Die Buchung von Eingangsrechnungen gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben in der Buchhaltung – oft verbunden mit viel manuellem Aufwand. Rechnungen kommen per Post oder E-Mail, werden ausgedruckt, gescannt, geprüft, freigegeben und schließlich in DATEV verbucht.
Doch dieser klassische Ablauf kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch anfällig für Fehler und Medienbrüche. Gerade wenn Unternehmen DATEV nutzen, ist es sinnvoll, digitale Lösungen einzusetzen, um Eingangsrechnungen effizienter zu buchen. Automatisierte Workflows und digitale Belegfreigaben helfen, Umsätze schneller zu erfassen und Prozesse zu verschlanken.
Kurzübersicht
- Eingangsrechnungen digitalisieren: Klassische Prozesse mit Post, E-Mail und manueller Erfassung sind fehleranfällig und zeitaufwendig.
- Automatisierte Lösung mit Klippa SpendControl: Digitale Belegerfassung, automatische Vorkontierung und nahtlose DATEV-Übergabe – ohne Medienbrüche.
- DATEV-kompatible Formate: Unterstützung für strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD und verarbeitbare PDFs (via OCR).
- Digitale Belegfreigabe: Rollenbasierte Freigaben direkt im Browser oder per App – mit klarer Nachvollziehbarkeit und schnellerem Durchlauf.
- Vorteile: Höhere Effizienz, mehr Transparenz, weniger manuelle Arbeit, geprüfte Datenqualität und einfache Integration in DATEV-Workflows.
Wie funktioniert das Buchen von Eingangsrechnungen in DATEV?
Die Buchung von Eingangsrechnungen in DATEV kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Viele Unternehmen setzen noch auf klassische, manuelle Prozesse – andere sind bereits auf dem Weg zur automatisierten Verarbeitung. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über beide Ansätze, zeigen typische Herausforderungen und erklären, wie sich der Prozess durch den Einsatz digitaler Lösungen deutlich effizienter gestalten lässt.
Der klassische Ablauf: Manuelle Verarbeitung in mehreren Schritten
In vielen Unternehmen läuft die Buchung von Eingangsrechnungen nach wie vor so ab:
- Rechnungen treffen per Post oder E-Mail ein
- Sie werden intern zur Prüfung weitergeleitet, teilweise ausgedruckt oder gescannt
- Die Belege werden manuell in DATEV erfasst, kontiert und archiviert
Typische Herausforderungen im klassischen Prozess
Die manuelle Verarbeitung bringt mehrere Nachteile mit sich:
- Manuelles Buchen von Eingangsrechnungen ist zeitintensiv
- Medienbrüche zwischen Systemen erschweren den Überblick
- Fehlende Transparenz bei der Belegfreigabe
- Eingangsrechnungen per Mail müssen händisch importiert werden
Diese Herausforderungen führen dazu, dass Unternehmen vermehrt auf digitale Lösungen setzen, um Eingangsrechnungen automatisch in DATEV zu buchen.
Automatisierung mit DATEV: Strukturierte Verarbeitung von E-Rechnungen
DATEV bietet die Möglichkeit, Eingangsrechnungen auch strukturiert und digital zu verarbeiten. So lassen sich Buchhaltungsprozesse effizienter und transparenter gestalten.
Welche Formate DATEV unterstützt
DATEV ermöglicht die Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen. Dazu zählen:
- XRechnung – Standard im öffentlichen Sektor
- ZUGFeRD – Hybrides Format mit eingebetteten XML-Daten
- PDF-Rechnungen mit strukturiertem Inhalt
Auch klassische Rechnungen als PDF können verarbeitet werden, sofern sie per OCR ausgelesen werden. Je strukturierter die Rechnung, desto besser lässt sie sich automatisiert verarbeiten.
Vorteile der automatisierten Eingangsrechnung
Was für die automatisierte Eingangsrechnung spricht:
- Automatisierte Datenextraktion
- Weniger Nachbearbeitung
- Einheitliche und prüfbare Rechnungsinhalte
- Einfacher Import in DATEV
Unternehmen, die E-Rechnungen in DATEV verarbeiten, profitieren von höherer Geschwindigkeit und Datenqualität.
Von der Rechnung zur Buchung: So läuft der automatisierte Prozess ab
Ein digitaler Workflow mit DATEV und kompatiblen Lösungen kann wie folgt aussehen:
Digitale Belegerfassung
Rechnungen lassen sich über verschiedene Kanäle erfassen – per E-Mail, Upload oder Scan. Moderne Softwarelösungen wie Klippa SpendControl nutzen OCR-Technologie, um Inhalte wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant oder Fälligkeitsdatum automatisch auszulesen.
Das erleichtert nicht nur die Erfassung, sondern auch die spätere Buchung in DATEV.
Online-Belegfreigabe
Ein zentrales Element moderner Buchhaltungsprozesse ist die digitale Belegfreigabe. Statt Unterschriften auf Papier gibt es rollenbasierte Freigaben – direkt im Browser oder mobil per App. Gerade in DATEV-Umgebungen sorgt eine integrierte Freigabe für Übersicht und schnellere Durchlaufzeiten.
Automatische Vorkontierung & DATEV-Übergabe
Nach der Freigabe kann eine automatische Vorkontierung erfolgen. Buchungsvorschläge werden erzeugt und können über standardisierte Schnittstellen an DATEV übergeben werden.
Die Buchung der Eingangsrechnung erfolgt dann entweder manuell durch Bestätigung – oder automatisch nach Freigabe.
DATEV-Integration mit SpendControl: Die perfekte Kombination
Digitale Prozesse entfalten ihr volles Potenzial, wenn sie durchgängig und medienbruchfrei ablaufen. Genau das bietet die nahtlose Integration von Klippa SpendControl mit DATEV: ein automatisierter Datenfluss vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung.
Optimale Schnittstellen & Exportformate
Klippa SpendControl exportiert Rechnungsdaten im passenden Format für DATEV – zum Beispiel als CSV oder XML. So lassen sich Belege und Kontierungen ohne Medienbruch in DATEV Unternehmen online importieren.
Der Vorteil: Die Daten lassen sich direkt in DATEV Unternehmen online importieren – samt Kontierung, Belegbild und Freigabestatus. Die digitale Archivierung bleibt dabei vollständig erhalten.
Was automatisiert übergeben wird
- Rechnungsdaten inklusive Positionen
- Kontierung und Kostenstelle
- Belegbild im passenden Format
- Status der Belegfreigabe
- Metadaten wie Zahlungsziel oder Referenz
Damit wird nicht nur der DATEV-Rechnungseingang sauber dokumentiert – auch die buchhalterische Verarbeitung wird deutlich einfacher. Jetzt die Vorteile von Klippa SpendControl mit DATEV erleben – und den digitalen Rechnungsworkflow aufs nächste Level bringen.
FAQ – DATEV & automatisierte Eingangsrechnungen
Mit digitalen Tools wie Klippa SpendControl werden Rechnungsdaten automatisch ausgelesen, vorkontiert und an DATEV übergeben – inklusive Belegbild und Freigabestatus.
Ja, DATEV unterstützt strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Auch PDF-Rechnungen können mit entsprechender Vorverarbeitung genutzt werden.
Ja. Mit Klippa SpendControl lassen sich Rechnungen automatisch aus E-Mail-Postfächern erfassen und in den Freigabe- und Buchungsprozess integrieren.
Freigaben erfolgen digital auf Basis individuell definierter Workflows – mit klaren Verantwortlichkeiten und automatischer Protokollierung.