Wie KI die manuelle Dateneingabe in der modernen Welt ablöst und Finanzprozesse optimiert

Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiter täglich 1-3 Stunden mit Dateneingabeaufgaben verbringen? Zumindest gaben das 76 % der Büroangestellten in einer Studie von Zapier an.

Die manuelle Dateneingabe ist eine der mühsamsten und sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Sie ist zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler, die Sie an einer effektiven Arbeit hindern.

Vermutlich sind Sie sich dieser Tatsachen bewusst und wollen dies verbessern, aber die Sache ist die, Sie sind wie der Rest von uns. Sie sind extrem beschäftigt und allein der Gedanke, eine weitere Aufgabe zu übernehmen, würde Ihren Tag auf den Kopf stellen.

Zu Ihrem Glück gibt es eine Lösung für die automatisierte Dateneingabe, die einfach zu implementieren ist und diese lästige Aufgabe ein für alle Mal von Ihrer Aufgabenliste streichen kann.

Was ist manuelle Dateneingabe?

Unter manueller Dateneingabe versteht man das direkte Erfassen von Daten – etwa Texten oder Zahlen – in ein Computersystem durch einen Menschen. Dies geschieht in der Regel über die Tastatur, kann aber auch das handschriftliche Ausfüllen von Papierformularen umfassen, die später eingescannt werden. In manchen Fällen werden auch Spracherkennungssysteme eingesetzt, wobei die Eingaben manuell überprüft und übernommen werden.

In diesem Artikel werden wir die Probleme erörtern, die Sie bei der manuellen Dateneingabe haben, warum Sie noch heute mit der automatisierten Dateneingabe beginnen sollten und wie Sie diese mit Klippa DocHorizon durchführen können.

Was ist manuelle Dateneingabe?

Unter manueller Dateneingabe versteht man das direkte Erfassen von Daten – etwa Texten oder Zahlen – in ein Computersystem durch einen Menschen. Dies geschieht in der Regel über die Tastatur, kann aber auch das handschriftliche Ausfüllen von Papierformularen umfassen, die später eingescannt werden. In manchen Fällen werden auch Spracherkennungssysteme eingesetzt, wobei die Eingaben manuell überprüft und übernommen werden.

Typische Methoden der manuellen Dateneingabe sind:

• Tastatureingabe: klassisches Abtippen von Daten aus analogen oder digitalen Vorlagen
• Papierformular + Scan: Ausfüllen physischer Formulare, die gescannt und anschließend in ein System übertragen werden
• Manuelle Übernahme von Spracherkennungsergebnissen: gesprochene Inhalte werden in Text umgewandelt und dann manuell geprüft bzw. angepasst
• Bar- oder QR‑Code-Scanner (halbautomatisiert): Codes werden eingelesen, anschließend ergänzt man fehlende Daten von Hand

Wo wird manuelle Dateneingabe eingesetzt?

Sie findet sich vor allem dort, wo analoge oder unstrukturierte Daten ins System gebracht werden müssen, zum Beispiel:

• Buchhaltung und Rechnungswesen
• Personalverwaltungsprozesse (HR)
• Medizinische Dokumentation im Gesundheitswesen
• Öffentliche Verwaltung und Behörden
• Lager und Logistik
• Kundenservice, CRM-Datenpflege

Die Problematik der manuellen Dateneingabe

Früher hatte Ihr Unternehmen möglicherweise nur ein geringes Dokumentenaufkommen, das problemlos manuell verwaltet werden konnte. Doch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ist auch die Menge der Dokumente erheblich gestiegen, sodass eine manuelle Verwaltung nun nicht mehr praktikabel ist.

Wenn Sie noch nicht auf eine automatisierte Lösung umgestiegen sind, werden Sie wahrscheinlich eines oder mehrere der folgenden Probleme mit der manuellen Dateneingabe haben:

• Es ist ineffizient und zeitaufwändig
• Sie führt zu Fehlern
• Sie demotiviert Mitarbeiter
• Sie führt zu unzufriedenen Kunden

Ineffizient und Zeitaufwändig

Erlauben Sie mir, Sie an die Herausforderungen der manuellen Dateneingabe zu erinnern.

Von Ihnen und Ihrem Team wird erwartet, lange Arbeitszeiten in monotonen, mühsamen Aufgaben zu investieren, die Geduld und Ausdauer erfordern. Die Bearbeitung großer Dokumentenmengen ist extrem zeitintensiv, und je größer das Volumen, desto ineffizienter und aufwendiger wird der Prozess.

Betrachten Sie hierzu eine kurze Berechnung: Die durchschnittliche Tippgeschwindigkeit liegt bei etwa 40 Wörtern pro Minute. Angenommen, pro Dokument müssen durchschnittlich 400 Wörter eingegeben werden, würde allein das Eintippen eines Dokuments etwa 10 Minuten dauern – die Zeit für die Überprüfung nicht eingerechnet.

Nun stellen Sie sich vor, Ihr Team müsste Tausende oder sogar Millionen solcher Dokumente verarbeiten. Das bedeutet entweder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter, unzählige Überstunden, oder beides, um diese wenig wertschöpfenden Aufgaben zu bewältigen. Die manuelle Dateneingabe wird somit zu einem erheblichen Kostenfaktor.

Hier greift die 1-10-100-Regel von George Labovitz und YuSang Chang. Laut dieser Regel kostet es 1 Dollar, Daten am Eingabepunkt auf Richtigkeit zu überprüfen, 10 Dollar, um fehlerhafte Daten bei späterer Bearbeitung zu korrigieren, und sogar 100 Dollar oder mehr, wenn inkorrekte Daten erst spät oder gar nicht korrigiert werden.

Fehleranfälligkeit

Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur mühsam. Sie ist auch anfällig für Fehler, was sich auf viele Bereiche Ihres Unternehmens auswirkt.

Die typische Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt bei etwa 1 %. Das bedeutet, dass Sie bei jeder 100. Dateneingabe mindestens einen Fehler gemacht haben. Dies kann zu zahlreichen Problemen für Sie und Ihr Unternehmen führen. 

Einige davon sind:

• Menschliche Fehler führen zu ungenauen Angaben, die zu immer höheren Kosten führen können. So können Sie beispielsweise eine Geldstrafe erhalten, weil Sie Ihre Steuererklärungen falsch ausgefüllt haben.
• Die Behebung von Fehlern ist teuer und zeitaufwändig, vor allem, wenn es eine Weile dauert, bis die Fehler bemerkt und behoben werden.
• Fehler können zu finanziellen Problemen führen, da selbst kleine Tippfehler große Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben können.
• Fehler führen zu potenziellen Compliance-Problemen wie Betrug, Diebstahl, Geldwäsche und Unterschlagung.

Menschliche Fehler sind in der Regel zeit- und geldraubende Faktoren.

Demotivierte Mitarbeiter

Die manuelle Dateneingabe und -wiedereingabe ist anspruchsvoll. Es erfordert von Ihren Mitarbeitern viel Hingabe und Engagement, es richtig zu machen. Es ist schwer, konzentriert zu bleiben, und demotiviert Mitarbeiter schnell.

Unzufriedene Mitarbeiter bringen zusätzliche Nachteile mit sich. Sie können sich auch auf den psychischen und physischen Zustand Ihrer Mitarbeiter auswirken. Gallup verglich unmotivierte mit engagierten Mitarbeitern. Die Ergebnisse sind alarmierend.

Unzufriedene Mitarbeiter haben:

• 61 % höhere Wahrscheinlichkeit eines Burnouts
• 48% höhere Wahrscheinlichkeit von täglichem Stress
• 66 % erhöhtes Risiko für tägliche Sorgen
• Doppelt so hohe Wahrscheinlichkeit, täglich Traurigkeit und Wut zu empfinden

Wenn Mitarbeiter unzufrieden sind, fällt es ihnen schwer, sich voll und ganz zu konzentrieren, und sie werden letztendlich zu einem Risiko für Ihr Unternehmen.

Unzufriedene Kunden

Kundendaten müssen mit großer Sorgfalt behandelt werden. Ihre Kundendatenbank enthält wertvolle Informationen, die es Ihrem Unternehmen erleichtern, zukünftige Geschäfte zu führen.

Datenfehler können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken und Entscheidungsträger, Manager, Mitarbeiter in der Produktion und andere Personen in Mitleidenschaft ziehen. Letztendlich können sie die Kundenzufriedenheit und die Akquisitionsraten senken.

Wenn Sie unzufriedene Kunden haben, haben Sie ein Problem. Ein unzufriedener Kunde erzählt 9-15 Personen von seinen Erfahrungen. Und fast 13 % berichten davon an mehr als 20 Personen – das Problem verbreitet sich schneller, als Sie es lösen können.

Kann ich meine Dateneingabeaufgaben nicht einfach outsourcen?

Ja, das ist natürlich möglich, aber es ist nicht unbedingt empfehlenswert! Zwar erscheint es oft als kostengünstige und einfache Lösung, doch gibt es zahlreiche Nachteile, die mit dem Outsourcing im Allgemeinen verbunden sind.

Die drei größten Nachteile sind:

• Offenlegung sensibler Informationen; denn es besteht immer ein gewisses Risiko, wenn Dritte Zugang zu Ihren Unternehmensdaten haben. 
• Geteilte Aufmerksamkeit und Unterstützung, da die outgesourcten Dateneingabe-Spezialisten auch andere Kunden betreuen.
• Falsch ausgerichtete Prioritäten und Ziele; denn viele Anbieter arbeiten nicht in Ihrem besten Interesse. Sie orientieren sich am Gewinn und nicht an den Zielen und Qualitätsstandards Ihres Unternehmens.

Wie Sie sehen, handelt es sich um kritische Themen, die mit großer Sorgfalt behandelt werden sollten. Das Outsourcing Ihrer Dateneingabeaufgaben ist daher oft nicht die bevorzugte Option.

Alternativen zur manuellen Dateneingabe:

• Scannen & OCR: Dokumente werden gescannt, optische Zeichenerkennung (OCR) liest die Inhalte aus und überträgt sie ins System.
• Spracherkennung: Gesprochene Sprache wird in Text konvertiert und automatisiert verarbeitet.
• Barcode- oder QR‑Code-Scanner: Maschinenlesbare Codes erfassen Daten schnell und fehlerfrei, etwa in der Lagerverwaltung.
• Automatische Schnittstellen (APIs): Daten werden direkt aus anderen Systemen importiert, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.

Werfen wir nun einen Blick auf das, was Sie schon lange hätten tun sollen: die Automatisierung von Dateneingabeaufgaben!

Die Vorteile der automatisierten Dateneingabe

Sicherlich möchten Sie nicht täglich stundenlang mit der Dateneingabe beschäftigt sein. Mit einer automatisierten Lösung gehört das der Vergangenheit an. Sie hätten die Möglichkeit, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben, doch durch die manuelle Dateneingabe verpassen Sie zahlreiche Vorteile.

Allgemeine Vorteile der Automatisierung:

• Genauigkeit: Minimiert menschliche Fehler durch automatische Erfassung und Prüfprozesse
• Effizienz: Bearbeitung großer Datenmengen in Sekunden statt Minuten oder Stunden
• Kosteneinsparung: Weniger Personaleinsatz für repetitive Aufgaben und geringere Ausgaben für Korrekturen
• Skalierbarkeit: Prozesse wachsen mit dem Datenvolumen, ohne proportional steigende Kosten

Das bedeutet konkret:

• Sie können bis zu 70 % an Zeit und Geld sparen
• Sie könnten 97 % weniger Fehler haben
• Sie könnten zufriedene und produktive Mitarbeiter haben
• Sie könnten Papierkram minimieren

Bis zu 70 % an Zeit und Geld sparen

Sie verschwenden mit jedem Tag, der vergeht, große Summen an Geld.

Unternehmen, die eine Lösung für die automatisierte Dateneingabe eingeführt haben, arbeiten inzwischen deutlich effizienter. Sie sparen über 70 % an Zeit und Geld.

Die Automatisierung der Dateneingabe ist der Schlüssel zu schnelleren und effizienteren Dateneingabevorgängen. Ihre Mitarbeiter und Kollegen gewinnen Zeit, die sie für wertschöpfende Aufgaben nutzen können.

Indem Sie die für die Dateneingabe aufgewendete Zeit weitgehend minimieren, senken Sie die Betriebskosten. Sie müssen sich nicht mehr um die Einstellung von zusätzlichem Personal oder Überstunden kümmern.

97 % weniger Fehler

Derzeit werden Sie mit Fehlern geplagt, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten und die schnell teuer werden können.

Wenn Sie jedoch eine Lösung für die automatische Dateneingabe verwenden, brauchen Sie sich darum keinen Kopf mehr zu machen.

Maschinen und Computer werden den Menschen bei sich wiederholenden und langweiligen Dateneingabeaufgaben immer überlegen sein. Ihre Arbeit wird nicht durch Ablenkungen oder persönliche Probleme beeinträchtigt. Sie bleiben zu 100 % konzentriert und ihr Output ist konsistent.

Noch besser ist, dass eine KI-gestützte Lösung aus ihren Fehlern lernen und die Ergebnisse im Laufe der Zeit optimieren kann, wodurch die Fehlerquote um 97 % gesenkt wird.

Zufriedene und produktive Mitarbeiter

Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kollegen sind möglicherweise unzufrieden. Inzwischen könnte sich das allerdings normal anfühlen.

Wie wir bereits erwähnt haben, sind unmotivierte Mitarbeiter ein Risiko für Unternehmen.

Das Ersetzen von sich wiederholenden Eingabeaufgaben durch KI gibt Ihnen die Freiheit und Flexibilität, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Folglich werden Sie und Ihre Kollegen mehr an Aufgaben arbeiten, die Ihnen Spaß machen, und dabei 70 % produktiver sein.

Papierkram minimieren

Heutzutage stecken Sie vielleicht hinter Stapeln von Papierkram fest. Sie werden durch verschütteten Kaffee unleserlich und gehen zwischen Hunderten von anderen wichtigen Dokumenten verloren.

Sie haben bereits viel Zeit und Mühe investiert, um sie dann am nächsten Tag unleserlich und unbrauchbar vorzufinden. Ihre harte Arbeit und Ihr Engagement haben sich also nicht gelohnt.

Mit einer automatisierten Datenerfassungslösung können Dokumente digitalisiert werden, so dass Sie sich keine Sorgen mehr über Papierstapel und unlesbare Dokumente machen müssen.

Manuelle Dateneingabe mit Klippa automatisieren

Klippa DocHorizon ist unsere Lösung für Intelligent Document Processing (IDP). Sie wird zur Automatisierung von Dateneingabeaufgaben für Unternehmen in vielen Branchen eingesetzt.

Mit unserer Lösung, die auf OCR und KI basiert, können Sie wichtige Daten innerhalb von Sekunden extrahieren, klassifizieren und überprüfen. Unstrukturierte Daten können sofort strukturiert und in den Datenbanken Ihres Unternehmens gespeichert werden.

Wenn Sie die Dateneingabe in verschiedenen Prozessen Ihres Unternehmens automatisieren möchten, profitieren Sie definitiv davon:

• Erstellen Sie maßgeschneiderte Verarbeitungsworkflows, indem Sie alle Funktionen von DocHorizon in einer einzigen Schnittstelle integrieren: Datenextraktion, –erfassung, –klassifizierung, –konvertierung, –anonymisierung, -verifizierung und vieles mehr.
• Extrahieren und überprüfen Sie Daten aus beliebigen Dokumenten in allen Sprachen des lateinischen Alphabets oder passen Sie die Datenfelder für die Extraktion und Automatisierung der Dateneingabe an Ihre spezifischen Anwendungsfälle an.
• Unsere Lösung lässt sich problemlos mit über 50 verfügbaren Datenintegrationsoptionen verbinden, darunter Cloud-Lösungen, E-Mail-Parsing, FTP, CRM-, ERP- und Buchhaltungssoftware sowie API- und SDK-Schnittstellen.

Mögliche Anwendungsfälle sind beispielsweise die Verarbeitung von Quittungen für Kundenbindungsprogramme, die Automatisierung von Know Your Customer (KYC)-Prozessen, die Automatisierung der Hypothekenbearbeitung, die Überprüfung von Einkommensnachweisen und vieles mehr.

Klippa DocHorizon fungiert als automatisches Dateneingabesystem. Es ruft Ihr Dokument von einem bestimmten Eingabeort ab, extrahiert relevante Daten und überträgt diese dann in Ihr System. Sind Sie bereit, Ihr Geschäftsergebnis durch automatisierte Dateneingabe zu verbessern?

FAQ – Häufig gestellte Fragen