Belege digital aufbewahren: Tipps für Unternehmen

Der Beleg ist nicht nur ein optionales Element, sondern ein fundamentales Prinzip der Buchhaltung. Der Beleg spielt in der Buchhaltung eine zentrale Rolle, denn das sogenannte “Belegprinzip” besagt, dass jeder Geschäftsvorfall mit einem korrekten und nachvollziehbaren Beleg dokumentiert werden muss. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Beleg ist, warum Unternehmen Belege digital aufbewahren sollten, und welche rechtlichen Anforderungen – insbesondere vom Finanzamt – zu beachten sind.

Kurzübersicht

• Die digitale Aufbewahrung und Archivierung von Belegen sichert Unternehmen eine zuverlässige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge und schafft eine revisionssichere Buchhaltung.
• Für steuerpflichtige Unternehmen ist die Belegsicherung gesetzlich vorgeschrieben: Laut § 158 der Abgabenordnung (AO) müssen Belege und Aufzeichnungen vollständig und korrekt aufbewahrt werden, da sie die Grundlage für die Besteuerung bilden.
• Belegarchivierung schützt die Beweiskraft und Integrität der Finanzdaten und ermöglicht eine ordnungsgemäße Prüfung durch die Finanzbehörden.
• Durch den Einsatz moderner Archivierungssoftware wird die langfristige Speicherung und Sicherheit der Belege gewährleistet – von der Digitalisierung bis zur GoBD-konformen Speicherung.

Belege archivieren – Definition und Belegarten

Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Eine Buchung darf nur dann vorgenommen werden, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt, der als rechtlicher Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung dient. Zunächst ist es jedoch wichtig, die genaue Definition eines Belegs zu klären.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg ist ein Dokument, das eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme nachweist. Dazu zählen alle Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und andere Zahlungsnachweise, die finanzielle Transaktionen belegen.

Ein Beleg muss mindestens folgende Informationen enthalten:

• Datum der Transaktion
• Betrag
• Beschreibung des Vorgangs

Diese Angaben sichern die rechtliche Nachvollziehbarkeit jeder Transaktion und sind die Grundlage für die Buchführung. Belege müssen mindestens 10 Jahre lang unveränderbar, manipulationssicher und gut lesbar archiviert werden. Diese Anforderungen an Aufbewahrung und Manipulationssicherheit entsprechen den GoBD-Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Belegarten

Die gängigsten Belegarten, die in der Buchhaltung und für die Dokumentation von Geschäftsvorgängen verwendet werden, umfassen:

1. Rechnungen: Belege für den Verkauf oder Kauf von Waren und Dienstleistungen. Sie enthalten wichtige Informationen wie den Betrag, das Datum, den Lieferanten oder Kunden und die Steuerbeträge.
2. Quittungen: Bestätigungen für den Erhalt von Zahlungen. Quittungen werden häufig bei Barzahlungen verwendet und bestätigen den Betrag und den Zahlungsgrund.
3. Kassenbons: Diese Belege dokumentieren meist kleinere, bar bezahlte Einkäufe und enthalten Details wie den Betrag, das Geschäft und den Kaufzeitpunkt.
4. Überweisungsbelege: Dokumentation von Zahlungen per Banküberweisung. Diese Belege bestätigen die Zahlung und enthalten Details zu Sender, Empfänger und Betrag.
5. Frachtbriefe: Diese Belege bestätigen den Versand von Waren und werden oft im internationalen Handel verwendet, um den Transport und die Lieferung von Produkten zu dokumentieren.
6. Verträge: Vereinbarungen zwischen Parteien, die auch als Belege für spezifische Geschäftstransaktionen dienen können. Sie sind insbesondere wichtig für langfristige Verpflichtungen.
7. Abrechnungen: Belege, die eine detaillierte Aufstellung von Kosten oder erbrachten Leistungen enthalten. Sie können für verschiedene Dienstleistungen oder regelmäßig wiederkehrende Zahlungen verwendet werden.
8. Zahlungsbestätigungen: Belege, die den Eingang von Zahlungen bestätigen, z. B. durch Kreditkarten oder PayPal.
9. Gutschriften und Rückerstattungen: Diese Belege dokumentieren Rückzahlungen oder Gutschriften, die nach einer Rücksendung oder Korrektur eines vorherigen Kaufes erfolgen.
10. Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Dokumente, die die Zahlungen an Mitarbeiter für ihre geleistete Arbeit, einschließlich Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträgen, aufzeigen.

Jeder dieser Belege spielt eine wichtige Rolle bei der ordnungsgemäßen Buchführung und dient als Nachweis für Transaktionen, die für steuerliche und rechtliche Zwecke erforderlich sind.

Was ist digitales Archivieren?

Digitales Archivieren bezeichnet den Prozess, bei dem physische Dokumente und Belege in digitale Formate überführt und sicher gespeichert werden. Anstelle von Papierdokumenten werden diese gescannt, digitalisiert und in einem elektronischen Archivsystem abgelegt.

Die wichtigsten Merkmale des digitalen Archivierens umfassen:

• Scannen und Umwandeln: Physische Dokumente werden gescannt und in gängige digitale Formate wie PDF oder TIFF konvertiert.
• Sichere Speicherung: Die digitalisierten Dateien werden in einer geschützten, oft verschlüsselten Umgebung abgelegt, um ihre Vertraulichkeit und Integrität zu wahren.
• Langfristige Aufbewahrung: Die digitalisierten Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie über Jahre hinweg zugänglich und lesbar bleiben, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
• Einfache Suche und Abruf: Durch Metadaten und optimierte Suchfunktionen können archivierte Dateien schnell gefunden werden.

Vorteile des digitalen Archivierens:

• Reduzierung des Papierverbrauchs und des physischen Speicherbedarfs
• Schneller und direkter Zugriff auf relevante Dokumente
• Erhöhte Sicherheit durch Verschlüsselung und strikte Zugangskontrollen
• Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen

Digitales Archivieren stellt eine moderne und gesetzestreue Lösung dar, um Dokumente effizient zu verwalten und zu bewahren.

Schritte zur digitalen Archivierung von Belegen

• Scannen und Erkennen: Die Belege werden eingescannt oder als digitale Datei importiert. Durch OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden die Daten automatisch extrahiert und kategorisiert.
• Speicherung: Die Belege werden sicher und revisionssicher auf einem digitalen Medium gespeichert, das eine langfristige Lesbarkeit und Integrität garantiert.
• Zugriff und Verwaltung: Mithilfe einer benutzerfreundlichen Software können Sie die Belege nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Betrag oder Kategorie filtern und schnell wiederfinden.

Warum Belege digital aufbewahren und archivieren?

Die Vorteile der digitalen Belegerfassung und -archivierung liegen auf der Hand:

• Effizienz: Belege sind jederzeit zugänglich und können schnell durchsucht werden.
• Platzersparnis: Keine physischen Ordner mehr – alles ist sicher und platzsparend in der Cloud oder auf digitalen Speichermedien abgelegt.
• Rechtssicherheit: Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrungspflicht.

Die digitale Belegarchivierung stellt sicher, dass alle Geschäftsvorgänge nachvollziehbar und die Buchhaltung revisionssicher bleibt. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Belege ordnungsgemäß zu archivieren, da sie die Grundlage für die Besteuerung bilden (gemäß § 158 der Abgabenordnung). 

Eine sorgfältige Archivierung schützt die Integrität der Finanzdaten und ermöglicht eine einfache Vorlage bei Prüfungen durch das Finanzamt. Mit moderner Software können Belege digital erfasst, sicher gespeichert und GoBD-konform aufbewahrt werden – so bleibt die langfristige Sicherheit und Zugänglichkeit der Dokumente gewährleistet.

Belege digital archivieren – darauf muss geachtet werden

Damit die digitale Aufbewahrung Ihrer Belege den Anforderungen des Finanzamts entspricht, sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Revisionssicherheit

Die digitalen Belege müssen unveränderbar und sicher gespeichert werden. Jegliche Manipulation der gespeicherten Daten muss ausgeschlossen sein. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie eine GoBD-konforme Software verwenden. So bleiben Ihre Belege immer rechtskonform.

2. Langfristige Aufbewahrung

Steuerrechtliche Unterlagen müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Rechnungen und Quittungen als auch für Reisekostenbelege, die Sie digital aufbewahren. Sie müssen jederzeit zugänglich sein, auch wenn Sie in der Zukunft auf sie zugreifen müssen.

Tipp: Verwenden Sie eine Software, die eine automatische Archivierung und Speicherung der Belege ermöglicht, sodass diese auch in der Zukunft problemlos abgerufen werden können.

3. Format der Belege

Die gängigsten Formate zur digitalen Archivierung von Belegen sind PDF und TIFF. Diese Formate sind vom Finanzamt anerkannt und garantieren, dass Ihre Belege rechtssicher gespeichert werden.

4. Sicherheitsvorkehrungen

Achten Sie darauf, dass die Software, mit der Sie Belege digital aufbewahren, umfassende Sicherheitsmaßnahmen bietet. Dazu gehören:

• Verschlüsselung der Daten: Damit Dritte keinen Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten.
• Zugriffskontrollen: Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf die gespeicherten Belege haben.
• Backups: Regelmäßige Sicherheitskopien gewährleisten, dass Ihre Belege auch im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können.

5. GoBD-Konformität

Wenn Sie Belege digital aufbewahren, muss dies den Vorgaben der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen. Achten Sie darauf, dass Ihre Software dies unterstützt, sodass Sie immer auf der sicheren Seite sind und keine rechtlichen Probleme entstehen.

Best Practices: Wie können Sie Belege am besten digital archivieren?

Die digitale Belegaufbewahrung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wichtige Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Buchhaltung. Um sicherzustellen, dass Ihre Belege korrekt und sicher aufbewahrt werden, gibt es einige Best Practices, die Sie beachten sollten:

1. Belege direkt nach dem Erhalt digitalisieren
   Scannen oder fotografieren Sie Belege sofort, sobald sie eingehen. So vermeiden Sie, dass wichtige Dokumente verloren gehen und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen schnell erfasst werden.
2. Verwenden Sie ein GoBD-konformes Archivierungssystem
   Achten Sie darauf, dass Ihre digitale Archivierungslösung die Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) erfüllt. Das bedeutet, dass die Belege revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden müssen.
3. Kategorisierung und Indexierung
   Ordnen Sie Ihre Belege gleich nach der Digitalisierung in sinnvolle Kategorien (z.B. nach Art der Ausgabe oder Datum) und versehen Sie sie mit relevanten Schlagwörtern. Dies erleichtert später die Suche und den Zugriff auf spezifische Belege.
4. Regelmäßige Backups
   Sichern Sie Ihre digitalisierten Belege regelmäßig, um im Falle von Datenverlust oder Systemausfällen eine vollständige Wiederherstellung zu gewährleisten.
5. Zugriffsrechte und Sicherheit
   Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf die digitalen Belege zugreifen können. Nutzen Sie ein System, das verschlüsselte Datenübertragung und eine detaillierte Benutzerverwaltung bietet.

Warum Klippa SpendControl die beste Wahl für die digitale Belegarchivierung ist

Klippa SpendControl bietet eine zukunftssichere Lösung für die digitale Belegaufbewahrung und Archivierung, die speziell auf die Anforderungen moderner Unternehmen zugeschnitten ist. Mit dieser Software können Sie nicht nur Ihre Belege automatisch scannen und kategorisieren, sondern auch die vollständige Kontrolle über Ihre Buchhaltung behalten.

• Automatisierte Belegerfassung: Durch die OCR-Technologie von Klippa werden Belege sofort nach dem Scannen erfasst und relevante Daten wie Betrag, Lieferant und Datum automatisch extrahiert und ins System übertragen.
• GoBD-konforme Archivierung: Alle Belege werden sicher und revisionssicher gespeichert, sodass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt jederzeit zur Verfügung stehen.
• Sichere Speicherung und Datenschutz: Klippa SpendControl erfüllt höchste Sicherheitsstandards, einschließlich der ISO27001-Zertifizierung und GDPR-Konformität, sodass Ihre Daten jederzeit geschützt sind.
• Einfache Integration: Die Software lässt sich problemlos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme integrieren, was einen nahtlosen Arbeitsablauf ermöglicht.

Mit Klippa SpendControl erhalten Sie eine zuverlässige, benutzerfreundliche und skalierbare Lösung, die die digitale Belegarchivierung auf ein neues Level hebt und Ihr Unternehmen langfristig für die Zukunft rüstet. Bereit für eine automatisierte Zukunft?

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