Chaque mois, les services comptables du monde entier doivent traiter des factures de fournisseurs. Alors que celles-ci s’accumulent, l’un des plus grands défis du processus comptable consiste à les vérifier. Il est important de vérifier l’exactitude de toutes les factures reçues par l’entreprise avant d’autoriser le paiement.
Pour vérifier la facture, tous les détails de l’achat (mentionnés dans la facture) doivent être comparés à d’autres documents (par exemple, le bon de commande). Ce processus de vérification s’appelle le rapprochement des factures et peut s’avérer une tâche très fastidieuse lorsqu’il est effectué manuellement.
Mais avant de voir comment ce processus manuel peut être amélioré, nous verrons ce qu’est l’appariement bidirectionnel, comment il fonctionne et pourquoi il est important dans la comptabilité fournisseurs (AP).
Qu’est-ce que la correspondance bidirectionnel ?
La correspondance bidirectionnel, également connu sous le nom de two-way matching, est un processus qui vérifie les divergences entre la facture et le bon de commande, en comparant les détails spécifiques de la facture et du bon de commande. C’est seulement à la fin de ce processus que la facture est approuvée et payée ou refusée.
Si les deux documents ne concordent pas, la facture est mise en attente sans être payée jusqu’à ce que les erreurs soient traitées ou corrigées.
En règle générale, les entreprises ont recours à l’appariement bidirectionnel pour réduire le temps consacré à la vérification des factures, éviter le risque d’erreur humaine et s’assurer que les montants facturés sont corrects.
Maintenant que nous savons ce qu’est l’appariement bidirectionnel, il convient d’examiner comment fonctionne le processus d’appariement des factures.
Comment fonctionne la correspondance bidirectionnel des factures?
Un comptable doit suivre plusieurs étapes dans le processus de rapprochement des factures. Ces étapes sont les suivantes:
Étape 1: Une entreprise reçoit une facture d’un fournisseur pour les biens/services commandés via la commande.
Étape 2: La facture est enregistrée manuellement dans la base de données de l’entreprise destinataire et comparée à la commande correspondante.
Étape 3: L’exécution de cette étape est déterminée par ce que l’on appelle la tolérance. Les valeurs de tolérance sont définies à l’avance et décident de l’action à entreprendre lorsque les documents correspondent (ou non). Deux situations peuvent se présenter:
- Situation 1: Si la tolérance est respectée, la facture est approuvée et payée.
- Situation 2: Si la tolérance n’est pas respectée et qu’il existe des divergences entre la facture et le bon de commande, la facture est mise en attente. Dans ce cas, la facture n’est pas approuvée et payée. Le responsable de la comptabilité fournisseurs doit résoudre manuellement le problème.
Étape 4: Soit la facture est approuvée manuellement, soit elle est renvoyée au processus de rapprochement des factures pour approbation. Une fois la facture approuvée, le paiement est programmé et la transaction entre l’entreprise et le fournisseur est terminée.
Si vous estimez que ce processus n’offre pas à votre entreprise une sécurité suffisante contre la fraude à la facture, vous pouvez également opter pour différents types de rapprochement de factures. Nous les décrivons brièvement dans la section suivante.
Types courants de concordance des factures
Si la correspondance bidirectionnel est la forme la plus simple et la plus directe de concordance de factures, ce n’est pas le seul type. Certaines entreprises optent pour un rapprochement de factures à trois ou quatre voies, ce qui augmente considérablement le niveau de complexité, mais aussi le niveau de sécurité et de précision.
Voyons rapidement comment fonctionnent ces méthodes.
Correspondance à trois niveaux
Dans l’ensemble, l’appariement bilatéral et l’appariement tripartite suivent le même processus. La principale différence réside dans le fait que l’alignement à trois compare une facture, un bon de commande et un reçu de la facture. Ce n’est que lorsque les trois documents correspondent que la facture est approuvée et payée.
Correspondance à quatre niveaux
Avec la comparaison quadripartite, la complexité et donc la sécurité du processus augmentent réellement. Tout d’abord, le service de réception enregistre les données du bordereau de livraison qui accompagne l’achat et s’assure que tous les articles sont inspectés pour vérifier que les quantités sont correctes. Il émet ensuite un bordereau de contrôle.
L’étape suivante consiste à comparer le bon de commande, le bordereau de livraison, le bordereau de contrôle et la facture. Ce n’est que si toutes les informations concordent que la facture est approuvée et payée.
Cela semble assez complexe et prend beaucoup de temps. Alors, pourquoi un service comptable suivrait-il ces processus?
Pourquoi la correspondance bidirectionnel est-il important dans la comptabilité fournisseurs (AP)?
La réponse est très simple: la correspondance bidirectionnel est un processus essentiel qui permet d’éviter que des divergences, des erreurs ou même la malhonnêteté du fournisseur n’entraînent des paiements incorrects.
Prenons un exemple. Une entreprise envoie un bon de commande pour un ensemble de nouveaux meubles de bureau d’un montant de 10 000 dollars. Le fournisseur reçoit, examine et accepte la commande, puis livre le mobilier demandé.
Après avoir saisi manuellement toutes les informations dans votre base de données et comparé la commande et la facture, vous découvrez que, par erreur ou délibérément, le fournisseur a émis un reçu d’un montant de 12 000 dollars. C’est là que la comparaison bidirectionnelle vous permet de découvrir l’erreur et de vous assurer que la facture n’est pas payée immédiatement. Grâce à ce processus, vous avez économisé 2 000 dollars!
Bien entendu, il s’agit là d’une excellente nouvelle, mais de nombreux problèmes peuvent encore survenir si le processus de rapprochement des factures est effectué manuellement. Des données inexactes, des flux d’approbation et de paiement trop longs, un manque de concentration des employés et des documents frauduleux font de l’appariement bilatéral manuel un processus fragile.
Mais ce n’est pas une obligation, car le processus de rapprochement des factures peut être automatisé à l’aide d’un logiciel. Voyons maintenant une solution possible.
Automatiser le rapprochement des factures avec le logiciel de Klippa
Nous avons mentionné plus haut quelques problèmes susceptibles de survenir lors d’un processus manuel de rapprochement des factures. Avec un logiciel de traitement des comptes fournisseurs basé sur l’OCR, tel que Klippa SpendControl, ces défis appartiennent au passé. SpendControl peut vous aider à automatiser l’appariement bidirectionnel dès la première étape (saisie des données) de l’appariement des factures.
La saisie des données des bons de commande, des factures et d’autres documents est une étape cruciale du processus de rapprochement, car l’ensemble du processus repose sur ces informations. Comme notre logiciel est capable de saisir automatiquement les données dans votre système comptable, les erreurs humaines résultant de la saisie manuelle des données sont évitées.
En général, le logiciel de Klippa est capable de lire et d’extraire les données pertinentes des factures, des bons de commande et d’autres documents à l’aide de l’OCR. Cela signifie que la variété des documents impliqués dans le processus d’appariement peut être capturée de manière fiable et que les informations peuvent être stockées dans votre base de données.
Comme tous les documents sont désormais convertis du format physique au format numérique, le logiciel est en mesure de les comparer et de les faire correspondre automatiquement. Cela est possible grâce aux conditions spécifiées avant le processus de mise en correspondance. Ces conditions, déterminées par vous, indiquent au logiciel les informations auxquelles il doit prêter attention sur un document. Voici à quoi ressemble l’appariement bidirectionnel lorsqu’il est automatisé.
Klippa SpendControl peut soutenir votre équipe comptable avec encore plus de fonctionnalités. Votre équipe comptable peut définir des règles qui déterminent ce qui se passe lorsque certaines conditions sont remplies ou non par les documents. Il en résulte des flux de travail automatisés dans lesquels les documents sont instantanément transférés aux parties prenantes concernées au sein de votre processus de comptabilité fournisseurs, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des efforts.
En outre, notre logiciel peut reconnaître automatiquement les documents frauduleux et les doublons, ce qui vous permet de toujours payer les bons montants.
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