Haben Sie es mit einer hohen Anzahl von Quittungen zu tun? Verarbeiten Sie diese Quittungen noch immer manuell? Versinken Sie in Papierstapeln? Ist Betrug auch für Sie ein Thema?
Wenn ja, dann gehören Sie zu den vielen Unternehmen, die mit belegbasierten Prozessen arbeiten. Vielleicht führen Sie ein Treueprogramm für ein neues Produkt durch, das Sie auf den Markt gebracht haben, oder Sie haben viele Mitarbeiter, die ihre Reisekosten deklarieren.
Die Probleme, die bei solchen Prozessen häufig auftreten, sind lange Durchlaufzeiten, die sich auf die Kundenerfahrung oder die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, und das Auftreten von Betrug, der sich auf Ihr Geschäft auswirkt. Doch die Menge der zu verarbeitenden Belege stellt den größten Engpass dar.
Glücklicherweise gibt es zahlreiche Software zum Scannen von Belegen, mit der Sie diese Herausforderungen meistern und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können.
In diesem Artikel wird erklärt, was eine Software zum Scannen von Quittungen ist, wie das automatische Scannen von Quittungen funktioniert, und wir werden die fünf wichtigsten Gründe für den Einsatz einer Software zum Scannen von Quittungen nennen.
Was ist eine Software zum Scannen von Belegen?
Software zum Scannen von Quittungen liest, scannt und extrahiert Daten aus einer Quittung. Dazu nutzt die Software optische Zeichenerkennung (OCR) und AI.
OCR ist eine Technologie, die Daten wie Text aus Bildern oder gescannten Dokumenten extrahiert, indem sie einzelne Zeichen erkennt. KI extrahiert dann die Bedeutung aus dem Text und erkennt, was jeder Teil des Belegs tatsächlich ist. Sie bestimmt zum Beispiel, welcher Teil den Gesamtbetrag, den Namen des Händlers, den Prozentsatz der Mehrwertsteuer, die Einzelposten und so weiter enthält.
Der Prozess, vom Empfang des Dokuments bis zur Datenextraktion und Klassifizierung, erfolgt innerhalb von Sekunden.
Nachdem Sie nun wissen, was eine Software zum Scannen von Belegen ist, stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Vorteile einer solchen Software vor.
Warum sollten Sie eine Software zum Scannen von Belegen verwenden?
Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Software zum automatischen Scannen von Belegen einsetzen sollten. Im Folgenden finden Sie die 5 wichtigsten Vorteile, die sich aus dem Einsatz einer solchen Lösung ergeben.
- Minimierung von Betrug durch automatische Betrugserkennung
- Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Minimierung menschlicher Fehler
- Senkung der Kosten um bis zu 75%
- Gewährleistung von Sicherheit und DSGVO-Konformität
Minimieren Sie Betrug mit automatischer Betrugserkennung
Der erste Vorteil des Einsatzes von Software zum Scannen von Belegen ist die Betrugsprävention und Sicherheit. Dies sollte nicht unterschätzt werden. Laut einer Umfrage der New York Times belaufen sich die Kosten für den Betrug mit Kundenbindungsprogrammen weltweit auf über 1 Milliarde Dollar. Sie müssen in der Lage sein, diese gefälschten Quittungen zu erkennen und sie aus Ihrem Programm zu entfernen.
Einige Software zum Scannen von Quittungen erkennt automatisch, ob eine Quittung schon einmal eingereicht wurde. Darüber hinaus kann die Software prüfen, ob der Beleg verändert wurde: Sie sucht nach Photoshop-Aktivitäten, prüft die Exif-Daten auf Anomalien und kann erkennen, ob Elemente wie der Gesamtbetrag geändert wurden.
Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen einen unserer letzten Blogs über die Aufdeckung von Dokumentenbetrug zu lesen.
Verkürzung der Durchlaufzeiten
In einer Welt, in der alles schnell geht, erwarten Ihre Kunden und Mitarbeiter, dass sie ihre Ausgaben so schnell wie möglich erstattet bekommen. Eine Software für das Scannen von Belegen bietet hier eine Lösung, da sie hilft, die Durchlaufzeiten erheblich zu verkürzen.
Bei der besten Software zum Scannen von Belegen erfolgt die Datenextraktion innerhalb von 3 bis 5 Sekunden. Vergleichen Sie dies einfach mit einem manuellen Prozess, bei dem Quittungen sortiert, die Daten gelesen und geprüft und dann in ein Programm eingegeben werden. Das ist doch ein großer Unterschied, oder?
Bei einem Treueprogramm müssen Kunden nicht mehr wochenlang auf eine Antwort über die Berechtigung ihrer Quittungen warten. Daher haben sie mehr Vertrauen in Ihre Marke und Ihre Kampagne.
Auch für das Spesenmanagement kann dies eine große Umstellung bedeuten. Wenn Mitarbeiter wochenlang auf die Rückerstattung ihrer Reisekosten warten müssen, können sie frustriert sein. Eine schnellere Bearbeitungszeit beseitigt diese Frustration und trägt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Minimierung menschlicher Fehler
Wir alle machen Fehler, ob Sie es wollen oder nicht. Die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt in der Regel zwischen 0,55 % und 3,6 %, mit Ausreißern von bis zu 26,9 %.
Glücklicherweise kann eine Software zum Scannen von Belegen diese Fehlerquote erheblich senken, da sie das Risiko von Ablenkungen, Tastendruckfehlern und anderen Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe häufig auftreten, ausschließt. Dies führt zu besseren, genaueren Daten, die für fundierte Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.
Die meisten Programme gewährleisten eine Genauigkeitsrate von über 90 %. Wenn Sie eine Genauigkeitsrate von möglichst 100 % benötigen, können Sie einen Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen. Dies wird als Human-in-the-Loop (HITL)-Automatisierung bezeichnet.
Mit der HITL-Automatisierung wird der Großteil der Arbeit automatisiert. Auf der Grundlage von Geschäftsregeln, wie einem Schwellenwert für den Confidence Score (z. B. weniger als 70 %) oder allen Belegen aus einer bestimmten Filiale (z. B. weil Sie wissen, dass sie problematisch sind), können Sie Dokumente zur manuellen Prüfung an einen Mitarbeiter weiterleiten.
Auf diese Weise kombinieren Sie das Beste der menschlichen Intelligenz mit der Leistung der KI und erreichen ein noch höheres Genauigkeitslevel.
Kostensenkung um bis zu 75 %
Indem Sie Ihren Teams mit einer Software zum Scannen von Belegen Zeit verschaffen, können Sie die Kosten um bis zu 75 % senken. Warum? Weil Ihre Mitarbeiter mühsame Dateneingaben einsparen und mehr Zeit haben, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Dafür gibt es kein Wundermittel, aber Studien haben ergeben, dass intelligente Automatisierung in der Regel zu Kosteneinsparungen von 40 % bis 75 % führt, wobei die Amortisationszeit zwischen einigen Monaten und mehreren Jahren liegt.
Nehmen wir als Beispiel die Zeit, die für die manuelle Bearbeitung eines einzigen Kassenbons benötigt wird. Im Durchschnitt bearbeiten erfahrene Mitarbeiter 50 Belege pro Stunde (d. h. 1,2 Minuten pro Beleg). Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 35 € bedeutet dies, dass die Bearbeitung eines einzigen Belegs etwa 0,70 € kostet.
Derselbe Mitarbeiter, der eine Software zum Scannen von Belegen verwendet, kann mindestens 200 Belege pro Stunde verarbeiten (≈ 18 Sekunden pro Beleg). Dies führt zu Bearbeitungskosten von etwa 0,18 € pro Beleg. Rechnet man den Preis für die Software von 0,05 € pro Beleg hinzu, ergeben sich Gesamtkosten von 0,23 € pro Beleg. Das ist eine direkte Verbesserung von mehr als 60 %!
Gewährleistung von Sicherheit und DSGVO-Konformität
Auf bestimmten Arten von Quittungen können Sie sensible Daten Ihrer Kunden angeben, z. B. einen Auszug der Kartennummern. Sie können auch Namen oder Postanschriften auf dem Beleg abbilden.
Wenn Sie solche sensiblen Daten verarbeiten, müssen Sie die DSGVO einhalten. Bei Verstößen gegen die Verarbeitung und Verwaltung personenbezogener Daten können Sie mit einer Geldstrafe von bis zu 2 % Ihres Jahresumsatzes rechnen.
Verstöße können viele verschiedene Formen annehmen. Speichern Sie zum Beispiel personenbezogene Daten, die Sie nicht verwenden oder aufbewahren müssen, dann können dafür hohe Strafen drohen. Dies steht im Zusammenhang mit dem Recht auf „Vergessenwerden“, das Sie Ihren Kunden schulden.
Software zum Scannen von Quittungen kann sensible Datenfelder definieren, wie z. B. Felder mit personenbezogenen Informationen (PII), und diese mithilfe von Datenmaskierung unkenntlich machen oder anonymisieren. Dies hilft Unternehmen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie DSGVO oder HIPAA zu gewährleisten.
Dank dieser fünf Vorteile wird die Bearbeitung von Quittungen nie wieder so sein wie zuvor!
Die beste Scan-Software für Ihre Belege
Die beste Software zum Scannen von Belegen für Sie kann sich von der Software für ein anderes Unternehmen unterscheiden. Vielleicht suchen Sie nach einer App, die Ihre Belege scannt. Oder vielleicht haben Sie selbst eine App, die Sie mit OCR- und Belegscan-Funktionen erweitern möchten.
In diesem Fall hat Klippa die ideale Lösung für Sie. Die Software zum Scannen von Quittungen von Klippa übernimmt das Scannen von Quittungen und ermöglicht es Ihnen, alle benötigten Daten zu extrahieren, zu validieren und zu verarbeiten. Sie kann über die Klippa API oder SDK einfach in Ihre bestehende Software integriert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Klippa APIs und SDKs?
Unsere API dient dazu, ein Dokument an unsere OCR-Software zu senden und innerhalb von Sekunden ein strukturiertes Datenformat zurückzuerhalten. Sie ist gut dokumentiert, so dass es für einen Programmierer nicht allzu schwierig ist, sie zu implementieren. Sie benötigen eine Lösung zur Erfassung von Belegen, z. B. eine mobile App, die den Beleg erfassen kann.
Unsere SDKs sind die bessere Wahl, wenn Sie eine End-to-End-Lösung zum Scannen von Belegen suchen. Unser Kamera-SDK zum Beispiel ist ein komplettes Kameramodul, das dafür sorgt, dass ein gutes Bild aufgenommen wird. Es gibt dem Benutzer Echtzeit-Feedback, verbessert die Bildqualität (z. B. durch Optimierung der Helligkeit) und erhöht so die Erkennungsgenauigkeit.
Es ist möglich, das Klippa Camera SDK mit unserer OCR-API zu verbinden. Nach dem Scannen des Dokuments wird automatisch eine Anfrage über die API bearbeitet und strukturierte Daten werden an die Anwendung zurückgegeben.
Der Hauptvorteil des SDK ist, dass Ihre Programmierer nicht alle Komponenten selbst entwickeln müssen. Sie können einfach die Arbeit anderer Leute „nutzen“. Dies führt zu enormen Kosten- und Zeiteinsparungen bei der Entwicklung.
Wie funktioniert das?
Das folgende Video zeigt, wie das Scannen von Belegen mit Klippa funktioniert:
Automatisieren Sie das Scannen von Belegen mit Klippa
In diesem Blog haben wir die Vorteile und Funktionen von Software zum Scannen von Belegen erörtert. Aber wie sie an Ihren spezifischen Anwendungsfall angepasst und reibungslos in bestehende Abläufe integriert werden kann, ist eine andere Sache.
Hier können wir Ihnen weiterhelfen. Unsere Produktspezialisten denken gerne mit Ihnen mit und beantworten alle Fragen, die Sie haben. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, indem Sie das untenstehende Demo-Formular ausfüllen oder uns direkt kontaktieren.