-Software für mein Unternehmen besonders zu achten?
Die Auswahl der passenden Rechnungsscanner-Software erfordert eine sorgfältige Analyse der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Dabei spielen folgende Überlegungen eine zentrale Rolle:
Volumen der zu scannenden Rechnungen
Sie sollten sich zunächst folgende Fragen stellen: Wie viele Rechnungen scannen Sie regelmäßig? Bestimmen Sie, wie viele Rechnungen Ihr Unternehmen regelmäßig verarbeitet. Dies hilft Ihnen, eine Lösung zu finden, die Ihr benötigtes Volumen effizient bewältigen kann.
Dateiformate & Kompatibilität
Danach gilt zu beantworten, welche Dateiformate Sie benötigen. Überlegen Sie, in welchen Formaten die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen (z.B. PDF, JPEG). Stellen Sie sicher, dass die Software diese Formate unterstützt und mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel ist.
Wichtige Funktionen & Technologien
Anschließend ist wichtig bei der Auswahl eines Belegscanners zu überlegen, welche Funktionen und Technologien für Ihr Unternehmen bei der Rechnungsverarbeitung wichtig sind.
Dazu könnte die automatische Texterkennung (OCR) gehören, die eine schnelle Suche nach spezifischen Begriffen ermöglicht und relevante Daten automatisch extrahiert.
Auch ein Cloud-Speicher, der einen sicheren Zugriff auf Belege von überall ermöglicht, ist besonders in dezentralen Arbeitsumgebungen von Vorteil. Zudem ist für viele Unternehmen die Integration mit Buchhaltungssoftware entscheidend, da sie eine nahtlose und fehlerfreie Übertragung von Belegdaten in die Buchhaltung und somit eine umfassende Digitalisierung der Prozesse ermöglicht.
Benutzerfreundlichkeit & Skalierbarkeit
Achten Sie darauf, dass die Software intuitiv bedienbar ist und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Eine leicht verständliche Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, das System bei Bedarf zu erweitern, sind wichtige Kriterien.
Sicherheitsaspekte & Compliance
Stellen Sie sicher, dass die Software alle relevanten Sicherheitsstandards erfüllt und Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben sicher speichert und verarbeitet.
Durch eine sorgfältige Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie die Rechnungsscanner-
Software auswählen, die optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist und Ihnen langfristig einen hohen Nutzen bietet.
Warum sollten Sie sich für Klippa SpendControl zur automatisierten Rechnungsverarbeitung entscheiden?
Klippa SpendControl ist die ideale Lösung, um die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren. Mit der leistungsstarken OCR-Technologie werden Rechnungen blitzschnell erfasst, gelesen und verarbeitet, was die Effizienz Ihres Kreditorenprozesses erheblich steigert.
Wie kann Ihr Unternehmen von der automatischen Rechnungsprüfung profitieren? Hier sind nur einige der Vorteile von Klippa SpendControl:
- Übermitteln Sie Dateien ganz einfach über die Klippa-App, die Webanwendungoder per E-Mail. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig einreichen, um den Aufwand zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.
- Erhalten Sie Zugriff auf alle vergangenen Rechnungen, die in einer sicheren Cloud-Umgebung gespeichert sind. Behalten Sie den Überblick über alle Rechnungen und bereiten Sie sich optimal auf Ihre nächste Prüfung vor.
- Nutzen Sie KI-gestützte Datenextraktionstechnologie, um Informationen wie Rechnungsnummern, Zahlungsadressen und sogar verschiedene Währungen zu erkennen.
- Verhindern Sie Betrug mithilfe einer integrierten Analyse, die Dublikate erkennt und Sie vor Rechnungsbetrug schützt.
- Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse und steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens. Erstellen Sie festgelegte oder variable Genehmigungsprozesse für Rechnungen und erleichtern Sie den Workflow in Ihrem Unternehmen.
- Erleben Sie nahtlose Integration mit einer Vielzahl von ERP- oder Buchhaltungssoftware wie NetSuite, SAP, Xero und vielen mehr.
Unsere Experten stehen Ihnen gerne bei Fragen oder Anfragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo, um mehr Informationen über Klippa SpendControl zu erhalten.