Dokumente scannen und archivieren: Die 7 besten Softwares 2026

Es ist kein Geheimnis, dass Dokumentenmanagement in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle spielt – und Ihres bildet da sicher keine Ausnahme. Um die digitalen Unterlagen Ihres Unternehmens nahtlos zu organisieren, ziehen Sie vielleicht den Einsatz einer Dokumentenscann-Software in Betracht, die diese Aufgabe für Sie automatisiert. Doch was hebt eine solche Lösung eigentlich von der Masse ab?

Die große Beliebtheit dieser Tools liegt vor allem in der OCR-Technologie begründet: Sie wandelt Bilder gescannter Dokumente in strukturierte, nutzbare Daten um. Neben der reinen Digitalisierung und der Schaffung eines reibungslosen Managementsystems sollte eine Software zum Dokumentenscannen und -archivieren vor allem eines tun: die manuelle Arbeitsbelastung Ihrer Teams reduzieren und dabei höchste Genauigkeit gewährleisten.

Wir wissen, dass es leichter gesagt als getan ist, die ideale Scan-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Aber genau hier kommen wir ins Spiel: Wir unterstützen Sie dabei, die beste Wahl zu treffen, damit Sie keine Abstriche bei der Qualität machen müssen.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf Sie bei einer Dokumentenscann-Software achten sollten, und erhalten einen Überblick über die 7 besten Lösungen auf dem Markt.

Top-Empfehlung für 2026: Klippa DocHorizon

Von Branchenführern als erstklassige Dokumentenscann-Software anerkannt, kombiniert Klippa DocHorizon fortschrittliche OCR-Genauigkeit (bis zu 99 %), DSGVO-konforme Datenverarbeitung und einen No-Code-Workflow-Builder. Als leistungsstarke Software zum Scannen und Archivieren ist Klippa ideal für Finanzen, Logistik, das Gesundheitswesen und andere Branchen, die Genauigkeit, Automatisierung und Betrugserkennung in großem Maßstab benötigen.

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Wichtige Erkenntnisse

1. Klippa DocHorizon: KI-gestütztes intelligentes Scannen mit bis zu 99 % OCR-Genauigkeit, DSGVO-Konformität, No-Code-Automatisierung und Betrugserkennung.
2. Nanonets: Anpassbare OCR mit Handschrifterkennung und flexiblen Integrationen.
3. Tungsten Automation: Dokumentenmanagement auf Enterprise-Niveau mit fortschrittlicher Bildverarbeitung.
4. ABBYY FineReader: Präzise OCR und PDF-Bearbeitung mit detaillierten Tools zur Dokumentenklassifizierung.
5. Adobe Scan: Kostenlose „Mobile-First“-Scan-App mit OCR und Cloud-Synchronisierung in die Adobe Document Cloud.
6. Laserfiche: Zentralisierte, durchsuchbare Archive mit maßgeschneiderten Automatisierungs-Workflows.
7. PaperScan: Budgetfreundliche Dokumente scannen Software mit Stapelverarbeitung für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen.

Wichtige Funktionen einer Software zum Dokumente scannen: OCR-Genauigkeit, mobile Kompatibilität, Cloud-Integration, automatische Randerkennung/Zuschneiden und leistungsstarke Bearbeitungstools.

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Die 7 besten Tools fürs Dokumentenscannen und archivieren

Ohne große Umschweife kommen wir direkt zu dem, was Sie suchen!

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die 7 besten Lösungen im Bereich Software zum Dokumente scannen und archivieren für das Jahr 2026. Das erleichtert die Entscheidungsfindung für Ihr Unternehmen und gibt den Startschuss für Ihre Automatisierung.

Um Sie zu unterstützen, haben wir einige der beliebtesten Tools ausgewählt, ihre Funktionen analysiert und echtes Nutzerfeedback von vertrauenswürdigen Bewertungsplattformen ausgewertet. Das Ergebnis ist ein klarer Überblick darüber, was die jeweilige Software zum Dokumente scannen gut kann und wo sie möglicherweise Schwächen hat, basierend auf den Erfahrungen tatsächlicher Nutzer.

1. Klippa DocHorizon – Die beste KI-gestützte Software zum Dokumente scannen für Unternehmen

Klippa DocHorizon ist eine KI-gestützte Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, die Ihre Geschäftsprozesse vereinfacht. Sie hilft Ihrem Unternehmen, die Qualität aller dokumentenbezogenen Arbeitsabläufe zu verbessern, indem sie es Ihnen ermöglicht, Dokumente intelligent und effizient zu erfassen. Ob Rechnungs-Scan oder die Verarbeitung von Ausweisdokumenten – Klippa DocHorizon erfüllt alle Kriterien einer modernen Software zum Dokumente scannen und archivieren.

Im Gegensatz zu vielen mobilen Scan-Apps oder einfachen OCR-Tools bietet DocHorizon KI-gestützte Betrugserkennung, automatische Anonymisierung und ERP-Integrationen in Echtzeit – Funktionen, die anderen führenden Wettbewerbern oft fehlen.

Vorteile

• Hohe OCR-Genauigkeit (bis zu 99 %)
• Intuitive Low-Code- bis No-Code-Plattform
• Echtzeit-Benutzerfeedback beim Scannen von Dokumenten
• Fähigkeit, alle Arten von Dokumenten zu scannen
• Datenextraktion innerhalb von Sekunden
• Gewährleistete DSGVO-Konformität zum Schutz der Kundendaten
• Einfach zu implementieren dank umfassender Dokumentation
• Bildverbesserung und automatisches Zuschneiden für eine reibungslose Bildverarbeitung
• Extraktion von Bildern und Unterschriften

Nachteile

• Eingeschränkte Unterstützung für nicht-lateinische Alphabete
• Keine Optionen zur Dokumentenerstellung

Preisgestaltung

• 25 € kostenloses Guthaben zum Testen der Plattform
• Lizenz- oder nutzungsbasiertes Preismodell
• Kontaktieren Sie das Team für Preisdetails

Ideal für: Mittlere bis große Unternehmen, die eine zuverlässige Software zum Dokumente scannen suchen, um Workflows mit präziser OCR und DSGVO-konformer Datenextraktion zu automatisieren.

2. Nanonets

Nanonets iist ein benutzerfreundlicher und unkomplizierter Anbieter von Software zum Scannen von Dokumenten. Die Lösung nutzt hochpräzise OCR, um Daten aus Papierdokumenten zu extrahieren, und lässt sich per API in Ihre bestehenden Anwendungen integrieren.

Vorteile

• Datenextraktion aus PDFs, E-Mails, Bildern, Tabellen und Webseiten
• Handschrifterkennung
• Eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten
• Umfassendes System für Dokumentenmanagement
• Guter Kundensupport (Capterra)

Nachteile

• Keine Optionen zur Dokumentenerstellung
• Kann nicht zum elektronischen Signieren von Dokumenten verwendet werden
• Schlechte Bildqualität kann zu fehlerhaften Erkennungsergebnissen führen (Softlist)

Preisgestaltung

• Starter – Pay as you go (erste 500 Seiten kostenlos, danach 0,3 $/Seite)
• Pro – Angebot auf Anfrage
• Enterprise – Angebot auf Anfrage

Ideal für: Unternehmen, die anpassbare OCR-Lösungen zur Datenextraktion aus verschiedensten Dokumententypen benötigen.

3. Tungsten Automation TotalAgility (Kofax)

Tungsten Automation, ehemals bekannt als Kofax, optimiert die Dokumentenverarbeitung und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Geschwindigkeit und Qualität aller Dokumentenflüsse zu verbessern. Während Tungsten Automation TotalAgility eine geeignete Option für Unternehmen ist, die ihr Dokumentenmanagementsystem individuell anpassen möchten, bringt die Software zum Dokumente scannen auch gewisse Einschränkungen mit sich.

Vorteile

• Hervorragendes System zur Dokumentenverifizierung
• Über 100 Integrations-Konnektoren
• Bietet leistungsstarke Funktionen wie Automatisierung, Dokumentenmanagement und Entscheidungsfindung
• Option zur Anpassung der Lösung an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens
• Verbessert die Bildqualität, schneidet Bilder zu und begradigt sie vor dem Datenextraktionsprozess

Nachteile

• Komplexe Implementierung (SaaS Worthy)
• Das Premium-Preismodell ist möglicherweise nicht für kleinere Organisationen geeignet
• Primär für komplexe Prozesse auf Unternehmensebene konzipiert, wodurch es für kleinere oder einfachere Workflows weniger geeignet ist (G2)

Preisgestaltung

• TotalAgility Starter – 83,00 $ (1 Mitarbeiter pro Monat)
• TotalAgility Custom – Preis auf Anfrage
• Customer Cloud / On-Premises – Preis auf Anfrage

Ideal für: Großunternehmen, die robuste Funktionen für Dokumentenautomatisierung, Anpassung und Integration benötigen.

4. ABBY FineReader

ABBY FineReader bietet ein KI-gestütztes OCR-SDK, das entwickelt wurde, um Dokumentenmanagementsysteme zu optimieren. Es nutzt hochpräzise OCR für eine genaue Datenextraktion und ermöglicht gleichzeitig eine professionelle Bildvorverarbeitung.

Vorteile

• Hohe OCR-Genauigkeit
• Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von PDFs
• Benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche
• Detaillierte Dokumentation für eine reibungslose Integration
• Dokumentenklassifizierung für ein verbessertes Dokumentenmanagement

Nachteile

• Es fehlen möglicherweise fortschrittliche Funktionen zur Workflow-Automatisierung
• Der Preis ist im Vergleich zu ähnlichen Optionen auf dem Markt relativ hoch (TrustRadius)
• Hohe Scanqualität kann zu Verzögerungen und längeren Bearbeitungszeiten führen

Preisgestaltung

• 1- und 3-Jahres-Abonnements sind verfügbar – Preise auf Anfrage

Ideal für: Anwender, die hochwertige OCR und PDF-Management für die Digitalisierung und Bearbeitung von Dokumenten benötigen.

5. AdobeScan

Adobe Scan App ist ein nützliches Tool, das Geschäftsleuten hilft, alltägliche Dokumente wie Quittungen oder Visitenkarten zu scannen. Die OCR-Technologie sorgt für einen reibungslosen Datenextraktionsprozess und ermöglicht es dem Nutzer, die gescannten Dokumente anschließend sicher zu speichern.

Vorteile

• Bietet grundlegende Scan- und OCR-Funktionen kostenlos an
• Scannen und Konvertieren von Dokumenten, Visitenkarten, Formularen und Whiteboards
• Gute Bildvorverarbeitung
• Sichere Speicherung gescannter Dokumente für den geschützten Umgang mit Daten
• Nahtlose Synchronisierung mit Adobe Acrobat und der Adobe Document Cloud für erweiterte Bearbeitungs- und Freigabeoptionen

Nachteile

• Erweiterte Funktionen wie der Export nach Word/Excel und das Zusammenfügen von PDFs erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement
• Dateien werden standardmäßig in der Adobe Document Cloud gespeichert, was für andere Cloud-Dienste einen manuellen Export erfordert
• Die Verarbeitung großer Scans kann zu einer langsamen Performance führen

Preisgestaltung

• Adobe Scan ist für die grundlegende Nutzung kostenlos; Premium-Funktionen erfordern ein Abonnement

Ideal für: Kleine Unternehmen und Berufstätige, die eine mobile App mit OCR-Funktionalität suchen.

6. Laserfiche

Laserfiche bietet eine Datei-Scan-Option, die eine intelligente Datenerfassung und ein automatisiertes Dokumentenmanagement ermöglicht. Diese Software bietet die Möglichkeit, eine zentrale und durchsuchbare Datenbank für gescannte Dokumente zu erstellen, was die Organisation im Unternehmen verbessert.

Pros

• Easy documentary management features 
• Creates a centralized, searchable database for the user 
• Captures data from electronic forms, paper documents, and emails 
• Users can create tailored workflows and integrations, making it flexible and adaptable to different organizational needs

Cons

• Steep learning curve, especially for businesses with limited IT resources (G2)
• Implementation can be time-consuming and may need expert assistance (TrustRadius)
• Functions with third-party support

Pricing

• Starter – $50/user/month (starts at 1 user)
• Professional – $69/user/month (starts at 5 users)
• Business – $79/user/month (starts at 25 users)

Ideal for: Mid to large-sized organizations needing enterprise-level document management and automation.

7. PaperScan

PaperScan PaperScan ist eine grundlegende Lösung für das Dokumentenmanagement, die Prozesse der Dokumentenverarbeitung optimiert. Die Software ist als kostenlose oder Premium-Version erhältlich und bietet eine Reihe unterschiedlicher Funktionen.

Vorteile

• Stapelverarbeitung (Batch-Processing) von Dokumenten
• Bildvorverarbeitung
• Anmerkungen auf Dokumenten und Bildern
• Dokumentenverschlüsselung
• Eine Offline-Version der Software ist ebenfalls verfügbar

Nachteile

• Die kostenlose Version bietet sehr eingeschränkte Funktionen, einschließlich begrenzter Stapelverarbeitung
• Durchschnittliche OCR-Genauigkeit  (G2)
• SEinige Nutzer berichten, dass sie nicht gut für die Cloud-Nutzung geeignet ist (G2)

Preisgestaltung

• PaperScan Free Edition – 0 $
• PaperScan Home Edition – 79 $
• PaperScan Professional Edition – 149 $

Ideal für: Kleine Unternehmen, die eine einfache und kostengünstige Scan-Lösung mit grundlegender OCR benötigen.

Wie Sie sehen, hat jede Software ihre Vor- und Nachteile, und es gibt selten eine Lösung, die perfekt auf jeden einzelnen Anwendungsfall passt. Dennoch hoffen wir, dass Ihnen diese Top-7-Liste geholfen hat.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die richtige Lösung zum Scannen von Dokumenten auswählen. Im nächsten Abschnitt führen wir Sie durch die wichtigsten Vergleichspunkte, die Sie berücksichtigen müssen.

Worauf Sie bei einer Software zum Dokumente scannen achten sollten

Auch wenn das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten der Hauptfokus einer solchen Software ist, dürfen andere Faktoren wie die Benutzererfahrung oder die Ausgabequalität nicht vernachlässigt werden. Behalten Sie einige der wichtigsten Funktionen im Hinterkopf, auf die Sie bei einer Software achten sollten.

Wenn Sie im Jahr 2026 eine Software zum Dokumente scannen auswählen, sollten Sie sich auf dieselben Kernkompetenzen konzentrieren, die auch von Branchenanalysten hervorgehoben werden:

• OCR-Genauigkeit – bestimmt die Geschwindigkeit und Qualität der digitalen Umwandlung
• Cloud-Integration – nahtlose Speicherung und Austausch mit Diensten wie Google Drive oder ERP-Systemen
• Automatische Funktionen – intelligente Randerkennung, Zuschneiden und Perspektivkorrektur
• Bearbeitungstools – PDF-Bearbeitung, Anmerkungen und Zusammenarbeit
• Mobile Kompatibilität – Dokumente überall erfassen und verarbeiten

Breite Dokumentenabdeckung

Die Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Dokumententypen zu erfassen, ermöglicht es Ihnen, mehrere Bereiche innerhalb Ihrer Organisation zu verbessern. So sorgt beispielsweise das Scannen oder Verarbeiten von Rechnungen für die Kreditorenbuchhaltung, von Quittungen für das Spesenmanagement oder von Ausweisen, Reisepässen und Führerscheinen für KYC-Prozesse (Know Your Customer) für ein sicheres und geschütztes Geschäftsumfeld.

Integrationen

Es ist wichtig, sich für eine Scan-Software zu entscheiden, die sich in all Ihre bestehenden Anwendungen integrieren lässt, wie etwa Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System. Dies macht den Scanprozess reibungsloser, da die Fähigkeit, extrahierte Daten in verschiedene Formate zu konvertieren, die beispielsweise vom ERP-System verarbeitet werden können, Fehlerquellen von vornherein vermeidet.

OCR-Genauigkeit

Ein niedriges oder durchschnittliches Niveau der OCR-Genauigkeit kann zusätzliche Hindernisse für Unternehmen schaffen, da Sie mehr Zeit für die Korrektur fehlerhafter Daten aufwenden müssen. Umgekehrt kann eine hohe OCR-Genauigkeit die Geschwindigkeit und Qualität Ihres Informationsgewinnungsprozesses drastisch verbessern.

Stapelverarbeitung (Batch Processing)

Die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig zu scannen, spart Ihrem Unternehmen eine große Menge an Zeit, die sonst für kleinteilige und monotone Aufgaben verwendet würde. Die Implementierung einer Software zum Dokumente scannen, mit der Sie Dokumente stapelweise hochladen und verarbeiten können, verbessert Ihre Durchlaufzeiten und eliminiert unnötige Verzögerungen.

Bildverarbeitung

Die Fähigkeit einer Scan-Software, Bilder zu verarbeiten, ist ein großer Vorteil – beispielsweise beim Scannen von Ausweisdokumenten. Die ideale Software ist KI-gestützt und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Qualität der erfassten Bilder durch Vorverarbeitungsfunktionen zu verbessern, etwa bei schlechten Lichtverhältnissen, unbeschnittenen Bildern oder schiefen Aufnahmen.

Einfache Implementierung

Eine reibungslose Implementierung der Software ist nur der erste Schritt, um die gewünschte Effizienz in Ihrem Dokumenten-Workflow zu erreichen. Eine Scan-Lösung, gepaart mit einer guten Dokumentation, gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, diese Funktion in jede mobile Anwendung zu integrieren, die Sie bereits in Ihrer Organisation nutzen.

Es gibt heutzutage viele brauchbare Lösungen für das Scannen von Dokumenten. Doch nur die Besten werden in Ihrem Unternehmen wirklich einen Unterschied machen. Mit Klippa DocHorizon müssen Sie sich keine Sorgen machen, die falsche Wahl getroffen zu haben.

Warum ist Klippa DocHorizon eine ausgezeichnete Wahl zum Dokumente scannen?

Klippa DocHorizon ist nicht einfach nur ein weiteres Tool – es ist eine vollständig KI-gestützte Plattform zur Dokumentenverarbeitung. Klippa kombiniert KI-basierte Vorverarbeitung, intelligente Automatisierung und Betrugserkennung, um im Jahr 2026 das schnellste und präziseste Scannen von Dokumenten zu ermöglichen.

IDie Plattform erlaubt es Ihnen, Ihren eigenen Dokumenten-Workflow sofort zu erstellen, sodass Sie die volle Kontrolle über die Komplexität und Reihenfolge des Ablaufs haben. Mit unserem No-Code-Workflow-Builder können Sie in wenigen einfachen Schritten Ihren eigenen Workflow für das Scannen von Dokumenten einrichten:

1. Bewerten Sie Ihre Anforderungen und Ziele für das Scannen von Dokumenten.
2. Melden Sie sich mit Ihren Unternehmensdaten auf der Plattform an.
3. Erstellen Sie Ihren benutzerdefinierten Workflow.
4. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Datenextraktion und fügen Sie bei Bedarf eine Human-in-the-Loop-Konfiguration hinzu.
5. Klassifizieren und organisieren Sie die gescannten Dokumente sicher für einen einfachen Zugriff.
6. Überwachen und pflegen Sie die Entwicklung der Workflows für eine optimale Leistung.

Für alle, die ein Gleichgewicht zwischen mobiler Bequemlichkeit und Genauigkeit auf Unternehmensebene suchen, hebt sich Klippa DocHorizon als die umfassendste Lösung ab. Sie kombiniert die besten Elemente, die auch von Analysten hervorgehoben werden – wie die OCR-Qualität von ABBYY FineReader und die Mobilität von Adobe Scan.

Was hebt Klippa von der Konkurrenz ab?

Im Gegensatz zu vielen Tools zum Scannen von Dokumenten, die sich nur auf einfache OCR, mobiles Scannen oder simple Speicherung konzentrieren, bietet Klippa DocHorizon eine End-to-End-Automatisierungssuite für intelligente Verarbeitung in großem Maßstab. Das Besondere an Klippa ist die Kombination aus fortschrittlicher OCR, Betrugserkennung, Anonymisierung und Echtzeit-Integrationen – alles in einer anpassbaren No-Code-Umgebung.

Als Teil von Doxis, einem anerkannten Marktführer (Leader) im Gartner® Magic Quadrant™ für Dokumentenmanagement, bringt Klippa Scan-Funktionen auf Enterprise-Niveau in Teams aller Branchen. Egal ob im Finanzwesen, in der Logistik oder im Gesundheitswesen: DocHorizon ist die leistungsstärkste und flexibelste Software zum Dokumente scannen, die 2026 erhältlich ist.

Unsere KI-gestützte Plattform bietet Ihnen verschiedene Module, die Sie je nach individuellem Anwendungsfall flexibel kombinieren können. Das bedeutet, dass Sie weit mehr tun können, als nur Dokumente zu scannen, Klippa DocHorizon ermöglicht Ihnen außerdem:

• Daten aus über 150 Dokumententypen mit Ihrem Mobilgerät erfassen
• Dokumente einfach in Ihr gewünschtes Format konvertieren, wie z. B. CSV, JSON und XML
• Daten und Bilder automatisch anonymisieren, um Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten
• Dokumente mühelos klassifizieren und kategorisieren, um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern
• Von der nahtlosen Einbindung profitieren, mit mehr als 50 verfügbaren Integrationen
• Betrug in Ihrer Organisation durch automatisierte Dokumentenverifizierung verhindern

Machen Sie das Scannen von Dokumenten für Ihr gesamtes Unternehmen einfach und angenehm. Wenn Klippa DocHorizon Ihr Interesse geweckt hat, kontaktieren Sie unsere Experten für eine persönliche Beratung oder buchen Sie unten direkt eine Demo!

FAQ – Häufig gestellte Fragen