El reconocimiento de facturas, también conocido como escaneo y reconocimiento u OCR, es un tema candente en el sector de la contabilidad desde hace algunos años. Poco a poco, la contabilidad se va robotizando y el reconocimiento de facturas es una parte importante. Durante mucho tiempo, el reconocimiento de facturas estaba disponible principalmente para la información titular, como acreedor, deudor, fecha, número de factura, importe total, etcétera. Sin embargo, el desarrollo de la tecnología ha hecho posibles sistemas de Machine Learning cada vez más inteligentes. En Klippa, por ejemplo, trabajamos con deep learning. Esta técnica permite extraer información cada vez más específica de los documentos con una precisión cada vez mayor. Por eso, ¡el reconocimiento automático de facturas a nivel de línea también es posible con la API de OCR y procesamiento de facturas de Klippa!
¿Por qué es útil el reconocimiento de líneas de factura?
Por supuesto, la extracción automática de la información clave de una factura ya es bastante útil para convertir muchas facturas al formato de una propuesta de reserva automatizada. El OCR ya ha demostrado su valor en esta área. Especialmente con los libros de contabilidad normalizados, la automatización de las propuestas de reserva resulta cada vez más sencilla. Sin embargo, no siempre es posible elaborar una propuesta de reserva completa con la información básica. Al fin y al cabo, las facturas (y los recibos) a veces tienen varias líneas de facturación y no todas las líneas tienen que contabilizarse en la misma cuenta de contabilidad general, centro de costos o proyecto. Al reconocer las facturas a nivel de línea, nuestro software de autoaprendizaje dispone de más contexto y casi todas las propuestas pueden hacerse con precisión.
¿Cómo funciona el reconocimiento de líneas en las facturas?
Utilizamos un modelo de Machine Learning para reconocer líneas en las facturas. Puede que sea una historia un tanto técnica, pero para ello utilizamos el deep learning. Una forma de Machine Learning en la que el propio software puede deducir el significado de un conjunto de datos etiquetados. En Klippa hemos desarrollado un gran conjunto de datos en el que las líneas de las facturas están claramente marcadas por factura y recibo. El software de autoaprendizaje hace su magia en este conjunto de datos para reconocer patrones. Con el tiempo, surgió un modelo. Cada vez que un documento llega a Klippa para ser procesado, el documento se compara con nuestro modelo. Basándonos en un análisis estadístico, observamos a qué estructura se parece el documento. En cuanto esto está claro, el programa designa la ubicación de las líneas de la factura. Esto puede verse como hacer una especie de resaltado con un marcador, como se haría con un resumen.
En cuanto tengas los marcadores de la región de las líneas de factura en su lugar, otro programa informático entrará en funcionamiento. Lo llamamos el procesador. Este procesador examina toda la información en el área resaltada y asigna un significado a cada pieza de información. Por ejemplo, la descripción, los importes, los números y los valores del IVA de la factura se mantienen separados y se almacenan por separado en la base de datos para cada línea de factura. Esta información, junto con la información de cabecera, se utiliza finalmente para incluir la propuesta de reserva a nivel de línea.
¿Cómo es el OCR de las líneas de factura?
A veces es difícil visualizar bien el funcionamiento de un programa informático. Al fin y al cabo, el software realiza la mayor parte de su trabajo de manera oculta, y sólo el resultado se visualiza en una interfaz. Para que te hagas una idea de cómo funciona el software, puedes ver la siguiente visualización. Aquí puedes ver cómo el software, además de los datos clave, también ha puesto un recuadro verde en una factura, aquí es donde se encuentran las líneas de las facturas. A continuación, se dibujan bloques negros alrededor de los valores individuales que son relevantes y se conectan entre sí con líneas negras. De este modo, se extraen los datos y se vinculan entre sí, sin utilizar plantillas.
¿Con qué idiomas funciona?
¡Buena pregunta! Por suerte, la respuesta también es bastante buena. Nuestro software funciona prácticamente en cualquier idioma. Funciona mejor en idiomas Europeos como el Holandés, Alemán, Francés, Italiano, Español, Inglés y muchos más. También se puede entrenar para que funcione mejor en determinados idiomas si los resultados iniciales no son los esperados. Quizás sea interesante saber que, además de facturas, Klippa también puede extraer partidas individuales de recibos u otros documentos.
¡Hablemos!
En Klippa implementamos nuestras soluciones OCR inteligentes en nuestro propio software, por ejemplo en el módulo de facturas de compra, pero también en software de terceros. Para ello, disponemos de APIs fáciles de usar. ¿Tienes algún reto relacionado al escaneo y reconocimiento de líneas de facturas? Ponte en contacto con nosotros. Nos gustaría pensar contigo. ¿Quieres saber más? Lee más en nuestra página de OCR para facturas.