PDF-Rechnung in XML umwandeln – So wird’s gemacht!

E-Rechnungen sind in Deutschland auf dem Vormarsch, insbesondere mit der kommenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Doch wie lassen sich PDF-Rechnungen schnell und effizient in maschinenlesbare Formate wie XML oder UBL umwandeln? Hier erfahren Sie, wie Sie mit Doxis AI.dp den gesamten Prozess automatisieren können.

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Wichtige Erkenntnisse

• Strukturierte Daten statt PDFs: Rechnungsinhalte werden als validierte XML-Felder erzeugt, wodurch ERP-Systeme Buchungen automatisch verarbeiten können
• Gesetzeskonforme Umsetzung der E-Rechnungspflicht: Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und Standards wie XRechnung-, ZUGFeRD- und UBL-Dateien gemäß EU-Richtlinie EN 16931, Peppol-Standard und deutschen Vorschriften, DSGVO-konform und revisionssicher.
• End-to-End-Automatisierung: Workflows steuern den gesamten Prozess von Eingang bis Archivierung, wodurch manuelle Übergaben entfallen
• Maximale Datenqualität und nahtlose Systemintegration: KI-gestützte OCR und intelligente Datenextraktion liefern präzise, strukturierte Felder für ERP-, Buchhaltungs- und DMS-Systeme wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics.
• Automatisierung spart Zeit und Kosten: End-to-End-Workflows mit Human-in-the-Loop minimieren manuelle Eingriffe, reduzieren Bearbeitungszeiten um bis zu 70% und senken Betriebskosten signifikant.
• Compliance integriert im Prozess: Validierung und Archivierung erfolgen regelbasiert, wodurch gesetzliche Anforderungen direkt erfüllt werden

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Einordnung der E-Rechnungsformate

Begriffe wie XRechnung, E-Rechnung, XML und ZuGFeRD mögen zunächst verwirrend erscheinen, besonders im Kontext der komplexen Welt der elektronischen Rechnungsstellung. Im Folgenden entschlüsseln wir die wichtigsten Konzepte und Formate, damit deutsche Unternehmen den Überblick behalten und ihre Prozesse effizient und rechtskonform gestalten können.

Allgemeiner Begriff

• E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist kein Dokument im klassischen Sinne, sondern ein strukturierter Datensatz. Die Inhalte werden in einem definierten Format wie XML bereitgestellt, sodass Systeme wie ERP oder Buchhaltung die Daten direkt einlesen, validieren und weiterverarbeiten können. Dadurch entfallen Schritte wie manuelle Dateneingabe oder nachgelagerte Extraktion.

Spezielle Formate der E-Rechnung

• XRechnung (reines XML-Format): XRechnung ist ein vollständig strukturiertes XML-Format für den öffentlichen Sektor. Das Format folgt der Norm EN 16931 und definiert exakt, welche Datenfelder vorhanden sein müssen. Systeme können diese Felder direkt prüfen und verbuchen, ohne Interpretation oder manuelle Eingriffe.
• ZUGFeRD (Hybridformat: PDF + XML): ZUGFeRD kombiniert eine visuelle Darstellung mit maschinenlesbaren Daten. Die PDF dient der menschlichen Lesbarkeit, während das eingebettete XML die strukturierte Verarbeitung ermöglicht. Systeme greifen dabei ausschließlich auf die XML-Daten zu und ignorieren die visuelle Ebene.

Technische Grundlagen

• XML (Extensible Markup Language): XML definiert eine strukturierte Datenlogik für Rechnungen.
• Jedes Feld, wie Betrag, Steuern oder Lieferant, ist klar gekennzeichnet und kann von Systemen eindeutig interpretiert werden. Dadurch werden Daten nicht nur übertragen, sondern validierbar und maschinenlesbar gemacht.
• UBL (Universal Business Language): UBL ist ein standardisiertes XML-Framework für Geschäftsprozesse. Es legt fest, wie Rechnungsdaten international strukturiert werden, sodass unterschiedliche Systeme und Länder dieselben Datenmodelle verwenden können.

Diese Klassifizierung verdeutlicht, dass XRechnung primär für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist, während ZUGFeRD eine flexible Lösung für Unternehmen bietet. Gerade im öffentlichen Sektor ist die Umstellung auf strukturierte Formate wie die XRechnung aus PDF-Dateien unverzichtbar.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland relevant?

In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:

• XRechnung – Das Pflichtformat für öffentliche Aufträge (nur XML).
• ZUGFeRD – Ein flexibles Hybridformat für Unternehmen (PDF + XML).

Beide Formate sorgen für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und sind konform mit den deutschen und EU-Richtlinien.

Warum PDF-Rechnungen in XML konvertieren?

Die Umwandlung von PDF in XML verändert nicht nur einzelne Prozessschritte, sondern den gesamten Ablauf der Rechnungsverarbeitung.

PDF-Rechnungen enthalten Informationen unstrukturiert. Systeme können sie nicht direkt verarbeiten, wodurch manuelle Erfassung oder nachgelagerte Extraktion notwendig wird. XML hingegen stellt diese Daten strukturiert bereit, sodass sie unmittelbar in Systeme integriert werden können.

Konkret bedeutet das:

• Geringere Verarbeitungskosten: Bei PDF-Rechnungen entstehen Kosten durch manuelle Datenerfassung und Fehlerkorrekturen. Durch die Konvertierung in XML werden Rechnungsdaten automatisch extrahiert, validiert und weiterverarbeitet. Systeme übernehmen die Daten direkt, wodurch Zwischenschritte entfallen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Nach der Umwandlung stehen strukturierte Daten sofort im System zur Verfügung. ERP-Systeme prüfen die Daten automatisch, gleichen sie mit Bestellungen oder Stammdaten ab und können Buchungen direkt auslösen. Dadurch verkürzt sich die Zeit zwischen Rechnungseingang und Verarbeitung erheblich. Das wirkt sich direkt auf Zahlungsfristen, Skontonutzung und Liquiditätsplanung aus.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Regulatorische Anforderungen beziehen sich auf Struktur, Nachvollziehbarkeit und Archivierung. XML-basierte Formate wie XRechnung oder UBL enthalten definierte Pflichtfelder und ermöglichen automatische Validierung. In Kombination mit standardisierten Übertragungswegen wie Peppol werden Daten sicher und nachvollziehbar verarbeitet. Compliance wird nicht nachgelagert geprüft, sondern ist Teil des automatisierten Prozesses.

Strukturierte Rechnungsdaten sind systemübergreifend nutzbar. Durch standardisierte Formate können Unternehmen Rechnungen direkt mit Partnern, Plattformen oder internationalen Systemen austauschen. Medienbrüche und Formatkonflikte entfallen. Dadurch werden Geschäftsprozesse skalierbar und lassen sich einfacher über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg steuern.

PDF-Rechnungen in XML umwandeln – So funktioniert’s mit Doxis AI.dp

Das Umwandeln von PDF-Rechnungen in XML war mit unserer Plattform noch nie so einfach. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine gebrauchsfertige Vorlage entworfen, bei der nur noch einige Details angepasst werden müssen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie mit Doxis AI.dp E-Rechnungen ganz einfach empfangen, versenden und GoBD-konform archivieren können.

Schritt 1: Auf der Plattform registrieren

Registrieren Sie sich kostenlos auf der Doxis AI.dp-Plattform. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein und vervollständigen Sie die Angaben zu Ihrem Namen, Unternehmen, Anwendungsfall und dem erwarteten Dokumentenvolumen.
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie ein kostenloses Startguthaben in Höhe von 25 €, mit dem Sie die Plattform testen können.

Erstellen Sie anschließend eine Organisation und richten Sie ein Projekt ein, um Zugriff auf die benötigten Dienste zu erhalten. Für die Umwandlung von PDF-Rechnungen in das XML-Format aktivieren Sie bitte die folgenden Services:

• Financial Document Capturing: Erkennt und extrahiert Rechnungsdaten aus PDF-, JPEG- und PNG-Dateien.
  
• E-Invoicing: Ermöglicht die Erstellung von elektronischen Rechnungen im XML-Format, konform mit z. B. XRechnung oder Peppol.
  
• Human-in-the-Loop (HITL): Ermöglicht eine manuelle Datenüberprüfung, bevor die Rechnung verarbeitet wird.
  
• Flowbuilder: Dient zur Automatisierung des gesamten Workflows.

Schritt 2: Human-in-the-Loop konfigurieren

Eine manuelle Qualitätskontrolle ist besonders bei E-Rechnungen wichtig. HITL ermöglicht die Prüfung wichtiger Daten durch interne Teams oder externe Reviewer.

1. Navigieren Sie zu Human-in-the-Loop > Konfigurationen und klicken Sie auf + Neue Konfiguration.
   
2. Geben Sie Ihrer Konfiguration einen eindeutigen Namen (z. B. „XRechnung V3“).
   
3. Wählen Sie den Dienst Document Capturing – E-Invoice und als Ausgabeformat „XRechnung V3.0“ aus.
   
4. Legen Sie fest, welche Felder geprüft werden sollen (z. B. Rechnungsbetrag, Steuernummer etc.)
   
5. Fügen Sie Prüfer hinzu, entweder aus Ihrem Team oder von Doxis.
   
6. Bei jeder eingehenden Rechnung wird automatisch eine Prüfung ausgelöst. Nach Bestätigung kann der Prozess fortgesetzt werden.

Schritt 3: Automatisierten Workflow mit Flowbuilder einrichten

1. Gehen Sie zu Flowbuilder > Neuer Flow > Vorlage verwenden.
   
2. Wählen Sie die Vorlage „Rechnung in E-Rechnung umwandeln und auf Google Drive speichern“.
   
3. Wählen Sie Ihre Eingabequelle: z. B. Neue E-Mail, ein Google Drive-Verzeichnis oder Ihr ERP-System.
   
4. Testen Sie den Trigger, indem Sie eine Testrechnung an die zugewiesene E-Mail-Adresse senden.
   
5. Der Flow filtert relevante Anhänge, erkennt Rechnungen und bereitet sie für die Verarbeitung vor.

Schritt 4: Datenverarbeitung und Extraktion starten

1. Der Flow verarbeitet E-Mail-Anhänge über eine Loop on Items-Schleife.
   
2. Die Funktion Check Attachment Origin filtert Rechnungen von anderen Dateien.
   
3. Danach folgt der Schritt Document Capture: E-Invoice:
   
   • Verbindung: Default AI.dp Platform
     
   • Datei: Loop on items → Datei
     
   • HITL aktivieren und Konfiguration (Slug) eintragen (z. B. „xrechnung_v3“)
     
4. Testen Sie diesen Schritt, um sicherzustellen, dass die Extraktion korrekt funktioniert.

Schritt 5: JSON erstellen und in XML konvertieren

1. Schritt Dateiname finden: Vergibt eindeutige Namen für die extrahierten Dateien.
   
2. Schritt Universaldatei erstellen: Wandelt die Daten in ein standardisiertes JSON-Format um – die Basis für die XML-Erstellung.
   
3. Schritt E-Invoicing: Universal Invoice konvertieren:
   
   • Verbindung: Default AI.dp Platform
   • Datei: Erstellte JSON-Datei (URL)
   • E-Rechnungsformat: XRechnung V3.0

Die Umwandlung in JSON dient als Zwischenschritt, um Daten unabhängig vom Dokumentformat zu strukturieren. Erst danach wird das finale XML erzeugt, das exakt den Anforderungen von XRechnung oder UBL entspricht.

Schritt 6: Datei speichern oder weiterleiten

Der letzte Schritt besteht darin, den Speicherort für die XML-Rechnung festzulegen:

• Integrieren Sie den Upload in Ihr ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem
  
• Speichern Sie das XML-Dokument direkt in einem Cloud-Verzeichnis wie Google Drive
  
• Alternativ: Nutzen Sie Doxis Peppol Access Point, um die E-Rechnung automatisiert an Ihre Kunden zu versenden

In der Standardvorlage ist der Zielordner „Output“ auf Google Drive vorkonfiguriert.
Konfigurieren Sie den letzten Schritt Datei hochladen wie folgt:

• Verbindung: Google Drive
  
• Dateiname: e_invoice_ → [Dateiname aus JSON-Schritt]
  
• Datei: XML-Ergebnis aus dem E-Invoicing-Schritt
  
• Zielordner: Output

Führen Sie einen Test aus und schon ist Ihr automatisierter PDF-zu-XRechnung-Workflow einsatzbereit!

Optimieren Sie Ihren E-Rechnungsprozess mit Doxis

Möchten Sie PDF-Dokumente effizient in XML-Formate umwandeln, wissen aber nicht, wo Sie starten sollen? Doxis AI.dp bietet Ihnen eine einfache und automatisierte Lösung zur PDF-zu-XML-Konvertierung – schnell, sicher und präzise.

• Präzise PDF-zu-XML-Umwandlung: Doxis AI.dp extrahiert Rechnungsdaten kontextbasiert und erzeugt daraus strukturierte XML-Dateien, die direkt im ERP verarbeitet werden können, ohne manuelle Nachbearbeitung.
• Maximale Sicherheit dank Betrugserkennung: Schützen Sie Ihr Unternehmen vor doppelten oder betrügerischen Zahlungen mit intelligenten Prüfmechanismen.
• Bis zu 70% Zeitersparnis: Beschleunigen Sie Ihre Dokumentenverarbeitung durch automatisierte Massenverarbeitung für hohe Volumen.
• Nahtlose Integration in Ihre Systeme: Verbinden Sie Doxis mit über 50 Lösungen, von ERP über CRM bis hin zur Buchhaltungssoftware.
• International einsatzbereit: Verarbeiten Sie Rechnungen in mehr als 100 Sprachen und vereinfachen Sie grenzüberschreitende Transaktionen.
• Direkte Anbindung an Peppol: Nutzen Sie den zertifizierten Peppol Access Point von Doxis für eine sichere und zuverlässige E-Rechnungsstellung.
• Höchste Datensicherheit: Profitieren Sie von ISO27001-zertifizierter und DSGVO-konformer Software.

Mit ISO-zertifizierter Sicherheit und DSGVO-Konformität vereinfacht Doxis AI.dp die Rechnungsverarbeitung, senkt Kosten und minimiert Fehler. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie unser Team für weitere Informationen!

FAQ – Häufig gestellte Fragen