So funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung – 2026 Pflicht & Chancen für Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für B2B‑Rechnungen die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E‑Rechnungspflicht), eingeführt durch das Wachstumschancengesetz in Übereinstimmung mit der EU‑Norm EN 16931. Unternehmen müssen strukturierte, maschinell lesbare Formate nutzen und diese revisionssicher archivieren.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung digitalisiert und optimiert den gesamten Kreditorenprozess, vom Rechnungseingang bis zur Buchung, durch:

• OCR (Optical Character Recognition) oder Intelligent Document Processing (IDP) zur Datenerfassung
• Validierung und Abgleich mit Bestelldaten oder Lieferscheinen
• Genehmigungs‑Workflows gemäß festgelegten Schwellenwerten
• Buchung ins ERP/FiBu‑System und revisionssichere Archivierung

Das Resultat: weniger manuelle Arbeit, schnellere Durchlaufzeiten, fehlerfreie Prozesse, optimale Skonti‑Nutzung und direkte Kostensenkung bei Druck‑, Porto‑ und Lagerkosten. Gleichzeitig wird die gesetzliche Compliance zur einfachen, automatisierten Routine.

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Kernprozesse automatisierter Rechnungsverarbeitung

• Import & Erfassung: Eingang per E‑Mail, PDF, XML oder Scan; OCR/IDP erkennt Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Kreditor.
• Datenextraktion: Automatisches Auslesen und Strukturieren von Schlüssel‑Wert‑Paaren und Zeilenpo
• Prüfung & Freigabe: Abgleich mit Bestelldaten oder Lieferscheinen; Genehmigungsprozess nach definierten Schwellenwerten.
• Buchung & Archivierung: Übergabe der Daten ans ERP/FiBu‑System; revisionssichere Speicherung in akzeptierten Formaten wie PDF/A.

In diesem Blog gehen wir Schritt für Schritt auf die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ein, zeigen die Vorteile auf und stellen die Tools und Technologien vor, die Ihren Workflow von der einfachen Datenextraktion bis hin zum umfassenden Finanzmanagement verändern können.

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Was bedeutet automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der digitale Prozess, bei dem eingehende Rechnungen vollständig ohne manuelle Dateneingabe bearbeitet werden.

Eine Software liest relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant per OCR oder IDP aus, validiert diese, vergleicht sie mit Bestellungen oder Lieferscheinen, leitet sie durch Genehmigungs‑Workflows und bucht sie im ERP‑ oder FiBu‑System ein. Alle Daten werden revisionssicher archiviert.

Die Umstellung von der manuellen auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist eine der besten Praktiken in der Kreditorenbuchhaltung und spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch das Cashflow-Management und bietet mehr Kontrolle über die Finanzprozesse. Als Nächstes wollen wir uns die Schritte zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ansehen.

Wie funktioniert die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung werden die manuellen, zeitaufwändigen Schritte durch eine Technologie ersetzt, die vom Rechnungseingang bis zur Zahlung alles mit minimaler menschlicher Beteiligung abwickelt. So funktioniert’s, Schritt für Schritt:

1. Rechnungseingang und Datenerfassung

Der Prozess beginnt, wenn eine Rechnung eingeht, entweder per E-Mail, als gescanntes Dokument oder sogar direkt vom Lieferanten hochgeladen. Die Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfasst die Daten der Rechnung sofort mithilfe von Technologien wie OCR (Optical Character Recognition).

Dadurch entfällt die oft fehleranfällige und zeitaufwändige manuelle Dateneingabe. Das System identifiziert wichtige Details wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferanteninformationen, Einzelposten und Gesamtbeträge.

Schauen Sie sich an, wie Klippa DocHorizon die Rechnungsverarbeitung automatisiert

2. Datenvalidierung und -abgleich

Sobald die Daten erfasst sind, führt das System Validierungsprüfungen durch, um die Richtigkeit der Informationen zu gewährleisten. Es überprüft zum Beispiel, ob der Name des Lieferanten mit den Angaben in der Datenbank Ihres Unternehmens übereinstimmt, und vergleicht die Rechnung mit Bestellungen oder Lieferscheinen, um zu bestätigen, dass die Waren oder Dienstleistungen wie beschrieben erhalten wurden.

Stellt die Software Unstimmigkeiten fest, z. B. nicht übereinstimmende Beträge oder fehlende Daten, wird die Rechnung zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter gekennzeichnet.

3. Genehmigungsworkflow

Nach der Validierung der Daten wird die Rechnung durch einen Genehmigungsworkflow geleitet. Mit automatisierten Systemen können Sie anpassbare Workflows einrichten, die auf der Struktur Ihres Unternehmens und den Genehmigungsschwellenwerten basieren. So kann es beispielsweise sein, dass für kleinere Zahlungen nur eine Genehmigungsstufe erforderlich ist, während größere Beträge von mehreren Abteilungen abgezeichnet werden müssen. So wird sichergestellt, dass die Rechnungen von den richtigen Personen geprüft werden, ohne dass es zu unnötigen Verzögerungen kommt.

4. Zahlungsabwicklung

Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird sie zur Zahlung weitergeleitet. Automatisierte Systeme lassen sich in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software integrieren, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich bearbeitet werden. Sie können Regeln für Frühzahlungsrabatte oder Mahnungen für Fälligkeitstermine festlegen, um Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden. Zahlungen können automatisch geplant werden, oder die Freigabe der endgültigen Zahlung kann je nach Ihren Wünschen erfolgen.

5. Buchführung und Rechnungsprüfung

Nach erfolgter Zahlung werden die Rechnung und die zugehörigen Datensätze automatisch in einer zentralen, durchsuchbaren Datenbank gespeichert. Das macht den späteren Abruf bei Prüfungen oder Nachfragen einfach und schnell. Rechnungen werden auf der Grundlage relevanter Felder, wie z. B. dem Namen des Lieferanten, dem Zahlungsdatum oder dem Rechnungsbetrag, indiziert, wodurch sichergestellt wird, dass alle Informationen für Nachverfolgungs- und Berichtszwecke leicht zugänglich sind.

6. Kontinuierliches Lernen und Verbesserung

Einer der leistungsfähigsten Aspekte der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die Fähigkeit, mit der Zeit zu lernen. Das System kann darauf trainiert werden, bestimmte Formate, Lieferanten und sogar häufige Fehler zu erkennen. Mit der Zeit wird es immer genauer und effizienter bei der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. Algorithmen des maschinellen Lernens können auch Trends und Muster in Ihren Rechnungsdaten analysieren und so potenziellen Betrug oder Bereiche für kostensparende Verbesserungen erkennen.

Dieser Workflow bietet einen nahtlosen Ansatz für die Bearbeitung von Rechnungen, spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz der Finanzprozesse. Automatisierte Systeme lassen sich zudem mit Ihrem Unternehmen skalieren, so dass die Effizienz der Verarbeitung auch bei steigendem Rechnungsaufkommen konstant bleibt.

Als Nächstes wollen wir die Vorteile der Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung untersuchen und herausfinden, warum diese Umstellung der Schlüssel zur Optimierung Ihres Kreditorenprozesses ist.

Vorteile der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Überlegen Sie immer noch, ob Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren sollen? Lassen Sie uns einen Blick auf die spezifischen Vorteile werfen, die die Automatisierung des Rechnungs-Workflows für Ihr Tagesgeschäft bringen kann.

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann eine langsame, mühsame Aufgabe sein, die wertvolle Zeit verschlingt und Ihr Unternehmen vor unnötige Herausforderungen stellt. Durch die Umstellung auf Automatisierung kann Ihr Unternehmen von einer Reihe von Vorteilen profitieren, darunter:

Erhöhte Effizienz

56 % der Finanzteams verbringen bis zu 10 Mal mehr Zeit mit der Rechnungsverarbeitung als diejenigen, die automatisierte Systeme verwenden. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Sie große Mengen an Rechnungen schnell und präzise bearbeiten. Indem Sie die manuelle Arbeit reduzieren, senken Sie die Arbeitskosten und rationalisieren Ihre Arbeitsabläufe, sodass sich Ihr Team auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kann.

Verarbeitung hoher Volumina innerhalb von Minuten statt Stunden; Finanzteams sparen bis zu 90 % Zeit gegenüber manuellen Prozessen.

Reduzierte Fehler

Menschliches Versagen bei der Dateneingabe kann zu kostspieligen Fehlern führen. Durch den Einsatz von Technologien wie OCR zur automatischen Extraktion von Rechnungsdaten wird das Risiko von Fehlern minimiert. Dies gewährleistet die Genauigkeit von dem Moment an, in dem die Rechnung in Ihr System eingegeben wird.

Transparenz in Echtzeit

Durch die Automatisierung erhalten Sie einen klaren Echtzeit-Überblick über Ihren gesamten Rechnungsprozess. Da jeder Rechnungsstatus auf einen Blick verfügbar ist, können Sie leicht nachvollziehen, wo sich jede Rechnung in der Genehmigungskette befindet und wer für die nächsten Schritte zuständig ist, um Engpässe zu vermeiden.

Verbesserte Compliance

Mit automatisierten Systemen werden alle Rechnungen und Belege sicher gespeichert und in digitalen Formaten organisiert. Dies erleichtert das Auffinden von Unterlagen für Prüfungen oder Berichte und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Finanzvorschriften und Berichtsanforderungen einhält.

Schnellere Freigaben und Zahlungen

Die Automatisierung beschleunigt den Genehmigungsprozess, indem Rechnungen direkt an die richtigen Personen zur Prüfung weitergeleitet werden. Dies beschleunigt die Zahlungszyklen, verringert Verzögerungen und trägt dazu bei, die Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten, da die Zahlungen pünktlich erfolgen.

Betrugsaufdeckung und -prävention

Der Klippa-Bericht 2024 hat aufgedeckt, dass 46,7 % der Finanzunternehmen bis zu 10 betrügerische Rechnungen pro Monat erhalten! Automatisierte Rechnungssysteme können Rechnungsdaten mit anderen internen Systemen und externen Datenquellen abgleichen. Durch den Einsatz von Algorithmen des maschinellen Lernens können diese Systeme verdächtige Muster oder Diskrepanzen aufzeigen und so dazu beitragen, Betrug zu erkennen und zu verhindern, bevor er zu einem Problem wird.

OCR/IDP eliminiert Tippfehler; KI erkennt verdächtige Rechnungen, Duplikate oder unübliche Zahlungsinformationen.

Kosteneinsparungen

Obwohl die Automatisierung eine Anfangsinvestition erfordert, können die langfristigen Einsparungen erheblich sein. Geringere Arbeitskosten, weniger Fehler, schnellere Bearbeitungszeiten und ein verbesserter Cashflow tragen alle zu einer erheblichen Kapitalrendite (ROI) und bis zu 42 % geringeren Bearbeitungskosten bei.

Hinzukommen weniger Ausgaben für Druck‑, Porto‑ und Lagerkosten; bis zu 42 % geringere Bearbeitungskosten und automatische Workflows sichern frühzeitige Zahlungen, um angebotene Skonti voll auszuschöpfen.

Sind Sie neugierig, wie Sie mit der Automatisierung von Rechnungsabläufen beginnen können? Im nächsten Abschnitt werden wir verschiedene Methoden zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung untersuchen und Ihnen eine Komplettlösung vorstellen, mit der Sie schnell loslegen können.

Tools zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, und jede bietet einzigartige Funktionen. Diese Technologien können kombiniert werden, um die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz Ihrer Rechnungsabläufe zu maximieren. Werfen wir einen genaueren Blick auf die effektivsten Tools, die Ihnen helfen können, Ihren Prozess zu verändern:

1. Intelligent Document Processing (IDP)

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist der nächste Schritt nach der herkömmlichen OCR. Sie extrahiert nicht nur Daten aus Rechnungen, sondern klassifiziert, organisiert und validiert den Inhalt auch automatisch. IDP-Systeme nutzen KI und maschinelles Lernen, um unstrukturierte Daten zu verarbeiten und selbst komplexe Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten zu bearbeiten. Das macht sie besonders nützlich für Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Rechnungsvorlagen arbeiten.

2. Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP)

EIPP (oder: Elektronische Rechnungsstellung und Zahlung) ist ein automatisiertes System, das es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen elektronisch einzureichen und so den Papierkram und die manuelle Bearbeitung zu reduzieren. Die Rechnungen werden direkt über ein Webportal oder per E-Mail hochgeladen und vom System automatisch erfasst, validiert und zur Genehmigung weitergeleitet. EIPP vereinfacht den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen – vom Eingang bis zur Zahlung – und bietet Echtzeiteinsicht in den Status jeder Rechnung, was die Transparenz erhöht und Verzögerungen bei der Bearbeitung verringert.

3. Robotic Process Automation (RPA)

RPA nutzt Bots, um sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, die keine komplexe Entscheidungsfindung erfordern. Dazu gehören Aufgaben wie die Dateneingabe, die Anmeldung bei verschiedenen Systemen, das Kopieren von Daten zwischen Anwendungen und sogar das Auslösen von Genehmigungsprozessen. RPA ist besonders effektiv, wenn sie in andere Systeme wie IDP oder EIPP integriert wird, da sie Routineaufgaben erledigen kann, während anspruchsvollere Technologien die Datenextraktion und -analyse übernehmen.

4. KI und Machine Learning

KI und maschinelles Lernen (ML) verbessern die Rechnungsverarbeitung, indem sie kontinuierlich aus den verarbeiteten Daten lernen. Mit der Zeit verbessern diese Systeme ihre Genauigkeit bei der Datenextraktion, Validierung und Betrugserkennung. KI kann auch Muster vorhersagen, z. B. doppelte oder betrügerische Rechnungen erkennen, indem sie diese mit historischen Daten vergleicht. Algorithmen des maschinellen Lernens helfen bei der Feinabstimmung der Automatisierung und machen sie anpassungsfähiger an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Anforderungen.

5. Integration mit Finanz- und ERP-Systemen

Eine der leistungsfähigsten Möglichkeiten zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist die direkte Integration Ihrer Automatisierungswerkzeuge in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme. Diese Integrationen stellen sicher, dass Rechnungen nach ihrer Verarbeitung automatisch in Ihren Finanzsystemen erfasst werden, so dass Sie die Hauptbücher aktualisieren, Budgets verfolgen und den Cashflow ohne manuelle Eingaben verwalten können. 

Viele dieser Technologien funktionieren am besten, wenn sie kombiniert werden, und können auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Wenn Sie beispielsweise in erster Linie eine unkomplizierte Datenextraktion und -validierung benötigen, kann eine IDP-Plattform wie Klippa DocHorizon die beste Wahl sein. Eine solche Software nutzt OCR, KI und maschinelles Lernen, um Daten aus jeder Art von Rechnung zu extrahieren und zu verarbeiten und sie nahtlos an Ihr bevorzugtes System weiterzuleiten.

Wenn Sie hingegen eine eher buchhalterisch orientierte Lösung für die Verwaltung von Rechnungen und Ausgaben benötigen, ist eine Software wie Klippa SpendControl besser geeignet. Eine solche Software scannt nicht nur Rechnungen mit OCR, sondern löst auch benutzerdefinierte Workflows aus, z. B. Genehmigungen auf der Grundlage des Rechnungsbetrags, des Lieferantennamens oder beliebiger anderer Kriterien.

Anschließend werden die Daten mithilfe von Plug & Play-Integrationen mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen übertragen, wodurch sich die manuellen Eingaben in Ihrem Finanzteam erheblich verringern. Diese Automatisierung kann die Effizienz drastisch verbessern und Fehler minimieren, so dass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.

Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit Klippa

Vergeuden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen. Ob einfache Datenextraktion oder komplexes Finanzmanagement, Klippa hat eine Lösung für Sie.

DocHorizon – Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen

Klippa DocHorizon ist eine IDP-Plattform, die KI-gestützte OCR-Software für intelligentes und genaues Scannen, Klassifizierung, Anonymisierung, Datenextraktion und Verifizierung von Dokumenten verwendet.

Laden Sie Ihre Dokumente einfach per E-Mail, über das Internet oder über mobile Anwendungen hoch, und lassen Sie die DocHorizon-Plattform Ihren gesamten Dokumenten-Workflow mit nur wenigen einfachen Schritten automatisieren. Nutzen Sie unsere Out-of-the-Box-Modelle oder erstellen Sie Ihr eigenes OCR-Modell, um jede Art von Dokument zu unterstützen, die Sie benötigen.

Darüber hinaus können Sie unsere Lösung über die Low-Code-Plattform oder über SDKs und APIs in Ihre bestehenden mobilen Anwendungen und Tools integrieren.

Mit DocHorizon können Sie:

• Einsatz einer Low-Code-IDP-Plattform mit einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche
• Erzielen Sie eine Datenextraktionsgenauigkeit von bis zu 95 % und eine nahtlose Dateikonvertierung
• Einsatz von Human-in-the-Loop-Automatisierung für ein Höchstmaß an Genauigkeit
• Erstellung benutzerdefinierter Extraktionsmodelle für jeden Dokumententyp 
• Verarbeiten Sie Dokumente in mehr als 150+ Sprachen in verschiedenen Formaten
• Sortieren und Klassifizieren von Dokumenten zur Organisation von Datenbanken oder Archiven
• Automatisches Erkennen von gefälschten Dokumenten
• Nutzen Sie die Extraktion von Schlüssel-Wert-Paaren und Zeilenposten
• Maskieren und Anonymisieren von Daten
• Exportieren von Daten in verschiedenen Ausgabeformaten, einschließlich JSON, PDF/A, CSV, XML, XLSX, UBL
• Synchronisierung mit jedem System über unsere API- und SDK-Integrationen

SpendControl – Für die Finanzverwaltung

Klippa SpendControl ist eine Pre-Accounting-Lösung, die Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement und Verwaltung von Firmenkreditkarten in einer einzigen Plattform vereint. Sie ermöglicht es Ihnen, Rechnungen einfach zu erfassen, zu verarbeiten und zu genehmigen, wodurch die manuelle Eingabe reduziert wird. Sobald die Daten validiert und genehmigt sind, synchronisiert SpendControl sie automatisch mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem und vereinfacht so Aufgaben, die früher Stunden dauerten, auf wenige Klicks.

Unsere Lösung vereinfacht den Prozess der Rechnungsfreigabe durch die automatische Weiterleitung von Daten an autorisierte Mitarbeiter auf der Grundlage von benutzerdefinierten Geschäftsregeln. Mit Echtzeit-Updates und Einblicken hält SpendControl alle Ihre Finanzdaten auf dem neuesten Stand und gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Monats- und Jahresabschluss.

Mit SpendControl können Sie:

• Verwalten Sie Ihre Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform
• Scannen, Einreichen, Verarbeiten und Genehmigen von Rechnungen über das Internet oder eine mobile App
• Erzielen Sie eine 99%ige Genauigkeit bei der Extraktion von Rechnungsdaten mit der OCR von Klippa
• Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit intuitiven Dashboards
• Passen Sie Ihr Rechnungsfreigabe mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an 
• Halten Sie mit unserer ISO27001-zertifizierten und GDPR-konformen Lösung alle Steuer- und Datenschutzvorschriften ein
• Verlassen Sie sich auf die automatische Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Zahlungen
• Verhindern Sie Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und Betrug
• Integrieren Sie SpendControl mit Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software, wie DATEV, Netsuite oder SAP

FAQ – Häufig gestellte Fragen