Wie Banijay Benelux sein Spesenmanagement mit Klippa automatisiert und verbessert hat
Ein Gespräch mit Leon Backbier, IT-Manager bei Banijay Benelux (ehemals Endemol)
Sektor
Medien & Entertainment
Team
3000+ Mitarbeiter
Integrationen
Mendix
Unit4 Coda
Idaptive
SurePay
Probleme mit dem alten Verfahren
Viele Transaktionen mit Visitenkarten
Wie hat BBNL den Prozess der Kostenabrechnung gehandhabt, bevor sie mit Klippa zusammengearbeitet haben? “Unsere größte Frustration war die Vielfalt und das Volumen der Anträge, mit denen wir zu tun hatten. Es gab viele kleine Transaktionen mit Firmen-Debit- und -Kreditkarten.”
Infolgedessen stapelten sich die Belege auf den Schreibtischen unserer Kollegen. Im Allgemeinen werden Rechnungen schnell eingereicht, wenn es sich um eine Vorauszahlung mit eigenem Geld handelt, aber wenn mit einer Firmenkarte gezahlt wurde, war die Dringlichkeit nach einer schnellen Rückzahlung viel geringer.
Kompliziertes und zeitaufwendiges Antragsverfahren
Außerdem war der Einreichungsprozess zu aufwendig: Die Belege mussten kopiert, ausgeschnitten, zusammengeklebt und manuell in das Finanzsystem eingegeben werden.
Kein Einblick
“Wir haben außerdem festgestellt, dass aufgrund der vielen Auswahlmöglichkeiten bei den Projektcodes oft beschlossen wurde, die Forderung unter ‘Sonstiges’ zu verbuchen. Dies führte dazu, dass das Finanzteam die Vorgänge dann noch korrekt klassifizieren musste.” Das kostet viel Zeit, Geld und letztlich auch Genauigkeit.
“Wir hatten natürlich auch nicht die Zeit, jeden in die Nutzung komplexer Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics einzuweisen. Das System sollte für sich selbst sprechen und man sollte kein Handbuch dafür brauchen.” Einfache Handhabung war also der Schlüssel.
Komplexe und viele wechselnde Dimensionen
“Bei unserer Suche nach einer Standardanwendung, die dies für uns lösen könnte, stiesen wir schenll auf das Problem, dass unsere Prozesse nicht standardiseirt sind. In der Tat haben wir einen ziemlich ungewöhnlichen Buchungsprzess.”Unternehmen neigen dazu, Kostenarten, Kostenstellen und Projekte als Dimensionen zu verwenden. “Wir gehen oft drei bis vier Dimensionen weiter, die sich manchmal täglich ändern, und haben auch einen viel flexibleren Genehmigungsprozess.
Als wir all das in einer Standardanwendung einrichteten, stießen wir immer wieder auf dasselbe Problem: Es fühlte sich sehr starr und umständlich an.” Natürlich mussten wir eine Lösung für dieses Problem finden.
Die Einführung zu Klippa
“Unsere Partnerschaft mit Klippa hat sich organisch entwickelt. Wir sind ein recht überschaubares Unternehmen, sodass wir uns schnell entscheiden und loslegen konnten. Deshalb haben wir uns entschieden, zunächst selbst einen Backend-Prozess zu entwickeln.”
Dieses Backend wurde in der Low-Code-Umgebung Mendix erstellt. Als Nächstes sollte eine OCR-Lösung gefunden werden, um die Daten aus Belegen und Rechnungen automatisch zu extrahieren. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter im Prozess maximal entlastet.
Hohe OCR Erkennungsrate
“Ursprünglich haben wir mit Kofax angefangen, einem ziemlich teuren Produkt, das aber nur eine OCR-Erkennungsrate von 30 % erreichte. Unsere Mitarbeiter tippten also immer noch Quittungen ab.”
Im Laufe der Zeit experimentierte BBNL mit Google und Azure, aber auch hier war man mit der Leistung der OCR-Software nicht sehr zufrieden. Dann entdeckte ein Data Scientist zufällig Klippa: “Er sagte: ‘Leon, schau es dir einfach mal an. Die Genauigkeit von Klippa liegt bereits bei 80 %, ohne dass wir selbst etwas getan haben.’ Und das war der Auslöser für uns.”
Die OCR-Lösung erwies sich als Hit, und auch die Zusammenarbeit klappte gut. Grund genug für BBNL, zu prüfen, ob die Zusammenarbeit mit Klippa ausgeweitet werden kann. Immerhin bietet Klippa auch ein Frontend, Backend und API für das Spesenmanagement an.
BBNL untersuchte daraufhin, wie Klippa in den gesamten Prozess der Kostenverwaltung eingebunden werden kann: “Und das ist ihnen schnell gelungen!” Neben dem Frontend wurde schließlich auch die Klippa-API nahtlos integriert. Damit wurde die Zusammenarbeit zwischen Klippa und BBNL von einem auf drei Klippa-Produkte erweitert.
Warum hat sich BBNL für Klippa entschieden?
Einfache Integration, auch mit Drittsystemen
Das Frontend von Klippa lässt sich leicht mit vielen Systemen von Drittanbietern integrieren. So kann die API von Klippa mit dem Mendix-Backend von BBNL, der Identitätsmanagement-Plattform Idaptive, dem Finanzsystem Unit4 Coda und mit SurePay kommunizieren, das für die Überprüfung von IBAN- und CoC-Nummern verwendet wird.
“Dieser Workflow mit unserer eigenen Zwischenschicht, eigentlich eine Art Mittelschicht, funktioniert sehr gut.”
Mehrschichtige Dimensionsstruktur
Die Vielfalt der Projektcodes und Dimensionen ist nun in eine mehrschichtige Dimensionsstruktur eingebunden. “Wir können Dimensionsbegrenzungen verwenden, um die Anzahl der Projektcodes für bestimmte Mitarbeiter zu begrenzen, was die Kategorisierung eines Antrags erheblich erleichtert.
Wenn Sie also zum Beispiel Projekt A auswählen, können die Subcodes A1 und A2 ausgewählt werden, während für Projekt B die Subcodes B1 und B2 ausgewählt werden können. Dadurch erhält die Finanzabteilung mehr Einblick und Kontrolle über den gesamten Prozess.
Einfachste Handhabung
Die Einfachheit liegt nicht nur im mehrschichtigen Aufbau, sondern auch in der Tatsache, dass die Mitarbeiter ohne kompliziertes Handbuch sofort loslegen können.
Ein Mitarbeiter fotografiert nach dem Kauf den Kassenbon in der App. Die App liest die Daten automatisch aus und mit einem Knopfdruck kann die Rechnung eingereicht werden. “Das sieht man auch auf den Bildern sehr schön: Man sieht eine Jeans mit einem Riss und darauf einen Bon von McDonalds. Wunderbar!”
Außerdem können Mitarbeiter, die einen bestimmten Betrag für einen längeren Zeitraum abrechnen müssen, diesen nun in einem Zug eingeben. Dies trägt zur Einfachheit des Prozesses und damit zur Motivation der Mitarbeiter bei, Belege und Rechnungen einzureichen.
“Dank der Einfachheit von Klippa sparen wir jetzt 90 % der Durchlaufzeit!”
Vollständige Kontrolle und Überblick
Von einem Prozess, der stark von der Art und Weise abhing, wie die Mitarbeiter ihre Belege einreichten, ist BBNL zu einem Prozess übergegangen, der eine vollständige Kontrolle und Einsicht von Seiten des Administrators bietet.
“Wenn man sieht, dass sich alles klar summiert, führt das schnell zu weiteren Schritten, die die Effizienz steigern.”
Um die projektorientierte Belegschaft prozessfähig zu halten, gibt es nun eine komfortable Benutzersynchronisation und Single Sign-On’s, die ein effizientes Benutzermanagement ermöglichen.
“Wir können genau festlegen, wer was tun und sehen darf, sodass es für uns kontrollierbar und für den Mitarbeiter überschaubar bleibt. Diese interne Kontrolle ist für uns sehr wichtig.”
Fehler- und Betrugsprävention
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Fehler- und Betrugsbekämpfung. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass Belege doppelt eingereicht werden. Diese Duplikate werden nun automatisch gekennzeichnet, ohne dass die Administratoren Zeit und Mühe aufwenden müssen, sie zu erkennen.
“Wir wissen jetzt, zu welcher Zeit und an welchem Ort eine Transaktion durchgeführt wurde, und es ist einfacher, verdächtige Transaktionen herauszufiltern.”
Eine weitere Verbesserung des Prozesses ist die automatische Zuweisung des Status eines Antrags. Enthält ein Antrag nicht alle erforderlichen Informationen, z. B. aufgrund einer fehlenden Projektnummer, wird der Status automatisch auf ‘unvollständig’ gesetzt.
Auf diese Weise ist immer klar, in welchem Stadium sich ein Antrag befindet, und es ist leichter zu erkennen, was getan werden kann, um ihn abzuschließen.
Offene und progressive Zusammenarbeit
Letztendlich war der gemeinsame Ehrgeiz und die Art der Zusammenarbeit für Leon ausschlaggebend. “Ich denke, dass es bei einer Zusammenarbeit wichtig ist, dass man offen miteinander ist und auf die Wünsche des anderen eingeht. Das haben wir bei Klippa sofort gefunden. Die Zusammenarbeit mit den Entwicklern und dem Management von Klippa ist fantastisch!”
Die Nachteile des alten Verfahrens
Die gewünschte Lösung
Alles in allem war BBNL auf der Suche nach einer Lösung, die speziell auf die eigene komplexe Situation angewendet werden konnte. So etwas findet man nicht einfach so. Für die gewünschte Lösung wurde eine Reihe von Auswahlkriterien definiert:
Die Vorteile von Klippa
“Es ist äußerst angenehm, mit einer Firma zusammenzuarbeiten, die so ehrgeizig ist wie wir. Die Bereitschaft und Schnelligkeit, mit der Klippa spezifische Änderungen für uns umgesetzt hat, ist beeindruckend.”
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