Wie kann man mit dem Zwei-Wege-Abgleich den Rechnungsabgleich automatisieren?

Eine Studie der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) hat ergeben, dass Unternehmen jährlich schätzungsweise 5 % ihres Umsatzes durch Betrug verlieren. Rechnungsbetrug zählt dabei zu den häufigsten Methoden. Dies verdeutlicht, wie wichtig es ist, die Genauigkeit aller eingehenden Rechnungen zu überprüfen, bevor eine Zahlung erfolgt.

Um Rechnungen zu verifizieren, müssen alle in der Rechnung aufgeführten Kaufdetails mit anderen Dokumenten wie der Bestellung abgeglichen werden. Dieser Überprüfungsprozess wird Zwei-Wege-Abgleich genannt und kann zu einer sehr mühsamen Aufgabe werden, wenn er manuell durchgeführt wird.

Bevor wir darüber sprechen, wie sich dieser Prozess mit der Klippa DocHorizon Plattform und moderner Rechnungsabgleich Software automatisieren lässt, erklären wir zunächst, was der Zwei-Wege-Abgleich ist und wie er funktioniert.

Sind Sie bereit?

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Wichtige Erkenntnisse

• Der Zwei-Wege-Abgleich überprüft die Genauigkeit einer Rechnung und vergleicht sie mit der Bestellung (PO), um sicherzustellen, dass die Angaben vor der Freigabe übereinstimmen.

• Der Drei-Wege- und Vier-Wege-Abgleich bieten zusätzliche Sicherheit: Beim Drei-Wege-Abgleich wird ein Warenbegleitschein hinzugefügt, beim Vier-Wege-Abgleich erfolgt zusätzlich eine Qualitätsprüfung. Dadurch entsteht eine noch umfassendere Verifizierung.

• Die Automatisierung verbessert Genauigkeit und Geschwindigkeit: Der Einsatz von OCR‑basierter Software wie Klippa DocHorizon automatisiert den Abgleichsprozess, reduziert manuelle Fehler und spart Zeit.

• Automatisierte Lösungen straffen Workflows: DocHorizon unterstützt die Integration automatischer Workflows, verhindert Fehler und steigert die Effizienz im Rechnungsfreigabeprozess.

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Was ist der Zwei-Wege-Abgleich?

Der Zwei-Wege-Abgleich, auch bekannt als Rechnungsabgleich, Bestellabgleich oder Positionsabgleich, ist ein Prozess, der Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung (PO) prüft. Dabei werden bestimmte Details auf beiden Dokumenten innerhalb der Rechnungsverarbeitung verglichen. Erst wenn dieser Schritt abgeschlossen ist, wird die Rechnung genehmigt, bezahlt oder abgelehnt.

Wenn die beiden Dokumente nicht übereinstimmen, wird die Rechnung zurückgehalten und nicht bezahlt, bis die Fehler behoben oder korrigiert wurden.

In der Regel nutzen Unternehmen den Zwei-Wege-Abgleich, um den Zeitaufwand für die Rechnungsprüfung zu verringern, das Risiko von menschlichen Fehlern zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Rechnungsbeträge korrekt sind.

Da wir nun wissen, was der Zwei-Wege-Abgleich ist, sehen wir uns als Nächstes an, wie dieser Prozess tatsächlich funktioniert.

Wie funktioniert der Zwei-Wege-Rechnungsabgleich?

Beim Zwei-Wege-Abgleich muss ein Buchhalter mehrere Schritte durchlaufen. Diese Schritte sehen wie folgt aus:

Schritt 1: Ein Unternehmen erhält von einem Lieferanten eine Rechnung für die Waren oder Dienstleistungen, die über eine Bestellung (PO) angefordert wurden.

Schritt 2: Die Rechnung wird manuell in der Datenbank des empfangenden Unternehmens gespeichert und mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen.

Schritt 3: Wie dieser Schritt ausgeführt wird, wird durch die sogenannte Toleranz festgelegt. Die Toleranzwerte werden im Vorfeld definiert und bestimmen die Vorgehensweise, wenn Dokumente übereinstimmen oder nicht. Dabei können zwei Situationen auftreten:

• Situation 1: Wenn die festgelegte Toleranz eingehalten wird, wird die Rechnung genehmigt und bezahlt.
• Situation 2: Wenn die Toleranz nicht eingehalten wird und Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung auftreten, wird die Rechnung zurückgestellt. In diesem Fall wird sie nicht genehmigt und nicht bezahlt. Der Kreditorenbuchhaltungsleiter muss das Problem manuell lösen.

Schritt 4: Die Rechnung wird entweder manuell genehmigt oder erneut in den Rechnungsabgleich-Prozess zur Freigabe zurückgesendet. Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird die Zahlung terminiert und die Transaktion zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten abgeschlossen.

Nach dem Lesen dieser Schritte könnte man denken, dass dieser Prozess bei einer hohen Anzahl von Dokumenten nicht so einfach durchzuführen ist und sich fragen, ob es eine bessere Lösung gibt. Zum Glück kennen wir eine!

Sehen wir uns an, wie einfach es ist, Bestellungen und Rechnungen mit unserer Rechnungsabgleich Software automatisch miteinander abzugleichen.

Wie lassen sich Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen?

Die DocHorizon IDP Plattform von Klippa hilft dabei, den gesamten Workflow des Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleichs zu optimieren und bietet dafür anpassbare Funktionen. Durch den Einsatz von KI-gestützter OCR-Technologie stellt die Plattform einen präzisen automatischen Rechnungsabgleich und einen zuverlässigen Datenerfassungsprozess sicher.

In diesem Beispiel extrahieren wir Daten aus Bestellungen und Rechnungen, um zu prüfen, ob die Angaben auf beiden Dokumenten übereinstimmen. Falls sie übereinstimmen, werden die Dateien in Google Drive hochgeladen. Falls nicht, wird eine E-Mail an den Absender gesendet.

Und das Beste daran? Sie können unsere Rechnungsabgleich Software kostenlos testen!

Sehen wir uns direkt an, wie der Zwei-Wege-Abgleich mit der IDP Plattform von Klippa und moderner Rechnungsabgleich Software automatisiert werden kann.

Schritt 1: Registrieren Sie sich auf der Plattform

Der erste Schritt besteht darin, ein Konto auf unserer DocHorizon Plattform zu erstellen. Die Anmeldung ist einfach: Besuchen Sie die Website von Klippa, klicken Sie auf den Registrieren-Button und geben Sie einige grundlegende Informationen an, wie Ihren vollständigen Namen, Ihren Firmennamen, den Anwendungsfall und das erwartete Dokumentenvolumen.

Nach der Registrierung erhalten Sie 25 € kostenlose Credits, um die Funktionen der Plattform kennenzulernen und herauszufinden, ob Klippa DocHorizon Ihren Anforderungen entspricht.

Richten Sie anschließend Ihre Organisation ein und erstellen Sie ein Projekt, um die Services nutzen zu können.

Nun können Sie die Services Document Capturing – Financial Model und Flow Builder auswählen, wie im untenstehenden Bild zu sehen. Und schon sind Sie startklar für den automatischen Rechnungsabgleich.

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Schritt 2: Wählen Sie die Eingabequelle aus

In diesem Schritt wählen Sie die Eingabequelle aus, aus der Sie Ihre Daten abrufen. Der üblichste Weg, wie man eine Bestellung und eine Rechnung erhält, ist per E-Mail, meist als Anhang.

Gehen Sie dazu in den Flow Builder der Plattform. Wählen Sie im linken Menü Flow Builder aus, erstellen Sie dann einen neuen Flow, indem Sie auf New Flow -> + From scratch klicken, und geben Sie Ihrem Flow einen Namen.

Innerhalb des Flow Builders wählen Sie Ihre Eingabequelle aus, indem Sie auf Select Trigger klicken und nach Klippa DocHorizon -> Inbox: New Email suchen. Verbinden Sie anschließend diesen Schritt mit der Plattform, um den automatischen Datenabruf für den Rechnungsabgleich zu starten. 

Um diesen Schritt zu testen, senden Sie einfach eine E-Mail an die bereitgestellte Testadresse, damit Sie Beispieldaten erstellen können, mit denen die Plattform arbeitet. Denken Sie daran, auch alle folgenden Schritte zu testen, um sicherzustellen, dass der Flow für den automatischen Rechnungsabgleich ordnungsgemäß funktioniert.

Schritt 3: Daten aus der ersten Datei erfassen

Um alle erforderlichen Felder zu extrahieren, wählen Sie im zweiten Schritt das Document Capture Modul aus. Dieser Schritt ist wichtig, da die Plattform die Daten benötigt, um den Zwei-Wege-Abgleich durchzuführen.

Da wir hier mit zwei unterschiedlichen Dateien arbeiten, müssen die Daten jeweils separat aus jeder Datei extrahiert werden.

Klicken Sie auf das +-Symbol unter der Blase „Inbox: New Email“ und suchen Sie Document Capture: Financial Document. Konfigurieren Sie anschließend Folgendes für die erste Datei:

• Connection: Erstellen Sie erneut eine Verbindung mit der Default DocHorizon Plattform
• Preset: Es wird kein Preset benötigt

File or URL: Klicken Sie in das Feld und wählen Sie aus dem Menü Inbox: New Email attachments -> attachments -> attachments 1 -> file

Schritt 4: Daten aus der zweiten Datei erfassen

Dieser Schritt ist eine Wiederholung des vorherigen Schrittes. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie bei der Konfiguration des Feldes File or URL nun im Menü Inbox: New Email attachments -> attachments -> attachments 2 -> file auswählen.

Schritt 5: Bedingte Weiterleitung erstellen

Nachdem alle Daten extrahiert wurden, nutzen Sie im nächsten Schritt die Option Router. Damit legen Sie fest, was die Plattform tun soll, wenn bestimmte von uns festgelegte Bedingungen erfüllt oder nicht erfüllt werden. In unserem Beispiel lautet die Bedingung, ob die Bestellung und die Rechnung übereinstimmen. Die möglichen Ergebnisse sind Success und Otherwise. Wir konfigurieren in diesem Fall nur den Success-Zweig.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie Execute: Only the first (left) matching branch und legen Sie die Regeln fest, indem Sie auf Branch 1 klicken:

• First value: 2. Document Capture: Financial Document -> components -> reference_details -> purchase_order_number
• Text: (Text) Exactly Matches
• Second value: 3. Document Capture: Financial Document -> components -> reference_details -> purchase_order_number

Schritt 6: Datei speichern, wenn der Zwei-Wege-Abgleich erfolgreich ist

Nun müssen wir festlegen, was geschieht, wenn die zuvor definierte Bedingung erfüllt ist – also wenn die Bestellung und die Rechnung übereinstimmen. In diesem Fall ist es naheliegend, diese Dateien in den vorgesehenen Ordner hochzuladen.

Gehen Sie im Flow Builder auf den +-Button, suchen Sie nach Google Drive und wählen Sie Upload File aus. Verbinden Sie diesen Schritt ebenfalls mit Google Drive.

Für den Dateinamen können Sie beliebige Komponenten auswählen, die sinnvoll sind. In unserem Beispiel wollten wir den Firmennamen des Absenders als Dateinamen verwenden. Dazu klicken Sie auf: Document Capture: Financial Document -> components -> financial -> customer -> company_name.

Standardmäßig werden alle im Flow extrahierten Daten automatisch in das JSON-Format konvertiert. Sie können die Daten jedoch auch in ein anderes Format wie PDF, XLS oder CSV umwandeln, indem Sie die entsprechende Dateiendung im Feld File or URL hinzufügen.

Für File hängt die Konfiguration davon ab, welche Datei Sie speichern möchten. Wenn Sie beide Dateien hochladen möchten, sollten Sie zwei separate Schritte in Google Drive Upload file anlegen und jeder Datei einen eigenen Schritt zuweisen. Es ist leider nicht möglich, zwei Dateien in einem Feld gemeinsam hochzuladen.

Nehmen wir an, dies ist die Datei 1, die Sie hochladen möchten. Wählen Sie im Feld File im Menü: 1. Inbox: New Email -> attachments 1 -> file. Wenn Sie Datei 2 ebenfalls hochladen möchten, erstellen Sie unterhalb dieses Schrittes einen weiteren Schritt und wählen im Menü: 1. Inbox: New Email -> attachments 2 -> file.

Schritt 7: E-Mail senden, wenn der Zwei-Wege-Abgleich fehlschlägt

m 6. Schritt haben wir definiert, was geschehen soll, wenn Bestellung und Rechnung übereinstimmen. Jetzt legen wir fest, was passiert, wenn sie nicht übereinstimmen. In diesem Fall können Sie selbst entscheiden, welche Aktion ausgeführt werden soll. Ein typisches Beispiel wäre, dass Sie dem Absender eine E-Mail zurücksenden, in der Sie erklären, dass die erhaltene Bestellung und die Rechnung leider nicht übereinstimmen und möglicherweise ein Fehler vorliegt.

Dazu wechseln Sie in den Otherwise-Zweig und fügen als nächsten Schritt im Flow Gmail -> Send Email hinzu. Danach verbinden Sie Ihr Gmail-Konto mit der DocHorizon Plattform.

Für Receiver Email (To) wählen Sie im Data Selector-Menü Inbox: New Email -> envelope -> from -> original aus. Für den Body text wählen Sie einfachen Text. Betreff, Nachrichtentext und andere E-Mail-Elemente können Sie frei anpassen, sodass Sie selbst entscheiden, was Sie in der E-Mail schreiben möchten.

Und… Ziel erreicht! Sie haben soeben einen automatisierten Zwei-Wege-Abgleich-Workflow eingerichtet, der Bestellungen und Rechnungen erfasst, wichtige Rechnungsdaten extrahiert, diese mit den Bestelldetails abgleicht und die übereinstimmenden Dateien in den richtigen Ordner bei Google Drive hochlädt.

Bevor Sie sich zurücklehnen und die Automatisierung die Arbeit übernehmen lassen, testen Sie den gesamten Flow mit Beispielrechnungen und Bestellungen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Abgleichlogik reibungslos funktioniert und alles korrekt synchronisiert ist.

Und denken Sie daran: Wenn Sie ein hohes Dokumentenvolumen verarbeiten, müssen Sie den Flow nicht selbst einrichten. Kontaktieren Sie uns gerne, wir helfen Ihnen sehr gerne weiter.

Weitere Arten des Rechnungsabgleichs

Der Zwei-Wege-Abgleich ist die einfachste Form des Rechnungsabgleichs, aber nicht die einzige. Einige Unternehmen setzen auf den Drei-Wege- oder Vier-Wege-Rechnungsabgleich. Diese Varianten erhöhen zwar die Komplexität des Prozesses, steigern jedoch auch die Sicherheit und Genauigkeit erheblich.

Sehen wir uns kurz an, wie diese Methoden funktionieren.

Drei-Wege-Abgleich

Im Wesentlichen folgen der Zwei-Wege- und der Drei-Wege-Abgleich demselben Ablauf. Der Hauptunterschied besteht darin, dass beim Drei-Wege-Abgleich eine Rechnung, eine Bestellung und ein Warenempfangsdokument miteinander verglichen werden. Nur wenn alle drei Dokumente übereinstimmen, wird die Rechnung genehmigt und bezahlt.

Vier-Wege-Abgleich

Beim Vier-Wege-Abgleich steigt die Komplexität – und damit auch die Sicherheit – des Prozesses deutlich. Zunächst speichert die Wareneingangsabteilung die Daten des Lieferscheins, der zusammen mit einer Bestellung eintrifft, und stellt sicher, dass alle Artikel hinsichtlich der richtigen Mengen geprüft werden. Anschließend wird von der Abteilung ein Prüfprotokoll erstellt.

Im nächsten Schritt werden die Bestellung, der Lieferschein, das Prüfprotokoll und die Rechnung miteinander abgeglichen. Nur wenn alle Informationen übereinstimmen, wird die Rechnung genehmigt und bezahlt.

Begriffe rund um den Rechnungsabgleich

Bestellung (PO): Ein vom Käufer erstelltes Dokument, das an den Lieferanten gesendet wird und die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen, deren Mengen sowie die vereinbarten Preise detailliert aufführt. Es dient als Grundlage für den Rechnungsabgleich.

Rechnung: Eine formale Zahlungsanforderung des Lieferanten an den Käufer für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Sie enthält Angaben wie Artikelbeschreibung, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen.

Warenempfangsdokument (GRN): Ein Dokument, das den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen durch den Käufer bestätigt und verwendet wird, um zu prüfen, ob die gelieferten Artikel mit der Bestellung übereinstimmen.

Rechnungsstopp (Invoice Hold): Ein Status, der einer Rechnung zugewiesen wird, wenn es Abweichungen zwischen der Rechnung und anderen zugehörigen Dokumenten wie PO oder GRN gibt. In diesem Fall ist eine weitere Prüfung erforderlich, bevor die Zahlung verarbeitet werden kann.

Toleranz: Ein vordefinierter akzeptabler Bereich für Abweichungen zwischen der Rechnung und anderen Dokumenten. Liegen die Unterschiede innerhalb dieses Bereichs, kann die Rechnung ohne weitere Überprüfung verarbeitet werden.

Touchless Processing: Ein automatisiertes System zur Rechnungsverarbeitung, bei dem keine manuelle Eingabe erforderlich ist, von der Rechnungserfassung und Validierung bis zur Genehmigung.

Preisabweichung: Eine Differenz zwischen dem Preis auf der Rechnung und dem in der Bestellung (PO) oder anderen relevanten Dokumenten angegebenen Preis. Dies führt oft zu einem Rechnungsstopp.

Mengenabweichung: Eine Abweichung zwischen der auf der Rechnung angegebenen Menge an Waren oder Dienstleistungen und der tatsächlich bestellten oder erhaltenen Menge. Auch dies kann einen Rechnungsstopp auslösen.

Non-PO Matching: Ein Validierungsprozess für Transaktionen, die keine Bestellung beinhalten, wie zum Beispiel wiederkehrende Abonnements oder spontane Käufe.

Verkaufsbedingungen: Die auf der Rechnung angegebenen Konditionen, einschließlich Gesamtkosten, Zahlungsziel, Menge und Qualität der Waren, Rechnungsnummer, Lieferdatum und akzeptierte Zahlungsmethoden.

Das Verständnis dieser Begriffe ist entscheidend, um den Rechnungsabgleich effizient durchzuführen und eine korrekte sowie pünktliche Zahlung sicherzustellen.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung des Zwei-Wege-Abgleichs

Die Einführung des Zwei-Wege-Abgleichs in der Kreditorenbuchhaltung kann die finanzielle Genauigkeit und Effizienz erheblich verbessern, bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Hindernisse, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, sowie praktische Lösungen, um sie zu überwinden.

1. Fehler und Inkonsistenzen bei der Datenerfassung

Herausforderung: Manuelle Dateneingaben führen häufig zu Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen, zum Beispiel fehlerhafte Preise, fehlende Details oder Formatierungsunterschiede. Diese Fehler können zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führen und erfordern zusätzlichen Prüfaufwand.

Lösung:

• Datenformate standardisieren: Sorgen Sie dafür, dass Lieferanten ein standardisiertes Rechnungsvorlage verwenden, die mit dem internen Bestellformat Ihres Unternehmens übereinstimmt.
• Datenerfassung automatisieren: Nutzen Sie OCR- und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, um wichtige Rechnungsdetails automatisch zu extrahieren und Fehler bei manuellen Eingaben zu reduzieren.
• Validierungsregeln implementieren: Richten Sie in Ihrem Buchhaltungssystem Regeln ein, die Abweichungen wie falsche Steuerbeträge oder doppelte Rechnungen markieren, sodass diese vor der Verarbeitung überprüft werden können.

2. Fehlende oder unvollständige Bestellungen

Herausforderung: In einigen Fällen enthalten Bestellungen nicht alle notwendigen Details, wie zum Beispiel Artikelbeschreibungen oder Preise. Dies erschwert die Überprüfung der Rechnungsgenauigkeit erheblich.

Lösung:

• Strikte PO-Richtlinie durchsetzen: Verlangen Sie, dass alle Einkäufe über einen genehmigten Bestellprozess (Purchase Order) abgewickelt werden, um Einheitlichkeit sicherzustellen.
• PO- und Rechnungssysteme integrieren: Verwenden Sie eine Beschaffungssoftware, die Bestellungen automatisch mit Rechnungen verknüpft, um den manuellen Nachverfolgungsaufwand zu reduzieren.
• Echtzeit-PO-Erstellung ermöglichen: Ermöglichen Sie es den Abteilungen, Bestellungen digital zum Zeitpunkt der Auftragserteilung zu erstellen, um unvollständige Dokumentationen zu vermeiden.

3. Abweichungen bei Preisen oder Mengen

Herausforderung: Rechnungen weisen manchmal andere Preise oder Mengen auf als die ursprüngliche Bestellung, bedingt durch Lieferantenfehler, Preisschwankungen oder Fehlkommunikation.

Lösung:

• Klare Preisvereinbarungen aushandeln: Verträge mit festen Preisen oder akzeptablen Abweichungsgrenzen festlegen, um Unterschiede zu minimieren.
• Toleranzgrenzen implementieren: Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem so konfigurieren, dass geringe Abweichungen (z. B. ±2 %) automatisch genehmigt werden, während größere Abweichungen zur manuellen Prüfung markiert werden.
• Automatische Preisprüfung aktivieren: Software verwenden, die Rechnungsbeträge in Echtzeit mit den vereinbarten Vertrags- oder Bestellpreisen abgleicht.

4. Fehlende Integration zwischen Systemen

Herausforderung: Viele Unternehmen betreiben separate Systeme für Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung, was zu Ineffizienz und nicht übereinstimmenden Daten führt.

Lösung:

• Integrierte AP-Lösung einführen: Ein Kreditorenbuchhaltungssystem verwenden, das sich nahtlos mit Ihrem ERP-, Beschaffungs- und Finanzsystem verbindet, um Datenkonsistenz sicherzustellen.
• API-basierte Synchronisation aktivieren: Falls eine vollständige Integration nicht möglich ist, APIs nutzen, um den Datenaustausch zwischen verschiedenen Plattformen zu automatisieren.
• Genehmigungs-Workflows automatisieren: Einen Workflow implementieren, bei dem Rechnungen basierend auf vordefinierten Kriterien automatisch an den richtigen Genehmiger weitergeleitet werden.

5. Verzögerungen bei Genehmigungen und Verarbeitung

Herausforderung: Langsame Genehmigungsprozesse, verursacht durch manuelle Workflows und die Abhängigkeit von papierbasierten Freigaben, können zu verspäteten Zahlungen an Lieferanten führen und Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen.

Lösung:

• Digitale Genehmigungs-Workflows nutzen: Cloudbasierte Genehmigungssysteme implementieren, bei denen Manager Rechnungen in Echtzeit per E-Mail oder über eine mobile App freigeben können.
• Automatische Eskalationen einrichten: Wenn eine Rechnung nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums genehmigt wird, automatische Erinnerungen konfigurieren oder an einen höheren Genehmiger eskalieren.
• Genehmigungsschwellen festlegen: Geringwertige Rechnungen automatisch freigeben, während für hochpreisige Transaktionen eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist.

Indem Unternehmen diese Herausforderungen proaktiv mit Automatisierung, Integration und Prozessstandardisierung angehen, können sie ihre Zwei-Wege-Abgleichprozesse optimieren. Dies hilft, Fehler zu reduzieren und die finanzielle Genauigkeit sicherzustellen.

Branchen, die vom Zwei-Wege-Abgleich profitieren

Der Zwei-Wege-Abgleich ist ein entscheidender Vorteil für Branchen, die auf reibungslose Beschaffungsprozesse und eine präzise Rechnungsstellung angewiesen sind. Hier entfaltet er die größte Wirkung:

Einzelhandel und E-Commerce

Einzelhändler haben es mit einer großen Anzahl von Bestellungen und Lieferanten zu tun. Der Zwei-Wege-Abgleich hilft dabei zu überprüfen, ob die in Rechnung gestellten Artikel tatsächlich bestellt wurden, wodurch Überzahlungen reduziert und stabile Lieferantenbeziehungen erhalten bleiben. Außerdem ermöglicht er den Finanzteams eine bessere Kontrolle über lagerbezogene Kosten, insbesondere in Spitzenzeiten.

Fertigungsindustrie

Von Rohmaterialien bis zu Maschinenteilen bearbeiten Hersteller täglich komplexe Bestellungen. Der Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen stellt sicher, dass Preise und Mengen korrekt sind, unterstützt eine bessere Planung und reduziert das Risiko von Produktionsverzögerungen durch fehlerhafte Lieferungen.

Großhandel und Distribution

Große B2B-Bestellungen sind mit hohen Risiken verbunden. Der Zwei-Wege-Abgleich hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden, indem er Abweichungen markiert, bevor sie zu Verzögerungen bei Zahlung oder Lieferung führen. Er gewährleistet operative Effizienz, selbst wenn gleichzeitig Hunderte von Lieferantenbeziehungen verwaltet werden.

Logistik und Transport

Ob Frachtdienste, Kraftstoff oder Frachtabfertigung der Zwei-Wege-Abgleich hilft, die Kosten im Griff zu behalten, indem er bestätigt, dass die abgerechneten Leistungen mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmen. Durch den Vergleich von Dokumenten wie Luftfrachtbriefen, Frachtlisten und Liefernachweisen können Logistikteams Abweichungen frühzeitig erkennen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit Subunternehmern, internationalen Routen und komplexen Zollprozessen wie der Zollabfertigung arbeiten.

Gesundheitswesen

Krankenhäuser und Kliniken sind auf eine kontinuierliche Versorgung mit Ausrüstung und Medikamenten angewiesen. Der Zwei-Wege-Abgleich hilft, jede einzelne Position zu überprüfen und macht die Beschaffung transparent und regelkonform. In regulierten Umgebungen unterstützt er außerdem die Prüfbereitschaft und stärkt die internen Kontrollmechanismen.

Dienstleistungssektor

Agenturen, Kanzleien und Beratungsunternehmen arbeiten häufig mit externen Dienstleistern zusammen. Der Zwei-Wege-Abgleich schützt vor Abrechnungsfehlern und stellt sicher, dass nur für Leistungen gezahlt wird, die genehmigt wurden. Er bietet eine zusätzliche Kontrollinstanz, wenn Dienstleistungen, Werkzeuge oder Lizenzen teamübergreifend ausgelagert werden.

Automatisieren Sie den Zwei-Wege-Abgleich mit Software von Klippa

Oben haben wir einige Probleme beschrieben, die in einem manuellen Rechnungsabgleich auftreten können. Mit OCR-basierter Software wie Klippa DocHorizon gehören diese Herausforderungen der Vergangenheit an. DocHorizon kann Ihnen helfen, den Zwei-Wege-Abgleich ab dem allerersten Schritt der Rechnungsprüfung – der Datenerfassung – zu automatisieren.

Die Datenerfassung aus Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten ist ein entscheidender Schritt im Abgleichprozess, da der gesamte Ablauf auf diesen Informationen basiert. Da unsere Software Daten automatisch in Ihr Buchhaltungssystem eintragen kann, werden menschliche Fehler, die bei manueller Dateneingabe entstehen, vermieden.

Im Allgemeinen kann die Software von Klippa mithilfe von OCR relevante Daten aus Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenten lesen und extrahieren. Das bedeutet, dass die Vielzahl der am Abgleichprozess beteiligten Dokumente zuverlässig erfasst und die Informationen in Ihrer Datenbank gespeichert werden können.

Da nun alle Dokumente vom physischen in ein digitales Format umgewandelt wurden, kann die Software sie automatisch vergleichen und abgleichen. Dies ist möglich aufgrund der Bedingungen, die vor dem Abgleichprozess festgelegt werden. Diese von Ihnen definierten Bedingungen geben der Software vor, auf welche Informationen in einem Dokument sie besonders achten soll. So sieht ein automatisierter Zwei-Wege-Abgleich in der Praxis aus.

Zusätzlich kann unsere Software betrügerische und doppelte Finanzdokumente automatisch erkennen, sodass Sie immer die korrekten Beträge zahlen.

Möchten Sie mehr über Klippa erfahren und wissen, wie DocHorizon Ihren Rechnungsabgleich automatisieren kann? Buchen Sie unten eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie einen unserer Experten.

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