Spesenmanagement
Automatisieren Sie Ihre Spesen- und Reisekostenabrechnung durch das digitale Spesenmanagement von Klippa. Die Expense Management Software vereinfacht das Spesenmanagement und steigert die Effizienz Ihres Unternehmens. Verfügbar über eine Mobil- und Web App.
Die Vorteile unserer Expense Management Software
Zeitersparnisse
Alle Belege und Rechnungen werden mit automatischer Texterkennung (OCR) verarbeitet. Durch das automatisierte Spesenmanagement sparen Sie 70% an Bearbeitungszeit und reduzieren die Fehleranfälligkeit.
Genehmigung von Mitarbeiterspesen
Mit dem digitalen Spesenmanagement genehmigen Sie Rückerstattungen mit ein paar einfachen Klicks! Durch die direkte Integration in Ihre Buchhaltungssoftware können Geschäftsspesen und Reisekosten nahtlos als Ausgaben eingebucht werden.
Überblick über Geschäftskosten
Erhalten Sie Echtzeit Einblicke in die Geschäftskosten. Filtern Sie Geschäftsspesen durch Projekte, Kategorien und Zeiträume – mit Echtzeit Statistiken. Direkte Exports im PDF, XLSX, UBL und CSV Format ermöglichen Kostenberichte, zu jeder Zeit.
Zufriedene Mitarbeiter
Mitarbeiter können Ihre Geschäftsausgaben jederzeit und an jedem Ort erfassen und erstatten lassen. Einfach mit der mobilen App und der Web-App zu verwenden. Funktioniert auch mit E-Mail!
Unsere Expense Software für das Spesenmanagement & die digitale Reisekostenabrechnung umfasst folgende Funktionen:
Ändern Sie Währungen, basierend auf dem Tagessatz oder einem festgelegten Wechselkurs.
Erfassen Sie die Fahrtkosten für Ihre Reisekostenabrechnung durch die Google Maps Integration.
Sparen Sie Zeit mit smarten Buchungsvorschlägen in Ihrem Buchhaltungspaket.
Verwenden Sie Gruppen, um Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffe zu geben.
Synchronisieren Sie Beziehungen, Kostenträger und Umsatzsteuern, direkt in Ihrem Buchhaltungspaket.
Verschaffen Sie sich einen strukturierten Spesenabrechnungs
prozess, in dem Sie Kategorien und Kostenträger verwenden.
Gewinnen Sie Echtzeit Einblicke in die Ausgaben von Mitarbeitern, Kategorien, Kostenstellen, Projekten, Abteilungen und Zeitperioden.
Exportieren Sie Spesenberichte in XLSX, CSV, UBL und PDF-Formate.
Verhindern Sie Betrug mit automatischer Erkennung von duplizierten Spesenabrechnungen innerhalb der Software.
Automatisieren Sie den Genehmigungsprozess, durch die Erstellung von Berechtigungsflüssen.
Automatisiertes Expense Management durch Beleg- und Rechnungserfassung mittels OCR (Optical Character Recognition).
Sortieren Sie Mitarbeiterspesen anhand von Kategorien und Ordern, durch die Nutzung von Tags.
Häufig gestellte Fragen
Verwendet Klippa eine automatische Texterkennung (OCR)?
Ja, Klippa verfügt über die leistungsfähigste OCR, um die gesamte Datenextraktion für Sie durchzuführen.
OCR steht für Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung). Die Technologie extrahiert die Daten Ihres Scans und wandelt diese in ein lesbares und verwendbares Format um.
Klippa wendet die Texterkennung für die folgenden Datenfelder an:
– Händler
– Kaufdatum
– Gesamtsumme
– Mehrwertsteuersatz
– Mehrwertsteuerbetrag
Wie handhabt Klippa Kostengruppen?
Parken, Geschäftsessen und Repräsentationskosten sind gängige Kategorien unter den Klippa-Nutzern.
Diese Kategorien können leicht in den Firmeneinstellungen eingerichtet werden. Darüber hinaus verknüpfen wir sie mit einem GL-Konto und einem MwSt.-Code, damit Sie die Ausgaben mit nur einem Klick bearbeiten können!
Das einzige, was die Nutzer tun müssen, ist für jede Ausgabe, die sie einreichen möchten, das entsprechende Kategoriefeld auszuwählen.
Wie verwaltet Klippa Kostenstellen, Kostenträger und Projekte?
Klippa unterstützt dafür zwei Möglichkeiten:
(1) Wir synchronisieren alle diese Daten aus Ihrem Buchhaltungspaket oder Ihres ERP-Systems mit einer API-Integration.
(2) Wir verwenden Importdateien in .csv oder .xlsx. Nach erfolgreichem Import weisen Sie die entsprechenden Mitarbeiter zu, so dass Sie von jeder Ausgabe alle relevanten Daten abrufen können.
Ist es möglich, Dateien herunterzuladen oder Berichte zu erstellen?
Ja, das Erstellen von Berichten und das Herunterladen von Dateien ist im CSV-, XLSX-, PDF- und UBL-Format möglich.
Das Erstellen benutzerdefinierter Berichte oder das Herunterladen Ihrer Dateien ist überhaupt kein Problem. Klippa bietet eine Vielzahl von Exportformaten an. Sie können diese auf Ihre Bedürfnisse erstellen.
Unterstützt Klippa Ausgaben, die auf Firmenkarten getätigt werden?
Ja, das tun wir!
Klippa-Benutzer können die Zahlungsmethode für ihre Ausgaben wählen. Wenn die Firmenkarte gewählt wird, wird die Ausgabe automatisch mit einer Position aus der Kreditkartenabrechnung abgeglichen.
Wie verhindert Klippa Duplikate und Betrug?
Klippa ist betrugssicher!
Natürlich kann es vorkommen, dass eine Ausgabe zweimal eingereicht wird! Sie wollen aber nicht, dass dies geschieht. Die Technologie ermöglicht das Erkennen duplizierter Dokumente. Sobald die gleichen Daten eingehen, werden Sie gewarnt. Die Warnungen sind für die Benutzer, die die Ausgabe eingereicht haben, für den Manager und für die Finanzabteilung sichtbar.
Können Sie Ihre Kilometerpauschale in Klippa registrieren?
Ja, wir haben Google Maps in die Klippa-App integriert.
Das einzige, was Sie tun müssen, ist, Ihren Start- und Zielort festzulegen – wir berechnen Ihre Kilometerpauschale auf der Grundlage der Reisedistanzen. Klippa ermöglicht auch mehrere Routen, falls Sie im Voraus planen möchten.
Bietet Klippa Genehmigungs-Workflows an?
Ja, wir bieten mehrschichtige Genehmigungsabläufe an.
In der Klippa App können Sie dynamische Workflows für die Genehmigung von Ausgaben einrichten. Eine eingereichte Ausgabe wird automatisch einem oder mehreren Manager(n) zugewiesen. Nach der Genehmigung werden die Ausgaben zur weiteren Verarbeitung im Buchhaltungssystem an die Finanzabteilung weitergeleitet.
Neben mehrschichtigen Genehmigungsabläufen bietet Klippa auch benutzerdefinierte Abläufe an. Damit ist es möglich, bestimmte Ausgaben automatisch zu genehmigen oder bei Erreichen eines Ausgabenlimits einen zusätzlichen Genehmiger zuzuweisen.
Kann ich Klippa mit meinem Buchhaltungs- oder ERP-System integrieren?
Ja, Klippa ist Software-Partner von einer Vielzahl von Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Mit vielen ERP und Buchhaltungssoftwares haben wir eine API-Integration aufgebaut. Dies ermöglicht die nahtlose Synchronisation von Daten. Klippa bietet auch intelligente Export-Import-Dateien zur Erstellung Ihrer Journalbuchungen an.
Was passiert mit verschiedenen Währungen?
Klippa wendet automatische Umrechnungen in Ihre bevorzugte Währung an. Sie brauchen dies nicht selbst zu tun – wir führen die Berechnung auf der Grundlage der Kaufdaten und des zuverlässigsten Wechselkurses für Sie durch. Schließlich speichern wir beides, die Belegwährung und die umgerechnete Währung.
Wie funktioniert die Implementierung?
Klippa ist nach Einrichtung sofort einsatzbereit. Unsere Helpdesk-Artikel werden Sie bei der Einrichtung des Kontos anleiten. Möchten Sie lieber Hilfe von einem Produktspezialisten erhalten? Das ist kein Problem – im Durchschnitt richten wir Ihr Konto innerhalb von 48 Stunden ein, sodass Sie zügig mit Klippa’s Spesenmanagement starten können.
Unternehmen, die Klippa nutzen, sparen Zeit und reduzieren ihre Fehlerquote. Darüber hinaus profitieren sie von einem wesentlich effizienteren Verwaltungsprozess als zuvor.
Nahtlose Integration von Klippa in Ihre Buchhaltungssoftware
Sehen Sie Ihre Buchhaltungssoftware nicht? Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Über 25.000 zufriedene Kunden
Ich bin sehr positiv gestimmt, über die Integration von Klippa in mein Buchhaltungspaket. Wir bearbeiten Belege und Rechnungen mit ein paar einfachen Klicks!
Klippa ist ein praktisches Tool, um alle meine Rechnungen aufzubewahren und meine Geschäftsausgaben im Blick zu behalten.
Tolle App, um meine Geschäftsausgaben im Auge zu behalten und Erstattungen abzugeben.
Fragen zur Spesenmanagement Software?
Bitte zögern Sie nicht, alle Ihre Fragen zu stellen. Kontaktieren Sie uns per E-Mail, Telefon oder Chat!
+31 50 2111631
Eine Software für die digitale & automatisierte Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung
Klippa’s Spesenmanagement ermöglicht es Ihnen Ihre Spesen und Reisekostenabrechnung zu digitalisieren. Mit der cloud-basierten Mobil und Web App werden Rechnungen und Belege von unterwegs erfasst, digital autorisiert und automatisch in Ihre Accounting Software gebucht. Die integrierte automatische Texterkennung (OCR) liest und extrahiert alle relevanten Information wie Gesamtbetrag, Händler, Mehrwertsteuer und Kaufdatum.
Dienstreisende Mitarbeiter können in der Spesenmanagement Software ebenfalls Ihre Reisekostenabrechnung erledigen. Kosten für Übernachtungen, Verpflegung, Fahrtkosten werden mobil erfasst. Die Fahrtkosten werden automatisch anhand der Google Maps Integration und flexibel festgelegten Kilometerpauschalen kalkuliert. Anschließend landet die Abrechnung direkt beim Manager oder der Finanzabteilung zur Überprüfung. Ein Programm, welches Ihre gesamte Reisekostenabrechnung erledigt!
Sind Sie daran interessiert, weitere Prozesse innerhalb Ihrer Firma zu digitalisieren? Mit Klippa können Sie ebenfalls Ihre Rechnungsverarbeitung oder gesamte Finanzverwaltung automatisieren. Wie wir unseren Kunden helfen konnten, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten, erfahren Sie in unseren Case Studies.