Ihre Buchhaltungsabteilung versendet seit Jahren Rechnungen als PDF. Es funktioniert, es ist vertraut und niemand beschwert sich. Doch still und leise verändert sich die Welt um Sie herum: Behörden schließen PDF-Rechnungen aus ihren Systemen aus, Kunden verlangen strukturierte Formate und die EU hat eine feste Frist für verpflichtende elektronische Rechnungsstellung festgelegt.
Laut der Europäischen Kommission (2025) beträgt die Mehrwertsteuer-Compliance-Lücke in der EU ganze 128 Milliarden Euro pro Jahr. Dies ist der direkte Grund, warum die EU mit der ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung eingeführt hat. PDF-Rechnungen tragen nicht dazu bei, diese Lücke zu schließen, XML-Rechnungen hingegen schon.
In diesem Blog erfahren Sie, was genau XML-Rechnungsstellung bedeutet, warum der Wechsel von PDF zu XML dringend notwendig ist, wie die europäische und nationale Gesetzgebung aussieht und wie Sie die Umstellung Schritt für Schritt vornehmen.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine PDF-Rechnung ist eine visuelle Darstellung von Daten, während eine XML-Rechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die von Systemen direkt verarbeitet werden können
- Die EU-ViDA-Richtlinie wurde am 11. März 2025 verabschiedet und verpflichtet ab dem 1. Juli 2030 zur Nutzung strukturierter E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen.
- Die gängigen XML-Formate für die Niederlande sind Peppol BIS 3.0 und SI-UBL 2.0, beide konform mit dem europäischen Standard EN 16931.
- Mit Doxis AI.dp automatisieren Sie die gesamte Umwandlung von PDF zu XML innerhalb einer einzigen Plattform, einschließlich direkter Anbindung an das Peppol-Netzwerk.
Was ist XML-Rechnungsstellung?
XML-Rechnungsstellung bezeichnet den Versand und Empfang von Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das auf dem XML-Standard (Extensible Markup Language) basiert. Im Gegensatz zu einer PDF, die lediglich eine visuelle Darstellung von Daten bietet, enthält eine XML-Rechnung alle Rechnungsinformationen als separate, codierte Felder. Diese können von Systemen automatisch gelesen, validiert und verarbeitet werden und das ganz ohne menschliches Eingreifen.
Warum reicht PDF nicht mehr aus?
Eine PDF-Rechnung sieht professionell aus, ist für Software jedoch kaum mehr als ein Bild. Um die darin enthaltenen Daten zu extrahieren, ist immer ein Mensch oder ein OCR-Schritt erforderlich. Das macht PDF-Rechnungen langsam, fehleranfällig und ungeeignet für moderne, automatisierte Prozesse der Rechnungsverarbeitung.
Der Unterschied zu XML zeigt sich deutlich in der Praxis:
Außerdem schließt die niederländische Regierung seit Jahren PDF-Rechnungen aus ihrem Peppol-Netzwerk aus. Liefern Sie an öffentliche Einrichtungen? Dann sind Sie bereits verpflichtet, Rechnungen über Peppol im Format Peppol BIS 3.0 oder SI-UBL 2.0 zu versenden. Für B2B-Transaktionen ist diese Verpflichtung bereits in Vorbereitung.
Die europäische E-Rechnungspflicht: Was Sie wissen müssen
Der Druck, auf XML-Rechnungsstellung umzustellen, kommt nicht nur von Kunden oder durch technologische Entwicklungen. Es ist gesetzlich erforderlich und der Zeitplan ist konkreter, als viele Unternehmen annehmen.
Die ViDA-Richtlinie
Am 11. März 2025 hat der Rat der Europäischen Union die ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) endgültig angenommen. Die Richtlinie ist am 14. April 2025 in Kraft getreten. Der zentrale Punkt für Unternehmen: Ab dem 1. Juli 2030 ist die strukturierte elektronische Rechnungsstellung gemäß dem europäischen Standard EN 16931 für alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend.
Der deutsche Zeitplan
Deutschland führt die verpflichtende E‑Rechnung stufenweise ein. Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B‑Umsätze grundsätzlich als strukturierte elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 ausgestellt werden. Übergangsregelungen erlauben bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen teils bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate. Unternehmen, die erst kurz vor Fristablauf umstellen, riskieren Zeitdruck bei Umsetzung und Integration in ihre Systeme.
Was machen die Nachbarländer?
Ihre internationalen Handelspartner sind bereits in Bewegung. Wenn Ihre Rechnungen nicht im richtigen Format eingehen, riskieren Sie, aus automatisierten Verarbeitungssystemen herauszufallen:
- Belgien: Verpflichtende B2B-E-Rechnungsstellung über Peppol ab 1. Januar 2026 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
- Frankreich: Gestaffelte Einführung seit September 2026; alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Niederlande: B2G bereits verpflichtend über Peppol; B2B verpflichtend zwischen 2030 und 2032
Fazit: Der europäische Markt stellt auf XML um. Wer auf die niederländische Verpflichtung wartet, ist gegenüber seinen belgischen und deutschen Kunden und Lieferanten bereits im Rückstand.
Vorteile der Umstellung von PDF auf XML
Der Wechsel zur XML-Rechnungsstellung bringt neben der Erfüllung von Compliance-Vorgaben direkte und messbare Vorteile für Ihr Unternehmen.
- Reduzierte Verarbeitungskosten: Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten entfällt vollständig. Anstatt Mitarbeitende für die Datenerfassung oder die Korrektur von Fehlern einzusetzen, verarbeitet das System Rechnungen automatisch, vom Eingang bis zur Buchung.
- Kürzere Zahlungswege: XML-Rechnungen werden direkt von ERP- und Buchhaltungssystemen eingelesen. Keine Verzögerungen durch manuelle Verarbeitung, keine verlorenen Rechnungen in einem E-Mail-Postfach. Das beschleunigt den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus.
- Direkte Compliance: Durch die Fakturierung in Peppol BIS 3.0 oder SI-UBL 2.0 erfüllen Sie den europäischen Standard EN 16931 und sind bereit für die zwischen 2026 und 2032 geltenden Verpflichtungen und das sowohl im B2G- als auch im B2B-Bereich.
- Mehr internationale Handelsmöglichkeiten: Peppol ist in über 40 Ländern aktiv. Unternehmen, die über Peppol berechnen, arbeiten automatisch mit Behörden und Unternehmen in all diesen Ländern zusammen, ohne separate Vereinbarungen zu Rechnungsformaten treffen zu müssen.
PDF-Rechnungen in XML umwandeln: Schritt für Schritt
Die Umwandlung von PDF in XML besteht aus mehreren festen Schritten, basierend auf die Plattform, die Sie verwenden. Unten finden Sie den vollständigen Prozess, von der ursprünglichen PDF-Datei bis zur versandfertigen XML-Rechnung, die den Peppol- oder EDI-Standards entspricht.
Schritt 1: Bestimmen Sie das richtige XML-Format
Bevor Sie beginnen, müssen Sie wissen, in welches Format Sie konvertieren. Das Format hängt von Ihrem Zielsystem bzw. Empfänger ab:
- Peppol BIS 3.0: Der internationale Standard für den Austausch über das Peppol-Netzwerk, geeignet für Kunden und Lieferanten in mehr als 40 Ländern
- SI-UBL 2.0: Die niederländische Implementierung des europäischen Standards EN 16931, verpflichtend für die Fakturierung an niederländische Behörden
- EDIFACT oder ANSI X12: Formate, die in bestimmten EDI-Netzwerken außerhalb von Peppol verwendet werden
Wählen Sie Peppol BIS 3.0, wenn Sie unsicher sind. Es ist der am weitesten verbreitete Standard und wird in ganz Europa akzeptiert.
Schritt 2: Extrahieren Sie die Rechnungsdaten aus der PDF
Eine PDF enthält keine strukturierten Daten, sondern nur eine visuelle Darstellung. Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Rechnungsfelder mit KI-gesteuerter OCR auszulesen, die rechnungsspezifische Felder erkennt, wie zum Beispiel:
- Lieferanten- und Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr., Handelsregisternummer)
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Positionen mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis
- Mehrwertsteuerbeträge und -sätze pro Position
- Gesamtbeträge inklusive und exklusive Mehrwertsteuer
- Zahlungsinformationen (IBAN, Fälligkeitsdatum)
Je genauer die Extraktion, desto geringer ist das Risiko von Fehlern in der endgültigen XML-Rechnung. Überprüfen Sie die extrahierten Daten immer, bevor Sie konvertieren.
Schritt 3: Validieren Sie die Daten auf Vollständigkeit
XML-Formate wie Peppol BIS 3.0 und SI-UBL 2.0 stellen verbindliche Anforderungen daran, welche Felder vorhanden sein müssen. Eine fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine fehlerhaft formatierte IBAN führt dazu, dass die Rechnung vom empfangenden System abgelehnt wird.
Prüfen Sie vor der Konvertierung, ob alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt ausgefüllt sind. Viele Konvertierungsprogramme und IDP-Lösungen führen diese Validierung automatisch durch und geben eine Fehlermeldung aus, wenn Daten fehlen.
Schritt 4: Konvertieren Sie die Daten in XML
Mit den validierten Rechnungsdaten führen Sie die eigentliche Konvertierung durch. Die extrahierten Daten liegen in der Regel als JSON oder in Form einer strukturierten Tabelle vor und werden in die XML-Struktur des gewählten Formats umgewandelt. Jedes Rechnungsfeld erhält dabei ein eigenes XML-Tag an der richtigen Position innerhalb der Dokumentstruktur.
Dieser Schritt ist bei größeren Volumen manuell praktisch nicht umsetzbar. Konvertierungsprogramme, API-Schnittstellen oder IDP-Plattformen führen diesen Prozess automatisch anhand zuvor definierter Mapping-Regeln aus.
Schritt 5: Validieren Sie die XML-Ausgabe
Eine erzeugte XML-Rechnung muss vor dem Versand technisch validiert werden. Die Validierung prüft, ob die Struktur korrekt ist, alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Rechnung den Spezifikationen des gewählten Formats entspricht. Für Peppol BIS 3.0 stehen öffentliche Validatoren zur Verfügung, darunter der offizielle Peppol-Validator.
Eine Rechnung, die die Validierung nicht besteht, wird vom empfangenden System abgelehnt. Durch die Validierung vor dem Versand vermeiden Sie verspätete Zahlungen und zusätzliche administrative Korrekturrunden.
Schritt 6: Versenden Sie die XML-Rechnung über den richtigen Kanal
Eine validierte XML-Rechnung versenden Sie über das Netzwerk, das der Empfänger nutzt:
- Über Peppol: Verbinden Sie sich mit einem zertifizierten Peppol-Access Point und senden Sie die Rechnung an die Peppol-ID des Empfängers.
- Über ein EDI-Netzwerk: Übermitteln Sie die Rechnung über die vereinbarte EDI-Verbindung an Ihren Geschäftspartner.
- Per E-Mail oder SFTP: Falls der Empfänger noch keinen Peppol-Anschluss hat, senden Sie die XML-Datei als Anhang – auch wenn dies weniger automatisiert ist.
Für dauerhaft große Volumen ist eine direkte Peppol-Anbindung über eine IDP-Lösung oder eine E-Rechnungs-API der effizienteste Ansatz.
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsworkflows mit Doxis AI.dp
Manuelle Rechnungsverarbeitung kostet Zeit und Geld und erhöht das Risiko von Fehlern und Betrug. Doxis AI.dp ist eine Intelligent Document Processing (IDP)-Software, die Ihren gesamten Rechnungsworkflow, von der Erfassung bis zur Archivierung, automatisiert und Sie optimal auf die verpflichtenden E‑Rechnungsstandards der kommenden Jahre vorbereitet.
Mit Doxis AI.dp haben Sie:
- Bis zu 99 % genaue Datenerfassung: Automatisierte Erfassung, Extraktion, Dokumentklassifizierung und Konvertierung von Rechnungsdaten in XML, UBL und andere Formate
- Integrierte Betrugserkennung: Validieren Sie die Authentizität eingehender Rechnungen und verhindern Sie doppelte Zahlungen mit leistungsstarker Betrugserkennung.
- Bis zu 70% Zeitersparnis: Verarbeiten Sie große Rechnungsvolumina gleichzeitig per Stapelverarbeitung, ganz ohne manuelle Eingriffe Verarbeiten Sie große Rechnungsvolumen gleichzeitig per Stapelverarbeitung, ganz ohne manuelle Eingriffe
- Unterstützung für mehr als 100 Sprachen: Rechnungen aus aller Welt werden korrekt verarbeitet, unabhängig von der Sprache
- Über 50 Integrationen: Übermitteln Sie Rechnungsdaten direkt an Ihr ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystem über eine der mehr als 50 verfügbaren Integrationen
- Direkter Zugriff auf das Peppol-Netzwerk: Senden und empfangen Sie E-Rechnungen über die E-Rechnungs-API von Doxis unter Nutzung des zertifizierten Peppol-Access Points
Mit unserer ISO-zertifizierten und DSGVO-konformen Plattform optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitungs-Workflows und schließen sich Millionen erfolgreicher Unternehmen an, die auf Automatisierung und E‑Rechnungsstellung setzen. Buchen Sie unten eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie unsere Expertinnen und Experten für weitere Informationen!
FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Ist eine PDF-Rechnung in Deutschland noch gültig?
Für B2B-Transaktionen sind PDF-Rechnungen in Deutschland noch bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Unternehmen teils bis Ende 2027. Ab 2025 müssen jedoch alle Unternehmen strukturierte E‑Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt.
2. Was ist der Unterschied zwischen Peppol BIS 3.0 und SI-UBL 2.0?
Beide Formate basieren auf XML und entsprechen dem europäischen Standard EN 16931. Peppol BIS 3.0 ist der internationale Peppol-Standard und für den grenzüberschreitenden Einsatz innerhalb des Peppol-Netzwerks geeignet. SI-UBL 2.0 ist die niederländische Implementierung des europäischen Standards, speziell für die Fakturierung an niederländische Behörden entwickelt. Für den internationalen Einsatz empfiehlt sich Peppol BIS 3.0.
3. Was ist ViDA und was bedeutet es für mein Unternehmen?
ViDA steht für VAT in the Digital Age. Es handelt sich um eine EU-Richtlinie, die am 11. März 2025 verabschiedet wurde und eine verpflichtende digitale Berichterstattung sowie strukturierte E‑Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen innerhalb der EU einführt, schrittweise bis 2035. Für Ihr Unternehmen bedeutet das, dass Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen spätestens ab dem 1. Juli 2030 in einem maschinenlesbaren XML-Format versendet werden müssen.
4. Wann wird die B2B-E-Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend?
Deutschland führt die verpflichtende B2B-E-Rechnungsstellung schrittweise ein. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte E‑Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung gilt bis Ende 2026 flächendeckend, für kleinere Unternehmen teilweise bis Ende 2027. Wer frühzeitig umstellt, ist direkt auf den Austausch mit internationalen Handelspartnern vorbereitet, in Ländern wie Belgien oder Frankreich, wo die E‑Rechnungspflicht bereits früher gilt.
5. Kann ich Rechnungen in anderen Sprachen ebenfalls in XML konvertieren?
Ja. Doxis AI.dp unterstützt die Rechnungsverarbeitung in mehr als 100 Sprachen. Die Plattform liest und extrahiert Rechnungsdaten korrekt, unabhängig von der usprünglichen Sprache des Originaldokuments, und konvertiert die Informationen in das gewünschte XML-Format.
6. Wie lange dauert die Implementierung der PDF-zu-XML-Konvertierung?
Mit Doxis AI.dp ist der Basis-Workflow von PDF zu XML schnell eingerichtet. Die genaue Implementierungsdauer hängt von der Anzahl der Integrationen mit bestehenden Systemen (ERP, Buchhaltung, Cloud-Speicher) und von der Komplexität Ihres Rechnungsprozesses ab. Kontaktieren Sie Doxis für eine individuelle Umsetzungsschätzung.
7. Was ist ein EDI-Netzwerk und wie unterscheidet es sich von Peppol?
EDI (Electronic Data Interchange) ist ein Oberbegriff für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten Format. Peppol ist ein spezifisches EDI-Netzwerk, das für Europa entwickelt wurde und auf offenen Standards basiert. EDI-Netzwerke verwenden auch andere Formate wie EDIFACT oder ANSI X12. Für den europäischen Markt und öffentliche Ausschreibungen ist Peppol der führende Standard.
8. Was mache ich, wenn mein Kunde oder Lieferant noch kein XML empfängt?
Mit Doxis AI.dp entscheiden Sie selbst, wie Sie die konvertierte XML-Rechnung versenden. Haben Sie Geschäftspartner, die noch nicht an Peppol angeschlossen sind, können Sie die XML-Rechnung herunterladen und über Ihren bisherigen Kanal senden. Sobald der Empfänger auf Peppol aktiv ist, wechseln Sie einfach auf den automatischen Versand über das Peppol-Netzwerk – ohne den Workflow anzupassen.