Wie unterscheiden sich die verschiedenen Softwarelösungen für die Rechnungsdatenerfassung im Jahr 2022?

Wie unterscheiden sich die verschiedenen Softwarelösungen für die Rechnungsdatenerfassung im Jahr 2022?

Mit der rasanten Digitalisierung der modernen Welt ergeben sich für Unternehmen zahlreiche neue Möglichkeiten zur Steigerung von Effizienz und Effektivität. Ein vielversprechender neuer Bereich ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die Sie mit IDC-Software (Invoice Data Capture) erreichen können.

IDC-Lösungen bieten viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Buchführungsmethoden: Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler, verbessern den Cashflow und helfen bei der Verwaltung Ihrer Unternehmensfinanzen. Es handelt sich um leistungsstarke Lösungen, die Ihnen in den kommenden Jahren zu mehr Effizienz verhelfen werden. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie wissen sollten und auf die Sie bei einer Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung achten sollten.


Frau macht Buchhaltung

Was eine Rechnungsdatenerfassungssoftware ist

Oft ist es schwierig, Zeit und Ressourcen zu verwalten. Wenn die Arbeitslast Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam ausbremst und es in Rückstand gerät, ist es vielleicht an der Zeit, eine Software zur Rechnungserfassung anzuschaffen, die ihm hilft, seine Aufgaben zu bewältigen.

IDC ist eine Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens. Sie ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Zahlungsverwaltung und des Geldeingangs von Kunden. Er umfasst eine Reihe von Schritten, die unternommen werden, um Informationen von Lieferanten zu sammeln, Rechnungsinformationen zu validieren und die Einhaltung von Zahlungsbedingungen zu verfolgen. Eine ausgefeiltere Implementierung dieses Prozesses kann einen reibungsloseren Betrieb gewährleisten und die Finanzverwaltung Ihres Unternehmens verbessern.

Im digitalen Zeitalter ist die Automatisierung ein immer beliebteres Mittel zur Optimierung von Geschäftsprozessen geworden. Intelligente IDC-Software ist ein perfektes Beispiel dafür. Diese Art von Tool erfasst und extrahiert Daten, verarbeitet und validiert sie, lädt sie in eine ERP-Software hoch und verteilt optional Zahlungen – so werden viele Schritte der manuellen Dateneingabe eliminiert und ein automatisierter Rechnungsprozess geschaffen. Mit Hilfe von Rechnungserfassungslösungen können sich Unternehmen nur auf die Erfassung und Aktualisierung der für sie wichtigen Daten konzentrieren.

Wenn Sie Ihre Software bereits nutzen, aber mit ihren Funktionen nicht ganz zufrieden sind, können Sie Data Capturing APIs integrieren, um eine individuellere Lösung zu erhalten. Wenn Sie diese APIs in Verbindung mit Ihrer Software verwenden, können Sie sie nach Ihren Wünschen verändern und eine verbesserte Version Ihrer ursprünglichen Lösung erstellen.


Warum Ihr Unternehmen eine Software zur Rechnungserfassung braucht

Die manuelle Daten- und Rechnungsverarbeitung ist oft zeit- und arbeitsaufwendig und kann zu Fehlern, Verzögerungen und Datenverlusten führen. Viele Unternehmen nutzen IDC-Lösungen zur automatischen Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. So können sie sich für Frühzahlerrabatte qualifizieren und das Risiko von Verzugszinsen vermeiden. IDC hilft ihnen, Zeit zu sparen und Kosten zu senken. 

Wenn wir von Daten sprechen, beziehen wir uns gewöhnlich auf diese:

  • Rechnungsinformationen (Rechnungsnummer, Zahlungsdatum, Name des Lieferanten, Adresse, Bestellnummer)
  • Rechnungsdetails (einschließlich Bestellnummern, Verbindlichkeiten und Forderungen) an Lieferanten
  • Steuerinformationen (Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer) gegen Buchhaltungsunterlagen
  • Interne Zahlungsinformationen (Zahlungsstatus der Lieferkette)
  • Details zum Anbieter (Finanzstatus, administrative Details, etc.)
  • Genehmigungen und Prüfpfade, um festzustellen, ob der Lieferant zu bezahlen ist oder nicht

Intelligente Tools zur Rechnungsverarbeitung nutzen Algorithmen des maschinellen Lernens zur Erfassung, Extraktion und zum Export von Daten. Mithilfe von Algorithmen des maschinellen Lernens können unstrukturierte Rechnungen in strukturierte, datenreiche Informationen umgewandelt und in verschiedene Formate zur weiteren Verwendung exportiert werden.

Es ist wichtig zu verstehen, welche Funktionen eine Fakturierungssoftware hat und wie sie Ihrem Unternehmen nützen kann. Wie bereits erwähnt, können herkömmliche Buchhaltungsmethoden zeitaufwändig und fehleranfällig sein, aber eine Rechnungssoftware beseitigt viele dieser Kopfschmerzen durch automatische Datenerfassung und -validierung. Ihr Wert liegt in Situationen, in denen Sie eine bestimmte Menge an genauen Informationen benötigen, aber keine Zeit haben, sie alle zu erfassen.


Datenextraktion von Rechnung

Vorteile der Verwendung von Datenerfassungslösungen

Mit den richtigen Tools ist die Datenextraktion aus einer Rechnung ganz einfach. Sie erhöhen Ihren ROI, reduzieren manuelle Dateneingabefehler und bieten Echtzeiteinblicke in Ihre finanzielle Situation. Außerdem bleiben Ihre Bücher übersichtlich und Rückstände werden vermieden.

Die Erfassung von Rechnungen kann Ihnen bei folgendem helfen:

  • Erhöhung der Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsstellungsprozess
  • Verbesserung des Cashflows durch Beseitigung des Rückstands
  • Vorhersage von Steuerschätzungen in Echtzeit zur Vermeidung von Strafen für verspätete Einreichungen
  • Steigerung der Gesamteinnahmen
  • Senkung der Kosten für den Kundendienst
  • Fehler beseitigen
  • Steigerung der Effizienz
  • Unterstützung einer besseren Entscheidungsfindung
  • Vereinfachung der Bargeldverwaltung
  • Verbessern Sie die Kontrolle über die Finanzinformationen Ihres Unternehmens
  • Verkürzen Sie die Durchlaufzeiten, um mehr von Frühzahlungsrabatten zu profitieren
  • Verringerung des Betrugspotenzials
  • Schaffen Sie eine papierlose Umgebung

Wenn es um Rechnungen geht, ist Datengenauigkeit der Schlüssel. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht rechtzeitig korrigieren, kann dies Ihrem Cashflow und Ihren Kundenbeziehungen schaden. Die Rechnungen müssen alle relevanten Informationen enthalten. Wenn Sie Ihre Rechnungen pflegen, halten Sie Ihre Lieferanten bei Laune, verhindern rechtliche Schritte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.


Nice-to-have-Merkmale von IDC-Lösungen

IDC ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Es ist wichtig, das richtige IDC-System zu haben, um Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Hier sind einige Funktionen, die Sie versuchen sollten, in Ihr Unternehmen zu integrieren:

  • Ein cloudbasiertes System mit automatischen Benachrichtigungen
  • Automatisierungsregeln und Anpassungsoptionen
  • Verwaltung und Klassifizierung von Rechnungen
  • Integration mit Diensten von Drittanbietern
  • Überwachung und Berichterstattung
  • Sicherheit und Verwaltung

Verschwenden Sie keine Zeit mit ineffizienter manueller Rechnungsverarbeitung. Anstatt Rechnungen manuell zu bearbeiten, machen Sie einen Schritt in die Moderne und automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf. Mit Software können Sie zahlreiche Rechnungen pro Monat schneller bearbeiten.

Mit IDC-Lösungen kann sich Ihr Team sinnvolleren Aufgaben widmen, sodass Ihr Budget für andere Zwecke zur Verfügung steht. All diese Veränderungen können zu einem erheblichen Wachstum Ihres Unternehmens führen.


Die beste Software zur Rechnungsdatenerfassung im Jahr 2022

Es gibt viele verschiedene Lösungen, also müssen Sie die richtige für sich finden. 

Viele Unternehmen benötigen End-to-End-Lösungen, die die Schnittstelle, Genehmigungsabläufe und mehr abdecken. Manche Unternehmen bevorzugen jedoch eine Datenerfassungs-API, die sich problemlos in ihre bestehende Software integrieren lässt. Was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Ihren Anforderungen ab.

Im Folgenden finden Sie einige der gängigsten Tools, die Sie für eine genaue und automatische Datenerfassung und -validierung verwenden können.

Klippa Rechnungsverarbeitung

Spesenmanagement

Klippa Rechnungsverarbeitung ist eine cloudbasierte Lösung, die auf maschinellem Lernen und OCR-Software für das Scannen von Rechnungen basiert und die Bearbeitung Ihrer Kreditorenbuchhaltung beschleunigt. Sie ermöglicht es Ihnen, den Lebenszyklus der Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung mit unvergleichlicher Leichtigkeit von Ihrem Browser aus zu steuern.

Klippa erfasst, verarbeitet und prüft Rechnungen automatisch. Die hochmoderne Technologie von Klippa spart Ihnen bis zu 70 % der Bearbeitungszeit, sodass Ihr Team Zeit für wichtigere Aufgaben hat.

Außerdem zeigt sie Ihnen den Status der Rechnungen an, einschließlich der Angabe, ob die Rechnung bezahlt wurden oder nicht, und verhindert Zahlungsfehler, wie z. B. die doppelte Bezahlung von Rechnungen oder die Bezahlung von Rechnungen, die nicht genehmigt wurden. Dieses letzte Detail stellt sicher, dass Lieferanten zufrieden sind, da es zu einer rechtzeitigen Zahlung der genehmigten Rechnungen kommt.

Mit Klippa können Sie Ihre Dokumente auf verschiedene Weise in Ihren Arbeitsablauf einbinden. Wenn Ihre Dokumente als Anhang in E-Mails enthalten sind, können Sie sie automatisch mit einer E-Mail-Weiterleitung hinzufügen. 

Außerdem können Sie den praktischen Dokumentensplitter verwenden, um Ihre Papierrechnungen in Massen zu scannen und sie im Workflow in einzelne Zeilen aufzuteilen. Wenn Sie gerne mobile Geräte verwenden, nutzen Sie die Klippa-App für iOS und Android, mit der Sie Ihr Dokument durch einfaches Fotografieren hinzufügen können.

Klippa verwendet die OCR-Software zum Scannen von Rechnungen und zur Datenextraktion. Sie können Ihre Finanzdokumente in verschiedenen Formaten wie PDF, XLSX, CSV und UBL herunterladen.

Klippa arbeitet mit einer Vielzahl von Buchhaltungs- und ERP-Systemen zusammen. Die Daten zwischen den Systemen werden synchronisiert und der intelligente Export und Import von Dateien ermöglicht, um die Erstellung von Einträgen zu erleichtern.

Mithilfe der maschinellen Lerntechnologie von Klippa können Sie viele rechnungsbezogene Geschäftsprozesse automatisieren. Die APIs und SDKs ermöglichen es Unternehmen, die Klippa-Lösung nahtlos in ihre Anwendungen zu integrieren.

Klippas OCR & Datenerfassung für Rechnungen hat die folgenden Funktionen:

  • Scannen von Rechnungen
  • Umwandlung von Rechnungsformat und -qualität
  • Rechnungen in Text, UBL, CSV, XLSX oder JSON mit OCR
  • Datenerfassung auf Rechnungen
  • Klassifizierung von Rechnungen und Rechnungspositionen
  • (Cross)Validierung von Rechnungsdaten
  • Verwaltung der Rechnungen
  • Optimierung der Arbeitsabläufe

Mit Hilfe von Klippa OCR und maschinellem Lernen werden Sie 95% Ihrer Rechnungsbearbeitung automatisieren. Klippa unterstützt alle europäischen Sprachen und alle Dienste sind vollständig GDPR-konform. Außerdem speichert Klippa keine Ihrer Daten nach der Verarbeitung. 

Jetzt müssen Sie sich nicht mehr um den Zeit- und Energieaufwand für die Rechnungserfassung kümmern. Sie können einfach Klippa verwenden, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Mit dieser Technologie werden Sie einen viel effizienteren Prozess als zuvor haben.

Papierlose Rechnungsverarbeitung mit Intellichief

Das Rechnungsbearbeitungsprogramm von IntelliChief nimmt Ihnen die ganze Arbeit ab. Diese zeitsparende Lösung erfasst, vergleicht, kodiert und bezahlt die Rechnungen Ihres Unternehmens automatisch mit verbesserter Genauigkeit.

Die Rechnungsscansoftware von IntelliChief ist ein Must-have für jedes Unternehmen. Sie kann Daten aus gescannten Dokumenten automatisch erfassen, importieren und verarbeiten. Die Software kann das Dokument in Ihr ERP-System importieren und jedes Dokument an die entsprechende Person in Ihrem Team weiterleiten.

Mit der Software von IntelliChief können Sie effiziente Arbeitsabläufe für Ihre Rechnungserstellung einrichten. Sie können verschiedene Genehmigungs-Workflows erstellen und sie an Transaktionen mit unterschiedlichen Werten anpassen, und die Software erledigt den Rest.

Wenn die Rechnungsdaten nicht mit einer Bestellung oder einer Quittung übereinstimmen, benachrichtigt das System Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam. Mit ein paar Mausklicks kann Ihr Team sehen, was falsch ist, und sich schnell mit dem Lieferanten in Verbindung setzen. Sobald das Problem behoben ist, wird die Transaktion in Ihrem Buchhaltungsprogramm verbucht, und die genehmigten Zahlungen werden gemäß den Richtlinien des Lieferanten freigegeben.

Durch den Einsatz von IntelliChief vermeiden Sie außerdem Verwirrungen über wiederholte Zahlungen, da diese Softwarelösung doppelte Rechnungen überprüft.

Brainware OCR Intelligent Capture Lösung

Geschäftsleute sitzen am Schreibtisch

Die automatisierte Rechnungslösung von Brainware extrahiert wichtige Daten sowohl aus Papierrechnungen als auch aus elektronischen Rechnungen und exportiert sie in verschiedene Geschäftsanwendungen, wodurch sich Ihr Endergebnis verbessert.

Mit Brainware bearbeiten Sie Rechnungen in Stunden statt in Tagen. Außerdem haben Sie einen klaren, sofortigen Überblick über den Status Ihrer Einnahmen und Kosten. Brainware for Invoices ist eine Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung, mit der Sie den Aufwand für die manuelle Dateneingabe reduzieren können.

Brainware kann Ihnen außerdem bei folgendem helfen:

  • Überwachung des gesamten Prozesses, vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung
  • Datenaustausch mit anderen Systemen wie ERP und ECM
  • Überwachung von Verarbeitungsmetriken und Leistungsindikatoren
  • Vereinfachen Sie den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, ändern Sie den Rechnungstyp oder bearbeiten Sie Ihre Rechnungen.
  • Automatischer Abgleich erfasster Daten aus Einzelposten
  • Verwenden Sie die Lieferanten- und Zulieferernummer aus Ihren Stammdokumenten und wenden Sie sie auf Ihre Rechnungen an.

Palette Accounts Payable Automatisierung

Mann Büroarbeiten

Palette ist eine automatisierte Rechnungsbearbeitungslösung, die die Bearbeitungszeit von Rechnungen um 50 % verkürzen kann. Sie nutzt künstliche Intelligenz und OCR-Technologie, um die Extraktion, Validierung, Platzierung und Sichtbarkeit der erfassten Daten zu beschleunigen.

Palette bietet einen erheblichen Mehrwert, da Sie sowohl Papier- als auch elektronische Dokumente mit hoher Genauigkeit in Formaten wie EDI, XML oder PDF mit einem flexiblen automatisierten Genehmigungsworkflow verarbeiten können.

Sie sollten sich für die Verwendung von Palette entscheiden, wenn Sie folgendes möchten:

  • Reduzieren Sie Ihre Kosten um die Hälfte
  • Einfachere Verarbeitung von Papier und digitalen Dokumenten
  • Verwalten von PO- oder Non-PO-Dokumenten mit automatisiertem Workflow
  • Senden Sie Ihre Dateien an den zuständigen Genehmiger
  • Erstellen von Workflows mit Drag-and-Drop-Option
  • Genehmigen Sie Zahlungen mit einem Klick
  • Abgleichen von Dateien auf drei Arten

Überprüfung der Rechnungsdatenextraktionslösung

Businessfrau

Mit Hilfe der Veryfi OCR API und NLP werden erfasste Informationen aus unstrukturierten Rechnungen, Quittungen und Kaufbelegen sofort in strukturierte Daten umgewandelt. Dieser Prozess wird in großem Umfang durchgeführt, sodass keine Vorlagen oder manuelle Dateneingabe erforderlich sind.

Mit Veryfi sind Kostenreduzierung und Arbeitsbeschleunigung nur einen Klick entfernt. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie sowohl die Datenqualität als auch die Gesetzeskonformität verbessern. Der Wert liegt in der perfekten Mischung: Mit dieser Lösung haben Unternehmen die Genauigkeit und Geschwindigkeit, um ihre Finanzinformationen in Minuten, nicht in Stunden, zu prüfen.

Die OCR-Lösung von Veryfi ist nützlich, weil sie:

  • Datenextraktion der Stufe 3 verwendet
  • Keine Schulung oder Daten erfordert
  • Für Datenschutz und Gesetzeskonformität optimiert ist
  • Ergebnisse in Echtzeit liefert
  • Keine Vorlagen verwendet
  • Daten mit mobilen Geräten (iOS und Andriod) erfasst

Junge konzentrierte Businessfrau

Verabschieden Sie sich vom Papierkram und sagen Sie Hallo zu IDC

Wenn Sie jemals für die Verwaltung der Rechnungen Ihres Unternehmens zuständig waren, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, den Überblick zu behalten. Es ist nicht nur der hohe Zeitaufwand, der diese Aufgabe so frustrierend macht, sondern auch die Tatsache, dass es so leicht ist, Fehler zu machen. Ob Sie nun mit Papierbelegen oder digitalen Formaten arbeiten, es gibt viele Möglichkeiten, etwas falsch zu machen.

Ein IDC-System macht Ihnen das Leben leichter, indem es die Rechnungsdatenextraktion automatisiert. Sie können Ihre Rechnungen schnell und einfach von jedem Ort der Welt aus nachverfolgen, was Ihnen langfristig Zeit und Geld spart.

Mit der digitalen Buchhaltung können Sie den lästigen Papierkram vergessen und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren. Die Rechnungsdatenerfassung macht es Ihnen leicht, mit Unternehmen auf der ganzen Welt Geschäfte zu machen!

Wenn Sie also daran interessiert sind, Ihren Cashflow zu verbessern, effizienter zu werden und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben, kontaktieren Sie uns noch heute oder buchen Sie unten eine Online-Demo. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre digitale Transformation zu bewältigen.


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