Automatisches Einlesen von Rechnungen in NetSuite

Für Finanzabteilungen, die mit NetSuite arbeiten, ist das Erfassen von Eingangsrechnungen häufig ein frustrierender und langwieriger Prozess. Rechnungen gehen über verschiedene Kanäle ein, werden manuell erfasst, zur Freigabe weitergeleitet und schließlich verbucht – eine Vorgehensweise, die fehleranfällig ist, viel Zeit kostet und den Überblick erschwert.

Klippa SpendControl bietet hierfür eine effiziente Lösung: einen vollständig digitalen Workflow, mit dem Rechnungen automatisch gescannt, genehmigt und in NetSuite gebucht werden. Dank fortschrittlicher OCR-Technologie, Echtzeit-Synchronisierung und praktischer Funktionen – wie der nachträglichen Freigabe von Rechnungen nach der Buchung – optimierst du deine Finanzprozesse von Anfang bis Ende.

In diesem Blog erfährst du, wie die Klippa-Integration mit NetSuite funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie du deinen Rechnungsprozess zukunftssicher gestaltest.

Herausforderungen und Grenzen der manuellen Rechnungsverarbeitung

In vielen Unternehmen werden Eingangsrechnungen nach wie vor manuell erfasst, geprüft und gebucht. Während dies bei geringem Belegaufkommen noch handhabbar sein kann, wird es bei höheren Volumen schnell zu einer zeitaufwändigen und ineffizienten Methode. Das Risiko menschlicher Fehler – etwa doppelte Zahlungen oder falsch gebuchte Beträge – steigt. Zudem kommt es leicht zu Verzögerungen im Freigabeprozess, wodurch Skonti verloren gehen und die Beziehungen zu Lieferanten belastet werden.

Neben Fehlern und Verzögerungen fehlt es bei der manuellen Verarbeitung auch häufig an Transparenz über den Bearbeitungsstand und den Status von Rechnungen. Ohne klare Workflows oder automatische Benachrichtigungen wird es schwierig, den Überblick zu behalten – insbesondere, wenn mehrere Personen in den Freigabeprozess eingebunden sind.

Zum Glück gibt es inzwischen Lösungen wie Klippa SpendControl, die den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisieren, automatisieren und damit nachhaltig optimieren.

Rechnungen in NetSuite erfassen – alle Optionen im Überblick

Auch wenn die Automatisierung mit Klippa SpendControl viele Vorteile bietet, unterstützt NetSuite selbst mehrere Verfahren, um Eingangsrechnungen zu erfassen. Je nach Volumen, Format und gewünschtem Prozess können Sie unterschiedliche Ansätze nutzen oder kombinieren. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Methoden vor, inklusive Tipps, wann sich auf jeden Fall die Automatisierung lohnt.

1. Manuelle Erfassung direkt in NetSuite

Der klassische Weg besteht darin, eine Rechnung komplett von Hand anzulegen:

1. Navigieren Sie zu Transaktionen → Einkauf → Eingangsrechnung neu.
2. Wählen Sie den Lieferanten aus oder legen Sie ihn neu an.
3. Erfassen Sie Felder wie Rechnungsdatum, Betrag, Währung und die einzelnen Positionen.
4. Speichern Sie den Vorgang.

Gut für:

• Geringes Belegaufkommen
• Einmalige oder sehr individuelle Rechnungen

Nachteil:

• Zeitaufwendig und fehleranfällig
• Keine automatische Prüfung auf doppelte Buchungen

2. E‑Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung)

NetSuite kann bestimmte elektronische Rechnungsformate verarbeiten.

• ZUGFeRD: PDF/XML-Dateien können direkt hochgeladen werden – die enthaltenen strukturierten Daten werden automatisch den richtigen Feldern zugeordnet.
• XRechnung: Dieses Format basiert auf XML und wird häufig für Behördenabrechnungen genutzt. Hierfür wird oft ein Drittanbieter‑Bundle eingebunden, z. B. Alta Via, um die Datei korrekt zu interpretieren und zu verbuchen.

Gut für:

• Sie erhalten häufig ZUGFeRD- oder XRechnung-Belege von Lieferanten oder öffentlichen Auftraggebern.

Nachteil:

• Limitierte Unterstützung für andere Dateiformate
• Konfiguration zusätzlicher Bundles notwendig

3. CSV- oder Excel-Import

Für Massendaten oder wiederkehrende Exporte aus anderen Systemen kann der NetSuite Import Assistant genutzt werden:

1. Bereiten Sie eine CSV- oder Excel-Datei mit allen relevanten Feldern vor (Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, Positionen etc.).
2. Öffnen Sie den Import Assistant (Setup → Import/Export → Import CSV Files).
3. Ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den entsprechenden NetSuite-Feldern zu (Mapping).
4. Starten Sie den Import und kontrollieren Sie das Ergebnis.

Gut für:

• Historische Datenübertragungen
• Große Mengen an Rechnungen aus externen Tools

Nachteil:

• Hoher Vorbereitungsaufwand bei Feldzuordnung
• Keine automatische Texterkennung aus Scans oder PDFs

4. OCR‑Automatisierung mit Klippa SpendControl

Mit Klippa SpendControl werden sämtliche Formate ob PDF, Bilddatei oder E‑Rechnung werden schnell und präzise verarbeitet:

• Mehrstufige Genehmigungsworkflows im Web oder in der mobilen App beschleunigen die Freigabe.
• Rechnung per App, Webupload oder E‑Mail-Weiterleitung an Klippa übermitteln.
• Die integrierte OCR-Technologie erkennt alle relevanten Inhalte automatisch.
• Selbstlernende Buchungsvorschläge sorgen dafür, dass Konten, Mehrwertsteuercodes und Abteilungen sofort stimmen.

Vorteile gegenüber anderen Methoden:

• Bis zu 70 % weniger Bearbeitungszeit
• Weniger Fehler durch automatische Erkennung
• Vollständige Audit‑Trails für Compliance
• Echtzeit‑Synchronisierung mit NetSuite

NetSuite bietet eine solide Basis für die Erfassung von Rechnungen, egal ob manuell, per Upload von E‑Rechnungen oder per Massendaten‑Import. Für Unternehmen mit großem Rechnungsvolumen oder komplexen Freigabestrukturen ist jedoch die Kombination mit einer modernen OCR‑Lösung wie Klippa SpendControl der entscheidende Schritt in Richtung Effizienz, Genauigkeit und Zukunftssicherheit.

Warum Klippa SpendControl?

Klippa SpendControl bietet eine All-in-One-Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung:

• Fortschrittliche Rechnungserkennung:
  Klippa nutzt Optical Character Recognition (OCR), um Rechnungsdaten automatisch zu scannen und zu erkennen – dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe.
• Selbstlernende Buchungsvorschläge:
  Basierend auf früheren Buchungen und den in NetSuite gespeicherten Daten schlägt Klippa automatisch passende Buchungen vor. Das erhöht die Genauigkeit und spart Zeit.
• Mehrstufige Freigabeworkflows:
  Mit anpassbaren Freigabeprozessen können Rechnungen effizient von den zuständigen Personen im Unternehmen freigegeben werden – sowohl über die Webanwendung als auch die mobile App.
• Echtzeit-Synchronisierung mit NetSuite:
  Daten werden in Echtzeit zwischen Klippa und NetSuite synchronisiert, wodurch stets aktuelle und konsistente Informationen in beiden Systemen zur Verfügung stehen.

Wie funktioniert die Klippa und NetSuite?

Die Integration zwischen Klippa SpendControl und NetSuite wurde entwickelt, um den Rechnungsverarbeitungsprozess zu optimieren:

• Rechnungseingang: Rechnungen können auf drei Arten zu Klippa hinzugefügt werden: durch automatisches Weiterleiten an ein Klippa-Postfach, durch Hochladen vom Computer oder durch Scannen mit der Klippa-App. Jede Methode nutzt Klippas fortschrittliche OCR-Technologie für eine schnelle und präzise Datenverarbeitung.
• Freigabe: Nach der Erfassung wird die Rechnung automatisch dem zuständigen Mitarbeitenden zur Genehmigung zugewiesen, gemäß den vordefinierten mehrstufigen Workflows. Freigaben können einfach über die mobile App oder die Webanwendung durchgeführt werden.
• Buchung in NetSuite: Rechnungen können auf zwei Arten in NetSuite gebucht werden: direkt nach der Freigabe oder bereits vor der Freigabe (siehe unten). In beiden Fällen enthält die Buchung alle erforderlichen Informationen, wie Lieferantendaten, Konten, Umsatzsteuer-Codes, Abteilungen, Klassen und Standorte.

Rechnungsfreigabe nach der Buchung in NetSuite

In einigen Unternehmen ist es unerlässlich, dass Rechnungen zunächst in der Buchhaltung erfasst werden, bevor der Freigabeprozess beginnt. Dies ist beispielsweise notwendig, um frühzeitig einen Überblick über offene Verbindlichkeiten zu erhalten oder um Rückstellungen rechtzeitig im Rahmen der Monatsabschlüsse zu erfassen.

Klippa SpendControl unterstützt diesen Prozess vollständig: Sobald eine Rechnung eingereicht und ausgelesen wurde, wird sie automatisch in NetSuite gebucht. Der Freigabeprozess findet anschließend in Klippa statt, basierend auf den von Ihnen definierten Genehmigungs-Workflows. Erst nach der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. So kombinieren Sie maximale Geschwindigkeit mit vollständiger Kontrolle und Einhaltung aller Compliance-Vorgaben.

Vorteile dieser Vorgehensweise:

• Direkter Überblick über offene Kosten und Verbindlichkeiten
• Unterstützung bei termingerechten Periodenabschlüssen und Rückstellungen
• Flexibel anwendbar – je nach Workflow oder Dokumententyp
• Vollständige Audit-Trail vom Erfassen der Buchung bis zur Zahlung

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit Klippa und NetSuite

Die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung bringt weit mehr als nur Effizienzgewinne. Durch die Anbindung von Klippa SpendControl an NetSuite schaffen Sie einen durchgängigen, digitalen Prozess, der Zeit spart, Fehler reduziert und Ihnen in Echtzeit Einblick in Ihre Finanzdaten verschafft. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zeitersparnis: Klippa automatisiert den gesamten Prozess – vom Übertragen der Rechnungsdaten bis hin zum Ermitteln fehlender Informationen. Dadurch können Sie bis zu 70 % der Bearbeitungszeit einsparen. Das bedeutet: mehr Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben innerhalb Ihres Finanzteams.
• Höhere Genauigkeit: Klippa liest Rechnungsdaten automatisch aus und erstellt auf Basis früherer Buchungen sowie Ihrer NetSuite-Daten intelligente Buchungsvorschläge. Weniger Fehler führen zu weniger Korrekturen, weniger Aufwand und einer verlässlicheren Buchhaltung.
• Schnellere Freigaben und Zahlungen: Dank mehrstufiger Freigabe-Workflows erfolgt die Rechnungsfreigabe reibungslos – unabhängig davon, ob über die Webanwendung oder per mobiler App.
• Bessere Compliance und Kontrolle: Klippa bietet integrierte Validierungsregeln, digitale Audit-Trails und eine automatische Dokumentation sämtlicher Prozessschritte. So profitieren Sie von einer besseren internen Kontrolle, einer optimalen Vorbereitung auf externe Prüfungen sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO.

Die Kombination aus Klippa und NetSuite hebt Ihren Kreditorenprozess auf ein neues Niveau: effizienter, sicherer und zukunftsorientiert.

Implementierung und Unterstützung

Wir bei Klippa bemühen uns um eine reibungslose und schnelle Integration von SpendControl in NetSuite, damit Ihr Unternehmen schnell von der automatisierten Rechnungsverarbeitung profitieren kann. Dank unseres optimierten Onboardings und unserer benutzerfreundlichen Oberfläche können viele Kunden innerhalb weniger Tage mit der Anwendung arbeiten.

Für Organisationen mit komplexeren Strukturen oder spezifischen Anforderungen bieten wir einen stufenweisen Ansatz, bei dem die Implementierung sorgfältig mit Ihrem Team abgestimmt wird. Unser erfahrenes Onboarding-Team wird Sie während des gesamten Prozesses begleiten.

Darüber hinaus stehen Ihnen umfangreiche Helpdesk-Artikel zur Verfügung, die Sie auf Ihrem Weg unterstützen. Arbeiten Sie mit technischen Verbindungen oder API-Integrationen? Dann finden Sie alles, was Sie brauchen, in unserer Entwicklerdokumentation, ideal für IT-Teams und Entwickler.

Mit Klippa SpendControl wählen Sie einen Partner, der nicht nur Schnelligkeit, sondern auch Qualität und Unterstützung bei der Implementierung bietet.

Fazit

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit Klippa SpendControl und NetSuite eröffnet Unternehmen neue Potenziale in den Bereichen Effizienz, Präzision und Transparenz. Durch flexibel anpassbare Workflows, eine nahtlose Integration und Funktionen wie die Freigabe nach der Buchung lassen sich Prozesse nicht nur verschlanken, sondern auch gezielt an interne Richtlinien und externe Vorgaben anpassen.

Möchten auch Sie Ihre Kreditorenprozesse zukunftssicher gestalten? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder vereinbaren Sie direkt einen Termin für eine persönliche Demo. Erleben Sie, wie Ihr Unternehmen von dieser leistungsstarken Lösung profitieren kann – effizient, sicher und nachhaltig.

FAQ – Häufig gestellte Fragen