Papierloses Büro: Ihr digitales Dokumentenmanagement mit Software

Ein paar Ausdrucke hier, eine Rechnung dort – klingt unbedeutend, oder? Doch in Deutschland lag der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier 2023 bei ganzen 175,6 Kilogramm. Das zeigt: Unsere Arbeitsweise hat enorme Auswirkungen.

Mit digitalem Dokumentenmanagement können Sie nicht nur Papierberge reduzieren, sondern auch völlig ortsunabhängig arbeiten. Ihre Dokumente sind jederzeit verfügbar – egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Das Ergebnis? Mehr Effizienz, mehr Flexibilität und ein bewusster Umgang mit Ressourcen.

Wie genau ein papierloses Büro Ihren Alltag revolutionieren kann, erfahren Sie in diesem Blog. Außerdem wird Ihnen eine Software vorgestellt, mit der Sie ganz einfach Ihr Dokumentenmanagement von Rechnungen, Belegen etc. digitalisieren können.

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Wichtige Erkenntnisse

• Ein papierloses Büro ersetzt alle papierbasierten Prozesse durch digitale Workflows für mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Flexibilität.
• Vorteile sind geringere Kosten, Zeitersparnis, ortsunabhängiges Arbeiten, bessere Zusammenarbeit, höhere Sicherheit und Umweltschutz.
• Die Einführung der E‑Rechnung ab Januar 2025 macht digitale Dokumentenprozesse für alle Unternehmen gesetzlich verpflichtend.
• Erfolgreicher Umstieg erfordert passende Software (GoBD‑konform, mit OCR und Automatisierung), klare Dokumentenstrukturen und Mitarbeiterschulungen.
• Lösungen wie Klippa DocHorizon und Klippa SpendControl bieten OCR‑gestützte Datenerfassung, Workflow‑Automatisierung, Compliance‑Sicherung und Betrugserkennung.

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Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro beschreibt eine Arbeitsumgebung, in der papierbasierte Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt werden. Statt physischer Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Notizen kommen digitale Alternativen zum Einsatz. Diese werden mithilfe moderner Software erstellt, verwaltet und gespeichert, wodurch Unternehmen auf Papier verzichten können.

Doch das papierlose Büro ist mehr als nur eine technologische Umstellung – es steht für Effizienz, Nachhaltigkeit und zukunftsorientiertes Arbeiten. Mit digitalen Workflows und Dokumentenmanagement wird eine neue Ära der Büroarbeit eingeläutet.

Die Nachteile von papierbasierten Prozessen

Papier mag seit Jahrhunderten ein zentrales Medium für Informationen sein, doch in einer digitalisierten Welt bringt es zahlreiche Nachteile mit sich:

• Hoher Zeitaufwand: Das Suchen, Sortieren und Archivieren von Dokumenten ist oft mühsam und ineffizient.
• Kostenintensiv: Drucker, Toner, Papier und Lagerung kosten Unternehmen viel Geld.
• Umweltschädlich: Der immense Papierverbrauch hat direkte Auswirkungen auf den Klimawandel und die Abholzung von Wäldern.
• Risiken durch Verlust: Physische Dokumente können leicht verlegt, beschädigt oder durch äußere Einflüsse wie Feuer und Wasser zerstört werden.

Ein papierbasierter Workflow ist daher oft ein Hindernis für moderne, agile Arbeitsprozesse.

Das papierlose Unternehmen – das Büro der Zukunft 

Das papierlose Büro repräsentiert die Zukunft der Arbeit: Es ist effizient, ressourcenschonend und hochgradig flexibel. Digitale Technologien wie Cloud-Computing, OCR-Software und automatisierte Workflows bilden die Grundlage.

Unternehmen, die auf papierlose Prozesse setzen, profitieren nicht nur von Kosteneinsparungen, sondern sind auch besser auf neue Arbeitsweisen wie Remote Work vorbereitet. Mit klaren Strukturen und passender Software gehört der chaotische Papierstapel der Vergangenheit an.

Die Vorteile papierloser Prozesse

Papierlose Workflows bieten eine Vielzahl von Vorteilen, bei denen die Einsparung großer Papiermengen nur einer von vielen positiven Aspekten ist:

1. Kostenreduktion
   Papierloses Arbeiten spart Unternehmen erhebliche Kosten, da Ausgaben für Drucker, Tinte, Papier und die physische Lagerung entfallen. Archivräume werden überflüssig, und die dadurch gewonnene Fläche kann anderweitig genutzt werden. 
2. Zeitersparnis
   Mit automatisierten Prozessen und digitalen Suchfunktionen wird der Zugriff auf Informationen deutlich beschleunigt. Mitarbeiter müssen keine Akten durchsuchen oder Dokumente manuell ablegen. Stattdessen lassen sich Dateien mit wenigen Klicks finden und weiterverarbeiten, was die Effizienz steigert und wertvolle Arbeitszeit spart.
3. Erleichterung der Zusammenarbeit
   Digitale Lösungen wie Cloud-Dienste fördern eine nahtlose Teamarbeit. Mehrere Personen können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen in Echtzeit sehen. Dadurch werden Abstimmungen effizienter und Prozesse transparenter gestaltet.
4. Ortsunabhängiges Arbeiten
   Ein digitales Dokumentenmanagement ermöglicht den Zugriff auf alle relevanten Unterlagen von überall aus. Mitarbeiter sind nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden, was Remote Work erleichtert und die Flexibilität erhöht. 
5. Umweltschonend
   Der Verzicht auf Papier und Druckmaterialien reduziert den Ressourcenverbrauch erheblich und trägt aktiv zum Klimaschutz bei. Unternehmen können so nicht nur nachhaltiger wirtschaften, sondern auch ein umweltfreundliches Image aufbauen.
6. Erhöhter Datenschutz
   Digitale Dokumente bieten durch Verschlüsselung, Passwortschutz und Zugriffskontrollen eine höhere Sicherheit als physische Unterlagen. Unbefugter Zugriff kann deutlich besser verhindert werden, und revisionssichere Archivierungslösungen gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
7. Risikominimierung bei höherer Gewalt
   Digitale Dokumente, die in der Cloud gespeichert sind, sind vor Risiken wie Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl geschützt. Selbst im Falle eines Schadens können Daten jederzeit wiederhergestellt werden, was Ausfallzeiten minimiert und die Kontinuität der Geschäftsprozesse sichert.

Werkzeuge im papierlosen Büro: Die digitale Toolbox

Ein erfolgreiches papierloses Büro basiert auf den richtigen digitalen Werkzeugen. Neben Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Cloud-Speichern spielen insbesondere digitale Signaturen und PDF-Bearbeitungstools eine Schlüsselrolle.

• Digitale Signaturen (z. B. mit DocuSign, Adobe Sign) lassen sich rechtsverbindlich einsetzen und ersetzen das händische Unterzeichnen.
• PDF-Bearbeitung mit Lösungen wie Adobe Acrobat oder PDFelement ermöglicht das Kommentieren, Zusammenführen und Konvertieren von Dokumenten ohne Ausdruck.
• Open‑Source-DMS wie Paperless‑ngx oder ONLYOFFICE bieten kostengünstige Alternativen mit hoher Anpassungsfähigkeit.
• Cloud-Plattformen wie Nextcloud, Google Drive und OneDrive sorgen für überall verfügbaren Zugriff.
  In Kombination schaffen diese Tools eine durchgängig digitale Prozesskette von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung.

Herausforderungen beim papierlosen Unternehmen

Der Umstieg auf papierlose Workflows bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Nachfolgend finden Sie eine übersichtliche Tabelle mit potenziellen Schwierigkeiten und passenden Lösungsvorschlägen:

Herausforderung	Beschreibung	Lösung
Datenschutz	Die Digitalisierung von Dokumenten erfordert die Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben. In Deutschland ist die GoBD-Konformität besonders wichtig.	Einsatz von GoBD-konformer Software und regelmäßige Schulung der Mitarbeiter zu Datenschutzrichtlinien.
Klare Dokumentenstruktur	Ohne eine klare Organisation können die Vorteile des papierlosen Büros verloren gehen. Einheitliche Regeln und strukturierte Workflows sind essenziell.	Einführung eines klaren Dokumentenmanagementsystems und Festlegung einheitlicher Namens- und Ablagekonventionen.
Softwarekosten	Hochwertige Softwarelösungen erfordern anfängliche Investitionen. Diese amortisieren sich jedoch durch die langfristigen Einsparungen.	Prüfung der langfristigen Kosten-Nutzen-Verhältnisse und Auswahl einer skalierbaren Lösung, die zum Budget passt.
Technische Abhängigkeit	Ein papierloses Büro benötigt zuverlässige Technik und stabile Internetverbindungen, um reibungslos zu funktionieren.	Investition in robuste IT-Infrastruktur und Backups, sowie Auswahl von Software mit Offline-Funktionalität.

Sicherheitsrisiken im digitalen Büro

Die papierlose Arbeitsweise bringt neue Sicherheitsanforderungen mit sich. Unternehmen müssen sich vor Cyberangriffen wie Ransomware, Phishing und Malware schützen, da digitale Dokumente ein attraktives Ziel für Betrüger sind.

Zentrale Schutzmaßnahmen sind:

• Nutzung von Verschlüsselung für Speichern und Übertragen von Dateien.
• Zugriffsrechte klar definieren und regelmäßig überprüfen.
• Einsatz von Zwei‑Faktor-Authentifizierung für Benutzerkonten.
• Regelmäßige Backups auf getrennten Systemen oder Clouds.
• Automatische Sicherheitsupdates für alle Softwarekomponenten.

Zusätzlich sorgen GoBD‑ und DSGVO‑konforme Lösungen wie Klippa DocHorizon dafür, dass rechtliche und technische Standards erfüllt bleiben.

Einführung der E-Rechnung: Papierlose Prozesse werden zur Pflicht

Die E-Rechnung markiert einen bedeutenden Meilenstein in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Bereits seit 2020 ist sie im öffentlichen Beschaffungswesen vieler Länder verpflichtend, und immer mehr Staaten weiten die Vorgaben auf den privaten Sektor aus. 

Ab Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für alle Unternehmen verbindlich eingeführt. Die Pflicht betrifft zunächst den öffentlichen Sektor und wird schrittweise auf weitere Branchen ausgeweitet. Ziel ist es, papierbasierte Rechnungen vollständig durch digitale Alternativen zu ersetzen.

Diese Umstellung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Elektronische Rechnungen beschleunigen Zahlungsprozesse, minimieren Fehler durch automatisierte Datenverarbeitung und senken Kosten für Druck, Versand und physische Lagerung. Gleichzeitig trägt die E-Rechnung durch die Reduktion des Papierverbrauchs aktiv zur Nachhaltigkeit bei.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Für eine erfolgreiche Umstellung auf die E-Rechnung sind spezialisierte Softwarelösungen unverzichtbar. Diese Tools ermöglichen es, Rechnungen GoBD-konform zu erstellen, automatisch zu erfassen und effizient zu archivieren. 

Durch die Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme lassen sich papierlose Prozesse nahtlos in den Arbeitsalltag einfügen. Neben der rechtlichen Konformität profitieren Unternehmen von einer erheblichen Reduzierung manueller Aufwände und einer spürbaren Effizienzsteigerung.

Die E-Rechnung: Mehr als eine gesetzliche Vorgabe

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance. Sie treibt die Automatisierung voran, schafft transparentere und effizientere Workflows und stärkt so die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. 

Zwar erfordert die Umstellung eine Anpassung bestehender Systeme und Arbeitsprozesse, doch die langfristigen Vorteile – von Kosteneinsparungen bis hin zu einer verbesserten ökologischen Bilanz – machen die E-Rechnung zu einer wegweisenden Entwicklung für die Wirtschaft.

Praxistipps: Papierloses Büro in 6 Schritten

Der Umstieg auf ein papierloses Büro muss weder kompliziert noch zeitaufwändig sein. Mit der richtigen Herangehensweise und klaren Schritten lässt sich die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse einfach und effizient umsetzen. Hier sind die wichtigsten Maßnahmen, um Ihr Unternehmen fit für die papierlose Zukunft zu machen:

1. Bestandsaufnahme machen: Analysieren Sie, welche Prozesse aktuell papierbasiert sind.
2. Digitale Lösungen auswählen: Investieren Sie in Software für Dokumentenmanagement und Automatisierung.
3. Dokumente digitalisieren: Nutzen Sie OCR-Technologien, um bestehende Unterlagen zu scannen und in digitale Formate umzuwandeln.
4. Strukturen schaffen: Entwickeln Sie einheitliche Dateiformate, Benennungsregeln und Ablagesysteme.
5. Mitarbeiter schulen: Schulen Sie Ihr Team, um den Übergang zum papierlosen Arbeiten reibungslos zu gestalten.
6. Kontinuierliche Optimierung: Evaluieren Sie regelmäßig Ihre Prozesse, um effizienter zu arbeiten.

Ein papierloses Büro ist nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch der Organisation und Kommunikation. Doch was genau muss bei der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements beachtet werden? Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, worauf es wirklich ankommt.

Papierloses Büro & Dokumentenmanagement: Darauf kommt es an!

Ein papierloses Büro bietet zahlreiche Vorteile, von effizienteren Prozessen bis hin zur Schonung von Ressourcen. Doch der Übergang erfordert Planung und die richtigen Tools. Der Einsatz moderner Software ist dabei unverzichtbar: 

Von digitalen Dokumentenmanagementsystemen bis hin zu automatisierten Workflows – die richtige Technologie sorgt für klare Strukturen, schnellen Zugriff und eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse. Wichtig ist dabei, dass die Software GoBD-konform ist, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Ein weiterer entscheidender Punkt: Der Wechsel zum papierlosen Büro bedeutet keinesfalls den Verlust von Arbeitsplätzen. Vielmehr schafft die Digitalisierung neue Möglichkeiten, etwa in den Bereichen IT, Datenmanagement und Prozessoptimierung. Softwarelösungen übernehmen repetitive Aufgaben und geben Mitarbeitern Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Mit der richtigen Kombination aus Technologie und Strategie wird das papierlose Büro nicht nur effizienter, sondern auch zu einer Grundlage für Innovation und nachhaltiges Wachstum.

Change Management: Der Schlüssel zur erfolgreichen Umstellung

Der Übergang zum papierlosen Büro erfordert mehr als neue Technik – er braucht gezieltes Change Management. Mitarbeiter müssen den digitalen Workflow verstehen, akzeptieren und konsequent umsetzen.

Erfolgsfaktoren für ein reibungsloses Change Management:

• Klare Kommunikation der Ziele und Vorteile an das gesamte Team.
• Durchführung von Pilotprojekten in einzelnen Abteilungen.
• Schulungen zu Software, digitalen Abläufen und Datensicherheit.
• Festlegung verbindlicher Standards für Dateinamen, Ablagestrukturen und Berechtigungen.
• Kontinuierliche Feedbackrunden zur Optimierung der digitalen Prozesse.
  So steigt die Bereitschaft zur Umstellung und mögliche Widerstände werden frühzeitig erkannt und abgebaut.

Klippa: Die GoBD-konforme Software für Ihr papierloses Büro

Mit Klippa heben Sie Ihr papierloses Büro auf ein völlig neues Niveau. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Plattform für die Digitalisierung, Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten – vollständig GoBD-konform, sicher und effizient. Dank leistungsstarker Funktionen wie OCR-gestützter Datenerfassung und automatisierter Datenverarbeitung sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren Fehler.

DocHorizon – Für Workflow-Automatisierung

Klippa DocHorizon ist eine IDP-Plattform, die KI-gestützte OCR-Software für intelligentes und genaues Scannen, Klassifizieren, Anonymisieren, Extrahieren und Verifizieren von Dokumenten verwendet.

Laden Sie Ihre Dokumente einfach per E-Mail, über das Internet oder über mobile Anwendungen hoch, und lassen Sie die DocHorizon-Plattform Ihren gesamten Dokumenten-Workflow mit nur wenigen einfachen Schritten automatisieren. Nutzen Sie unsere Out-of-the-Box-Modelle oder erstellen Sie Ihr eigenes OCR-Modell, um jede Art von Dokument zu unterstützen, die Sie benötigen.

Darüber hinaus können Sie unsere Lösung über die Low-Code-Plattform oder über SDKs und APIs in Ihre bestehenden mobilen Anwendungen und Tools integrieren. 

Mit DocHorizon können Sie außerdem:

• Eine Low-Code-IDP-Plattform nutzen: Profitieren Sie von einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche.
• Hohe Genauigkeit bei der Datenerfassung erreichen: Extraktionsgenauigkeit von bis zu 95 % und nahtlose Dateikonvertierung.
• Human-in-the-Loop-Automatisierung einsetzen: Für die höchstmögliche Genauigkeit bei der Verarbeitung.
• Individuelle Extraktionsmodelle erstellen: Für jeden Dokumenttyp anpassbar.
• Dokumente in über 150 Sprachen verarbeiten: Unterstützt verschiedene Formate.
• Dokumente sortieren und klassifizieren: Optimieren Sie Ihre Datenbanken oder Archive.
• Automatisch betrügerische Dokumente erkennen: Schützen Sie sich vor Betrug.
• Schlüssel-Wert-Paare und Zeilenpositionen extrahieren: Für detaillierte Datenauswertung.
• Daten maskieren und anonymisieren: Zum Schutz sensibler Informationen.
• Daten in verschiedenen Ausgabeformaten exportieren: Unterstützt JSON, PDF/A, CSV, XML, XLSX, UBL.
• Nahtlose Systemintegration: Über unsere API- und SDK-Integrationen mit beliebigen Systemen verbinden.

SpendControl – Für die Finanzverwaltung

Klippa SpendControl ist eine Pre-Accounting-Lösung, die Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement und Verwaltung von Firmenkreditkarten in einer einzigen Plattform vereint. Sie ermöglicht es Ihnen, Rechnungen einfach zu erfassen, zu verarbeiten und zu genehmigen, wodurch die manuelle Eingabe reduziert wird. Sobald die Daten validiert und genehmigt sind, synchronisiert SpendControl sie automatisch mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem und vereinfacht so Aufgaben, die früher Stunden dauerten, auf wenige Klicks.

Unsere Lösung vereinfacht den Prozess der Rechnungsfreigabe durch die automatische Weiterleitung von Daten an autorisierte Mitarbeiter auf der Grundlage von benutzerdefinierten Geschäftsregeln.  Mit Echtzeit-Updates und -Einblicken hält SpendControl alle Ihre Finanzdaten auf dem neuesten Stand und gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Monats- und Jahresabschluss. 

Mit SpendControl profitieren Sie außerdem von folgenden Funktionen:

• Zentralisierte Verwaltung: Verwalten Sie Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform.
• Effizientes Rechnungsmanagement: Scannen, reichen Sie ein, bearbeiten und genehmigen Sie Rechnungen über das Web oder eine mobile App.
• Hohe Datenqualität: Erzielen Sie mit der OCR-Technologie von Klippa eine 99-prozentige Genauigkeit bei der Datenerfassung von Rechnungen.
• Überblick behalten: Nutzen Sie intuitive Dashboards, um die volle Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung zu behalten.
• Individuelle Workflows: Passen Sie Genehmigungsprozesse mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an Ihre Anforderungen an.
• Sicherheit und Compliance: Unsere ISO27001-zertifizierte und GDPR-konforme Lösung gewährleistet die Einhaltung von Steuer- und Datenschutzvorschriften.
• Internationale Zahlungen: Profitieren Sie von automatisierter Unterstützung für mehrere Währungen.
• Betrugsprävention: Schützen Sie sich vor Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und verdächtigen Vorgängen.
• Nahtlose Integration: Verbinden Sie SpendControl mit Buchhaltungs- und ERP-Software wie DATEV oder SAP

Bereit für die Zukunft?

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Papierloses Büro – FAQ